档案信息管理办法范文

档案信息管理办法篇1

关键词：交通管理单位；办公室；档案管理；优化路径

一、交通管理单位办公室档案管理工作的内容

办公室工作是交通管理单位所有工作的结合点，而档案管理工作又是办公室工作的基础。国内交通管理单位的办公室档案管理主要包括四方面内容。分别是档案的收集工作、档案的整理工作、档案的鉴定工作以及档案的保管工作。

（1）档案的收集工作

交通管理部门的办公室档案管理的收集工作非常复杂，涉及资料、数据非常多，在这种状况下，做好档案管理工作就变得尤为重要。交通管理单位办公室档案收集工作是档案管理的基础和前提。随着档案管理的发展，数据的记录形式出现了巨大的更新和变化，越来越多的档案文献不再使用纸质的形式，记录形式显示出了多样化的特点。随着互联网和计算机技术的引入，交通管理部门办公室档案记录的形式变得更加的丰富，出现了文字资料，图片资料乃至视频资料等多种形式。这在一定程度上，增加了办公室档案收集作业的难度。档案文件以各种形式存储在数据库中以确保文件的完整性，这些都是交通部门办公室档案收集工作的内容。

（2）档案的整理工作

交通管理部门的办公室档案管理的整理工作同样非常复杂，由于交通档案文件的格式是各种各样的，档案形成事件极其的散乱，搜集到的各种类型的交通档案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他档案相同，交通部门的档案也需要根据不同的分类标准进行分类整理，化零散为系统。目前，交通管理部门办公室档案的整理工作是借助计算机完成的，在科学的算法下，根据交通档案的时间、地点、形式等因素进行整理。

（3）档案的鉴定工作

交通管理单位的办公室档案资料内容非常多，不同档案的重要性也不尽相同，所以，交通部门档案的收集工作、整理工作和保存工作还与档案价值的大小有很大关系。对于不同档案重要程度的判定就是所谓的档案鉴定工作。交通部门档案管理人员要分出工作内容的主次，然后再开展其他工作。

（4）档案的保管工作

对于交通部门的档案来说，档案的保管工作至关重要，很多无法预测的交通事故都需要档案的信息。做好交通部门档案的保管工作对保障档案信息完整性和安全性都有着积极的意义，并且可以提高交通部门档案的使用效率。

二、交通管理单位办公室档案管理的信息化建设

（一）档案管理信息化建设的含义

信息化是档案管理模式转变的大趋势，传统档案管理工作的重点在与档案实体的保管作业。而信息化建设使得档案管理由实体档案向着数字化信息档案转变。档案管理的信息化建设需要把档案信息进行数据化的处理，使档案管理的各个环节，诸如传递、接收、存储等环节连为一体，优化档案信息的共享机制。在档案管理信息化建设的进程中，管理工作者需要借助多种技术手段，比如，数据库技术、扫描技术、数据处理技术等。在这些技术的帮助下，传统的形式的档案文件系统化地连接在了一起，构成有序的档案信息库。

（二）档案管理信息化建设的可行性

随着信息技术的发展，数据技术开始广泛应用到各行各业中，也为科学化档案管理改革提供了契机。目前，国内绝大部分地区的交通档案管理部门都配有信息化的网络，并且有关档案管理人员也能够进行信息化的操作。交通管理单位对档案管理信息化建设的尝试，为宏观的档案管理工作的变革提供了经验。我国陆陆续续地制定了一系列关于信息化档案管理的规范标准，相关的法律也在不断地健全，这种举措大大增强了交通管理单位对档案管理的重，对档案管理信息化的建设具有非常积极的意义。

三、交通管理单位办公室档案管理的优化路径探究

交通管理单位的日常工作会产生很多档案资料，档案管理又是办公室工作的重要部分，优化交通单位的档案管理工作的路径要求交通部门办公室人员有着较高的专业素养。在新的形势下，交通管理单位的办公室人员要转变思路，优化档案管理模式，创新档案管理办法，以保障交通管理单位日常工作的开展。

（1）提高交通管理部门办公室人员的专业素养

随着数据技术的发展，档案管理的模式和办法也在不停地发展，各种高科技的辅助工具出现在了交通部门的档案管理工作中。计算机、数据库已经成为了交通部门最基础的档案管理工具，并且给办公室工作带来了非常大的便利，同时也引发了很多问题。为了优化交通单位的办公室档案管理工作，就必须提高从事档案管理工作的办公室工作人员的专业素养。

对于交通单位的人力资源部门来说，要做好档案管理人才的招聘工作，从源头上保障办公室档案工作人员的业务能力，以保证工作效率。办公室要加强对新入职员工的培训工作，此外，在日常工作中也要注重加强同事之间的档案管理的交流与互动。这样做不仅可以提高其档案管理的业务能力，还能提高办公室档案管理人员的团队合作能力，进而提高交通部门档案管理工作的效率与质量。

（2）打造更加科学的交通部门档案管理制度

交通行业的飞速发展对交通档案管理工作提出了越来越严格的要求，为了使得交通档案管理更加地规范化、科学化，交通部门必须制定与档案信息化管理相适应的规章标准，以确保交通信息档案管理做现代化与标准化的推行。对于交通部门的办公室来说，进行高效率的档案管理工作，就必须认真应对自己工作中的不足，参考先进的档案管理的模式打造档案管理者的考核评价制度，以优化交通部门档案的管理制度。

