档案的数字化管理范文

档案的数字化管理篇1

一、人事档案信息管理数字化与网络化的意义

实行人事档案信息管理的数字化与网络化具有非常重要的意义。一是有利于全面了解事业单位的人事信息。由于数字化技术的储存能力较强，容量大，所以充分利用它来进行事业单位人事档案信息管理，能够更加全面地掌握事业单位人事档案的信息。二是有利于提升事业单位事业档案资料的利用效率。随着事业单位人事档案资料的数量不断增加，传统人事档案管理方法严重影响了人事档案资料的利用效率。然而，在数字化和网络化技术逐步融入到事业单位人事档案管理中时，能够全面有效地解决事业单位人事档案利用效率低的问题。三是规范人事档案管理流程。通过将数字化和网络化技术合理应用于事业单位人事档案的信息管理过程中，有利于规范人事档案管理的流程，从而为提升事业单位人事档案信息管理的效率奠定坚实的基础。

二、事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化实现的对策

1.强化人事档案数字化管理意识，落实管理人员专业基础

为了将数字化和网络化技术灵活地应用于事业单位的人事档案信息管理过程中，便需要事业单位人事档案管理人员全面落实档案管理专业知识，不断学习，深入掌握先进的信息数字技术，逐步增强人事档案的数字化管理意识。灵活地将理论知识应用于事业单位人事档案信息管理过程中，充分利用先进的管理知识来展开人事档案收集、整理、鉴定、统计和利用等工作。同时，还需要根据人事档案数字化建设的实际情况，明确设置人事档案岗位管理职责，建立健全事业单位人事档案资料的安全管理责任机制，从而保证事业单位人事档案信息资料储备的安全性。只有这样才能够推动事业单位人事档案信息管理工作更加有序地开展。

2.加大人事档案管理人员的培训力度，提升管理人员综合素质

在事业单位具备良好的数字化与网络化配套设施的基础上，需要充分认识到人事档案管理人员的作用，充分发挥人事档案管理人员的主观因素，以便能够全面提升事业单位人事档案管理的效率。其中，在指导人事档案管理人员参与业务培训的过程中，需要向其灌输信息化操作的技能，促使人事档案管理工作人员能够更加深入地理解电子知识，全面掌握人事档案的现代化管理手段。同时，还需要强化事业单位人事档案信息管理人员对手工和电子管理的协调能力，充分做好人事档案的纸质和信息化管理双重任务，做好人事档案资料备份，为最大限度发挥人事档案信息资料的作用奠定坚实的基础。

3.构建人事档案科学管理业务系统，实现人事档案信息管理自动化

一是建立完善的工资管理系统。在事业单位人事档案信息管理的过程中，在调整工资的时候所依据的条件较多，如任职文件、立功受奖、享受待遇文件、资格证等。要创建工资管理系统来实现员工工资管理的自动化，最大限度提升事业单位人事档案信息管理的水平。二是建立组织工作管理系统。在事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化背景下，能够全面了解事业单位内部所有党员的整体情况，如党组织建设、党组织机构设置和党费管理等资料，从而推动事业单位人事管理更好的发展。三是设置计划性档案信息。作为事业单位人事档案管理工作人员必须具备超前的意识，尽量站在管理者的角度来全面分析问题，以便能够最大限度发挥人才的作用。四是构建人事文档管理系统。在事业单位人事档案信息管理过程中，可按照一定的分类标准构建完善的文件管理系统，如文稿的产生时间、主要内容和保管期限，以便在需要的时候能够快速找出不同时间的相关文件资料。

4.完善人事档案管理流程标准，提升内部调档查阅的效率

事业单位人事档案资料来源范围较为广泛，所以在事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化实行过程中，可通过推行跨系统查询操作，有效提升人事档案信息的检索效率。因此，事业单位人事档案信息管理过程中，可根据单位内部的实际情况建立与之相适应的综合业务档案数据库，从而逐步实现人事档案管理的动态化，实时进行更新与维护。例如，可将各种数据进行综合归档管理，从而确保跨系统的人事档案信息资料能够在查询的过程中保持畅通。同时，还需要合理设置人员权限，建立健全档案资料管理制度，从而最大限度提升事业单位整体的行政服务效能。

档案的数字化管理篇2

（一）全面考虑各种实施要素

明确目标后，应确定各种实施要素，即数字化档案信息的重点发展项目，如全文信息化项目、局域网数字化服务项目、广域网信息服务项目等等。各种实施要素需采用不同的评估方法，可借用某些指标性体系。

（二）保障系统的建立

构建保障系统也是为了保障数字化档案信息管理的顺利实施，保障系统指的是数字化档案信息管理体制、运行及保障机制。即档案信息的数字化建设及实施需要各项规章制度、组织、机构、人力、财力及物力的支持，更无法脱离保障系统。

