档案合规管理范文

档案合规管理篇1

关键词：农村土地流转；档案管理；信息化管理；制度化

随着社会经济的发展，农村生产结构也在逐渐发生变化，土地作为生产资料在遵循家庭承包经营为基础、统分结合的双层经营体制的情况下也随之发生自由承包或流转以解放生产力优化资源配置。因此，农村土地流转合同档案管理务必以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《档案法实施办法》为基础和指导，根据当地的实际情况寻找一种合法、合情的档案管理办法。

一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化

土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。

调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。

二、如何完善农村土地流转档案管理工作

各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。

1.普及档案管理法制知识，提升管理能力

档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。

2.明确管理责任，严格依法归档

各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。

一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。

3.严审档案质量，规范收集整理

传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。

及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。

4.注意安全保管，完善信息管理

合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。

以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。

参考文献：

[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.

[2]房山区经管站.“农村土地承包管理工作座谈会”典型材料之一：房山区认真落实《农村土地承包法》加强承包合同规范化管理[N].中国农业信息网，2012-02-01.

[3]吴希奎，李贵忱.浅谈农业集体经济承包合同规范化管理[J].农业经济，1993（06）.

档案合规管理篇2

[关键词]城市规划；档案管理；信息化

信息技术的发展和普及，使得各个行业都开始进行信息化的转变，城市规划中的档案管理也不例外。城市规划也开始将信息技术应用到档案管理中，以实现档案管理的信息化，从而可以更好的为城市规划和城市发展服务。而城市规划档案管理信息化的实现，还需要采取相应的有效措施，只有这样才能够保障城市规划档案管理工作的有效进行，从而使得信息化管理的开展更加的顺利。

1、城市规划档案信息化管理的必要性

城市在发展的进程中，需要进行合理的规划，科学的布局和合理的规划，能够使得城市实现长远可持续的发展。目前，我国现代城市化的进程在逐渐加快之中，这样就使得城市建设的速度也相应的加快，而在城市加快建设的同时，要想能够使得城市规划的更加合理，就需要合理的利用到档案信息，档案信息是城市进行科学规划的主要参考依据。针对档案实施有效的管理，就能够实现城市的合理和科学规划。

现阶段，随着信息技术的发展，信息化的程度逐渐提高，城市规划档案管理实现信息化也有其一定的必要性。有效的实现档案的信息化，可以使得档案信息更加的丰富，能够有效的吸收到各种城市规划的资料，从而对其进行汇总，这样就能够为数字档案馆的建设定点扎实的基础，从而使得档案管理事业可以进一步的发展。

2、城市规划档案的信息化管理内容和步骤

2.1城市规划档案信息化管理的内容

推进城市规划档案的信息化是档案馆的大势所趋，借助于信息技术，能够更加完善地改进管理手段和途径。信息化建设的内容如下所述：建立从输入、存储、管理和应用于一体的电子计算机档案管理数据库系统；使用目前日臻成熟的城市规划档案管理软件，有序推进档案管理的自动化和数字化；城市规划档案的各类信息资源需要经由严密地职能和权限划分，进而实现城市建设、规划与管理系统内的资源共享；系统需提供以网络为基础的档案信息化管理方式。

2.2城市规划档案信息化管理的步骤

①技术配置阶段，本阶段主要的任务就是紧密依照档案馆现有的信息硬件设施，根据建设的进展情况，配备电子计算机及其相关辅机器、专用电脑桌椅、光盘和服务器等。②管理必须实现正规化和标准化，若这个前提不能达到，则档案的信息化建设也就遥遥无期。③整合信息的阶段，本阶段主要与当代通讯技术、信息技术相互结合，对数字化的信息开展处理和检索，当出现安全问题时，及时组织技术员工进行专业的排查和维护，及时发现问题，实现查询的权限、范围的限制与网络技术有机结合等。

3、城市规划档案管理信息化建设的对策

3.1培养档案管理的信息化人才，提高人才的综合素质

要想使得城市规划的档案管理能够有效的实现信息化，就需要引进相应的信息化人才，对档案管理实施有效的信息化操作。就我国目前的城市规划档案管理工作人员来说，加强其综合素质的培养，构建专业的高素质管理人才队伍有其一定的必要性。档案管理部门应该加强对城市规划档案管理工作人员的培养力度，使得工作人员能够具备一定的信息化技术，并且熟悉各个方面的档案管理内容和制度，引进具备管理学以及城市学等方面知识背景的信息化人才，加强管理队伍的建设，从而使得档案管理能够有效的实现信息化。

而要想使得城市规划档案管理信息化得到有效的建设，还需要对管理人员的政治以及业务综合素质进行有效的提升，另外，还要对其服务能力进行有效的培养，从而使得档案管理的信息化人才队伍逐渐壮大，以构建高水平的城市规划档案管理信息化。

3.2加强资金投入，强化档案管理的硬件设施建设

针对档案管理要进行多项资金的投入，积极的融合市场资金以及社会辅助资金，利用充足的资金来将档案管理的信息化程度进行提升。而针对档案管理进行信息化建设的过程中，也需要合理的应用到相应的硬件设施，为了能够使得档案管理信息化水平得到提升，就需要对所采用的硬件设施进行完善和优化处理，加强城市的网络覆盖率，针对网络信息资源进行合理的保护，采用高质量的硬件系统，针对硬件系统进行跟踪维护，并且要定期对硬件设施进行保养，只有这样才能够有效的实现城市规划档案管理信息化建设。

3.3紧密依照城市规划档案的发展战略，提高管理的专业信息化

城市规划档案管理工作的开展，必须要紧跟时展的步伐，并且能够符合信息化发展的具体要求，将档案管理的职能进行合理的转换，加强档案管理与信息化建设之前的联系，实现两者的协调可持续发展。在信息化高速发展的进程中，不断的将数字技术以及计算机技术应用到城市规划档案管理中，应用网络来实现对档案信息的高度检索，提升档案信息的利用率。建构区域性的档案管理中心，针对档案信息实现高效共享，使得档案信息能够有效的被利用者所利用。切实有效的针对档案管理硬件和软件进行开发，从而使得信息化管理的程度可以大大提高。

