安全档案管理制度范文

安全档案管理制度篇1

对于档案安全管理，还没有发现完整的定义或者描述。借助危机管理的定义，笔者认为理解档案安全管理是企业或者企业档案管理机构为避免或者减轻安全威胁给企业档案带来损害、损坏甚至毁灭，而有计划、有组织地学习、制定和实施一系列安全管理措施和策略。认识到企业档案安全管理在企业档案管理工作中的重要性是进一步开展企业档案安全管理工作的先决条件，作为企业档案工作者必须认识到这一点，其他管理人员对此也必须要有相当的理解和认识。

二、企业如何开展档案安全管理工作

（一）树立档案安全管理意识

档案安全意识是做好档案安全管理、确保档案安全的前提。不论是档案管理人员，还是企业领导、员工，都必须具有档案安全意识，才能确保档案安全。档案安全意识淡泊是个普遍存在的问题。为保证企业利益和企业档案安全，企业需要树立档案安全管理理念和安全管理意识。当前树立档案管理安全意识显得非常紧迫和重要，通过安全管理教育和培训可以提高档案管理工作人员和相关人员的档案安全管理意识。企业可以充分利用企业电视、内部报刊、门户网站、企业通告通知、企业会议等多种途径，开展档案安全管理敦育，树立和增强档案安全管理意识。在开展安全管理意识教育和培训的同时，还可以通过积极开展规范化、制度化的实战演练，提高安全管理技能和安全管理效率。

（二）加强档案安全日常管理

首先必须建立一套完整的档案安全日常管理制度，包括档案安全管理责任制、库房保管制度、库房温湿度管理制度、档案出入库制度、档案利用制度、档案保密制度、值班制度等，并严格按制度执行。其次，建立完善的档案安全管理工作台帐，包括保管情况检查记录、环境安全检查记录、防火安全检查记录、库内外温湿度记录、档案移交登记、档案出入库登记、档案借阅登记、值班记录等原始台帐，并对各种原始台帐进行统计分析，总结规律，再用于指导档案安全管理工作，提高档案安全管理工作水平。第三，进行档案安全的全过程管理，将档案安全管理从保管环节，延伸到形成、积累、收集、整理、鉴定、利用等环节，将档案安全管理落实到档案管理工作的全过程。第四，加强档案库房日常管理，定时开关设备、电源、门窗，定期检查电源线路、设备、消防器材、防虫药品，做好各项检查记录，保持库内外环境清洁，及时消除档案安全隐患。

（三）建立健全安全管理制度

安全管理制度的建立和完善是企业档案安全管理的制度保证。为保证企业档案安全管理工作的顺利进行，制定相应的企业档案安全管理制定非常必要。企业工作人员尤其是档案管理工作人员应该熟知安全管理制度，并在安全管理制度的指导下有序开展安全管理工作。

（四）建立和健全安全管理预案

建立和完善企业档案安全管理制度后，还应该建立企业安全管理预案。安全管理预案是安全管理制度的延伸、细化和具体化。企业档案工作应该根据可能出现的不同类型的安全威胁制订相应的安全管理计划和应对预案，从而形成档案工作安全管理计划和应对预案，并和企业其他的安全管理预案共同形成企业安全管理预案。档案安全管理预案首先应该明确怎样防止安全威胁爆发；其次应该明确安全威胁爆发后，如何立即做出针对性的反应等等。在安全管理计划和安全应对预案中需要重点体现安全信息的传播途径并确保它正常运行，同时要重点体现安全的解决办法。

（五）安全管理应对机制

安全档案管理制度篇2

关键词：档案知识管理；安全保密

档案管理的发展，从实体管理、计算机管理、信息资源管理发展到知识管理阶段，档案面临着因管理方式、保存条件、技术变化带来的安全隐患。档案的安全保密工作是一项重要的基础工作，档案中包含一些涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据等，档案的不当管理以及密级档案的泄密，将在一定程度上造成危害。本文从档案保管过程中的安全保密工作、档案利用过程中的安全保密工作、档案信息化建设中的安全保密工作等几个方面展开，谈谈档案知识管理中的安全保密工作。

1 做好档案保管过程中的安全保密工作

1、档案库房管理中的安全保密工作。档案的库房管理是档案安全保密工作的重点。库房要具备“八防”要求，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房、办公室、阅览室“三室分开”。档案库房要配置严格的库房管理制度，并由档案管理人员负责管理，无关人员无特殊情况不得进入档案库房。

2、区分档案的保管期限与保密期限。档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。保管期限的确定，是根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，使保存的档案既能反映和维护一个单位的主要职能活动与历史面貌，又便于保管和利用。而保密期限的确定，是根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（简称《保密法》），国家保密局制定的《国家秘密保密期限的规定》中指出，各单位在确定国家秘密事项的秘级时，应当同时确定保密期限，保密期限除有特殊规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。

3、强调档案管理人员的职责。档案人员对档案的安全保密负有义不容辞的责任。档案安全保密工作的好坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案保管工作是一项细致、艰巨的工作，档案管理人员要依据规定、坚持原则，按照档案管理规章制度严格办事，时刻注意，防止档案信息的泄密与档案实体的损坏，确保档案安全。

2 做好档案利用服务过程中的安全保密工作

正确处理好档案利用与保密的关系。档案部门应解放思想，改变传统观念，在严格做好保密工作的前提下，积极主动开放档案，最大限度发挥档案的价值。保密和利用两者都十分重要，正确处理好两者关系，不可偏颇，可以从以下几个方面来保障。

1、管理制度建设。档案室需要制定阅览制度、外借制度、复制制度等利用规章制度。根据实际情况，对不同的利用人员确定不同的利用开放范围，规定不同的审批手续，使档案利用工作能有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保文件信息的不失密、不泄密以及文件实体的完好无损。档案管理的规章制度应简明严密，便于在工作中执行，并且在实际工作中不断加以完善。