（3）优化交通部门档案管理的硬件建设

在信息化高度普及的形势下，办公室档案管理工作对硬件设施的要求越开越高。交通部门的档案管理室要按照业内档案管理工作的标准来设置，要有计算机、灭火器、温度湿度监测装置等，这是设备都是保障交通信息档案安全必不可少的。交通部门的采购人员要严格控制这些设备的质量，以优化交通部门档案管理的硬件建设。

结束语

档案信息管理办法篇2

关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

一、新《管理办法》的几点变化

1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象

21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。

新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。

2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制

新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。

档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。

3.规范了档案管理制度和档案人员的职责

新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。

《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。

4.增加了“学生类”档案管理内容

高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。

5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设

随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。

6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀

新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。

对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。

二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响

目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。

1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要

在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。

2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。

3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径

随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。

总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。

参考文献:

[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.

[2]赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[j].沿海企业与科技,2005,(10):196,191.

档案信息管理办法篇3

【关键词】办公室；档案管理；数字化

当现代化信息技术以及数字技术广泛应用于各行各业后，给办公室档案管理的工作也带来了巨大的冲击。办公室档案管理不能再沿用传统的管理方法，必须和计算机网络技术（外网和局域网）紧密结合起来，改进办公室档案管理的功能，促进其管理效率，实现不同部门的信息共享功能。

一、办公室档案管理的内涵

办公室档案管理主要指以纸质、图像或其它载体形式来记录本单位员工或本单位所发生的事件，并且把所收集的资料分门别类，做好编排之后，按照不同的编目有效地进行保存。不同类型的文书档案有着不同的书写格式、保存格式以及时效性，所以办公室档案管理人员要定期对本单位的档案进行整理和清除工作，及时更新所要保存的文件档案。

二、办公室档案管理工作中的不足之处

在任何一个单位，档案管理工作是最基本的管理工作，但是受高技术的影响，传统的管理模式向先进的管理模式过渡时存在着以下不足的方面：

（一）办公室档案管理员的意识薄弱。有些部门的办公室档案管理员因为年龄、学历、能力等方面的原因，在从事办公室档案管理工作时不愿与时俱进，不愿学习新的管理技术和方法。由于缺乏专业和系统的档案知识培训，所以意识陈旧，对文件等档案进行收集、分类、整理和归档时会产生很多的缺陷。在具体的管理过程中，管理人员的职业道德以及责任感无法得以提升，甚至会呈现出衰退的局面。

（二）办公室档案管理的方法陈旧。当社会分工越来越细化时，档案管理的工作量越来越大，其管理方法、管理形式以及内容越来越多样化。社会发展的需求对档案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部门中，档案管理的方法无法跟上信息化时展的需要。在管理时无法利用计算机技术以及网络技术对所有的档案文档进行分类、归纳管理，而只是采用纯手工的管理方法，在具体的操作过程中不但效率较低、归类不细化、档案文件丢失，同时还出现一些不必要的错误，增加工作难度以及强度。

（三）档案管理设施构成落后。档案管理工作中，因其文件的时效性较强，所以对档案管理的物质基础等硬件要求较高，例如对计算机硬件的要求、管理软件的要求以及维护经费的要求等都提出了很高的要求。可是在具体的管理过程中，单位能划拨给档案工作的经费非常有限。在硬件的配置上，有些单位或部门没有配备计算机、网络技术等，以致无纸档案管理的工作无法继续下去，只是给办公室配备几个木柜子存放文件，没有固定的档案管理库房，当柜子被装满之后，只能清退一些文件，就会出现档案丢失、损坏等现象。所以当档案管理的设施跟不上形势的发展之后，如果想实现档案管理的标准化和规范化只能是“纸上谈兵”。

三、办公室档案管理工作不足之处的完善策略

因为存在着上述的不足之处，现代化档案管理工作如果要想摆脱传统的管理模式，有效地利用数字化的管理模式，实现各个部门对档案信息的共享，则必须对其不足之处加以完善。

（一）增强办公室档案管理意识，完善其管理制度。在很多单位或部门中，不管是档案管理工作人员还是领导，普遍存在着忽视管理工作的现象。所以在任何一个单位或部门中，从领导至档案管理人员必须提高档案管理工作的认识，尽可能改进自己的管理方法，增强自身的管理能力，以先进的管理理念结合具体的管理工作，完善档案管理制度，从而增强档案管理的效率，提高档案管理的质量。例如，在日常管理工作中，档案管理工作人员要明确档案管理工作的流程，规范档案管理工作操作程序，运用现代化信息技术对所要管理的档案分门别类，贴上标签，做好管理工作。对于级别较高的文件，要做好加密工作，在计算机系统中设置好管理和使用权限。

（二）以数字化的管理技术改进档案管理的方法。因为档案管理的工作越来越细化，为了减少档案管理工作中所出现的纰漏，所以必须加强办公室数字化管理的建设，以计算机技术以及网络技术为依托，建立不同的管理体系，以适应不同类别的档案文件的管理。在数字化管理体系的构建过程中，把传统的纸质文档纳入数字化管理进程中来，以图形文件、文本文件或图像文体等形式加强对以往纸质文件的管理。使单位中的各个部门能够利用外网或局域网共享这些档案信息，一体化管理或使用计算机系统储存的电子档案信息，以提高档案管理工作的实用性。

【参考文献】

[1]陈鹰.加强文书档案管理工作的思考[J].内江科技，2014（02）：45-46.