二、加快立法，确保数字化档案信息的法律效力

（一）加快立法

我国已经颁布了《合同法》，其中涉及到电子信件、合同、电报、传真、电子信息交换、邮件等等有形的内容形式，对于实现我国数字化电子档案的法律效力具有积极的作用。此外，有关《政府信息公开条例》也对破坏政府信息的违法分子进行了刑事及行政责任的规定。就某种意义而言，伪造电子档案数字签名的后果，和破坏印章、文件所应承担的法律责任相同。如今，逐步实现数字化电子档案法律效力已然成为一种趋势，除采用技术、方法来保障其完整性与可靠性以外，还应加快立法，明确其法律地位。

（二）加强监控，确保数字化档案信息的法律效力

为了确保数字化档案信息具有足够的法律效力，不少国家纷纷制定标准化监控及管理程序，以进一步明确数字化档案信息的重要性。在完善的监控程序及高效的管理体系下，想要确保数字化档案信息的真实性与完整性并非一件难事，但是，应当注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，应当着重强调的一点是电子档案数字化进程中的著作权及数字化权等问题。目前，不少法律案件均涉及到数字化权问题，为保障著作权者的合法权益，在档案信息的数字化过程中，应对档案来源进行鉴别，看其是否受到《著作权法》的保护，若在《著作权法》的保护范围内，应全面考虑档案信息数字化权问题。若不受《著作权法》保护，则无需考虑这些问题。同时，还应确认档案信息的所有权，数字化档案信息仍属复制行为，必须同著作权人积极协商，给予其足够的报酬，并获得其许可之后，方可将其档案信息收录数据库中。

三、引入新型安全技术，保障数字化档案信息的安全性

应当切实加强安全技术保障工作，积极采用新型技术，例如，信息加密、数字签名、防火墙、安全内核、入侵检测、生物识别、可存取等技术。信息加密技术旨在保障网内文件及口令等控制信息，确保网络传输数据的安全性，经信息编码及变换等，将机密信息转变为乱码信息，以确保数据的安全性；数字签名技术可对电子文件进行即时辨别与验证，通过模拟手写签名，实现对于电子信息的有效认证，此技术主要建立在信息加密技术的基础上；防火墙技术结合了计算机软、硬件，通过服务器运作在公共网与内部网间构建一个安全性的网关，以保障私有资源遭受他人非法入侵或盗用；安全内核技术有效剔除了操作系统内核中的安全隐患及问题，通过采用安全指数较高的操作系统，加强安全配置，扫描及查补系统漏洞等方式保障了系统的安全性；入侵检测技术能够有效识别并及时响应恶意攻击计算机，滥用网络资源等行为。通过提高系统对抗网络攻击的能力，实现电子档案信息的完整性；生物识别技术以人体特征验证用户身份，鉴于人体特征的难复制性特点，此技术有效提高了验证水平；随着信息技术的推广和应用，数字化档案信息的存储载体寿命甚至超出了计算机软、硬件的寿命。因此，可存取技术的关键是如何确保数字化档案信息在技术不断更新的情况下一直流传下去，因此，在数字化档案信息的保护过程中，应充分考虑到可存取性等方面的问题。除了引进国外先进技术以外，还应加强我国相关技术的自主研发力度，进一步提高数字化档案信息的安全水平，注重思想的一致性，构建完善的组织机构，设立专门的数字化协调机构，加强技术攻关及一体化档案信息宏观管理工作。

档案的数字化管理篇3

档案数字化管理的主要特征

更加便利的信息资源。对企业档案采取数字化管理后，其首要特征在于更加便利的信息资源。企业档案的数字化管理要求利用计算机、多媒体技术以及网路设备等，为企业的生产经营提供了更多的信息资源。对于这些信息资源的利用比较简单。数字化程度的提高。和其他档案管理方式相比，企业档案的数字化管理，具备了标准化程度高的特征。因为档案的数字化管理，要求该电子档案要符合有关管理标准，同时还需要符合我国档案管理的相关规范等。这使得档案的数字化管理逐渐朝着规范化方向发展，档案管理更加正规。大型网络的运用。企业档案的数字化管理，联合利用各个网络，为提取企业信息提供更有效、便捷的环境。大型网络的运用，势必会成为档案数字化管理的主要特征。在企业档案的数字化管理过程中，唯有改善网络环境，扩大网络应用范围，才能够为企业的生产经营提供更有效的信息来源，才能够确保所提取的数据资料的完整性与有效性。