2、人员队伍建设。档案管理人员必须具备较高的素质，对档案的安全负有直接关键的责任。首先要具备良好的政治素质，要有高度的责任心与事业心，热爱档案事业；再者要具备较强的业务素质与文化素质，档案专业理论知识扎实，熟悉档案法律法规，熟悉馆藏档案内容，还要较强的工作能力，能及时处理解决利用中出现的一些问题。

3、落实监督措施。档案利用监督是做好档案利用过程中的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案安全保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用者必须遵守档案管理规定，在指定场所按规定查档，严禁标记、折叠、抽取、撤换档案。档案管理人员要在利用者离去之前，再仔细检查翻阅被利用的档案，发现问题及时处理后入库。有l件的档案馆（室）还可以安装摄像监视器。

3 档案信息化建设中的安全保密工作

随着信息技术的快速发展，以网络方式提供档案信息服务和交流档案工作信息，已经成为现代信息社会档案事业发展的一个重要特征。依托互联网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建档案信息公享服务平台。网络的共享性、开放性特征决定了其系统的脆弱性，必须采取有力的措施来保证档案的安全与保密。

1、物理防护。档案馆建设要质量达标、面积符合、功能设施完善，保管的硬件条件安全规范，配备监控器、报警器、自动灭火器、温湿度控制等安全保护设施设备。

2、技术防御。主要从网络安全技术、病毒防护、访问控制、数据加密、网络隔离等几个方面来保障。（1）网络安全技术，采用防火墙来负责防护单位内部网络与Internet之间的访问，防火墙可以控制哪些档案信息可以被外界访问，以及外界哪些用户可以访问本单位内部的哪一些服务。（2）病毒防护，主要的病毒防护手段是全面部署杀毒软件，对单机可以采用单机版的杀毒软件，如360、诺顿、瑞星等，对于档案网可采用相应部署的网络版杀毒软件，如瑞星网络版等。（3）访问控制，对查询用户访问档案网络，进行档案资源的获取的权限进行严格的控制和认证。例如，对口令进行加密、认证用户身份，通过设置用户访问目录或全文的权限，控制档案网络的设备配置权限等。（4）数据加密，数据加密通过对网络中传输的档案数据加密，传输到达目的地再解密，还原成原始档案数据，目的是防止非法入侵的用户盗用档案信息。（5）网络隔离，网络隔离主要通过两种方式，一种是用隔离卡来实现，隔离卡主要应用于单机的隔离；另一种是用隔离网闸来实现，网闸主要应用于隔离整个网络。另外，还需定期对服务器、工作站等进行安全检查。

3、管理制度。建立档案信息安全管理制度，如《档案数据安全保密制度》、《档案数据上网审查制度》、《档案数据移交管理制度》、《电子文件与数字档案登记备份制度》、《档案人员工作职责》等，妥善处理档案开放与档案信息安全的关系，明确档案安全责任到人的制度。硬件安全工具和技术手段在网络信息安全领域只是辅助手段，没有责任心强、业务素质好的档案管理人员和完善的管理制度，是无法保证网络信息安全的。很多时候，档案的安全与否就在于档案管理人员的一念之间，档案人员要用责任与行动来捍卫档案的安全。

4、异地异质保存。对纸质档案进行数字化扫描，一方面在档案利用时通过对数字化档案的利用，保护了档案原件，另一方面可以对档案化档案向对应的档案管理部门进行数据备份。重要档案可以采用异地异质备份保存，档案因受载体的影响，以及客观自然环境的影响，异地异质保存是对档案的双重安全保障。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]杨春缘.试论档案的保密与档案的利用关系[J].兰台世界，2012（12）.

[3]刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湖南：湘潭大学，2015.

安全档案管理制度篇3

档案管理安全体系就是指通过落实档案安全管理制度以及信息安全技术，对档案工作进行的系统化的管理，重点确保档案系统的完整、可用、真实以及可控，是基于档案文献信息安全的整体防护体系。档案管理安全体系建设的主要任务有以下几点：一是强化档案安全管理基础设施的建设，为档案资料的安全管理提供必要的物质条件；二是完善档案安全管理工作规章制度的建设，为档案管理安全体系建设提供必要的制度保障；三是加强档案管理工作人员队伍专业技能的培训，确保档案安全管理有必要的人才支撑；四是强化档案管理信息化安全的建设，做好重要档案资料的安全备份，确保档案资料数据库平台的可靠。

二、当前我国档案安全管理存在的问题分析

1.档案安全管理制度不够完善

当前我国档案安全管理工作方面的制度体系建设相对较为薄弱，造成了整个档案安全管理工作的前提基础不牢靠。特别是针对档案资料的收集整理以及安全应急管理制度不够健全，导致在档案管理工作中经常出现档案遗失、信息丢失或失效等档案管理安全事故问题的发生。

2.档案管理安全保障技术水平不高

当前信息化时代档案管理工作早已经步入了以数字档案为主体、数字纸质档案并存的时代，对档案安全管理工作的要求也越来越高。然而一些单位的档案安全管理保障技术水平不高，档案资料的安全完整性很容易受到威胁，一些的核心档案资料甚至出现泄露问题。

3.档案安全管理专业技术人才较少

档案管理工作是一项系统复杂的工作，对于档案管理工作人员的专业能力、安全意识、学习能力等普遍要求较高，但是目前我国很多单位的档案管理工作人员队伍力量不足、素质不高，而且普遍缺乏档案管理安全意识，再加上没有必要的教育培训，制约了档案安全管理工作的有效开展。