[2]高丽华.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016（14）：33-35.

档案信息管理办法篇4

一、当前检察人员个人执法档案机制存在的问题

目前检察人员个人执法档案建立、管理和考核工作仍处于探索阶段。在实践中还存在一定的困难和问题：

1、标准不统一。怎么样建立干警执法档案，执法档案的对象、内容以及如何建档、管理、有效利用等没有统一标准。

2、责任部门分散。有的单位纪由检监察部门、研究室、政治部一并收集各类档案，分别管理；有的单位由纪检监察部门、研究室一起收集；有的单位只有纪检监察部门收集管理。检察人员个人执法建档呈现出繁、乱、杂的局面。

3、收集不及时。特别是档案建设中涉及动态性、同步性的执法情况，除了干警个人或者当事人之外，获取的渠道不多，造成一些信息收集滞后。

4、信息化程度低。个人材料收集和执法档案录入主要采取收集纸质材料，逐一为个人立卷建档的传统方式。

二、如何完善检察人员个人执法档案机制

（一）规范机制建设，明确建档架构和标准

检察人员个人执法档案应当客观真实、全面准确地反映执法活动，这是建立执法档案的基础。因此，建立检察人员执法档案的关键就在增强执法档案的可操作性和实效性。

1、明确执法依据和标准

在规范的框架下行使检察权，这也是执法档案规范功能的体现。建档之前，首先要明确执法依据，即制定案件质量标准，其内容涵盖执行实体法的质量标准、执行程序法的质量标准、办案效率标准、法律文书制作标准、办案效果标准。其次要明确执法流程，即制定办案工作规则，每个执法环节的操作规则。再次要明确执法职责，即制定各执法岗位职责规范、履职纪律。最后要明确执法效果，即制定案件质量评估标准，包括办案效率、案件诉讼情况、投诉举报的处理情况、涉检风险评估等。

2、规范执法档案建档标准

制定检察人员执法档案规范要求，从建档须知、档案目录、基本资料等基本环节入手，统一检察人员执法档案的基本标准、原则、方法及要求，促使执法档案逐步转向规范化、有序化轨道。主要方面包括：

（1）明确建档对象（即执法档案的适用范围）。检察人员个人执法档案是为在执法岗位上的检察人员建立的档案。建档对象应当包括检察长、副检察长、检察委员会委员和反贪、反渎、预防、侦查监督、公诉、监所检察、民事行政检察、控告申诉检察等主要业务部门执法人员，以及法警队、技术科等辅助执法人员。遵循全面规划、分步实施的原则，应首先在检察执法部门建立检察人员执法档案，做到每人一档，档随人走。

（2）规范建档内容。执法档案内容的设置要体现因人而异、因岗而异的特征。检察人员执法档案应以人（执法主体）为中心，主要由执法人员基本情况、执法办案情况、执法考核情况三部分构成。执法人员基本情况包括检察人员基本履历、执法资格认定、岗位、职务变动、业务培训和专业学习等情况。执法办案情况包括承办案件的数量和办案质量情况。办案数量既要有办案总数，又要有办理重大疑难（大要案）案件数量，要能够透过办理数量看到个人执法能力情况。对于自侦部门集体办案的形式，应注明检察人员在查办案件中所起的作用，分为主办、参办、协办等；办案质量反映执法行为的合法性、及时性、规范性情况，包括案件审查、审判处理的结果，执法过程中处理影响社会稳定的重大问题，案件控告申诉或涉检来信来访的情况以及上级机关和有关部门对案件质量评查结果等。检察人员执法工作的创新，完成交办、督办任务，阶段性重要工作完成情况，撰写法律文书、调研信息、工作总结的能力也应载入检察人员执法档案。对于检察长、副检察长、业务部门负责人，应在执法档案中增设审批案件处理情况。对于检委会专职委员，应在执法档案中增设与职责有关的相关工作完成情况。司法警察执法情况应侧重与其职责相关的参与传唤、讯问、搜查、送达、安全防范等内容。执法考核情况包括在日常考核、专项考核、年度考核等执法考核中，对执法干警的评优、记功、奖励，或对其执法过错认定、责任追究、违纪违法查处等情况的记载。监察部门就检察人员遵守办案纪律对涉案单位、当事人回访、调查情况也应予以记录。

3、确定责任部门。执法档案的建档工作琐碎且繁杂，涉及多个部门，必须确定一个责任部门。鉴于执法档案产生的背景和监察部门的工作性质，执法档案应由监察部门负责管理，其他部门分工负责。各业务部门提供办案数量信息材料。控申部门通过接访接待、办理案件提供群众投诉、案件质量信息材料。研究室提供建档人员的执法质量信息材料、执法创新信息材料、检察官调研文章发表以及获奖情况信息材料，并负责组织案件质量考评工作。政工部门负责收集涉及办案工作的奖励信息材料、个人基本信息材料。监察部门明确为执法档案的管理部门，不仅要负责收集执法作风、执法过错、执法检查、群众投诉方面的信息材料，而且要负责执法档案的汇总和管理，定期收集形成的档案资料、综合管理运用档案资料。凡移送归档的材料，需由检察官确认的要由检察官本人确认，如案件质量信息确认程序可以设置为承办人自评—部门负责人确认—分管检察长审核、确定案件质量，研究室（检委会办公室）抽查后确定该案件的质量情况。通过确认程序确保档案材料真实可靠，程序公正规范。

