ERP系统实施后企业会计档案的保管

erp是由美国GartnersgropsInc公司于20世纪90年代初提出的，是信息时代的现代企业向国际化发展的更高级管理模式。ERP（Enterprise Resource Plan-ning，企业资源计划）是建立在信息技术的基础之上，利用现代企业的先进管理思想全面地集成了企业的所有资源信息，并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。ERP系统体现了现代企业管理理念，贯彻了企业统一的业务流程，包含了企业各种基础业务数据，能产生各种企业管理报表，是企业经营情况的综合管理系统。ERP实现了“物资流”、“资金流”、“信息流”的三流合一，其宗旨在于通过标准化的业务流程和标准化的信息数据，利用企业的所有资源，从而提升内部运营的效率和整体的经营水平，达到实现企业的经营目标。ERP系统的实施，对会计档案管理工作提出了新要求。

一、ERP系统实施后的变化

ERP系统实施后，整个企业一个账套，在一个平台操作。账务处理方面的变化，表现为以下三个方面：

1． 交易的集中。整个交易的数据从源头开始，就集中在一起，减少中间的输入环节，它是更高层次的集中。以原材料的收发业务为例，通过原材料的收发业务完成数据采集以后，它能够自动地通过原材料系统进入总账系统，而不需要财会人员重复地录入数据，就能完成数据采集分散化，实现数据处理集中化。

2． 凭证集中。各个录入点在进行会计业务处理时，实现了财务信息系统数据的集中，财务的核算和账务处理，在一定程度上都集中到企业的高层管理部门处理。

3． 报表集中。对大的企业集团，特别是全国性的集团公司来说，以往每个二级单位都能够提供比较完备的财务报表，这种集中很难避免有假账、假表、错汇的情况。报表集中是最容易达到的，也是水平最低的集中。因此，交易集中下，财务信息系统和业务系统完美地结合在一起，实现了报表集中处理，保证了会计信息的准确。

二、会计档案的管理模式

会计档案是财会人员的工作成果，是财会人员辛勤劳动的最终体现，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据，是企业档案的重要组成部分，主要包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。结合实际工作，ERP系统实施后，针对账务的集中，会计档案如何保管，笔者认为会计档案的保管模式，可以采取集中式保管、分散式保管，以及集中与分散保管相结合这三种方式，分析各自利弊，与广大读者一起探讨。

1． 集中式保管。主要体现在两个方面：一是以ERP信息系统内部法定的、自动生成的会计凭证编号为基础，将分散在各个利润中心的会计档案，以时间发生的先后顺序，按会计凭证编号由小到大，由集团公司统一进行整理装订，形成的会计档案集中在集团公司保管；二是各个利润中心以自己在ERP系统内部的会计凭证编号为基础，按时间按序号整理装订形成的会计档案，然后按时间的先后，逐年移交集团公司，集中在一起保管。这样做实际上是将各利润中心形成的会计档案，定期集中到集团公司保管，这样的集中，只是形式上的集中。集中式保管的好处是体现了一套账的精神，但对全国性的企业集团公司来说，地跨数省，有数十个录入点，集中是不切实际的，会计凭证的装订、整理工作量太大，特别不利于债权债务的管理、账实的核对，同时，加大了会计档案的采集与保管成本。

2． 分散式保管。各利润中心以自己发生的业务为基础，将当年形成的会计档案自行保管，保管的会计档案包括本利润中心所经管的债权债务余额及明细表、资产明细表、货币资金余额表、会计凭证、内部管理报表以及其他会计核算专业材料。分散式保管的好处是各负其职，只要各利润中心保管好自己所经管的会计事项，保证资产与负债的准确性，这样集团公司资产与负债的正确性就有了基础。但这样做与ERP系统实施后交易集中、凭证集中、报表集中相矛盾，不能体现一套账的要求。分散式保管容易造成会计凭证所附资料的重复，同时，各利润中心为取得本利润中心凭证编号的连续，也会造成会计凭证的重复，主要体现在材料的出库、折旧费用的计提、各利润中心之间相互结算等三个方面。而ERP系统体现集中精神，如各利润中心交纳的土地使用税、房产税、车船使用税及印花税、单据却分散在各地，如果税务机关要看实际交纳情况，只能看到集中汇总的数额，而不能看到原始税票。

3． 集中与分散结合保管模式。以上两种方式相结合，将增值税的抵扣、企业所得税的交纳、关键资产的出租、资产的处置、产权变动、100万元以上的投资支出、1000万元以上的项目改造等，以及具有特殊事项的会计业务处理所形成会计档案，集中在集团公司业务部门处理，而把零星的、日常正常发生的费用形成的会计档案，留在各利润中心，会计档案分散保管，这样既体现了ERP系统交易集中的要求，符合ERP的要求，体现了会计上的重要性原则，弥补集中式与分散式这二者的缺陷，达到降低会计档案采集和档案保管成本的目的。