三、优化档案管理安全体系建设的措施

1.完善档案安全管理保障制度建设

在档案安全管理规章制度建设上，首先，应该建立科学的档案资料收集制度，特别是全面利用前端控制理论，加强档案部门与业务部门之间的沟通，对不同档案资料的重要性、归档保存要求等进行明确，合理分级确定不同的安全管理措施。其次，档案管理部门应该强化档案安全保管制度的建设，为所有档案建立全宗、档号，并编制好档案检索查询目录，全面掌握所有的档案资料；同时，对所有的档案资料进行定期检查，确保档案载体的安全性，尤其是对于电子档案载体，必须设置相应的防磁化、防复制保护技术。第三，建立有效的档案管理安全应急制度，重点是针对档案管理工作建立相应的安全预警机制以及损坏档案资料的恢复工作，以确保档案资料的安全可靠。

2.提高档案安全管理技术保障水平

对于档案安全管理技术保障水平的提升，重点应该针对当前信息化、数字化的特点，合理的确定各种安全管理方案。首先，在档案的安全管理的基础设施建设上，应该严格按照国家档案馆建设标准的要求，对档案馆的库房、机房等进行标准化的建设，避免档案资料受到各种物理、化学或者是生物灾害的影响。其次，重点加强对电子档案的安全保障管理，对于一些涉及保密需要的档案资料，必须采取防扩散加密技术进行处理，同时对于一些重要的数字档案必须建立自动备份以及异地备份技术，并加强对防火墙技术、安全检测技术、虚拟网络技术等网络安全技术的运用，以确保档案资料的安全可靠。第三，应该加强对档案安全修复技术的研究应用，对于一些有损坏的档案资料及时制定档案修复技术，或者是与外部修复服务商合作，提高企业的整体档案安全管理水平。

3.加强档案安全管理人才队伍的建设

在档案安全管理工作的实施上，一支合格的档案管理工作队伍是基本的要求。首先，在档案管理工作人员的引进选拔上，应该尽可能的引进高层次、创新能力强的人才充实到档案安全管理工作中。其次，应该重点加强对档案管理工作人员的综合能力教育培训，除了必要的档案管理知识以外，还应该加强档案安全管理理念以及计算机技术的教育培训，使其既可以准确的掌握档案管理工作的程序以及安全管理要求，同时也可以有效运用各种信息化手段提高档案管理工作效率。

4.提高档案资料的保密管理水平

在档案的安全管理工作中，保密工作是一项非常重要的安全管理要求。对于保密管理，首先应该根据档案资料的不同性质，准确的确定档案资料的保密等级以及使用权限，严格进行权限的控制管理。其次，在这些档案资料的管理过程中，应该严格控制档案资料的传输和复制，尤其是加强对各种照相机、录像机、智能手机使用的控制，以免资料泄露造成档案管理安全事故。

四、结语

安全性是对档案管理工作的基本要求，针对档案安全管理中存在的问题，档案管理部门应该重点在健全完善管理制度、提高安全管理技术水平、加强人员能力提升上采取措施，不断提高档案安全体系建设水平，确保档案管理工作的规范化开展。

安全档案管理制度篇4

一、档案安全管理的内涵

档案安全管理是确保档案实体和信息安全的基础设施和制度规范。包括档案安全政策法规及规范保障、物质保障和制度保障，档案馆建设、档案抢救与保护、档案工作突发事件应急处置、档案信息安全管理和档案合理开放利用控制等档案安全的各个环节。基础设施是硬件，制度规范是软件。档案安全管理包含三个层面：一是确保档案实体的安全，不损毁，不丢失；二是确保档案信息的安全，不失密，不泄密；三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限，这一层面尤为重要，它不仅涉及到现有档案的安全，也涉及到今后档案征集、保管、利用的各个方面，是一项更具全局意义和历史意义的工作。

二、档案安全保密工作现状

1.思想上的弱视。一些单位的领导和工作人员档案安全保密意识淡薄，认为只要按照国家的相关法律规定管理档案，就能杜绝档案信息泄密，放松了对安全隐患的警惕。

2.基础设施落后。目前，在通信和计算机网络泄密隐患很多：一是信息与网络安全的防护能力较弱；二是对引进的档案信息技术和设备缺乏保护信息安全所必需的有效管理和技术改造；三是网络管理滞后，保密技术防范设施落后。

3.法律法规滞后。我国关于档案保密方面的法律法规体系还不健全，档案保密工作欠缺法律规定，计算机的管理规定落后于现代计算机和网络的发展。

三、如何做好档案管理工作

1.加强档案管理专业技能培训。对全体档案工作者进行信息安全素质教育。无论是新入的人员或是已经从业多年的老档案管理者都应根据掌握的档案管理知识的不同进行相关培训。档案工作者的工作岗位、职责和承担的任务不相同，进行培训时应当对档案工作者区别对待，从培训的时间、内容、考核等多方面体现出培训差异。档案工作者在掌握了信息安全技术后，应当明确自己承担的社会责任和义务，遵守国家的相关法律法规，自觉抵制违法行为，尊重他人的知识产权和个人隐私，合理地使用信息安全技术，提高信息档案管理质量。

2.建立健全档案利用安全规章制度。各级档案部门要根据形势下档案工作的新特点，对现有规章制度进行认真清理，对档案借阅、保密、查询、登记等制度进行认真梳理、补充和完善；建立健全档案保管、利用、保护、保密等方面的规章制度；严格档案调归卷制度，规范档案提供利用过程中借阅登记和及时归卷的程序；建立档案、人员出入库登记制度等；对规章制度执行情况加强督促和检查，并进行定期考核，确保各项规章制度落实到实处。

3.利用现代化技术，做好档案原件的保护工作。档案利用工作应本着科学、规范、高效的原则，充分利用计算机管理和刻录、扫描、复制等现代化技术手段，提高档案的检索速度，减少对档案原件的利用次数，最大限度的延长档案的寿命。因此，实行档案信息数字化是保护好档案原件的有效办法，尽管数字化信息档案和纸质档案载体不同，但他们记录的信息并没有本质的差别，它能代替纸质档案提供利用而避免纸质档案反复利用被损。档案信息数字化即可以大幅度降低档案管理难度，提高档案检索的速度和效率，又有效保护了具有原始性的纸质档案。