3.4构建城市规划档案的信息化中心

城市规划档案馆推进档案信息化管理的终极目的就是提升自身的经营管理水准，进而为城市规划工作提供第一手翔实的、精准的资料，确保城市规划工作的科学性与合理性。为此，城市规划档案馆要努力成为本市规划的数据、信息存储的主力军，这也逐步成为档案部门的关键职责。

城市规划档案实现信息化的同时，也会出现由于档案自身的安全性和保密性而凸显的限制性问题，诸如此类的缺陷理应获得及时的弥补。档案馆的管理者需树立保存好档案的数据和具备管理技术同等重要的理念，在存储城市规划管理信息的同时，确保每一条数据信息的完整性和精确性，以保障信息化可以高效的实现。

4、结语

综上所述，城市规划档案管理实现信息化是城市发展和建设的必然结果。要想使得城市规划档案管理能够有效的实现信息化，就需要严格的遵守相应的管理步骤，并且了解相应的管理内容，在此基础上，积极的采取各项措施，来不断的提升档案管理的信息化水平，针对档案管理模式进行适当的改进，并积极的结合社会发展的需求，实现档案资源的高效共享，以此来保障城市现代化的长远发展。

参考文献

[1]金德才.谈高校档案价值鉴定工作[J].档案，2010（05）

[2]周萍.新形势下做好公安档案工作的思考[J].浙江档案，2014（01）

档案合规管理篇3

关键词：档案管理；合同档案；探讨

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）03-0064-02

合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。

一、健全规章制度，明确管理责任

合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。

在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。

二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性

（一）合同档案齐全完整的重要性

合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。

（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整

合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。

（三）合同档案的收集要求

合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。

三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编

（一）明确合同档案的归档范围

除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。

合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。

（二）合同档案的整理要求

合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。

（三）规范合同档案的分类整理

合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。

四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益

合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。

一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。

二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。

三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。

综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。

参考文献：

[1]周颖.加强合同档案管理 更好地为企业服务[J].兰台世界.2009，（15）：17.

档案合规管理篇4

（一）疾控中心的档案服务能力提升，是开展其规范化建设的源头价值体现。疾控中心档案管理的规范化建设，说到底，就是助力其档案服务能力。每一年疾控中心都会产生、收集、处理大量的档案，这些档案如何管理，如何规范化管理都是疾控中心需要面对的问题。从根本上来说，疾控中心是为社会提供服务的，档案服务是其中的一个部分，疾控中心的档案服务能力提升，有利于推进各项业务建设。

（二）规范化的推进，在某种程度上也推动着疾控中心档案管理工作信息化。在现在科技的不断发展之下，要想提高工作效率，单单依靠人力是难以达到的，更为重要的是依靠科技的力量。当前，疾控中心档案管理工作信息化是正大力开展的一项工作，将档案数据化并纳入到大数据管理之中，不仅能在较短时间内有效增强档案工作能力，更能多元化地利用档案。在这个过程中，如若实现档案的规范化管理，有助于加快档案信息化的步伐。

（三）有效提取疾控中心档案本身价值，打通收集、管理、利用之间壁垒。档案是有价值的，疾控中心档案本身的价值在现实工作中是相对难以实现的，许多档案正是因为其价值没有被挖掘并实现，导致这些档案被束之高阁。新形势下疾控中心档案管理?M一步规范化，能更有效提取疾控中心档案本身价值。通过规范的收集和管理，理清档案管理思路，有效打通收集、管理、利用之间壁垒，有利于档案的利用工作更便捷有效地开展。

二、进一步推进新形势下疾控中心档案管理工作的规范化建设的有效途径

（一）健全疾控中心档案管理的组织机构，将工作落实到各岗位并进行有效考核。一个健全的疾控中心档案管理的组织机构是规范化建设的中心枢纽。实现档案管理工作集中性、统一性有赖于综合档案资料管理机构的建立，此部门负责收集、保管、整理疾控中心各部门档案，同时设立相应监督部门，以监管指导检查综合档案资料管理机构的工作。执行国家、省的业务规范及法律法规，根据《档案法》《全国疾病预防控制机构工作规范》中的相关规范及疾控中心的实际情况，制定科学合理的档案分类大纲、归档范围。这个组织机构需要有专门的人负责专门的工作，在档案管理中，首先要做到专人专职，疾控中心应尽可能保证每个岗位上有专人任职，同时要把细分的档案管理流程落实到每个岗位及岗位上的员工身上，实现档案规范化管理事项到人、责任到人。同时，依据档案管理工作规范化建设目标，将目标分解到岗位上，并依据岗位的完成度进行考核，深入推进档案规范化工作的落实。

（二）疾控中心档案管理制度方面要跟上，打造疾控中心档案管理工作规范的流程。不可否认，其规范化建设的持续推进，使得疾控中心档案管理工作进入一个新的阶段，组织机构健全与之配套的是疾控中心档案管理制度，制度跟上了疾控中心档案管理工作规范化建设才能做得更好。疾控中心可以根据自身的实际情况，通过参考法律法规制定出因地制宜、实事求是的档案管理制度。制度的确立使得档案管理有理有据，同时档案管理的规范化也有相应的材料支撑。流程是作为档案管理工作的精神所在，在档案管理规范化中扮演着十分重要的角色。在疾控中心档案管理制度方面需要注意的是，要在制度中严格确立档案管理工作的规范流程，充分发挥出流程的规范作用，使得档案管理在规范化的同时也能达到科学化、合理化。