加强企业档案的数字化管理的重要意义

对企业档案加强数字化管理，能够提高本企业的经济效益。社会的逐渐进步以及市场经济的发展，使得庞大的企业档案资料与传统的办公模式之间的矛盾更加激烈。以往企业采取的是粗放型档案管理模式，通过增加办公人员以及办公费用等措施来解决问题。这样直接导致企业管理成本的增加。而企业在管理档案的过程中采取数字化管理模式，能够节约更多的人力资源与物理资源，节省保管费用，降低管理成本。能够实现档案办公效率的提高。企业在档案管理过程中，采取传统的管理模式，只能调阅纸质档案资料后才能够阅览到档案资料。在阅览档案时，可能会导致纸质档案的磨损或遗失等，并不利于纸质档案的保管。而采取档案数字化管理后，利用互联网实现了档案的无纸化保管，同时还能够提高档案的阅览效率。企业档案的数字化管理是企业管理的必然趋势。信息时代的来领，使得企业在管理档案的过程中，遵循与时俱进的管理原则，促进档案资料的数字化管理，提高档案的保管质量，充分发挥档案资源的实际利用效率。这成为了企业管理的一个必然发展趋势。企业档案的数字化管理，利用计算机、多媒体、网络通讯以及数字化技术等，促进档案的现代化管理进程。企业档案数字化管理的具体应用做好档案资料汇集工作。我国各类企业对档案进行数字化管理的过程中，首先需要做好档案资料汇集工作，将更多的资料信息收集起来，以此应对档案管理系统的各种突发性事件，避免电子档案系统发生问题后，企业信息来源的中断，使得各种工作难以顺利开展。企业进行档案资料汇集的工作中，应灵活运用各种措施，大范围收集更多的有关资料信息，并对所收集到的资料信息采取有效措施进行保管和存放。唯有这样才能够为企业提供及时的信息帮助，推动企业的稳步发展，为企业领导阶层的决策提供信息支持。这是我国企业加强档案的数字化管理的重要内容。企业应制定全新的档案管理方案与管理原则。企业在对档案加强数字化管理的过程中，应充分运用网络技术与信息技术，制定全新的档案管理方案、档案管理原则，提高档案工作效率以及现代化管理水平；搭建全新的档案服务结构以及档案管理模式，充分开发企业各种信息资源；加强对档案资料原件的保护和管理。全面提高档案管理员的工作意识。企业在对档案进行数字化管理的过程中，应全面提高档案管理员的数字化管理意识，提高工作效率。首先企业应大力宣传档案的数字化管理模式，从而让档案管理员树立数字化管理观念。此外，档案管理员则应加强业务培训，提高档案管理能力，掌握计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术的应用，使得他们能够利用上述技术对档案加强数字化管理，从而为企业额各个部门提供更优质的信息服务。

企业应处理好传统档案管理和现代化档

案管理之间的关系，处理好档案资源共享和档案资源权属之间的关系。在对档案资料进行数字化管理的过程中，企业应处理好档案资料保密和开放、档案信息检索与录入等问题，处理好纸质档案与电子档案这两者的关系，保证档案资料的真实性、完整性和安全性。此外，电子档案资料采取光电信号形式，载入到磁盘或光盘中，如果直接从磁盘或光盘中读取资料信息，将会导致磁盘或光盘上的档案资料被误删或丢失等，从而影响档案资料的原始性。所以笔者建议不可直接从直接从磁盘或光盘中读取资料信息。现阶段，社会经济正在迅猛发展中，企业档案的数字化管理已经成为了必然的发展趋势。所以企业应做好档案资料汇集工作；正确处理好档案传统管理与现代化管理之间的关系，保证档案资料的完整性；制定新的档案管理方案以及管理原则；对档案管理员加强技术培训和业务培训，指导他们树立正确的档案管理意识，提高他们的档案数字化管理能力，以此实现企业对档案资料的数字化管理。

档案的数字化管理篇4

关键词：新形势；事业单位；数字化；档案管理

档案管理在事业单位管理工作中占有重要地位，有利于单位内部信息资源的方便利用，也能够加强事业单位的日常管理。随着信息化时代的到来和信息技术的广泛应用，数字化档案管理逐步应用到事业单位档案管理的工作环节当中，并为档案管理提供了极大便利，促进了一体化管理的实现。新形势下事业单位要积极探究数字化档案管理的有效策略，提高档案管理水平。

1 事业单位数字化档案管理的价值

1.1 提升工作效率

将信息技术应用到事业单位档案管理当中能够大大提升办事效率，确保档案管理的各项工作有序开展。在数字化档案管理全面推进的过程中，事业单位的档案管理工作效率的提升十分显著，例如在处理人事档案的过程中，需要对职工的入职、调动、退休等方面的信息进行动态了解和准确统计，这就需要对他们的档案进行归档，之后再进行查询。采用数字化的档案管理模式能够将人事档案的相关资料详细呈现，达到不出门知晓天下事的效果。

1.2 创造更大效益

在事业单位的发展和运行当中，时间就是效益，节省时间和降低时间成本就能为事业单位的发展创造更大效益。新形势下事业单位，实现数字化的档案管理能够全面提升但管理工作的效率以及办事速度，大大缩短档案管理时间，这就使得档案管理流程能够顺利进行，代替了原有的纸质档案管理模式，形成了以计算机利用为基础的机读档案，降低了事业单位开展档案管理的成本消耗，也能提高对用户资料的优化利用效益。