4.正确处理好档案利用与保密的关系，众所周知，档案中有部分档案为机密档案，各级档案部门应处理好档案利用与保密的关系，制定相关规章制度，明确规定机密文件的控密时间，降密时间和解密时间，确保档案信息安全，同时，要严格执行国家有关档案开放的法律法规，做好档案鉴定工作，科学、准确的判定档案开放与控制使用范围。凡是有利于党、国家、民族、人民利益的档案，都应该积极、尽早和最大限度的加以开放利用；凡是不利于开放利用的档案，都要毫不犹豫的加以控制，确保档案中的国家秘密不被泄露，国家利益不受损害。

安全档案管理制度篇5

关键词：档案工作；安全体系

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）32-0167-02

一、天台县档案安全工作基本情况

从近三年天台县档案局（馆）执法年检结果和各个单位的档案接收进馆情况来看，各单位档案保存完整，基本无缺失、毁损。但是按照档案安全体系建设要求，我们可以看到不利于档案安全工作开展的因素依然存在。

（一）档案管理和安全工作的重视程度不够

相对于各单位中心工作而言，档案管理始终处于辅助地位，容易被忽视。特别是随着机构、人员的调整变动和办公自动化系统的实行，部分单位的档案管理工作均出现了断档、整理不规范现象：有的部门重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，并移交档案室，而是放置在各科室；有的虽然规定把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但没有真正形成档案管理长效机制。还有一些单位虽然对档案的收集、整理相当重视，但是档案安全的意识依然薄弱，他们普遍认为档案在安全方面是不会出现什么重大事故的，在档案安全上花的时间和精力微乎其微，特别是在特殊时期（如单位档案室装修、搬迁，夏季台汛等期间），未能保持高度的警惕性，造成档案失窃、毁坏等不应有的损失。

（二）档案安全管理制度不健全

在调研过程中，我们发现，一般单位都有档案管理的各项制度，如档案的接收、分类、借阅、保密、鉴定、销毁等，但是，还有少部分单位却没制定档案安全管理制度，档案安全管理工作没有提到议事日程，未能做到有章可循，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障，主要体现在以下几方面。

1.缺乏经常性的安全检查

存放在一般档案室中的档案易受到酸化、粉尘、细菌、害虫、光线等多种因素作用而被腐蚀、损害，因此，需要经常性对档案进行安全检查。而时下，一些单位没有进行经常性的安全检查，未能及时发现事故苗头，这很容易造成事故危害的蔓延扩大。

2.应急预案缺位或不切实际

档案工作与其他工作一样，同样会出现各种各样的紧急情况，然而，有的单位没有专门针对档案的应急预案，或者应急预案不切合实际，难以有效施行，这将导致面对突发事件时不知所措，束手无策，给档案保管带来威胁。

3.对档案安全事故责任人员的处罚力度不够

如果发生档案安全事故，应该及时查找原因，明确事故责任，给予有关责任人员相应的处罚。这样才能起到警示作用，防止类似事故的再次发生。然而现在往往是仅对有关责任人员给予通报批评，这样的处罚力度明显偏轻，没有起到足够的震慑作用，不利于预防事故的发生。

（三）档案室硬件设施更新不到位

天台县各单位都已经设立了专门的档案室，但是由于场地、经费等各方面原因，档案室内硬件设置距离档案室“十防”要求还存在一定的差距。比如，有些单位档案室设备老化，既影响美观，也为档案安全管理埋下隐患；有些单位档案室狭小、阴暗，没有空调机、除湿机，无法控制温度和湿度，利于细菌、害虫的生长繁殖，危及档案的安全；有些即使安装了设备，但由于某些原因并没有使用这些设备，形同虚设，起不到效果。档案存放的环境严重威胁着档案的安全。

还有部分单位缺少必要的防盗设施。档案室没有安装铁窗、铁门、铁柜，也没有防盗报警装置。这样，档案库房一旦被盗贼“光顾”，就会很容易得手。特别对于一些机要单位，一旦失窃将造成不可估量的损失。

（四）档案管理人员业务素质薄弱

档案安全管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作。这要求档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案安全管理工作。但是，在现有的人员配备上，有的单位档案人员因一人多岗疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案安全管理工作的持续性和稳定性。此外，由于档案工作人员由于没有经过必需的安全业务知识培训，缺乏基本的安全知识，导致在碰到实际问题时束手无策。

二、构建天台县档案安全体系的对策分析

天台档案安全工作还面临着档案安全意识不强、硬件设施不到位、管理制度不健全等的问题，这将影响天台档案工作“三个体系”建设进度，甚至可能危害到天台几代建设者用汗水和智慧积累下来的宝贵的档案资料。因此，档案安全体系的构建不仅仅是档案部门的责任，更应该在全社会特别是机关、企事业单位中引起高度重视。

在具体实践过程中，必须以提高档案工作者的思想认识为前提，以完善档案安全设施为基础，以健全档案安全管理制度为重点，三管齐下，共同构建符合天台实际的档案安全体系。

（一）提高认识，筑牢档案安全思想防线

档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽。所以，档案安全体系建设的首要任务在于加强人的安全思想建设，提高人们特别是档案人的安全意识，把安全作为档案事业的一项重要战略，把档案安全上升到战略的高度来认识，为档案安全构筑起坚固的思想防线。

1.加强领导，扫除管理盲区

档案安全管理至关重要，但从目前全县整体情况来看，档案安全相比较于各单位的中心工作，往往容易被忽视，后续跟进工作更是无从谈起。所以档案安全体系构建的基础和最大动力就是各单位领导的重视。目前，县档案局正在积极构建以局长主管、副局长分管、档案员具体负责、各相关部门协助抓好的四级档案安全管理网络，努力把档案安全管理覆盖到每一个相关单位，同时，各个单位要积极配合，把档案安全工作列入议事日程，建立起“一把手”责任制，做到专人专管，确保事事有人管，时时有人管，扫除档案安全管理盲区。