（三）负责人重视和业务培训推进，是疾控中心档案管理进一步规范化的力量源泉。机构负责人高度重视是做好档案管理工作的关键，各类档案不仅记录了疾控机构历史发展轨迹，还包括各类重要决策、重要事宜、重要疾病防控措施等，为了保证档案管理充分发挥作用，使各类档案有效应用，机构负责人应高度重视档案管理工作。负责人的重视能进一步加强疾控中心档案管理工作规范化建设的进程。此外，档案管理人员的能力和档案管理规范化的推进是息息相关的，为了增强档案管理人员的综合素质，疾控中心应组织相应的业务培训，致力于提升档案管理人员开展档案规范化工作的能力。

（四）强化业务档案收集，稳步提升案卷质量，从档案管理工作本身着手。档案应遵循一定的原则收集分类，合理区分业务档案和一般文书档案。同时为便于检索使用档案管理时要注意立卷、装订等方面的规范管理：1.归档文件要以本单位形成的文件为主，整理时注重档案的时效性。2.档案整理在保证档案完整性的前提下需突出重点。3.由于档案收集的基本为公文，因此一开始就要求规范公文写作格式，书写字迹力求流畅清楚。

三、结语

档案合规管理篇5

一、集中式档案管理概述

集中式档案管理是指档案集中储存收藏的管理方式。根据我国法律规定，制定的合理有效的档案保管体制，即将国家档案统一收归国家管理，任何其他单位不得拥有，所有国家档案都是对我国历史的见证，是我国不可或缺的宝贵材料，它们一直都在默默地为我国的发展贡献着力量。如果说国家集中式档案管理是一栋房子，那么基层集中式档案管理则是建造房子的砖瓦，换言之，基层集中式档案管理是基础，是必不可少的一部分。在基层档案管理中，各式各样的档案想要按照合理有序的方法进行管理，就必须将各种档案整合起来统一管理，然后逐级分层，通过有效的方式方法达到档案的集中式管理。

二、集中式档案管理体制的意义

（一）集中式档案管理体制对国家的意义。集中式档案管理在我国档案管理体制中是最为核心的一部分，是我国发展的基础支撑。集中式档案管理体制的诞生，结束了我国长期以来复杂而没有效率的档案管理方式，并且为我国档案管理体制的发展奠定了基础，为实现档案管理体制改革迈出了坚实的一步。《档案法》指出，统一有效的档案管理方法对于我国档案管理体制具有积极意义。

（二）集中式档案管理体制对社会的意义。在我国社会迅速发展过程中，不乏會出现各种各样的档案材料，然而合理有效地对这些档案进行管理是一项长期而艰巨的任务。只有完成了这项复杂而繁重的任务，才能对社会发展和进步进行有效的反思和分析，从反思分析中汲取精华血液，使之渗透融合到社会发展的大动脉中，使之取之不尽，用之不竭，为社会发展提供持续且有效的新鲜力量。

（三）集中式档案管理体制对企业的意义。随着我国科学的发展和科技水平的进步，我国企业依靠着健康的国家政策和科技水平飞速发展，在发展的同时，对集中式档案管理的要求也随之增加。一个企业，如果没有合理有效的档案储存管理方法，就不能在众多竞争企业中脱颖而出，就会迅速失去企业竞争力，从而导致企业破产重组。因此，集中式档案管理体制能促进企业的进一步发展。

三、集中式档案管理体制的具体做法

（一）建立健全档案法规。近年来，我国对于档案的法律法规缺乏统一要求，建立健全档案法规体制迫在眉睫。我国各行各业都有自己的档案管理办法，在制定行业和部门档案管理办法上没有对其深入进行研究和探讨，只是从根本的利益出发，从而导致了各项档案杂乱无章，如若长期执行可能会出现档案丢失、遗漏等问题。因此，构建统一合理的档案管理法律法规是档案管理体制中最为重要的一个环节。

（二）档案管理部门应优化合作。档案管理部门是对档案进行分类、分层、分专业管理的主要行政机关，然而，分散式管理并不能有效地针对档案类型和用途进行合理的分类，所以，档案管理部门需要通过团结协作，对档案进行整合分析，进而实现合理有效的档案管理。在各管理部门之间，实行统一领导、统一管理制定等政策，使部门和部门之间能够进行统一的沟通，优化各档案管理部门的合作，为合作提供便利畅通的桥梁。

（三）规范档案管理工作。档案管理工作是繁琐而又重要的，因此，规范档案管理工作是集中式档案管理体制的重中之重。提高档案管理工作人员的综合素质，优化档案管理工作的程序是规范档案工作的有效途径。了解学习并且严格依据我国《档案法》进行档案管理工作，进而通过对《档案法》的深入学习，更好地保证档案管理工作的规范性和有效性。

（四）促进档案的现代化管理。随着信息时代的到来，档案管理也向数字多元化发展，档案管理的重心也由传统管理向数字化管理转移。利用信息技术对档案事业进行集中式管理，利用数字资源的完整、迅速的传输速度，对档案进行实时、有效的管理。档案的现代化管理不仅传输方便，而且还能有效的增加档案的搜索速度，减少整理、分析档案的时间，增加档案管理工作的效率。因此，集中式档案管理应采取多元的现代化技术，利用数字信息的真实、完整、可用和安全，提升档案工作的效率和服务能力。

四、结语

档案合规管理篇6

一、经济新常态下档案管理的现状

档案资料是日常工作中的基本资料，能为各项工作开展提供参考，有利于优化资源调配，提高工作效率。为促进其作用充分发挥，应该加强档案管理工作。虽然经济新常态下，档案管理各项制度不断完善，管理人员素质也在提高，现代信息技术逐渐应用到档案管理工作中，但档案管理仍然存在不足。

（一）管理人员专业化技能低。不少单位档案管理人员的年龄比较大，通常依靠传统经验开展档案管理工作，但对现代计算机技术的应用不足，不利于提高工作水平。多数档案管理人员缺乏专业的业务培训，导致工作人员缺乏专业档案管理知识。尤其是在新常态下，需要深层次了解档案资料内容，对档案信息进行扫描或数字化处理时，专业复合型人才缺乏。一些管理人员对这些知识和技能掌握不足，业务水平较低，工作技能不足。再加上档案管理人员待遇较低，工作队伍稳定性较差，相应的管理培训制度不健全，制约管理人员专业化水平的提高。