（二）依托信息化技术，增强管理效能

运用现代信息化技术，建立便捷、规范、实用的电子执法档案，即在检察业务管理软件中设置执法档案生成程序，实现建档、监督、考核一体化运作模式，既保证执法信息数据的准确，又能避免重复劳动，提高工作效率。干警在业务管理系统中的数据录入信息，同时成为执法档案的录入信息，真正做到随着执法过程，档案随之建立，执法完毕后档案随之生成。可从执法档案生成程序，直接获取执法办案的相关数据信息，如案件的办理过程、办理周期、法律文书等基本材料，直接生成执法档案基本数据库，减轻检察人员及业务部门的负担。研究室及时输入执法办案质量的督查评估信息情况，监察部门及时输入相关廉政情况，直接生成执法档案评估考察表，实现网上考核评估，实现监督考核的公开化。同时还可以将执法流程、职责规范、法律解释等制度固化到电子信息系统之中，设置预警功能，防止人为“疏漏”。

在推进执法档案的信息化建设中，还需处理好信息共享和信息安全之间的关系，对于尚在审理过程中的案件，执法档案信息仅对检察长及分管检察长、研究室（检察委员会办公室）、政工部门和监察部门公开，实现对执法办案过程的动态监督控制。对涉及办案质量的主要指标进行考核，结合动态管理和案件评查，使执法质量的控制由事后监督转变为同步监督。每个干警通过办案软件，直接查询自身执法办案情况和考评情况。对于在检察环节已经审结、并经考核评查的案件，可以进入执法档案资源共享平台，使执法干警可以通过网络学习和借鉴优秀案例的办案经验，吸取瑕疵案件的教训，使得执法档案建设透明程度更高，更具操作性和科学性。

（三）重在利用，完善执法档案的考核体系

档案收集、管理的目的是为了应用，应用才能充分显示档案的价值。执法档案应是干部人事部门了解、管理检察人员的重要资料，是检察人员晋级晋职的重要依据，是培养人才、建设高素质、专业化检察官队伍的重要参考材料。应用好干警执法档案，才能最大限度发挥规范、引导、反馈、激励效能。一是实现与绩效考核的对接。要将执法档案作为考核干警执法能力、执法水平和业务素质的重要组成部分，将执法档案反映所办案件的质量列为重点考核内容，进一步完善检察人员执法绩效考核体系。二是实现与执法过错责任追究或评先创优的对接。要将执法档案作为检察干警责任查究或评先创优的主要依据，对错案责任的追究应当根据《检察人员执法过错责任追究条例》追究办案人的责任；对执法人员在执法中违规违纪的，应当依据纪检监察有关规定处理；对案件质量不高的，应当采取通报、撤销主诉、主办资格等措施予以处理。执法档案的评查结果还要作为执法人员评优、立功、晋职、晋级、晋衔的重要依据，用执法档案说话、以档案记载服人，有效调动干警的工作积极性和主动性，切实增强检察人员的执法责任意识。三是实现与提拔任用的对接。要把执法档案作为提拔任用领导干部的重要参考，仔细分析执法档案，对提拔对象的思想素质、业务能力、执法水平等各个方面做出全面客观公正的评价，选拔出组织信任、干警信赖、群众支持的领导班子和领导干部，不断加强检察队伍建设。

档案信息管理办法篇5

一、档案管理信息资源交换平台的涵义

(一)建立档案信息资源交换平台的社会背景

近几年，党和国家先后出台了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》、《关于加强信息资源开发利用工作任务分工的通知》、《2006至2020年国家信息化发展战略》、《中华人民共和国政府信息公开条例》等一系列涉及国家信息化发展战略、信息资源开发利用、电子政务建设的重要文件，这标志着我国的信息化建设已开始“从信息技术阶段转向信息资源阶段，从基础设施建设阶段转向深入应用阶段，从数量建设阶段转向质量建设阶段从粗放配置阶段转向追求效益阶段”。为贯彻落实上述文件精神和“四个转向”的要求，国家档案局与国务院信息化工作办公室于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作，在全国选择了16个试点单位，确定了传统载体档案数字化、政务信息资源管理、已公开现行文件利用、企业档案信息资源开发利用、公共文献基础信息库建设、档案信息资源社会化服务等六个方面的主题。这项工作是国务院信息化工作办公室第一次联合业务部门开展的信息资源开发利用工作试点，是贯彻落实国家信息化发展战略的一项重要举措。

目前国家档案局和国务院信息化办公室共同启动了档案信息资源开发利用试点工作，包括传统载体档案数字化、政务信息资源管理、已公开现行文件利用、企业档案信息资源开发利用、公共文献基础信息库建设、档案信息资源社会化服务等六个方面。这将为档案馆建设成政府信息查阅中心提供可操作办法并摸索经验。