1.3 发挥使用价值

新形势下事业单位的数字化档案管理模式应用使得各项档案资料的使用价值得到了更大程度的发挥，提高了档案资源的优化利用，也为广大用户创造了极大的档案资料使用价值。传统的档案管理采用的是纸张载体，并将其保管在档案室当中，在查询使用到时候极为不便。在数字化档案管理模式实施之后，事业单位能够为广大用户提供更为便捷准确的档案信息查找方式，摆脱了原有的空间和时间限制，极大提高了档案信息的利用率。

2 事业单位数字化档案管理策略

2.1 创建系统

事业单位数字化档案管理带来极大的工作便利，但必须认识到的是数字化发展趋势需要才开展档案管理工作的过程中进行综合考虑，考虑到多方面的档案管理内容，并根据新形势，数字化档案管理的实际需求创建完善的数字化档案管理系统，通过这一系统的全面管理来进一步提高档案管理工作质量。在创建数字化档案管理系统的过程中要从总体设计着手，合理选择档案管理设备和管理软件，有效借助电子设备以及相关档案处理软件进行档案整理、扫描，同时也要做好对系统的安全管理和光盘备份，同时也要设计相应的系统安全管理措施，确保档案管理的便利性和安全性。事业单位在日常的档案管理中，需要对文字档案进行定期更新，同时也需要对信息进行及时的录入和保管，那么在建设数字化档案管理系统的过程中，要灵活地选择双服务器，采用磁盘陈列存储，并选用高速扫描仪进行集中性扫描。

2.2 文书处理

文书处理是事业单位档案管理工作的重要环节，文书处理的质量会对事业单位整体档案质量产生决定性影响，也影响到档案信息资源的价值发挥。因此，在信息时代影响下，事业单位，在推进数字化档案管理模式的过程中，必须在文书处理方面进行创新改革，要及时根据单位内档案的变动情况，有效借助计算机对收到文件进行登记和处理，同时也要按照批办次序将收到的文件进行事业单位局域网内部的传阅，同时也要设定好催办以及传阅的时间，确保文书处理效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度，及时清理和解决琐碎的档案管理问题，保障档案管理的有效性。传统的文书处理形式要完成发文处理的相关操作需要经过较长的时间，而采用计算机数字化的处理方式则能够借助计算机快速地将文稿和档案信息进行归档处理，极大程度上促进了文书处理工作的效率。

2.3 优化性能

事业单位的数字化档案管理系统性能提高是确保档案管理工作有序开展的保障，因此必须在优化性能方面做出更大的调整和改进。第一，升级能力。事业单位在演进网络控制系统的过程中必须对该系统的使用性能进行全面了解，保证其使用性能优越性，确保数字化档案管理工作的效率，满足高效处理档案信息的要求，可以通过扩展模块以及优化磁盘阵列的形式，增强系统性能和存储容量，提高整体档案管理系统的升级能力。第二，高可靠性。在推进数字化档案管理系统建设时要合理选择磁盘阵列产品，确保企业在硬件组成以及结构方面符合设计标准，以便保证系统的可靠性，同时也能够确保后期升级功能的有效发挥。磁盘阵列可以选择不同形式的RAID 保护级别，从而在系统使用过程中获得可靠结果以及处理效果，同时硬件必须支持热插拔，确保系统作用的有效发挥，在具体使用中可以根据事业单位处理档案信息的实际需要对相关信息进行协调处理。

2.4 完善衔接

新形势下事业单位的数字化档案管理系统要和办公自动化系统衔接起来，在设计方案的过程中需要增加资料查询功能，确保不同档案资源之间的有效衔接。事业单位要对数字化档案管理的实际需求进行全面分析和了解，并对网络管理制度进行实时更新，确保数字化档案管理系统在科学规道上运行，为档案管理效率的提升提供制度保障。电子文档安全管理制度是推进事业单位数字化档案管理工作的关键内容，这是由档案的特殊性决定的，档案资料信息只有少部分是公开的而大部分需要保密。数字化档案管理制度的贯彻落实能够有效保障档案信息，资源的安全，最大化地发挥档案信息价值。事业单位要不断完善办公自动化和档案管理，数字化的衔接，并设置专门的管理人员对软件和硬件系统进行安全控制和管理，不断增强系统保密性，避免系统被破坏或者非法篡改。

总之，随着信息时代的到来以及信息技术的全面发展，事业单位的档案管理走向数字化发展道路是必然选择，能够有效提高档案管理的工作效率，为事业单位的发展创造更大效益，也能充分发挥档案的使用价值，促进档案管理工作的长效发展。新形势下事业单位要不断探究和创新数字化档案管理策略，通过创建系统、加强文书处理、优化系统性能以及完善连接等策略确保数字化档案管理的持续性发展。

参考文献

[1] 赵光跃.数字化是档案管理工作的必由之路[J].科技资讯，2015，（17）：89-90.

[2] 王立宁.浅谈事业单位档案工作的创新.青海师范大学学报（哲学社会科学版），2012，（7）：53-54.