（二）管理工作水平相对较低。很多单位领导对档案管理工作的重要性认识不足，相关制度没有严格落实，不注重提高档案管理人员综合技能，档案管理工作的规范流程没有严格落实。再加上资金投入不足，计算机、扫描仪等设备利用不足，难以提高档案管理数字化水平。不利于有效开展档案管理各项工作，与经济新常态的要求也不相适应。

（三）管理的规范化程度不高。提高档案管理规范化程度，严格遵循管理流程，做好档案资料记录和编号工作。有利于规范档案资料存储，方便资料档案查阅和使用。但目前档案管理队伍不稳定，管理人员专业技能不足，再加上一些单位对档案管理不重视，档案资料编号和存储不到位，制约检索效率提高。例如，档号、案卷标号不统一，存在残卷、乱卷现象，或者资料堆积，没有认真编号和存放，影响档案资料的查询和利用效率的提高。

二、经济新常态下档案管理的优化对策

为促进档案管理水平提升，弥补实际工作存在的不足，结合新常态和新要求，可以采取以下优化对策。

（一）提高管理人员专业化技能。引进管理技术水平高，责任心强的档案管理工作人员，充实档案管理队伍。单位领导要增进与档案管理人员的联系，共同探讨档案管理的特点、流程、技术要求和工作规律，邀请专家开展讲座，组织课堂授课，参加研讨会，丰富管理人员的专业知识和综合技能。档案管理人员要加强职业道德学习，提高职业道德水平。注重信息技术、扫描技术、多媒体技术的学?，确保档案管理紧跟时代步伐。

（二）提升档案管理工作的水平。严格遵循《档案法》的规定开展档案管理工作，制定并严格落实档案管理制度措施，有效保障档案管理各项活动顺利进行。针对管理意识薄弱和管理不规范现象的发生，应该树立“制度至上”观念，推动管理工作制度化和规范化。成立专门领导工作小组，合理安排管理人员，完善机构设置，配备档案管理人员，健全档案管理规章制度。另外还要严格落实档案管理业务流程和技术规范，细化具体工作步骤。注重加密技术、防火墙技术应用，确保电子档案资源安全，健全并落实档案资料收集、整理、统计、利用、封存制度，并严格落实档案管理规范流程。

（三）增强管理工作规范化程度。适当提高档案管理人员待遇，激发他们工作的积极性，让档案管理队伍保持稳定。另外还要严格执行《档案法》的规定以及单位有关档案管理的各项规章制度，确保档案管理严格遵循规范流程进行，努力提升档案管理规范化水平。注重档案资料整理，确保档号规范、正确，案件标题统一，防止出现残卷或乱卷现象，实现有效提升档案管理工作水平的目的。做好档案管理各项记录工作，保证资料存储有序、到位，方便查阅和使用，有利于快速检索到所需要的档案资料，努力提升档案管理规范化程度。

（四）注重现代信息技术的应用。信息技术满足新常态下档案管理需要，将其应用到档案管理工作中能够有效提升工作水平。因此，要重视计算机技术和扫描技术应用，对档案资料进行存储和数字化处理，对复杂的档案资料进行迅速扫描和处理，做好整理工作，防止档案资料杂乱和遗漏。数字化处理档案资料后要及时归档，建立数据库，做好编号工作，并制作目录。进而确保档案资料摆放和存储有序，方便档案资料查阅，为人们使用档案提供便利，促进经济新常态下档案管理工作水平提高。

三、结语

档案合规管理篇7

关键词：高校档案；规范整理；保管期限；按件整理；按卷整理

2000年12月6日国家档案局颁布《归档文件整理规则》（以下简称“《规则》”），2006年12月18日国家档案局又颁布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称“《规定》”）。在机关单位档案全面推行文件级管理并重新划定保管期限，档案整理工作实现标准化、规范化、科学化发展，达到“简化整理，深化检索”的目的。长期以来，高校都是按照国家教委1993年11月16日颁布的《高等学校档案实体分类法》（以下简称“《实体分类法》”）、《高等学校档案工作规范》（以下简称“《规范》”）进行分类、整理、立卷。据了解，《规则》和《规定》目前在高校并没有得到广泛推行，这除了高校档案工作人员因循守旧的因素外，还有高校档案类别构成复杂这一重要原因，不少高校在保管期限划分、按卷或按件整理等方面都存在一定的困惑和踌躇。那么，在这样的背景下，高校档案当如何规范整理以求发展？笔者结合多年高校档案整理的工作实践，撰此文探讨高校档案规范整理的关键，与同行商榷。

1 重新界定高校档案保管期限

比较起来，《规定》与《规范》中保管期限划分差异很大。笔者认为，高校可参照执行《规定》。高校文书档案中的党群类、行政类、外事类等的归档范围和档案保管期限可按《规定》执行；科技档案、专门档案中的教学类、科研类、产品类、基建类、仪器设备类、出版类、财会类等的归档范围和档案保管期限则要根据高校的工作实际进行修订后才能执行。

正因为《规定》高校只能部分参照，要执行还需进行修订，所以，目前高校档案保管期限的划分和界定出现了混沌的局面：有的高校已经实施《规定》中新的划分方法，但因仅一馆工作人员全面考虑问题有一定局限性，对保管期限的划分和界定有欠科学；有的高校则因感觉重新划分和界定保管期限复杂、麻烦，干脆因循守旧，还是按照《规范》中原有的划分方法。而《规范》经过长期实践证明，其存在档案保管期限的划分明显偏长或偏短的问题。比如，财会档案中将“上级有关财务会计工作的文件材料”保管期限定为“永久”，时间明显过长；教学档案中的“新生录取名单”保管期限定为“长期”，而根据它的实际利用价值则应定为“永久”比较合理、科学；[1]另外，在科研综合档案中“学会工作（学术活动）材料”保管期限定为“短期”，而在行政综合档案中“院、系、所、中心开展各种学术活动的文件”定为“长期”，这不但存在同一档案材料保管期限划分的矛盾，还有同一档案材料归入多个类别的问题。