(二)档案管理信息资源交换平台的涵义

档案管理信息资源交换平台主要是在中央文件精神的指导下，以市场经济为主导产生的，指一个部门为档案主管部门为和其他部门履行公共管理职能的需要而提供档案信息资源，以及为广大公众提供历史文化资料、透明政务信息等，来服务本地经济建设，达到和谐社会的终极目的。该平台的建立主要包括两个阶段，如下图所示：

第一阶段：数据收集汇总阶段。在这个阶段，档案局要充分掌握所管辖地区的现有数据资料情况，明确各类资源的分类，然后进行汇总建立档案数据库。

第二阶段：数据整合共享阶段。通过档案数据共享中心，进一步将资料整理、筛选和细化，形成共享资源平台数据库，并在此基础上，编制电子数据共享目录，注册后通过该共享平台向社会公众及各个部门提供档案目录查询、档案共享等服务。

(三)档案信息化服务的工作重心

在此过程中档案管理部门需重点采取九项措施着力抓好档案服务工作：

一是树立全心全意为人民服务的思想，做到服务对象一视同仁、热情接待、文明用语、服务周到。做到门好进、脸好看、话好说、事好办；二是切实转变工作作风，对各单位来电咨询和要求进行业务指导的。给予耐心解答和及时派人进行业务指导；三是提高服务质量，设立档案阅览室，开展档案资料的查阅、借阅、复印、出具证明等工作。为服务对象提供优质服务；四是按规定依法向社会开放档案，提供开放服务；五是对节假日需要查阅档案的，实行预约服务；六是严格执行查阅档案收费标准，决不收取规定以外的任何费用；七是为各单位及时提供符合国家标准的档案装具和档案用品；八是秉公执法，依法对执行《档案法》的情况进行监督检查，确保《档案法》得到全面的贯彻与实施；九是按有关法律法规的要求做好行政审批工作。

而对档案信息化发展的基本要求如下：

一是以规划的形式把档案信息化建设描述清楚；二是档案信息化建设要贴近工作实际，突出重点，逐步展开；三是对档案局要在档案信息化中起到的主导作用。

二、县级档案局(馆)建立信息资源交流平台的管理现状

根据县人民政府办公室《关于印发县档案局职能配置、内设机构和人员编制规定的通知》精神，县档案局为县人民政府直属事业单位，正科级，由县人民政府授权，主管全县档案工作。

(一)县级档案局(馆)的组织设置

1.县级档案局(馆)的机构设置。根据上述职责，县档案局内设3个职能股(室)。

(1)办公室。负责全县档案工作的情况综合和统计，提出贯彻党和国家档案工作方针政策的建议，编制全县档案事业发展的中长期规划和年度计划；协调机关的政务工作，制定各项内部管理制度；负责机关文秘、机要、信息、保密、档案、、接待、财务、保卫、计划生育以及后勤管理等的有关工作；负责机关编制、人事及退休干部的管理工作；负责局务会、局长办公会议事项的督办工作；负责编发有关档案信息、档案宣传的报导工作。

(2)业务指导法制股。负责全县档案工作的规范化、标准化、现代化的宏观管理，对县直党政群机关档案工作进行监督、检查和指导；协调指导县直各专业主管部门做好本专业本系统的档案工作；负责县级档案馆网点建设的布局审核工作；协调各级各类档案馆室的接收范围，指导实施档案馆室、机关、企事业单位和农村档案工作规章和技术标准；指导全县档案信息网络建设和档案信息资源开发利用工作；负责《档案法》的宣传、贯彻、实施；负责档案管理规范性文件研究、起草。审核工作；负责档案法规执行情况的监督检查；会同有关部门查处档案违法案件和严重档案违法行为；贯彻国家和省市关于档案专业教育的方针、政策；制订并组织实施全县档案专业教育发展规划；组织全县档案干部的档案专业教育和岗位培训工作。

档案信息管理办法篇6

（一）建立完整的数据库管理系统。具体操作如下：

1.完善人事档案信息综合数据库，建立信息收集网络、传递方式，制定人事信息收集内容。

2.建立人事档案信息分类数据库，保证数据采集准确，随时更新。

3.建立数字档案库，借助多媒体设备（如电子扫描仪或数码相机）将人事档案进行数字化处理，刻录光盘。

4.完善和建立办公信息数据库，人事档案管理日常的办公业务均列为办公信息数据库的服务范围。

（二）培养一支高素质档案管理队伍。人事档案管理工作需要高素质、复合型人才，具备良好的个人素质、较高的文化知识、有一定外语水平，懂得人事档案管理专业知识和计算机网络技术的应用和维护知识，全面了解和自觉执行人事档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准，在工作中具有较强的适应性、稳定性和创造性，能够下功夫研究并解决当前档案信息化建设中遇到的一些实际问题，还要善于探索未来人事档案信息化建设的发展思路。具体表现：熟练掌握信息技术的操作技能、具有管理信息资源的创造能力、熟悉掌握不同信息载体的科学化管理能力、能将安全保密措施正确用于人事档案信息处理过程中。

（三）建立健全相应的规章制度。在制定信息化建设的规章制度时，参照国家和有关部委颁发的档案信息化建设法规，研究制定以下几种制度：计算机人事档案信息管理的暂行办法；计算机人事档案信息收集与归档管理的暂行办法；计算机人事档案信息提供与利用的暂行办法；计算机人事档案的安全与保密制度等条规 ，确保各项条款的实用性。