档案的数字化管理篇5

关键词：房产档案；数字化管理；策略

房产档案极具实用价值和保存价值，不仅直接关系到百姓的安居乐业，而且与国民经济发展和社会稳定息息相关，在信息时代下，房产档案管理必须与时俱进，顺应潮流，加快数字化建设进程，以此提高房产档案安全性，满足社会服务需求。但我国房产档案数字化管理起步较晚，与发达国家的管理水平存在较大差距，因此我们必须加快房产档案数字化管理建设进程，提升房产档案服务水平。

一、国内外房产档案数字化管理的发展形势

1.国外房产档案数字化管理发展形势

通讯技术和计算机技术的有效融合，促使世界档案管理朝着网络化、数字化方向发展，美国无疑是走在前列的国家，其普遍采用一体化管理模式，以三项基础性文件纲要为房产档案数字化管理建设提供了依据，并借助nail实现了房产档案信息的网上查询、检索和利用，同时利用完善的管理制度和技术优势使房产档案信息的完整性和安全性大大提高。而紧随其后的英国也不甘落后，通过推行《电子文件管理系统功能需求》、《元数据标准》、《鉴定和保护指南》等规定切实为房产档案数字化管理提供了制定标准，并辅以合理规划和技术支持，促使房产档案管理事业健康发展。总之，国外房产档案数字化管理发展形势良好，值得我们学习和借鉴。

2.国内房产档案数字化管理发展形势

相比之下，我国房产档案数字化管理由于缺乏先进的理论指导和相关经验，发展形势不容乐观，虽然部分地区取得了较大进展，但问题依旧层出不穷，其中急需解决的问题就是房产档案数字化管理标准的构建，此外还有不同程度的问题，如数字化管理意识不高、缺乏合理规划、基础设施建设不到位、房产档案信息不完整、管理人员素质不高、忽视档案信息安全等，这些都严重制约着我国房产档案数字化管理的建设进程，因此我们必须吸收和借鉴先进理念和经验，立足国情，解决现实问题，促进房产档案数字化管理健康发展。

二、提高我国房产档案数字化管理水平的策略探讨

1.强化数字化管理意识，合理规划数字化建设

实现房产档案数字化管理是房产档案管理发展的必然趋势，也是提高其管理效率和效益的必要途径，因此房产行政管理部门应立足于工作要求、社会需求和时展趋势，提高对档案数字化管理的认知，正确认识其价值和意义，为后续房产档案数字化管理建设奠定思想基础。在规划阶段，应综合考虑部门历史遗留档案的庞大库存和新增的房产档案，然后对其发展作出合理规划，值得注意的是既应高瞻远瞩构建长远规划，又要立足当下完善近期计划，如针对新增档案，应在不影响登记发证等日常工作的前提下，可在发证后和实物归档前期间实施建档操作；针对库存档案，为尽快彰显数字化档案库的利用价值，可首先对当前有效、利用率高的房产资料进行建档，然后处理剩余档案库存等。

2.规范档案信息，完善数字化管理标准

规范房产档案信息是实现数字化管理的基础，因此在建立档案信息时，应保证信息的真实性、连续性和完整性，具体应涉及产权来源、姓名、身份证、房产类型、证号和面积、使用期限、界定位置图、产权变更的时间、形式、证明等各项房产信息，而且字迹要清晰，排序应规范，图像、数据等准确无误，以此保证房产权属真实、可靠、合法。我国房产档案数字化管理建设的当务之急就是建立一套针对房产档案数字化管理的标准和规范，其标准应基于利用价值、安全保密等因素进行设置，如明确数字化管理的对象；就纸质、图像、声像等不同的档案载体的文件命名、存储格式和类型、分辨率等予以统一规定，特别是要明确、详细划分数据库的建立标准；针对整理卷宗、目录建库、扫描数据、处理数据、筛选分类、存储信息、检索和利用信息等流程和操作标准加以规范；网络设置、系统安全设置等都应予以明确，以此指导各地房产数字化建设有序开展，优化资源配置，提高房产档案管理绩效。

3.加强基础设施建设，为数字化管理提供基

保障

房产行政管理部门应综合考虑实际需求和自身实力，强化基础设施建设，为数字化管理提供物质保障。应以《电子信息系统机房建设规范》为依据，配备标准机房，并保证机房的配供电、综合布线、消防安全、温湿度、防雷、防潮、防尘等条件符合相关要求；配备必要的信息采集设备，如高性能的扫描仪等；在选择基础设备时，应兼顾其实用性和可扩展性，要立足于日常工作量、信息管理系统、房地产业发展趋势等进行设备采购，在选用系统软件时，应注意系统的兼容性、接口的规范性、资源的共享性以及数据的安全性，尽量对其加以规范和统一，并根据实际需要对硬件设备和系统软件进行升级换代，实现资源共享，从而为提高数字化管理利用价值打下坚实基础。