因此，基于科学建立档号、规范排架、有效使用档案库房及简化档案鉴定、销毁工作等方面的考虑，高校档案保管期限的科学划分与正确界定显得尤为重要。

2 保管期限写进高校档案档号

《规范》明确了档号“是存取档案的代号，排架的依据，必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”，且“同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能”。[2]而《规范》中的档号结构为：“年度号+分类号+案卷号”，忽略了保管期限。可高校档案分类中最下位类却包含有永久、长期、短期三个保管期限，因为档号结构中没有保管期限，若要将同一类目下不同保管期限的档案案卷断开流水号，即会出现重号问题。所以，当档号结构中没有保管期限时，同一类目下不同保管期限的档案案卷根本无法断开流水号，因此，很多高校在档案整理的具体操作中就把三个不同保管期限的案卷编为一个顺序号。这种跨保管期限的大流水号的编制方法，在实践操作中表现出非常大的缺陷，不便于插卷，若不管保管期限，直接把插卷的案卷排在后面，就会造成不同保管期限的档案案卷号的交错，排架混乱，并且在销毁过期档案时会造成很大的麻烦，会出现缺号、空档问题。因此，高校档案档号的构成，应当考虑写进保管期限，即档号结构应为：“年度号+分类号+保管期限+案卷号”（按件整理的再+件号），这样就可解决按保管期限断开流水号的问题，也可保证档号编制的唯一性、合理性及稳定性。

3 高校档案实行“卷”、“件”结合整理模式

笔者认为，《规则》推行的“文件级管理”确有简化整理程序、提高工作效率的优势，而《规范》中传统的按卷整理也有其明显的优点，完全抛弃按卷整理的观点和做法是不科学的。因此，根据高校档案构成复杂的实际，应该实行“卷”、“件”结合的整理模式，充分发挥“卷”和“件”整理的优势来实现高校档案整理的合理性、科学性、系统性及可操作性。高校实行“卷”、“件”结合整理模式的关键措施：

3.1 树立“卷”、“盒”相通用的概念，编制好盒（卷）号。档案即便是按件整理的“件”也都是需要装盒的，我们在概念上就可以用“盒”代替按“卷”整理中的“卷”。那么，同年度同类别同保管期限的文件材料根据实际情况可选择按件整理组成“盒”或按卷整理组成“卷”，“卷”、“盒”相通用。即同年度同分类号同保管期限的所有“盒”与“卷”应当编制同一个流水号。例如，我校使用的“南大之星”档案管理系统中“盒号/卷号”也是相通用的，采用卷、件结合整理的档案信息录入档案管理系统中与之前完全按卷整理的信息，是统一规范有序排列的，并不会发生混乱。

3.2 规范档号结构。结合《规范》和《规则》，高校档案实行“卷、件结合”整理模式，卷、盒相通用，若要做到档号不重复，档案在库房中的物理位置和在档案管理系统中的序列都是有序的、唯一的、固定的，那么，档号构成即应为：“全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号（按卷整理的）”或“全宗号+年度号+分类号+保管期限+盒号+件号（按件整理的，也即件号章结构）”。同年度同分类号同保管期限的归档材料可根据实际情况来选择按件整理或按卷整理。按件整理的文件材料，也可依据同一事由或主题进行文件归类组盒。在组盒后，不需要像组卷那样，要整卷装订成册，也不需要书写案卷题名，只要把盒内每个“件”各自订好，盖上件号章，再填写好件号章，就可装盒，并在盒内放进打印好的盒内文件目录，盖件号章，以确定其固定的物理位置；按卷整理的，可以1卷即1件，也可以1卷包含几件，且按卷整理的文件，不需盖件号章，打印案卷封面，装订成册，通过案卷封面上的档号即可确定其物理位置。考虑档号书写方便、整齐以及档案信息在档案管理系统中的有序排列，保管期限“永久”、“长期”、“短期”可分别用字母“A”、“B”、“C”做代码。实施《规定》之前和之后的保管期限都可以通用“永久”、“长期”、“短期”，只需在立卷说明里注明：实施《规定》之前的保管期限为：永久、长期（16年～50年）、短期（15年）；实施《规定》之后的保管期限为：永久、长期（30年）、短期（10年）。

3.3 明确文件件号按盒（卷）编制。即同年度同类别同保管期限不同盒（卷）的文件件号不编制大流水号，而要按盒（卷）编制，一盒（卷）一个流水号。机关单位在实施《规则》按件整理档案时，通常是将同年度同类别同保管期限不同盒的文件件号编成一个大流水号，这样编制件号不适于高校档案卷、件结合整理模式。因为高校档案中存在同年度同类别同保管期限的档案既有按件整理的又有按卷整理的，若不同盒（卷）的文件件号编制大流水号，则按卷整理的档案编制卷号、按件整理的档案编制件号时都会存在困扰，而且，在档案盒脊栏目填写也会出现难以统一的混乱情况。所以，若将同年度同类别同保管期限不同盒的文件件号按盒编制小流水号，则如同按卷整理时按卷编制文件件号一样，如，“2011-XZ12.A（永久）-1.0001～0028”；“2011- Z12.A（永久）-2”；“2011- XZ12.A（永久）-3.0001～0040”；那么，按件整理的档案的盒号编制、件号编制与按卷整理的档案的卷号编制、档号编写不会互相影响，在档案整理、档案管理系统的信息录入及管理、档案排架、档案查询利用等整个管理过程中也就不会有混乱和困扰。