（四）加大安全保密工作力度。要经常组织人事档案工作者开展计算机信息安全保密方面的教育活动，如业务讲座、经验交流、专家巡回演讲和展览等教育形式，不断增强广大人事档案工作者安全保密意识，逐步提高安全防范的工作能力；人事档案部门不仅要坚决贯彻落实国家颁发的计算机信息系统的安全保密方面的法律、规定，还要结合本单位实际尽快制定出计算机信息安全保密方面的具体实施办法，如计算机人事信息档案的安全与保密制度、计算机人事信息档案的安全保密防护办法，真正做到有法可依，有章可循；要结合人事档案信息的利用情况，严格确定利用对象、方式和时间，避免信息利用无序状态。为防止人事信息传输中的非法访问、非法收集和删除破坏等现象发生，应在相应的网络接口部位安装监控设备，并定期进行检测与维护。为防止计算机病毒侵入人事信息网络系统，要经常用有关清毒软件对计算机系统做好清毒，确保人事信息万无一失。

二、医院人事档案信息化的意义

（一）人事信息资源充分得到共享。有利于组织领导能直观快捷地了解和掌握员工队伍状况；提高医院人事档案信息的利用率，最大限度地保护了纸质档案；易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，降低了档案管理的成本。

（二）保证医院人事档案信息的时效性、真实性。使人事档案存放更加规范系统，使查询档案方便、快捷，做到人才流动到哪里，档案信息系统就跟踪到哪里，提升人事档案的使用价值，实现档案信息资源的合理配置，为社会提供高效、优质的服务。

（三）提高人事档案管理效率。在干部选拔任用、调整配备和交流等工作中，可利用信息库直接产生干部任免审批表、基本情况表、干部名册等，大大提高了人事管理工作的运转速度。

（四）加强与社会各方面的横向联合，实现信息资源共享。为社会各界提供全方位的、迅速快捷的人事档案信息化服务，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

档案信息管理办法篇7

关键词：高等教育；民办高校；档案；管理

一、民办高校档案管理工作的重要性和必要性

我国民办高等教育历经20余年的发展，目前，民办高校作为高校的办学实体，在人才培养、科学研究和社会服务三大功能方面发挥了重要的基础作用，它是民办高校提升办学质量和办学层次的基本保障。近年来，民办高校在不断完善专业建设和教学改革工作的同时，大力推进档案管理工作，不仅是学校自身发展的需要，也是社会对高素质技能型专门人才的需求。当前，高等教育早已突破了传统的办学模式和体制，已经逐步向多元化和社会化方向发展，出现了办学形式、办学层次的多元化，尤其是现在出现了社会力量集资办学等民办高校，推行民办高校特有的管理体制。民办高校在其办学规模不断扩大过程中形成许多记录办学发展历程的档案。民办高校所产生的档案，是学院的教学科研、学生管理、后勤保障以至财务管理等一切活动的最真实、最原始的记录，这些记录在学校改革发展和各项活动开展过程中发挥着不可替代的借鉴、凭证和依据作用。相反，由于部分民办高校的档案管理工作起步较晚，没有配备专职的档案管理员队伍，档案制度不够健全，导致民办高校的档案管理滞后于发展的需要，传统的档案管理模式已不能适应高校改革发展的步伐。因此，加快推进民办高校档案管理工作的规范化、制度化和科学化已显得十分重要和必要。［1］

二、民办高校档案管理工作的现状及存在的问题

《中华人民共和国档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行，为民办高校档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围，民办高校的档案建设也因此取得了重大的成就。在档案管理工作方面，学院领导对档案管理工作的意识日渐增强，学院各部门对档案工作的重视程度有了较大提高；档案队伍在逐年壮大，素质也在不断提高。但从整体上看，目前民办高校档案管理工作无论是管理机制、管理手段，还是开发利用、人员素质都仍然存在着与民办高校教育事业发展不相适应的地方，需要不断地加强和改进。问题集中表现在以下几方面：

1.档案管理意识淡薄，对档案管理认识不足

长期以来，一些民办高校领导始终坚持高等学校的中心任务是教书育人，大力培养技能型人才。对档案管理工作缺乏认识，没有把学校档案管理工作提上重要议事日程，对档案工作没有给予足够的重视和支持，对本单位档案管理工作存在的问题解决不得力。这其中主要是由于领导对档案管理的意识浅薄，致使民办高校档案管理人员职责不清，加上档案管理人员长期处于多头的工作环境中，严重影响了民办高校档案管理工作的顺利发展［2］。

2.档案管理制度不健全，职责不明确

要搞好民办高校的档案管理工作，必须依法管档，并且有切实可行的制度做保障。在安排整体工作时，学校必须把档案管理作为重要的一项加以研究布置和实施，建立起严密并切实可行的档案管理制度，分工明确，责任到人，严格按照《普通高等学校档案管理办法》的要求，规范各类档案的分类和管理。然而，目前的状况是档案管理制度尚不健全，档案工作尚未走上规范化、制度化和科学化的轨道，档案工作无章可循，无法可依。