4.提高管理人员综合素质，加强信息安全保护

一方面房产行政管理部门应加强对房产档案数字化管理人员的教育和培训，提高其职业素质，尤其是保密意识，严禁其擅自抄录、外泄、利用、销毁涉密档案，督促其严于律己，忠于职守；提高其业务水准，督促其及时更新理论内容，熟悉房产电子档案的特征和管理规范，掌握更多的现代管理技能和计算机技术，激发其创新潜力。同时还应完善管理制度，包括培训、考核、奖惩等制度，以此约束和激励员工做好本职工作。另一方面应制定严格的安全体系，明确工作细节，如分离工作与休息区，严禁私人物品的带入和工作物品的带出等，并实行责任到人制；根据档案的机密程度划分等级和分类存档，并设置访问和使用权限等，针对机密性较强的信息，应利用技术手段检测其有无潜在威胁；应充分利用防火墙、安全软件、自主设计等保证系统安全运行；此外管理人员还应加强监督和检查力度保证房产档案安全、完整。

结束语：

总之，数字化管理必然是房产档案事业发展的主流，我们只有把握机遇，敢于挑战，着力构建房产档案数字化管理规范，为其提供完善的基础保障，方能实现数字化管理的科学化、标准化，从而推动房产档案管理事业稳健发展。

参考文献：

[1] 李明菊.浅谈房产档案的数字化管理和应用[j].科技视界，2012（07）.

[2] 闫冬.浅析房产档案数字化中的潜在问题与对策[j].科技信息，2013（15）.

[3] 付俊杰.实现房产档案数字化 提升档案服务水平[j].华章，2013（20）.

档案的数字化管理篇6

关键词：网络技术；高校；档案管理

0引言

档案作为一种教学、活动的历史记录，在高校中起到十分重要的作用。同时学校档案也是对学生生活状态，学习状况的现场直播，它对学生以后的人生道路走向有着重大的意义。当今网络技术已经普遍，在各行各业均能看见它的身影，并且它是未来高校档案信息化的管理趋势，其应用价值不可估量。高校档案是高校历史发展的见证人，全方面的记录了高校的历史变革历程。高校档案的管理工作十分重要，它是学校事业发展的关键枢纽，是勘测高校各方面素质高低的一把戒尺，但是进行档案管理并非易事，要实现档案全方面的管理，必须介入现代信息技术加以辅助。

1将数字化技术应用于档案管理的必要性

当今时代，我国在校学生已经达到了二千八百多万人，高校工作人员的数量也达到了一百万。要对这个庞大数量的人群进行管理并非一件容易的事情，档案是对他们进行有效管理的有效方法。假设这些人没有档案，我们将很难实现对这将近3000万人的管理。在互联网技术还没有得到快速发展之前，大多数档案都是以纸质方式来呈现的，这就出现了一定的弊端，例如，首先字迹容易氧化，不容易保存，其次纸质档案因为管理不当容易丢失和破损。最重要的是当面对众多档案时，最大的麻烦就是整理问题，分类整理工作并非易事，相反，是极其的复杂，并且在极大程度上影响了档案的使用效率。综合来说，使用互联网技术管理高校档案，使档案数字化已经成为了一种趋势。当今世界已经被数字化、信息化、网络化所覆盖。网络技术在各个领域被广泛需求，并在各个领域都起到了巨大的推动作用。高校档案是高校管理的核心内容，因此高校档案管理必须融入到数字化网络中，同时管理者也必须充分掌握网络数字技术，将此项技能应用到工作中来，只有这样，才能在最大程度上帮助高校管理众多档案，帮助高校档案管理工作向现代化的步伐迈进。虽然档案数字化管理对高校管理档案工作有着极大益处，但是一些高校仍然不能很好的接受这种管理方式，他们认为这样会使得档案信息被盗取，绝大部分高校仍然过度依赖纸质档案，虽然纸质档案不容易管理，整理工作也比较复杂，字迹容易氧化，内容容易遗失，但是他们依旧支持纸质档案排斥档案数字化，致使在极大程度上阻止了我国实现档案数字化管理的进度。