2.加强宣传，树立“档案安全，人人有责”思想

档案安全工作，不仅是档案工作者的责任，不直接接触档案的人也有责任。县档案局要在各单位中挖掘先进典型，并充分利用县内媒体，大力宣传档案安全管理先进工作经验和相关知识，积极在社会中，尤其是每一个档案工作者中树立“档案安全从我做起，从现在做起，从身边做起”的理念。

3.加强培训，提升档案工作者业务素质

县档案局要牵头重点抓好针对各单位档案管理人员的业务指导和培训，通过讲座、参观等各种形式加强全县档案工作者的理论水平和业务素质。同时，不定期邀请和组织专业人员到各单位档案室进行检查和指导，各单位配合组织好《档案法》、《保密法》等有关法规和重要文件学习，强化安全教育，落实安全保密承诺。

（二）完善设施，提升档案安全防范基础

档案库房和档案室是档案的家。要确保档案安全就必须保证“家”的坚固。配备和完善档案室安全设施是全面提升档案安全的物质基础。

1.要加强档案室硬件设施

由于经费等问题，各单位档案设施参差不齐，有的已经达到省一级标准，有的档案室只是闲置办公室改建而成，甚至连基本的灭火器材和防盗装置都没有配备，安全问题令人堪忧。

对此，有条件的单位要严格按照防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染等“十防”标准对档案室进行整修扩建。条件稍差的单位在保证档案存放面积的基础上，配备配齐档案箱（柜）、灭火器、空调、除湿机、监视器等，确保档案的基本安全，然后逐步改善。

2.加快电子文件和数字档案登记备份工作

近几年，信息技术的快速发展，电子文件的大量产生，给非传统载体档案信息安全带来了新的难题。而确保电子文件和信息安全的主要举措就是，在严格按照《电子文件管理办法》认真管好电子文件的基础上，实行电子文件和数字档案登记备份。

天台县作为全省电子文件和数字档案登记备份工作试点，起步早，进展快，当然，这项工作也不是单靠档案部门就能完成，需要各单位积极配合开展档案登记备份工作，落实登记备份制度。县档案局已经连续3年举办全县范围的“电子文件和数字档案登记备份”业务培训会，该工作正在全县范围逐步展开。

（三）健全制度，构建档案安全保障机制

建立健全档案安全有关的管理制度，形成一整套有效地安全管理机制，使档案管理人员有规章可循，按制度办事，这是确保档案安全的重要保障。

1.完善安全隐患排查制度

各单位要定期对档案室或档案库房进行安全隐患排查，对档案保存环境进行实时监控，特别是做好灾害性天气期间的库房安全检查，做到第一时间发现隐患、第一时间解决问题、第一时间整改修复。县档案局要不定期对基层档案室进行抽查，对存在隐患的责令其整改，切实做到及时发现和解决安全问题。

2.严把档案开放利用审查制度

根据《政府信息公开条例》，按规定必须实行档案开放的单位，要严格按照有关规定，组织专人，对上网文件、档案进行审查，严防把保密文件、档案上传到非网络上。凡拟在网上公开的已开放档案、政府公开信息及其他信息，各单位也要严格按照规定进行认真的审核，以免把不宜公开的档案信息误公开，造成不良的社会影响，确保信息安全。

3.建立档案安全管理奖惩制度

建立适当的档案奖惩制度有利于督促和激励档案保管人员做好档案安全工作。各单位可以将专、兼职档案管理人员的档案管理工作情况列入年度考核、考评内容之一，在年度工作中按规定按时完成档案的收集、整理、归档、移交工作任务的，给予表彰和奖励；对违反档案管理规定的，视其情节给予批评教育或者处分。对机密、机要文件材料丢失或毁损，情况严重者，要按《档案法》等有关规定追究其责任。

参考文献：

[1]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[J].中国档案，2010，（6）.

[2]章笑梅，莫列义，陈一谦.构建三维档案安全管理体系的实践[J].中国档案，2010，（6）.

[3]朱淑艳.提高档案安全意识，努力构建档案安全体系[EB/OL].http：///v_news.jsp？id=48.

安全档案管理制度篇6

档案管理工作是煤矿企业安全运营和发展中的重要工作内容之一，是保障员工生命财产安全和煤矿企业安全运营的重要保障。一旦煤矿不幸发生安全事故，那么档案资料就是最原始的查询资料，可以为领导者提供当时的安全监控情况，正确追究事故的责任。另外，档案也是监控实际情况资料的记载，是发现问题，下发指令，并解决问题的凭证，因此，档案管理者必须重视起档案的作用，提高企业档案管理的工作水平。

一、煤矿档案工作的内容

在经济社会不断发展和转变的进程当中，煤矿安全监控的档案作为煤炭企业安全生产工作的主要依据，囊括着培训安全知识、宣传安全理念、创新管理工作等重要内容，而且随着长期的工作开展，其内容也在不断的增加。首先，是煤矿文件、规章制度等，主要是指煤矿各级各部门制定的关于安全生产的工作文件以及规章制度。除此之外，还有企业平时的工作时间、计划的安排情况，值班情况以及安全检查的情况等，以及员工的个人档案、体检档案、监控档案，还有职工所受到的奖惩等内容记录。

二、安全档案管理工作中存在的问题

（一）安全监控档案管理意识浅薄

安全监控档案的现实意义十分重要，它是煤矿企业经营情况、井下安全情况的集中数据的体现形式，使保障井下工作人员生命财产和国家财产的安全的唯一保障。但还是有个别煤矿企业将经济利益作为着重点，私自停风，隐瞒监控数据，不注重监控数据档案的管理，缺乏基本的档案管理意识，这种片面的观念造成档案内容缺乏真实性与完整性。

（二）安全监控档案缺乏健全的管理制度

当前国内一些煤炭企业在管理安全监控档案的工作中，不标明归档材料范围，这对未来工作的影响会非常严重，煤矿企业若不予完善安全培训档案管理的制度，就会加大后期档案鉴定工作的难度，大量浪费企业的人力、物力以及财力。

