加强医院医学科研档案监管思考

医院在长期的科研活动与科研的临床实践过程中积累了大量的业务资料，这些资料不仅记载了展开及发展科研的过程、绩效，还客观反映了医院的整体科研能力和水平。一份完整规范的医学科研档案既可以随时为研究者提供科研进展情况，又是医院科研管理规范化、科学化、信息化的一个重要标志。因此，如何做好和加强医院医学科研档案管理工作至关重要。我院是一所医学院校附属医院，拥有部级重点学科和部级重点实验室的三级甲等综合性百年老院，设有专职人员从事科研档案的综合管理，现将笔者在医学科研档案管理工作中的一点体会总结如下：

1医学科研档案管理与医院档案管理

医学科研档案是医院科技人员在从事与医学相关科学研究活动中，直接产生的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，最原始地记载了科学研究的详细和过程[1]。作为医学科学研究的载体，医学科研档案蕴含着大量的科研成果、科技专利、高新技术等科技信息，是丰富的信息资源和无形资产。医学科研档案还是一种卫生资源，对科研工作的先进性、科学性及使用价值的鉴定起着十分重要的作用。医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是医院的宝贵财富[2]。加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务。档案不仅涉及医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等等，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，加强医院档案在医院管理中有着非常重要的意义。两种不同档案管理工作具有一定的相同点，都是作为保管档案的一个载体。但是，科研档案管理不同于医院档案管理，因为两者的服务对象和服务目的不同。

2医学科研档案的特点

综合来说，医学科研档案管理工作具有自身的一些特点，主要可以概括为两点：①科研档案形成的周期较长，专业性强且学科突出。由于展开的医学科研工作需要形成的周期较长，因此医学科研档案管理工作需要一个较长的周期性过程，且涉及的材料与内容较多、范围广阔、覆盖面深。其次，医学科研档案最突出的特点就是专业性强。课题需要分科管理档案，并设有相应的编码以对号入座。医学档案的分类也清晰且明显，通常分为大方向和小方向两种，大方向指的是一类学科，小方向则指的是三级学科。在分类时要保持各个学科的相对独立性，又要保持专题的完整性。②学科综合性强，项目协作多。医学科研研究特点本身也决定了其学科综合性强、项目协作多的特点。医学研究本身也是多学科内容的研究，大量创新科技不断应用于医学研究领域，交叉学科和边缘学科的出现使许多重大课题不是一个学科、一个专业所能完成，必须多学科的综合研究，联合攻关[3]。因此课题研究所形成的载体具有形式多样、数量大、综合性强的特性。

3医院医学科研档案管理的现状及存在的问题

由于医学科研档案具有时间延续性长、覆盖面广、涉及内容多、管理周期长的特点，因此，目前医院医学科研档案管理普遍存在相同状况，即在进行档案管理的过程中，随时就会出现项目内容不全、资料混乱、归档时资料收集不完善等状况，这对以后科研档案的整理、归档、入库、查询等工作的展开带来困难，这些现状直接导致的是医学科研档案的质量下降、科研材料收集不全，且该现象在许多医院出现频繁。其间接影响了医学科研档案管理工作正常有效的开展。总结医院科研档案管理的现状，主要存在以下几个方面的问题：①医学科研课题材料分散不集中。由于科研课题材料是一个渐进的过程，从立项到结题，往往要长时间地建立过程，其中总需要材料的不断积累。在建立和积累过程中常容易造成材料的流失。②医学科研资料不全欠完整。由于涉及时间长的因素，容易造成资料的遗失，导致医学科研资料不全欠完整性。③医学科研资料保管期长。一个科研项目从立项到结题，往往需要2~3年，甚至更长时间，因此在一份完整的医学科研档案从建档到归档设计时间需要几年的时间。④医学科研资料内容多覆盖面广。由于医学科研通常会涉及多学科的交叉协作而导致一份科研档案内容多、覆盖面广而不易于管理的问题。

4改进及加强医院医学档案管理的建议

分析科研档案管理的特点、现状及存在的问题，目的在于增强档案意识，搞高医疗科研档案管理水平，更好地促进科研档案的管理服务。针对医院科研档案管理的现状中所存在的主要现状与问题，笔者提出以下几点建议：①现代化医学科研档案管理体系构建。计算机的普及是建立现代化医学科研档案管理模式构建的基础与核心。形成科研档案管理系统，以电子归档方式，进行科学化管理。②及时处理医学科研档案。针对科研档案内容多且年份长，容易造成档案的不完整、内容繁杂的特点，及时处理医学科研档案[3]。建议从立项开始就及时建立档案，依赖系统管理进行现代化管理，做到统一管理、统一部署、及时分类、及早整理。③医学科研档案的归档和细分化。造成资料不完整关键是管理不及时，没有及时地归档及档案细分化。建议在建立系统的基础上进一步对资料进行及早的资料收集、归类、细编，细编方案的选择可形式多样，但一定要统一。医学科研档案的分类应体现出专业性的特征，因此在细编中笔者选择的是三级分科学科管理建档方式，即三级学科加临床科室，通过形成一个系统的管理环境，便于统一部署和统一布局。④科研新档的添加。由于医学科研档案周期较长，为保持完整性，因采用分阶段法进行科研文件档案添加，即在项目立项后管理过程中，要对不断增加的材料及时添加、补充、修正、整理和归档。⑤加强档案管理人员的素质教育，提高档案管理水平[3]。在全院相关科室设立了兼职档案管理员，定期统一培训，加强档案管理人员的素质教育，提高档案管理水平。总之，要做好医学科研档案的管理工作，需要在日常工作的基础上不断学习，需要积极主动地发挥管理者的主观能动性，只有在工作过程中不断寻求扎实的知识信息、明确工作内容及工作重点、及时掌握工作方法和熟练工作技能，科研档案管理能力才会有不断的提升。