从第十五次国际档案大会看档案工作标准化的新进展

第十五次国际档案大会于2004年8月23日在奥地利首都维也纳的国际会议中心隆重举行。会议由国际档案理事会副主席米尔科（Lorenz Mikoletzky）主持，国际档案理事会主席凯娜亚（Eliza de Santos Canalejo）作讲话，来自世界100多个国家和地区的数千名档案工作者代表出席了开幕式。开幕式后，大会便转入了为期三天的专业学术会议研讨。在这三天中，国际档案界的最新理论、最新研究、最新成果得到了集中的展示，其中档案工作标准化的理论探讨与研究成果尤其得到了本次大会的高度重视和与会代表的高度关注，在200多场的专业学术会议中，其中约有80多场都是围绕着档案工作标准化展开的。

此次大会研讨会的主题

此次国际档案大会的主题是：档案、记忆和知识。即“档案”是代表过去，但档案能向未来提供“知识”，而联接过去与未来的则是“记忆”。围绕这个大会主题，此次会议共组织了三个方面的主题研讨：档案与记忆，档案与知识，档案与社会。围绕这三个方面的研讨，在200多场专业学术会议上，共有约500多位专家学者发言。

第一个方面的主题研讨“档案与记忆―――专业发展”，主要是在理论层面研讨，这些专题如：

1． 档案记录：知识与记忆

2． 档案：传递与记忆中心

3． 档案教育与培训：计划与评估

4． 建立新的档案工作者的知识结构

5． 集体记忆与国家特征

6． 保存虚拟记忆

第二个方面的主题研讨“档案与知识―――标准与最佳实践”，主要是在实践层面上的研讨，这些专题如：

1． 文件生命周期全过程处理的档案数字化系统

2． 建立集成化的档案文件管理系统

3． 智能元数据与未来的档案

4． 国际文件管理标准（ISO15489）：内容与实施

5． 档案网站的开发与利用

6． 档案鉴定与实践：美国与新西兰的经验

7． 数字化图像处理与技术

8． 在档案著录系统实施国际档案著录标准：经验与观点

第三个方面的主题研讨“档案与社会”，主要是在档案服务性层面上的研讨，这些专题如：

1． 世界档案日

2． 档案变化与公共服务

3． 共享记忆与档案

4． 在公众中提高档案意识

5． 档案与公共关系

6． 关于档案版权的国际观点

7． 档案立法的原则

8． 档案变化与档案服务

此次大会充分展示了档案领域中标准化取得重大进展

在此次国际档案大会上，国际档案理事会颁布了国际档案界第二个档案著录标准：《国际标准―――个人、团体和家族规范记录著录规则》（2004第二版），这个标准是《国际标准―――档案著录规则（总则）》（1999第二版）的配套标准，是专门用于提供档案背景信息的著录标准，有了这个标准，就可以使档案著录仅著录单一的特征信息而发展到著录全面的背景信息，从而使档案信息资源能够得到更有效的控制，更有效的利用。

国际档案理事会现行电子文件委员提出的《电子文件管理业务指南》，在本次大会上得到了与会代表的高度关注。该指南从档案角度对电子办公系统（包括网络环境）下产生的各种电子文件如何有效的管理进行了阐述，提供了可供操作的方法，并且涵盖了文件生命周期和文件连续体中的各个阶段，从而保证具有档案性质的文件在电子办公系统中能被确认、被捕获、并得到保存和利用。该指南将在联合国教科文组织的资助下于年内正式出版。

国际标准《ISO 15489―文件管理》也是此次大会上讨论的专题，该标准在国际标准化组织制定的所有标准中是第一个有关文件管理的ISO标准。该标准颁布后引起国际文件档案管理领域极大的关注，许多国家都纷纷将它转化为本国的国家标准。所以，对该标准的讨论，实际上就是在国际范围内对采用该标准实践经验的交流与总结，从而为该标准在更普及的层面上采用起到了极大的推动作用。