（三）安全监控档案缺乏相应的监督

我国一些煤炭企业在进行旷工的安全监控时，没有做到有计划的监督审查，就只是将简简单单的把每日的监控文件归档，完全没有认真核实每日的监控内容和真实情况，这样就会造成煤矿实时发生的问题无法得到解决，给于煤炭企业的安全生产留下隐患，并危机到井下工作人员的生命财产安全。

三、加强档案管理工作的相关方法

（一）提升员工安全档案管理意识

首先，一定要让安全训练档案管理者具有非常专业且科学的现代化管理档案意识，让档案管理者深刻的意识到安全监控管理这项工作，对于矿产企业有着多么重要的影响，从根源出发，确保每日监控数据档案的完整性与真实性，以此提高安全监控档案的质量。其次，档案管理人员一定要了解到，安全监控档案对煤矿企业安全生产的重要性，安全监控档案不仅是煤矿企业的“眼睛和耳朵”，也是其安全生产的唯一保障。

（二）强化制度保障

制度管根本、管长效，时刻保障安全档案管理工作正常的运行并且做好良性循环，为此就一定要完善好各项规章制度，使得档案管理制度更具规范性。真正落实好《档案法》，将档案工作作为企业发展规划的重要环节，建立、健全好档案管理制度，充分做好档案的归档、保存、保密等工作，每当企业发生重大事项、重要会议、重要设备的引进以及重大技术改革时，都需要有档案的人员全程参加。明确档案人员的职责，而且须将档案管理与工作人员的日常工作情况纳入绩效考核，做到职责明确，管理规范。

（三）提升档案管理工作者的职业素养

作为煤矿企业档案管理的核心人员，即安全监控档案管理工作着，必须拥有非常高的判断能力、分析能力以及语言表达能力。现如今科技飞速发展，现今的科学技术也逐步运用到档案管理的工作中，档案管理工作也从过去的手工管理发展为信息化管理。因此，煤矿企业的档案管理人员精通计算机网络信息通讯等技术，为适应时代需求，档案管理人员还须提高自身专业技能以适应能够完成自动化档案管理和新型信息载体的发展趋势。此外，规范化安全培训档案的管理制度必须从整体出发，在培训和选拔档案管理人员时，要坚持选用德才兼备的人才。在制定人才规划时，着眼于企业人员结构和社会人才环境与政策，将人才团队的整体优势发挥出来，协调好内部人才与外部人才的关系，合理有效地配置人才资源，制定出最完美的人才规划。安全培训档案管理的规范化须有超前的发展理念，人才培养与管理机制必须与时俱进，不断创新，随时调整，以适应现今档案管理的发展及人才状况的变化需要。在职的档案人员一定要对其进行严格的继续教育，不断累积知识经验以求适应社会发展需求，采取讲座、培训等多种方式，力求最短时间最高效率提升档案管理人员的自身素质。

四、结语

安全档案管理制度篇7

[关键词]信息化；档案安全；因素；措施

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.148

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）24-0-02

档案的安全保管和有效利用，是档案工作最基本的两项任务。档案的安全保管，关系到档案信息资源的长久保存。只有在充分保障档案绝对安全的前提下，才能开展档案信息资源的利用工作，体现档案的内在价值，促进档案事业的发展。因此，在档案信息化高速发展的今天，档案安全工作是一个重要的课题，从理论和实践层面对档案安全工作进行全面总结和深入研究，进一步提升档案安全保障能力，具有重要意义。

1 信息化条件下档案安全工作

随着档案事业的发展，档案信息化水平的提高，档案管理和维护水平需要不断提高。新技术的应用、人为破坏、自然灾害、管理低效等因素导致档案面临着日益严峻的安全威胁。档案安全工作是建立在积极预防、综合防范下的一种长效的安全工作机制。这种长效机制基于组织协调能力、体系支撑力度和主管部门支持力度，依据具体的法规、制度和标准，采取一定的措施，加强风险评估，最终形成四个核心能力，即档案安全的保管维护保障能力，档案安全的基础支撑能力，档案开放利用驾驭的能力和档案安全保障的社会影响力。档案安全包括档案实体安全和档案信息资源的安全。档案安全工作非常繁琐，涉及档案收集、整理、归档、保管、利用等各个环节，贯穿于档案管理的整个过程。

2 影响档案安全的因素

2.1 自然灾害因素和基础设施环境因素

自然因素是指自然界发生的，人力不可抗拒的因素，包括自然灾害和一些非人为的突发事件。自然灾害包括火灾、水灾、地震、台风、山体滑坡、泥石流等。这些自然灾害和一些非人为的突发事件等，严重威胁档案安全。就拿地震来讲，建国后的几次大地震都给造成巨大损失。1976年唐山大地震使唐山地区的档案馆受到了毁灭性破坏。2008年汶川大地震中，当地许多档案馆都不同程度受损。其中北川县档案馆馆藏的8.5万卷档案在地震中全部被埋，经过抢救后，该档案馆最珍贵的档案《石泉县志》仍未被挖出来，而且抢救出来的档案遭到了极大损失，只有60%可用。

基础设施环境因素是存放档案的档案库房内的设施环境因素，包括档案库房内的温度、湿度、防虫防蛀等。档案库房实施添置不全，导致档案长期存放在潮湿、阴暗、温差巨大甚至还有蛀虫的环境中，档案时刻面临着危险，安全根本得不到保证。

2.2 管理制度不健全

我国档案事业经过多年发展，已基本建立起一套完整的档案法规体系，包括档案法律法规、各种档案规章制度和档案操作规程等。但是关于档案安全的相关法律法规比较少，即使有的地区有相关的法律法规，其主要内容也仅仅是涉及档案保管和保密管理，内容比较简单。档案安全管理无法可依，更谈不上违法必究，档案安全根本得不到保障，阻碍了档案事业的健康发展。