3.档案管理人员专业素质有待提高

民办高校的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，很少有机会接受档案专业培训，工作起来往往分身无术。相关数据表明，档案管理人员中虽然具有本科以上学历的人数也在逐年增加，但是，具有档案专业的专职管理人员也只占18%，这使档案专业工作方面面临着严峻的考验，因为只有高素质的专业人才才能提升档案管理工作的专业化水平［3］，而部分民办高校档案管理部门兼职档案员更是形同虚设，没有能真正履行其职责。这客观上对民办高校档案管理工作造成了很大影响，严重制约了民办高校档案管理和建设工作的顺利、有序开展。

4.档案基础设施建设相对滞后

随着新时期高校档案工作要求的不断提高，对档案基础设施建设也提出了更高的要求。就目前而言，与预期的要求相比，部分民办高校档案基础设施建设投入远远不足，适宜安全保存档案的专门档案室严重缺乏，防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足；适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。档案室面积较小、档案存放设备老化和损坏等现象仍然存在。

5.档案管理方式落后，信息化管理手段运用很少

目前，许多民办高校的档案管理仍采用传统的管理方式，这种方式已经脱离新时期高校档案管理的新模式，难以适应新形势下档案信息化管理的要求；现代信息技术手段，如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。档案管理很难为学校的发展提供高质量、高水平的服务。有的学校尽管建立了档案信息数据库，但多仅限于简单的数据统计，还没有实现较高水平的数字化管理，难以开展整体信息资料的开发与利用［4］。

民办高校档案工作存在的这些问题，究其原因是多方面的，但笔者认为最主要的原因是以下几点：首先是认识不到位，重视不够。表现在部分民办高校对档案在学校工作中的功能和作用认识不足，没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源，档案工作是办好学校的重要基础工作之一。其次是档案建设投入不足，在高等教育快速发展的今天，各学校在发展过程中面临许多困难，需要经费投入的地方很多，对档案建设投入相对较少，致使档案建设中许多应该解决的问题，得不到及时解决，从而使得档案建设跟不上学院发展的步伐。

三、提高民办高校档案管理工作水平的对策

1.强化档案管理意识，提高对档案工作的认识

首先，民办高校的领导要转变思想观念，重视和加强对自身档案建设和管理工作的领导，要把民办高校档案工作当成衡量教学质量和管理水平的一个重要标志。学院要有专人分管档案工作，院领导要将档案工作列入学院整体发展规划，并在管理制度、工作程序等方面采取有利措施，切实解决档案工作中存在的突出问题；其次，要强化整个民办高校全体教师的档案意识，通过会议、专题讨论、宣传栏、培训班等多种形式宣传，使全体教师充分认识到档案工作的重要性。

2.健全档案管理制度，明确职责

民办高校档案部门要在上级主管部门及分管院长领导下，依据《普通高等学校档案管理办法》结合学院实际，制定本校档案管理人员岗位目标责任制，把完整的系统的收集整理档案工作，纳入档案管理专职人员的岗位责任制，并与年终考核、奖惩、职称评定挂钩。充分调动档案管理工作人员的积极性和创造性，推动学院档案管理工作整体向前发展。

3.加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员专业素质

要搞好民办高校档案工作，建立一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍是搞好档案管理工作的重要前提。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。提升民办高校档案管理水平，关键是要增强民办高校专职档案管理员的责任意识、使命意识、奉献精神和敬业精神。因此，档案管理专职人员需要定期参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，学会建立档案工作网络，运用现代化管理知识和先进技术设备来提高档案管理水平，使学院的档案工作能够跟上办公自动化步伐，为学院教学科研和其他工作服务。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还应要求档案管理人员真正坚持“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念［5］。另外，民办高校领导要关心、理解档案管理人员的工作，在评优、职称评定和职务晋升等方面适当给予倾斜，激发民办高校专职档案管理人员的工作积极性和上进心。

4.改善档案建设设施条件，提升档案管理信息化水平

在档案工作纳入学院整体规划后，学校领导应重视档案管理所需经费、设备和库房等问题，积极改善档案人员工作条件和工作环境，保证档案工作顺利开展。在硬件条件具备的情况下，更重要的是档案专业人员要组建档案管理的软件环境，即建立档案管理的信息网络系统，这样才能使档案进入现代化管理。档案人员应全面掌握现代信息技术，利用文档一体化把上级来文和学院形成的文件直接进入档案馆数据库，减少档案信息的重复录入工作；其次，对档案馆收集到的各种档案如文书、声像和图片等进行数字化处理，一并存入数据库，并对库存的各种信息进行分级、分类管理，积极公布一些共享信息，为不同用户提供所需信息。另外，档案人员要能够积极利用现代化管理条件和方法，有效开发学校档案信息资源，充分挖掘和利用本校档案的价值。

四、结语

开展好档案管理工作，积极为民办高校的教学、科研、管理等工作服务，是每个民办高校档案工作者和档案相关人员义不容辞的责任，新时期民办高校的改革和发展，也为档案管理工作开辟了更加广阔的发展空间，民办高校档案管理人员应积极提高档案意识，不断提升综合素质，探索新的档案管理方法和模式，更好更充分地为民办高校事业的发展服务。

参考文献：

［1］ 郭力喜.论民办高校档案基础建设工作［J］.广西城市职业学院学报，2010，（7）.

［2］ 茹仙古丽・尤努斯.关于加强高校档案管理工作的思考［J］.百家论坛，2010，（7）：142-146.

［3］ 谢俊英.对高校档案管理工作的几点思考［J］.北京电力高等专科学校学报，2010，（7）：43-44.