2数字化网络技术的优点

如果我们能合理的应用数字化信息技术，并把它融入到档案管理工作之中，这将是档案管理工作的重大突破。数字化信息技术在一定程度上解决了所有纸质档案在管理中所存在的问题，例如，在一定程度上减少了管理人员的工作量，提高了整理效率，并且对档案进行储存，这样就再也不用担心档案遗失和破损等问题的发生了。曾经有这样一个案例：18岁花季少女徐玉玉由于被骗子骗取了大学开学学费，突然心脏停止跳动，至此一个花季女孩就永远的闭上了眼睛。究其主要原因：一是女孩徐玉玉思想太过天真，相信了天上掉馅饼的事情。二是个人档案信息被盗取，这就是纸质档案的最大漏洞，不法分子充分利用了这点，到处招摇撞骗。然而数字化网络技术可以填补这一漏洞，在极大程度上保护了他人的个人隐私。合法利用数字化网络技术，有利于实现各个部门的资源共享。管理部门可以对此建立一个专门进行档案管理的数据库，把所有档案进行归纳、分类、整理后存入数据库里，并且可以像互联网文献检索一样，建立档案检索窗口，无论在何时何地，只要各部门通过了管理部门的批准，均可以搜索自己所需要的相关信息。这样在极大程度上提高了工作速度，并且实现了各个部门的资源共享。传统档案的整理需要大量的人力物力，致使在极大程度上影响了档案的整理速度。然而这样整理档案，主要是因为人为的整理效率低，为了提高工作效率，他们不得不雇佣大量员工，进行大量的复印工作，这就导致了管理成本急剧上升。相反，现代化网路技术以计算机为载体，一台计算机一个小时的工作量是一个人的10倍左右，极大程度上提高了工作效率，同时也在一定程度减少了人力的雇佣，节约了管理成本。

3怎样才能将数字化网络技术融入与档案管理中

玉不琢，不成器，人不学，不知义。这句话充分说明了规则与制度在管理中起到十分重要的作用。如果我们想要将高校档案管理制度完善到一个新的高度，我们就必须制定可靠科学的改革方案。完善的工作管理制度可以提高数字化档案整理的完备性。并且在一定程度上为以后的数字化档案管理奠定坚实的基础。我们要想抛弃老式档案管理方式，实现档案信息数字化，我们就需要投入较高的资金，做好基础性工作。基础性工作包括加强信息的安全性能，实现信息的资源共享等工作，但是要想实现这些工作绝非易事，我们需要完备的电子硬件，配置具有较高的安全性、储存容量大的网络设备，例如扫描设备、光盘库等。这些设备虽然性能好，工作效率高，但是价格昂贵，需要大量的金钱支持，因此，各大高校可以向政府请求经费的使用，增加对档案信息数字化管理的开支，但是管理部门也应该做到财不乱花的行为规范，在经费使用方面，争取花最少的钱，办最好的事。如果要想把数字化网络技术充分融入到档案管理中，就要从实际问题出发，员工素质培养和招聘贤士等方面。实际上，档案信息数字化人员需要具有完善的网络信息技术。它对管理者具有严格的素质要求，正因如此，才需要征集贤士来实现档案信息数字化。随着档案信息数字化的不断发展与完善，对相关工作人员的技能需求也越来越尖端，因此应该对相关工作人员进行不断的更新与培训来满足档案信息数字化的具体要求。加强群众的信息安全意识，目的是为了确保档案信息被合法利用。档案信息数字化虽然比传统纸质档案在保护私人隐私方面具有一定的优势，但是人无完人，一山更比一山高，还是有不法分子，例如黑客想法设法的对信息进行盗取。正因如此，对于一些涉及重大事件的档案要严格保密，使其秘密化。例如，学校相关机密，和涉及到个人隐私空间等问题。同时对操作系统也要及时更新和修复漏洞登录时要严格进行身份识别，可以像QQ一样设置访问权限与异地登陆识别等。

4结束语

档案的数字化管理篇7

现阶段随着我国教育改革进一步深化，对高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校学籍档案数字化管理建设面临很大的挑战。高校招生人数增加，学籍档案数量也大幅增加，为档案管理工作带来很大的麻烦，因此加强学籍档案数字化管理建设显得比较重要。本文主要就高校学籍档案数字化管理建设的重要性及主要特征进行分析，并就高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略进行探究。

关键词：

高校；学籍档案；数字化管理建设

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。

第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。

第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

参考文献：

［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.

［2］吴放.浅谈高校如何建立服务型档案馆［J］.山西科技，2015（04）.

［3］梅琼.新形势下高校学籍档案数字化管理的思考［J］.科技资讯，2015（08）.

档案的数字化管理篇8

[关键词]档案管理技术；数字化管理；发展

由于网络技术的不断普及和发展，档案管理的数字化发展速度也逐步加快。随着这种管理方式的不断普及，一些不足之处也随之显现出来。面对国家经济发展的步伐不断加快的现状，档案管理的重要性和提高其管理水平的必要性也越来越强。目前，国家的档案管理水平还不够均衡，还有很多问题需要去解决。因此必须不断分析和改进档案的管理水平才能够推动其发展。

1.数字化档案管理及其应用

1.1数字化档案管理

信息化建设的关键是信息资源的共建共享与有效利用，而档案资源作为一种重要的信息资源，其规范、标准的管理与利用正逐渐受到社会各界的重视。数字化档案即将档案的相关信息以虚拟的方式将其储存、管理、传送与分享。这种档案的储存方式不会受到地理位置和信息载体的制约。所谓数字化管理，大体上讲，就是利用互联网的方式，实现将档案的储存由实体变为虚拟化储存。这些档案的信息载体也将由纸质转为虚拟化载体，档案资源由文字变为电子信息、所服务的对象由窄小变为广阔。

