高职院校教学秘书工作的几点探讨

摘 要：本文主要从高职院校教务管理工作的角度出发，阐述了教务管理工作在高职院校中的重要地位，并分析了当前高职院校中教务管理人员存在的问题和对策。

关键词：高职院校；教学秘书；管理；探讨

高职院校的教学管理工作贯穿着整个日常教学，地位十分重要。我校的教学活动多，教学信息量大，教学管理工作内容繁杂，教学管理工作的地位就更为重要。作为教学管理中的一员，教学秘书的工作要求需要不断地进行提高。笔者在高职院校二级学院从事教务管理工作已有近五个年头，在此仅以自身的工作为基础来探讨教学秘书的工作内容，以求不断改进教学管理的新方法。

一、教学秘书的主要工作

1.教学信息的沟通员。学校每次教学例会中，教学秘书起着承上启下的作用。学校教学管理的制度、计划、任务，除了由教务处召开教学例会下达各学院教学副院长之外，其实更多的实质性工作一般由教务处直接联系学院教学秘书来完成任务。

2.任课教师和学生的供给服务员。给教师和学生提供服务是教学秘书工作的重要组成部分。如下发教学培训用的记录表格、任课教师教材、处理教师的调代课、统计教师的工作量、学生日常的旷缺课情况、大学英语等级和计算机等级的成绩和证书、学籍处理等情况，以便辅导员和班主任可以及时跟踪有问题的学生。

3.部门与学院之间的沟通员。教务的工作涉及到多方面许多部门，像学生档案学籍卡与校办有关，学生旷缺课处分与学生处有关，学生教材代办费与计财处有关。所以这些也成了教学秘书需要完成的任务。

二、教学秘书的“三大性”

1.服务细腻性。作为教学秘书，服务好师生，才能促进教学任务顺利开展。如开学第一周提醒首次上课的教师不要迟到，平时考试提示监考教师不要缺勤，给休复学、退学的学生办理各种手续等。由于通知的内容许多，确保信息传达无误，每一项工作都要细腻到位。

2.繁忙琐碎性。教学秘书的工作非常繁杂，包括教师教学任务安排、学生分班、大学英语和计算机等级考试报名通知、成绩登记、学籍管理、毕业资格审核、证书统计、考证成绩登录、学生题库的印发、代管费的结算、教学用书的订购、教学资料的归档等是日常事务性工作。此外，还要完成领导交办的工作和处理突发性事件等，这些工作时间性强，责任重，头绪多，工作量大。

3.全面细致性。以笔者就职的教学秘书工作为例，从时间而言，教学秘书是最早开学却最晚放假的，甚至暑假还要加班加点。一旦学校出现评估、检查等项目，教学秘书需要首当其冲地去完成领导布置的事情，比如，数据平台的填写，台账的补给与修正工作，其工作覆盖了整个教学周期。从服务部门而言，有自己学院以及学校其他职能部门的工作配合，比如，成教培训工作量、质管办的数据平台、计财处的代管费等。

三、教学秘书工作中出现的问题

1.对教学秘书工作重要性认识不全面。按照一些传统观念，学院教学秘书所做的工作只是后勤辅助的事务工作，不需要高学历高素质都可以完成。其实教学秘书的工作需要具备许多能力，统计、核算、概率、细致等，人们对这项工作认识上的不足在一定程度上会打击教学秘书工作的积极性。

2.教学秘书岗位容易产生职业压力，不稳定性大。由于教务管理工作的工作内容决定了工作性质是连续且繁琐的，每年周而复始地进行各项日常教学活动，一般很难有十分显赫的成就。面对学生、教师，工作量大时难免出现问题，学生成绩弄错，教师课时计算失误，引起一系列的职业压力；再细致的个性，面对大量数据的时候，也会出现错误，长此以往会使教务工作人员产生厌烦心理。这也就不难解释为什么教务管理人员不稳定的状况了。

3.教学秘书岗位缺乏必要的激励机制。教学秘书的工资、津贴及待遇与教师及其他岗位人员相比较低。教学秘书工作负荷大、责任大，稍有疏忽，就造成教学事故。而教学秘书地位待遇却不高，外出学习机会少，个人发展空间小。责、权、利的不对等让教学秘书心理失衡，造成教学秘书队伍人心不稳，同时，也造成教学秘书岗位引力不强。

四、做好教学秘书工作的几点想法

1.教学秘书自身要提高素质。在平时，教学秘书不能因为工作量大就情绪不高、自我失落，要对自我有个良好的心态，及时调整或防止产生疲劳、失落、焦虑、迷茫等负面心理。在教学秘书这个工作岗位上，要运用大量的统计工作。所以计算机基础知识必须要扎实，头脑要灵活，能举一反三，工作效率才会提高。

2.学校要合理解决教学秘书的人员配备问题。学校要重视教学秘书这一工作，这样才能使教学管理工作有条不紊地进行，避免教务人员流动过大，造成一些不必要的教学事故。

3.给予教学秘书一些课外学习机会和培训认知机会。教学秘书队伍的建设需要解决的是现有人员素质的培养和提高，这是提高教学管理水平的有效途径。同时，可以通过在职进修、不定期业务培训等方法来提高教学秘书的业务能力和管理水平。

总之，教学秘书是一支专职从事教育教学管理工作的队伍,在地方高职院校的教学和教务管理中起着非常重要的作用。教学秘书队伍健康和科学的建设离不开教学秘书自身的积极努力、相关职能部门及领导的重视和学校相关政策科学的引导。

参考文献：

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