电子环境中档案数据交换格式的标准化是受到档案工作者普遍关注的重点，在本次大会上有许多场讨论就是关于档案数据交换格式标准的，如基于SGML和XML的“档案编码著录”格式和“档案编码背景信息”著录格式。档案编码著录格式，其交换的主要是档案的特征信息数据，而档案编码背景信息著录格式，其交换的主要是档案的背景信息，有了这两种格式的标准可基本上涵盖档案所需交换的数据，所以，对档案数据交换格式标准的研讨充分展现了档案信息资源共享的发展前景，因为，离开了档案数据交换格式的标准化就没有真正意义上的档案信息资源共享。

元数据标准化，这是电子文件管理中的关键问题，在这次大会上，美国和澳大利亚的学者分别报告了电子文件元数据研究进展，国际标准化组织专家则专门报告了电子文件元数据标准化的情况，使与会代表充分感受到了元数据标准化的前沿信息。

文件运动模型的标准化在国际档案领域也备受关注。目前在国际档案界，存在着多种文件运动模型，如基于文件生命周期的运动模型，基于文件连续体的运动模型，基于开放档案信息系统的运动模型等，这些基于不同理论的不同模型，反映了人们在社会发展的不同阶段，不同侧面对文件档案的认识，各有优长又各有局限性。为了集各模型之优长，从而能更好地在宏观层面上统一认识文件档案的运动过程，国际标准化委员会的专家专门提出一个“文件生命周期的统一模型”，从而为推动文件运动模型标准化奠定了基础。

档案鉴定是一个档案工作者既熟悉又陌生的课题。说熟悉，是因为鉴定在传统档案工作中一直被关注与研究的课题；说陌生，是因为鉴定在数字化环境中如何进行这还是一个新课题，而在本次档案大会上，国际档案理事会鉴定委员会提出的《档案鉴定手册》就对鉴定理论、鉴定实践，以及鉴定过程和鉴定中选择、确认进行了界定和概括，从而又推动了档案鉴定标准化的进程。

此外，本次大会还对档案的质量标准化，地区标准化和档案的国际标准化发展等许多方面进行了研讨，应该说，本次大会对推动国际档案界档案标准化的进程，提高国际档案界档案标准化的意识，加快国际档案界采用档案标准的步伐，将起到继往开来的作用。

关于我国档案工作标准化的若干思考

我国档案工作标准化，应该说自改革开放以来发展得很快，成果斐然，但与国际上发达国家相比还是有一定的差距的，当然，造成这一状况的原因，既有历史的，又有现实的，既有主观的，又有客观的。但是根据此次国际档案大会所给的启示来看，从发展来看，我国档案界应该在下面几个方面加以重视。

1．重视标准的核心与基础地位。在信息化的数字时代，标准与档案工作是密不可分的，因此档案工作标准化事实上已成为档案信息化的核心与基础。所以，没有标准化就没有档案的信息化，而且档案信息化应以档案标准化为基础。结合我国档案信息化的建设，加强力量研究国际标准，建立适合我国档案信息化建设的标准体系已是摆在我国档案信息化建设面前的一项严峻的任务。

2． 加快培养档案标准化人才。档案信息化的标准，是直接与间接地与计算机和网络相关，而计算机领域中的知识更新速度又特别快，因此，研究档案标准化，不仅要了解和精通档案工作，还要了解与精通计算机领域知识，这就给研究和制定档案工作的信息化标准带来了难度。所以，从这个意义上讲，加快培养既了解与精通档案工作，又了解与精通计算机领域知识，同时还懂标准化知识的人才，就成为我国档案标准化发展的关键。

3．加大采用国际标准的力度。一项国际档案标准的制定是国际档案界经验与实践的总结，尤其在技术层面，应该加以积极的吸取与采用。如1999年国际档案理事会颁布的《国际标准―――档案著录规则（总则）》就可以在充分研究的基础上，加以吸取与采用。该标准中的多级著录规则是充分反映档案特点的著录规则，而在我国的档案著录规则中就没有，这就可以将其吸取过来为我所用。

4．加大对档案工作标准化投入。标准化是一项费时、费力、费资金的工作，投入少了就很难将标准做好，所以，在重视档案工作标准化的同时，应加强对档案标准研究与制定的投入，这是发展我国档案标准化的必要保证。

5．抓住重点，有所突破。目前我国档案工作已制定的标准中，偏传统档案工作的占主要部分，缺少信息化方面的基础性的标准，所以，可以集中力量，抓住重点，有所突破。