3.4 解决二级类目下按保管期限分别编制盒（卷）号、件号存在的问题。问题一：二级类目下归档文件特少时，归档文件如何装盒？[2]高校档案按十一大类进行分类整理，当分到二级类目下归档文件比较多的，按保管期限分编盒（卷）号、件号，分别进行装盒，自然是不会有问题。但是，若当分到某二级类目下，归档文件特少的时候，用一个档案盒就可以装完，那其装盒问题，就值得思考了。[3]按笔者的实践经验可如此解决，对其档号、件号的编制仍按其保管期限来编制，以规范录入的档案信息，保证档案管理系统里的信息规范有序。但是在装盒时，可按永久、长期、短期的顺序全部装入一个盒内，并按盒内顺序打印出盒内目录，放进档案盒内。在填写其档案盒脊栏目时，在保管期限栏目填入“永久—短期”，即填入盒内文件所有的保管期限，盒（卷）号栏目可填入“1”，也可空着，一看就明白本年度此类目下所有保管期的文件都在这一盒内。这样做，既不会影响到档案管理系统中信息的规范有序，也不会浪费存贮空间，又不会增加工作量，而在架上查找档案时更不会存在任何困难。因其在档案管理系统中的保管期限信息是完全准确的，在进行档案统计和销毁时，统计的结果也不会有任何差错，而且因为整个类目下仅此一盒，在进行过期档案的鉴定、销毁时也不会存在麻烦。

问题二：二级类目下按保管期限分别编制盒（卷）号、件号，会将同一问题的文件装入不同的盒内，是否会影响其成套性及利用效率？同一问题的文件材料按不同保管期限分别装盒，并不会影响其提供利用的效率，也不会破坏其成套性，因为同一问题的文件材料按保管期限虽然分别装在不同的盒内，但其排列仍在同一类目中，查找起来仍是十分快捷的，特别是用计算机进行检索的时代，定位查找更是不成问题的。可如果不按保管期限分别编制盒号、件号，则档案管理的规范有序就会受到影响，以后的档案鉴定、销毁工作就会复杂、麻烦。

综上所述，高校亟待国家档案局和教育部针对《规范》中的问题，根据高校档案工作的实际，结合《规定》、《规则》的科学性、合理性，积极修订、完善《规范》，制定出新的更为科学的高校档案工作规范，以改变目前高校档案整理工作的混沌局面，减少各高校因走误区而浪费的人力、物力和财力，保证高校整理档案工作科学、规范发展。

﹡本文系广东省档案局档案科技项目[YDK-61-2013]、湛江市科技局科技攻关项目[2010C3110011]、湛江师范学院人文社科项目[QW1219]。

参考文献：

[1]黄东霞.《高等学校档案工作规范》修订的必要性[J].中国档案，2007.（8）：30～31.

[2]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与工作规范[M].成都：四川科学技术出版社，1994.

[3]孙学政.高校档案卷、件结合整理探讨[J].兰台世界，2009（9）中旬：49～50.

档案合规管理篇8

为加强城乡建设档案行政立法工作，国务院、住房城乡建设部高度重视，颁布了《中华人民共和国城乡规划法》（中华人民共和国主席令第74号）、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》（建设部令第78号）、《城建档案管理规定》（建设部令第90号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）、《科学技术档案工作条例》（国档字474号）、《城市建设档案管理暂行规定》（城办字第585号）等，并将城乡建设档案工作纳入了建设工程预验收制度；原建设部在1992年成立了“城建档案工作办公室”，履行管理城乡建设档案工作的职能；全国一些城市的城建档案馆根据相关行政职能，经编办审批增挂了城建档案管理处的牌子，进一步强化行政管理职能，有些地方的档案部门已经实施参照公务员法管理。比如，广东省内，深圳市城建档案馆、梅州市城建档案馆、茂名市城建档案馆、清远市城建档案馆、韶关市城建档案馆都已被批准参照公务员法管理；在广州市档案系统，基本上已实施公务员管理，“广州市房地产档案馆”也已被批准参照公务员法管理。《关于城建档案馆有关问题的复函》（建办函〔2010〕5号）中也明确指出：“根据国家法律、法规和国务院及有关部门的文件规定，参照各地工作实际，城建档案馆一方面是保管城市重要城建档案的基地，另一方面承担着指导全市城建档案工作的任务，属于科学技术事业单位，并兼有政府职能部门的性质。”

二、城建档案行政行为的种类和依据（以广州馆为例）

为推进事业单位分类改革，广州市城市建设档案馆(以下简称广州馆)结合新形势新要求，积极推进申请行政类事业单位，根据广州市编办《关于广州市规划局所属事业单位分类改革方案的批复》（穗编字〔2013〕211号），广州市城市建设档案馆（挂广州市规划局建设档案管理处牌子）更名为广州市规划局城建档案管理处（广州市城市建设档案馆）。党的十八届三中全会提出：“推行地方各级政府及其工作部门权力清单制度，依法公开权力运行流程。”为了进一步推进行政类事业单位改革，广州馆对照“三定”方案及行政行为的合法要件，梳理城建档案的行政职权，编制权责清单，并通过分析政府、社会和市场的责任边界，进一步坚定城建档案馆行政类事业单位分类的改革方向。依据马怀德《行政法学》，具体行政行为的合法要件包括行为主体合法、行为权限合法、行为内容合法、行为程序合法、行为形式合法。具体行政行为一般分为以下几类：行政命令、行政征收、行政处罚、行政强制、行政指导、行政合同、行政赔偿、行政许可、行政给付、行政奖励、行政确认、行政裁决、行政规划。现结合广州的城建档案工作实际，广州馆梳理出行政规划、行政指导、行政确认、行政处罚4种共5项城建档案的行政职权，具体分析如下：