2.3 档案本身的安全漏洞

档案实体存在的安全隐患。第一，由于档案管理方面的缺失，部分档案是用圆珠笔、铅笔、红水笔、蓝水笔等填写的，时间长了，字迹变得模糊不清，难以辨认。第二，纸质档案经过长期保存、利用，纸张发生霉变、破损，没有及时进行抢救、修复，造成档案损失。第三，音响制品档案和照片档案保管不当。由于技术限制，磁盆、磁带录制的音像制品档案保存期比现在利用数字技术刻录的音像制品档案保存期短。以前音像制品档案保管不当，保存期限则大大缩短。照片档案保管不当易发黄、粘连、霉变，降低了照片档案的效果。由于档案具有唯一性和不可再生性，档案一旦造成损失，将无可挽回。

电子档案存在的安全隐患。随着档案信息化程度越来越高，产生的电子档案会越来越多，但保存电子档案的技术、方法和措施等没有及时到位，使电子档案随时存在信息丢失的危险。电子档案在收集、整理时操作不规范，造成信息接收不全或遗漏。特别是在信息化过程中，由于操作不规范、工作人员疏忽等原因，档案信息录入不准确，使电子档案信息失去真实性。另外，由于不按相关标准和程序操作，生成的电子档案质量过关，导致档案信息无法长时间保存。

2.4 利用服务过程中操作不规范

档案在利用服务过程中，经常要对档案信息进行处理，操作不规范对档案信息安全造成威胁。纸质档案在利用过程中，需要进行扫描、复印等方法处理，操作不当导致纸张损坏或信息被删改，就使档案信息失真和不完整。另外，档案在外借、展览等脱离档案馆室的利用方式过程中，操作不规范，审核不严，都会威胁到档案信息的安全。电子档案在提供利用时，需要将档案信息进行复制拷贝或网上传输等处理，不按规范操作造成复制拷贝信息不全或丢失，电子文档中毒导致信息被破坏。这些都破坏了档案信息的完整性，严重威胁档案信息安全。

3 加强档案安全工作的措施

3.1 加强基础设施建设

档案馆室是档案安全的重要保障。加强档案安全相关基础设施建设，首先要坚持不懈地抓好档案馆室建设，改善档案馆室设施和档案保管条件。在档案馆室建设过程中，要高度重视抗震烈度、防火等能抵御自然灾害方面的刚性要求，要充分考虑坚固、安全、环保、实用等因素，把档案馆室建设好，筑起保障档案安全的坚固防线。在设施设备方面，要根据要求配齐基础设施设备，并安装视频监控、火灾报警、温湿度监控、电子巡查、计算机信息安全等新技术防范系统，切实保障档案安全。

3.2 树立档案安全责任意识

每个档案工作者要树立档案安全意识。档案安全无小事，档案安全事关全局，事关国家和人民的利益。第一，我们档案工作者要树立正确的档案安全观，这是确保档案安全的关键所在。必须要认识到档案安全是档案工作者的基本职责和重大责任，要始终坚持以防为主、防治结合的基本原则，提高每个人的档案安全意识和技能，牢记档案安全责任，树立档案安全人人有责的思想，保障档案安全。第二，加强档案设施设备的日常安全维护工作，只有保证档案设施安全正常工作，才能是档案及档案信息长期存在于正常的安全环境，利于档案长期保存，维护档案安全。

3.3 加强档案安全工作管理制度建设

为了维护档案安全，促进档案事业健康发展，必须加强档案安全工作管理规章制度建设，做到有法可依，违法必究。建立专门的档案安全管理制度，从档案的收集、整理、归档到档案信息化管理和利用，每一步都要制订安全操作规范，建立一套完整的操作流程和标准。并建立档案安全工作领导负责制和岗位安全责任制，明确各自的职责。细化档案安全工作岗位考核制度，将考核结果与工资福利挂钩。使所有档案工作人员明白档案安全责任重大，工作中严格按规范操作，丝毫不得马虎，保障档案安全。

3.4 加强档案信息利用安全管理和网络安全管理

档案信息化后，大量的档案信息被保持在档案管理系统中，一旦安全得不到保证，档案信息发生泄密或被非法获取，后果不堪设想。因此，必须要加强档案信息利用安全管理和网络安全管理。

第一，对在网络上资源共享利用的档案信息进行加密和访问控制，防止档案信息在传输和利用时被非法利用和恶意破坏。

网上档案信息加密主要包括通信加密、脱机存储加密和联机加密。档案信息加密后，档案在网上传输就不会发生失密和被篡改问题，非授权用户就不能获取不对其开放的档案信息。

对利用档案信息用户进行访问控制。根据档案信息资源的公开和保密性质不同、利用对象的不同，对档案信息资源进行分类管理，控制用户只能利用各自授权利用的范围内利用档案信息资源。比如，可通过对用户身份进行认证、密码认证等。

第二，加强病毒防治。在档案信息化条件下，计算机技术、网络技术的广泛应用，必须要加强病毒防治，安装与档案信息管理系统相匹配的防毒、杀毒软件和防火墙等工具，保障档案信息安全。在档案管理信息系统联网之前必须要安装防火墙，在系统、主机设备与外部网络之间形成一道屏障，防止网络病毒和非法入侵。系统安装后就要安装防毒软件，防止利用复制拷贝信息时病毒感染。在发现设备、系统中毒后，及时安装强效杀毒软件及时清除病毒。

3.5 建立档案电子文档备份及定期备份制度

由于档案电子信息具有易被远程控制与改动、易于消失等特点，必须要对电子信息资源进行备份。2008年国家档案局要求各级国家档案馆通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子信息资源实行异地备份，确保电子信息资源的长期可读，确保档案信息的绝对安全。不仅是国家档案馆，所有各级各类档案馆室都应建立档案及电子信息资源备份制度，保证各类档案安全。另外，还必须建立档案及电子文档定期备份制度。档案信息化开展后，收集的档案主要是电子文档，每天都会产生大量的电子文档，必须定期进行备份，以一周备份一次为宜，保证每一份档案的安全。