［4］ 孙立霞.如何加强高校档案管理工作［J］.商业经济，2010，（7）：114-115.

档案信息管理办法篇8

【关键词】办公室；文书档案管理；信息社会；改革；创新

应用信息技术能够使办公室文书档案管理工作更为快捷、便利，还能对各单位的长远发展起到推动作用，并使办公室文书档案管理的质量得到有效提升。本文主要阐述了办公室文书档案管理工作中容易出现的问题，提出在信息社会背景下如何改革并创新办公室文书档案管理工作。

一、办公室文书档案管理工作中容易出现的问题与困境

近年来，文书档案的数量随着各单位的发展而不断增多，从而凸显了原本隐藏在深处的一些不足与弊端，影响了企事业单位的发展。因此，认真地面对办公室文书档案管理工作中容易出现的问题与困境，单位内部各部门之间的有效沟通才能得以实现。

（一）缺乏整体的文书档案整理规划。在信息化档案管理中，电子存档系统是一个重要的组成部分，该系统虽然能够对档案管理的系统化与规范化起到帮助作用，但是整体规划性较弱，该系统缺失了协调运作模式，导致无法信息化地自动生成各部门的文书管理归档，对管理工作形成了阻碍，因此应对文书档案进行整体的协调与规划。

（二）文书档案管理人员的认知水平不一。将信息技术应用于文书档案管理中，需要高业务水平与高综合素质的管理人员进行操作。但是，由于个体间具有不同的认知水平与不同的操作能力，而档案管理工作的智能化与科学化均需要较高的技术水平与认知能力，因此容易在档案管理工作中产生问题。

（三）忽视了文书档案管理工作，档案价值没有得到发挥。单位领导对文书档案管理工作的关注度较低，导致档案价值无法得到充分的发挥，而档案管理信息系统的运行与资金投入均较为滞后，并出现信息不匹配等现象。因此，应对办公室文书档案管理机制进行不断完善，并对其有效价值进行充分利用，才能保证单位文书档案管理工作能够顺利地发展。

二、在信息社会背景下如何改革办公室文书档案管理工作

（一）实施“三全”管理。“三全”管理指的是全过程管理、全员管理以及全方位管理。在全过程管理中，起点为档案形成，终点为归档。由起点到终点的过程中，相关管理人员应抓住重点，制定并实行科学的管理规划，重点发展管理工作的科学性。在搜集材料时，对相关信息进行有效、科学地整理，以防档案中混入虚假信息，并使信息搜集的准确性得到保证。在归档时，应对档案文书的写作进行规范，同时应统一将档案进行分类编号。在全员管理中，应建立单位所有员工的档案，并将每一位员工的工作性质进行标注，统一管理所有的文书档案，并落实各部门的责任；同时将单位员工配合档案管理工作的积极性进行调动，实现“人人负责，人人监管”。在全方位管理中，应注意档案管理工作的安全隐蔽性，应统一管理相关部门，并均衡其力量；重视档案的安全，避免产生信息外漏而对单位或员工个人产生不良影响。

（二）实施“三化”管理。“三化”管理指的是精细化、流程化、标准化的管理。在管理文书档案时，应结合单位的具体发展情况进行管理，通过“三化”管理能够使办公室档案管理的系统化得以实现。管理与编制文书档案时，应遵循“标准统一、上下一致”的管理模式，使档案管理信息技术化，与时展相适应。双重备份档案的文档版与电子版，并采用机读模式管理检索式的文档，避免产生因为意外或黑客造成电脑信息缺失的情况。

三、对办公室文书档案管理工作进行创新

（一）创建科学的文书档案管理系统。规范地管理办公室文书档案，并创建科学的文书档案管理系统，将档案进行分类，主要分为一般、秘密、机密以及绝密四种形式；建档管理工作应根据文件的机密等级进行展开，收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁这个顺序是档案的归档顺序。在一个单位中，只有拥有阅文资格的管理人员与起草人才能批示机密的等级；当文件起草与建档时，应遵循相应的规章制度，严格、细心地对档案进行分类与归档。

（二）提高k公室文书档案管理工作人员的专业素质。办公室管理文书档案的工作人员首先应具有强烈的保密意识，才能使归档、建档的管理水平得到提高。档案管理人员不仅应对自身行为进行规范，并明确自己职责所在，同时还应掌握档案管理的方法，并遵循保密制度，及时地销毁不易泄露且无价值的文件。提高办公室文书档案管理工作人员的专业素质，能够使档案管理工作的规范性得到提升。

（三）完善文书档案管理制度。单位相关管理人员应完善、规范文书档案管理制度，叮嘱办公室档案管理人员在工作时一定要遵守规章制度，从而在实现责任分工化的同时提升管理工作效率。首先，不同内容的文件应给予明确的责任分工。其次，分离具有公众内容与保密内容的文件，使信息化系统的内外网分离得以实现。最后，对办公室文书档案的防护措施进行加强，可在计算机系统中安装报警、防火墙等安全软件，阻止档案泄露的情况发生。

【参考文献】

[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013（01）：191+194.

[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016（03）：57-58.

[3]胡西春.文书档案管理工作在信息社会的改革与创新[J].办公室业务，2013（05）：99+100.

[4]韩海智.网络时代的文书档案管理[J].中国报业，2015（02）：79-80.