1.2数字化档案管理的应用

档案的数字化管理在我国现代化发展中的应用十分广泛，因为它能够解决很多传统的管理的手段的缺点，比如说不容易保存，档案信息查找费时费力，信息传递与分享不方便，信息保密性不强等。档案数字化管理是按照以扫描、图形处理、OCR识别、自动提取著录项内容、生成目录、统一数字化文件格式、不同种类的数字化文件分层存储、分别进行权限控制，加工处理得到的电子文件与目录自动挂接等功能整合的手段，使数字化加工处理工作可以批量高速进行，这样不但可以让数据以最佳新式进行存储，做到图文声相结合，档案信息更详细，从而提高工作效率。

随着新时期的到来，数字化档案还增加了指纹录入DNA识别与采集的功能。找这种情形来看，档案的数字化管理手段将会不断普及全国。虽然数字化管理的手段有众多优点且传统的管理手段又有很多缺点，但是也不能完全将传统的管理手段摒弃。因为传统管理手段还是有很多优点的。这样就得需要相关的技术人员仔细斟酌，什么样的档案需要数字化。

2.档案数字化管理的必要性

2.1传统管理手段的缺点

传统的档案管理方式使我国以前的普遍管理方式，现如今仍旧有很多的事业单位或是教育单位等在应用这种管理手段。就利益这方面来讲，传统的管理手段不仅工作效率低，而且保密性不好。再者，在查找相关档案信息或者为其他部门提供相关信息时往往需要耗费很多时间去寻找。这种传统方式的管理手段所需工作量太大，耗费时间也太长，使得管理的工作不能够正常的进行，效率也及其低。我国和其他国家相比，由于科学技术手段相对比较低，档案管理水平也一直逊色于其他国家。

2.2数字化管理的优点――提高经济效益

传统的管理手段由于采用的是纸质版的档案，再加上需要的工作人员数量众多，使得管理起来又耗时又浪费很多劳动力。现如今的数字化档案管理不仅管理起来方便快捷，减少了树木的消耗，保护了环境，还减少了劳动力的耗费。与此同时，数字化管理还能够帮助档案管理中心减少储备占地，增加了土地利用率。

2.3数字化管理的优点――增强了信息的严密性

数字化管理利用互联网技术将档案信息转为电子版，能够使档案更加安全，加强了其保密性。再加上电子化信息管理起来也比较省时间省劳动力，这使得其优势更加突出。而且这样还防止了经常有档案被篡改的行为。也就是说它使得档案管理中心为利用者提供更加及时、准确、系统且有较高权威性和参考价值的档案信息。

2.4数字化管理的优点――提高了办公效率

因为企业部门的档案流动性较强，如果想很精准的将这些数据统计出来并随之了解它们的情况，就要应用数字化管理的手段。因为以前的传统手段必须将其“归档”以后才能够进行查询。数字化管理手段能够使档案信息的查询变得简单方便，同时又能精准的将资料反映出来。这种管理手段可以使工作人员在足不出户的状况下就能够了解到所有资料。

3.新时期数字化档案管理的发展趋势

3.1促进制度标准化发展

首先要成立专门的档案监督小组，并设定专门的选择和管理人员，将档案按照国家的标准来对档案进行分类和储存。比如说针对不同的部门、档案用途的不同和档案限制性等因素来制定合理的管理制度。与此同时还要根据档案信息的储存、搜索、传送和查询等方面建立统一的规范与制度并不断的完善它。

3.2优化档案管理体系

首先建立一个完整的档案管理体系，使其成为一个更加完整的数字化档案馆。这需要国家不断提高科技水平，不断加强管理体系并将档案数据库不断的进行优化。其次是要逐步的去完善它，比如说要备好多台服务器，对文件要进行集中性扫描并设定专一的保存格式，对数据要进行及时的备份等等。第三，要对人力资源、机器设备和网络环境加强管理，以提高资源共享的能力。最后还要设定其它可以与数字化管理相衔接的管理系统以备不时之需。

3.3加强数字化管理的安全性

在硬件管理方面，首先要将档案数据的储存量提升，并将储存的时间延长。其次是要设定专门的管理人员负责信息的安全监督，保证重要的数据信息不会丢失。在软件管理方面，要对信息库设定一定的权限，还要设置安全的密码和多层的关卡与防火墙来保证数据的安全性。

3.4加强管理人员的队伍建设

首先要对档案管理中心的工作人员进行定期的培训和考核。培训的时候要对不同的岗位需求进行针对性培训。其次要对工作人员进行合理的安置，并激发他们的上进心，促使他们努力工作。最后，要使管理队伍职业化、专业化。

3.5维护其知识产权

要建立高效的防范技术。比如说加强对盗版信息的惩治，建立完善的法律制度，提高管理人员的文化素质和管理水平。

参考文献：

[1]许巍.新时期档案的数字化管理[J].科技与企业，2013，24：38

[2]白玉艳.新时期档案的数字化管理[J].黑龙江史志，2013，11：86.