（一）城建档案行政规划行为行政规划，也称行政计划，是指行政主体在实施公共事业及其他活动之前，首先综合地提示有关行政目标，事前制定出规划蓝图，以作为具体的行政目标，并进一步制定为实现该综合性目标所必须的各项政策性大纲的活动。城建档案行政规划是一种依职权自为的行政行为，行政主体是城建档案馆，行为内容是负责拟订并组织实施全市城乡建设档案事业发展规划。广州馆“三定”方案中明确的该项职责是“负责拟订并组织实施全市城乡建设档案事业发展规划，拟订城乡建设档案工作规范性文件和标准。”法规依据有：1.《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令）第九条：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度。2.《城市建设档案管理规定》（建设部90号令）第三条：城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。3.《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府〔2013〕9号）第一章第五条：市、县级市城市建设档案管理机构的职责是：负责制定本市城建档案事业发展规划、计划，草拟城建档案规范性文件和标准。

(二)城建档案行政确认行为行政确认，是指行政主体依法对行政相对人的法律地位、法律关系或有关法律事实进行甄别，给予确定、认定、证明（或否定）并予以宣告的具体行政行为。行政确认的主要形式有确认、认定（认证）、证明、登记、鉴证等。行政确认分为依申请的确认和依职权的确认，具体包括对身份的确认、对能力的确认和对事实的确认。城建档案行政确认行为有两种：第一种是依职权自为的行政行为，行政主体是城建档案馆，行为内容是负责对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收并出具《建设工程档案预验收认可书》。广州馆“三定”方案中明确的该项职责是“受城市的规划、建设行政主管部门委托，负责城建档案工作的日常管理工作，对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，预验收合格后，出具工程档案认可文件”。法规依据有：1.《中华人民共和国城乡规划法》（全国人大常务会）第四十五条：建设单位应当在竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料。2《.建设工程质量管理条例》（国务院令）第十七条:建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。3.《科学技术档案工作条例》（国务院批准，国家经济委员会、国家基本建设委员会、国家科学技术委员会、国家档案局颁发）第七条：各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。4.《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）第八条：列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。5.《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部第136号令）第六条：在建设单位办理地下管线工程施工许可手续时，城建档案管理机构应当将工程竣工后需移交的工程档案内容和要求告知建设单位。第九条：地下管线工程竣工验收前，建设单位应当提请城建档案管理机构对地下管线工程档案进行专项预验收。第十条：建设单位在地下管线工程竣工验收备案前，应当向城建档案管理机构移交下列档案资料：……6.《广东省城乡规划条例》（广东省第十一届人民代表大会常务委员会公告第90号）第四十六条：建设单位或者个人应当在竣工验收后六个月内向城市、县人民政府城乡规划主管部门或者省人民政府指定的镇人民政府报送有关竣工验收资料。城市、县人民政府城乡规划主管部门或者省人民政府指定的镇人民政府应当将竣工验收资料交由城乡规划建设档案馆归档。7.《广州市城乡规划条例》（广州市第十四届人民代表大会常务委员公告第56号，2014年11月26日通过）第三十八条：建设单位或者个人应当在建设工程竣工后向原规划许可机关申请办理规划核实手续，原规划许可机关应当对建设工程是否符合规划条件和建设工程规划许可证的内容进行核实，并查验其建设工程档案认可文件和测绘单位的测量报告。符合的，应当予以核发建设工程规划验收合格证。未经规划核实或者经核实不符合的，建设单位不得组织竣工验收，产权登记机关不得办理产权登记手续。8.《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府﹝2013﹞9号）第十三条：列入城市建设档案管理机构档案接收范围的工程，建设单位在建设工程规划验收前，应当提请城市建设档案管理机构对建设工程纸质档案、声像档案、电子档案进行预验收并由城市建设档案管理机构出具建设工程档案认可文件。第二种是依申请的自为的行政行为，行政主体是城建档案馆，行为内容是负责出具城建档案证明。广州馆“三定”方案中明确的该项职责是“负责全市规划管理业务档案，建设工程档案、地下管线档案等城乡建设档案的统一接收、保管、利用及城乡建设档案信息资源的开发利用”。出具城建档案证明是档案利用的一种形式，是依申请对行政相对人所需的城建档案中的法律事实予以确认，用途包括：房产分割、合并，办理房产证，报建依据，资质评选，司法取证，法律诉讼等。出具证明件盖有“档案业务管理专用章”，与档案原件具有同等法律效力。同时，在城市规划和工程建设项目中，形成大量的声像档案，这些声像档案在规划管理、土地勘探或者土地征收等工作中均可作为法律证据。法规依据有：1.《中华人民共和国档案法》（主席令第71号）第十九条：档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。2《.中华人民共和国档案法实施办法》第二十一条：各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。3.《中华人民共和国物权法》第十八条：权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机构应当提供。4.《刑事诉讼法》（主席令第55号）第五章证据第四十二条：证明案件真实情况的一切事实，都是证据。证据有下列七种：物证、书证；证人证言；被害人陈述；犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解；鉴定结论；勘验、检查笔录；视听资料。5.《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府〔2013〕9号）第四章城建档案的管理和利用第二十四条：我国公民、组织凭身份证或单位介绍信等合法证明，可以利用城建档案。6.《广东省城乡规划条例》（广东省第十一届人民代表大会常务委员会公告第90号）第十条：城市、县和有条件的镇人民政府应当加强城乡规划建设档案馆的建设和管理，为公民、法人和其他组织查阅城乡规划建设档案提供便利。7.《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-201115.3提供利用服务可采取下列方式:3档案证明；15.3.8提供利用档案，应按下列程序办理：查验利用者身份证明和其他相关证明文件。