3.6 建立档案安全保障应急防范机制

档案安全保障应急防范机制是指在自然灾害和突发事件中能根据不同的情况做出快速应急反应，尽可能维护档案安全的一种防范机制。主要包括事前预防和准备措施、事发后的应急响应机制和步骤和事发后的抢救措施等。首先，要健全应对各类灾害应急防范机制。要与气象部门保持信息畅通，根据本地区的气象特点，分析可能发生的各类灾害，并制定相应的预防措施和应对措施，形成机制化。应急防范机制的内容要明确、具体，有可操作性。其次，要加强应急防范机制的演练工作。档案安全应急防范机制能贯彻实施的关键在于平时的演练，否则就是纸上谈兵。平时经常进行应急演练，在面对突发灾害时做到临危不乱、沉着应战。而且，在演练过程中，可发现应急机制中的不足，并加以完善。只有建立了完善的档案安全应急防范机制，对可能发生的危机与各种后果进行事先估计，做好应急准备，才能在突发事件发生时，协调各方面并及时果断地进行处理，尽可能保证档案及档案信息安全。

3.7 培养高素质的档案安全管理人才

保障档案安全，人是第一要素。档案人员及相关人员的档案安全保密意识、能力直接影响到档案信息的安全程度。因此，要加强档案安全管理人才队伍建设，制订档案安全人才培养计划，打造一支高素质的档案安全管理人才。首先，要让档案专业工作人员接收全面的档案安全教育，接收档案安全管理知识，掌握档案安全管理技能。其次，要吸引各层次的安全管理人才投入到档案安全管理工作中，主要是硕士、博士等高层次安全管理人才，成为档案安全管理工作研究的学术带头人，重点做好档案安全管理方面的研究，提升档案安全管理工作的水平。第三，对所有与档案工作相关的工作人员进行档案安全管理知识普及，掌握最基本的档案安全管理常识，全方位确保档案安全。

4 结 语

档案安全事关个人利益和国家安全，档案安全工作是档案工作最重要的环节之一。没有档案的安全，也就谈不上档案利用。我们每个档案工作者必须要有档案安全重于泰山的意识，做好档案安全工作，促进档案事业安全健康、可持续发展。

主要参考资料

[1]张美芳.档案安全保障体系的构建[J].中国档案，2010（4）.

[2]万玲玲.档案馆抵御灾害事件之策略研究[J].兰台世界，2009（4）.

安全档案管理制度篇8

一、领导重视，加强档案安全意识和档案设施建设及档案信息系统的安全管理，规范操作。

档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。我办十分重视档案安全工作，实行安全领导负责制，在今年保持共产党员先进性教育活动开始后，更加加强了对档案安全、保密工作的领导，建立完善了档案管理负责制，明确各项职责，将档案工作落到实位，保障了档案安全工作的顺利开展。档案工作者也警钟长鸣，牢固树立安全第一，预防为主的思想，坚决防止松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。

随着电子文件档案管理系统的逐步开展，在单位领导的重视下，将计算机运用于档案整理工作，在今年年初为单位档案管理专门配备了计算机一台，并按要求在3月初向州档案馆联系购买了《南天档案计算机管理信息系统》软件一套，落实专人负责。做到规范操作，有序利用。还设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，购买安装了保密隔离卡，建立备份与恢复系统，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了我办档案信息的安全管理。

二、认真落实档案安全保管、保密制度的建立及执行，确保安全。

为了搞好档案安全管理工作，单位档案室在原来的基础上加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实，新增加整理建全了档案库房十防及消防安全八不准制度。继续实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行《档案库房管理制度》、《档案统计制度》、《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度。并按照各项规章制度的要求认真落实整改。把消防安全和供水、供电线路的监管纳入州公务中心消防系统一并管理，严格执行，确实消除档案室内的安全隐患;由单位带班领导负责，把节假日值班保卫制度落实到人，认真巡查做好记录;安排专人落实、做好档案库房的十防和电子、文书等各种档案的保密工作，定期检查。另还对已配备设施，如：档案柜、温湿度计、火警自动喷淋系统、防盗门窗、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，落实了档案管理安全责任制。

三、加强各级工作人员的岗位职责的建设，完善档案管理措施，认真抓好落实，严防泄密。

继续加强各级工作人员的岗位职责的建设，贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,增强单位各工作人员的档案意识。依照相关法规，切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，使我办的档案管理更趋合理化、规范化、科学化。我们制定并实施了较为有效的措施：一方面，加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作;另一方面，做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质，我单位每年都订阅相关的档案刊物，积极参加档案专业技术和业务知识培训。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，()做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统;做好档案的统计、利用工作,对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计,有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发利用,保证为志办各项工作提供优良的服务;严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。严格执行《借阅规则》及《赔偿制度》，做好保密工作。主动接受主管部门的业务指导和督促检查，积极完成与档案相关的其它工作。

通过自查，我办对档案安全工作进行了进一步的明确，同时，也发现了一些存在的薄弱环节，比如：档案室未能与图书资料室分开，搬家后档案柜中未及时更新防虫剂，保密观念还有待进一步强化等等。

针对以上问题，我们制定了整改计划：

(1)进一步组织学习档案管理基本知识，充分认识档案工作的重要性。加大宣传力度，让大家了解档案工作，加强安全观念。

(2)档案管理工作要建立在平时的认真、仔细、及时的基础上，在日常工作中，要随时进行整理、分类、归档，做到规范化管理。

(3)加强监管工作。保密监管人员要认真履行职责，定期对单位的文件进行保密检查，特别是节前的保密检查，要形成一种制度，发现问题及时纠正，把保密隐患消灭在萌芽时期，确保文件的安全。

(4)继续建立健全档案管理工作制度，并严格按照制度执行。