(三)城建档案行政指导（监督检查）行为行政指导，是行政主体基于国家的法律、政策的规定而作出的，旨在引导行政相对人自愿采取一定的作为或者不作为，以实现行政管理目的的一种非职权行为。城建档案行政指导是一种委托或授权的行政行为，行政主体是受城市的规划、建设行政主管部门委托的城建档案管理机构，行为内容是负责对全市城乡建设档案工作进行指导、监督和检查。广州馆“三定”方案中明确的该项职责是“负责对全市城乡建设档案工作的指导、监督、检查和有关人员的业务培训工作”。法规依据有：1.《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令）第九条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（四）检查、指导所属机构的档案工作。2.《科学技术档案工作条例》（国务院批准，国家经济委员会、国家基本建设委员会、国家科学技术委员会、国家档案局颁发）第二十六条国家档案局和各级档案管理机关应当加强对科技档案工作的指导、监督和检查。3.《机关档案工作条例》（中央办公厅、国务院办公厅）第四条……中央和地方专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。4.《城市建设档案管理规定》（建设部90号令）第三条城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。5.《城市房地产权属档案管理办法》（中华人民共和国住房和城乡建设部令）第四条房地产权属档案管理业务上受同级城市建设档案管理部门的监督和指导。6.《城市建设档案管理暂行规定》（城乡建设环境保护部、国家档案局发）第二十四条城建档案馆的基本任务：……对城市建设单位的城建档案工作进行指导、检查，并参加城市建设工程的竣工验收。7.《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府〔2013〕9号）第四条市城市建设档案管理机构受市城乡规划主管部门委托,具体负责本市行政区域内的城建档案日常管理工作，指导各县级市城建档案工作。第五条(二)负责本市行政区域内城建档案工作的监督、检查和指导，并对列入本市城市建设档案馆接收范围内的档案进行进馆验收。

(四)城建档案行政处罚行为行政处罚，是指行政主体为达到对违法者予以惩戒，促使其以后不再犯，有效实施行政管理，维护公共利益和社会秩序，保护公民、法人或者其他组织的合法权益的目的，依法对行政相对人违反行政法律规范、但尚未构成犯罪的行为（违反行政管理秩序的行为），给予人身的、财产的、名誉的及其他形式的法律制裁的行政行为。城建档案行政处罚是一种委托或授权的行政行为，行政主体是受城市规划、建设行政主管部门委托的城建档案管理机构，行为内容是负责对建设单位在建设工程竣工验收后，逾期未向城市建设档案管理机构报送建设工程档案的行为进行处罚。法规依据有：1.《中华人民共和国城乡规划法》第六十七条建设单位未在建设工程竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料的，由所在地城市、县人民政府城乡规划主管部门责令限期补报；逾期不补报的，处一万元以上五万元以下的罚款。2.《建设工程质量管理条例》（国务院第279号令）第五十九条违法本条例规定，建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处一万元以上十万元以下的罚款。3.《城市建设档案管理规定》（建设部第90号令）第十四条建设工程竣工验收后，建设单位未按照本规定移交建设工程档案的，依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。4.《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部第136号令）第十七条建设单位违反本办法规定，未移交地下管线工程档案的，由建设主管部门责令改正，处一万元以上十万元以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5％以上10％以下的罚款；因建设单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位依法承担相应的责任。第十八条：地下管线专业管理单位违反本办法规定，未移交地下管线工程档案的，由建设主管部门责令改正，处一万元以下的罚款；因地下管线专业管理单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，地下管线专业管理单位依法承担相应的责任。5.《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府[2013]9号）第二十六条：建设单位未在建设工程竣工验收后三个月内向城市建设档案管理机构报送建设工程档案的，由城市建设档案管理机构提出意见，市城乡规划主管部门依据《建设工程质量管理条例》第五十九条的规定处罚。

三、新形势下对城建档案依法行政的新探索

依法治国是我国的基本国策和治国方略，依法行政是依法治国基本方略的重要内容；智慧城市建设已成为云计算、物联网、大数据、移动互联网等新一代信息技术的重要应用领域；事业单位分类改革将继续深入推进；新一轮政府行政审批制度改革和政府职能转型已经部署，在此新形势下，进一步加强城建档案依法行政可以说是大势所趋、势在必行。为此，广州馆以行政类事业单位为改革发展总目标全面深化改革，以管理行政化和信息化为两大抓手，从依法治档、科技强档、人才兴档、廉洁守档四方面探索广州城乡建设档案依法行政的新局面。

1.依法治档是新形势下城建档案依法行政的关键。广州馆以管理行政化为抓手，落实《关于广州市规划局所属事业单位分类改革方案的批复》（穗编字〔2013〕211号）,推进事业单位分类改革，从完善制度、明确职责、依法行政三方面，实现单位性质向行政类转变。不断地完善法规体系，并加强标准化建设，从源头上建立依法行政的长效机制。

2.科技强档是新形势下城建档案提升依法行政效能的技术支撑。广州馆以信息化建设为抓手，将城建档案信息化顶层设计实施落地，从创新管理、制订标准、开发系统、建设新库四方面实现理论研究向实践创新的转变。搭建内部、外部的协同创新、互惠共赢的管理机制；创新全市建设工程电子文件在线收集归档管理机制，协同各建设单位和政府部门探索建设工程档案管理网络；搭建全市规划管理业务档案管理网络，协同主管部门各平行机构创新全市规划管理业务电子文件在线收集归档管理机制；加强与相关部门的协同合作和资源整合，提升行政行为的技术含量和城建档案信息数据利用价值；借脑借力，加强核心技术研发，完成全新的管理系统平台建设：（1）以搭建建设工程档案、规划管理业务档案、声像档案行政管理系统平台为目标，开展广州市信息项目“广州市城乡建设档案监督、指导及验收业务管理系统”的研发，并确保系统平台的实用性、前瞻性；（2）以提升规划管理业务档案信息服务于政府决策和社会利用成效为目标，配合文件形成部门，探索规划管理业务电子文件在线收集功能，并与档案管理平台无缝对接。

3.人才兴档是新形势下城建档案依法行政的重要基础。广州馆以管理行政化为抓手，把建设高素质城建档案干部队伍放在首位，从强化学习、提升能力、优化结构三方面实现干部队伍向行政型转变，不断增强依法行政的能力。

4.廉洁守档是新形势下城建档案依法行政的根本保障。广州馆以廉政风险防控为抓手，建立纪检监察长效机制，建设党风廉政宣传教育平台，规范行政职权和财政资金项目运行，加强政风行风自我监督，提升公共服务廉洁化。