档案管理服务内容范文
时间：2023-11-01 11:20:45
档案管理服务内容篇1
关键词：气象记录档案档案管理现代化
一、气象记录档案工作存在的主要问题
要分析气象记录档案工作存在的主要问题，首先要确定气象记录档案工作的评价标准。一般来说，气象记录档案工作的根本价值即为其评价标准，原因在于不论具体的档案工作内容与方式如何，如果不能实现气象记录档案工作的根本价值，就不能被认为是有效的工作。综合国家有关气象及档案法规对气象记录档案工作的定位、多年来延续的气象记录档案工作的对象与内容及气象事业发展对档案工作的需求，笔者认为，气象记录档案工作的根本价值主要包括两方面内容：一是集中统一管理气象记录档案，维护档案的完整与安全；二是长期稳定地提供气象记录档案信息，充分发挥气象记录档案潜在与现实价值。
依此标准对气象记录档案工作内容、方式、效果等现状进行分析可以发现，长期以来的气象记录档案工作主要存在以下问题：
（一）气象记录档案的现有保管条件不能满足其永久保存的需要
气象记录档案是对天气要素状态的原始的历史记录。它不仅是气象业务科研发展的基础资料，还是我国气象文明建设的主要成果之一，是我国国家文明、民族文化建设的重要组成部分。维护其完整与安全不仅关乎到当前气象事业的科学发展，更是关乎到气象文明延续的大计。然而，在观念上认识不够、思想上重视不足、经费上支持不力、技术上掌握不精等主客观因素的作用下，当前多数气象档案管理机构的气象记录档案保管环境控制设施难以达到有效的防光、防盗、防潮、防火、防有害气体、防磁等档案保护要求，不能满足永久保存的需要。
（二）以形式管理为主的工作内容对气象记录档案服务的支持严重不足
从当前气象记录档案工作的主要环节来看，其工作内容的主要特点是：以档案的形式管理为主，包括气象记录档案的收集、整理、存储、鉴定、统计、编目、保管、提供利用、可读性检测、备份、转储、数字化等工作。这种以形式管理为主的工作内容，一方面在有限人力与资金支持的情况下，有利于确保档案实体的完整、安全、有序；但另一方面，在综合、具体反映档案信息内容及其与档案实体、台站信息等对应关系的档案元数据制作、档案背景信息制作等档案内容管理方面存在不足，使得气象记录档案的检索缺少了必要的、具体空间、时间、要素等信息的精确支持，用户无法从当前各类途径准确、完整地获知档案管理机构保管的所有气象记录档案信息，从而严重降低了档案的提供利用效率。
（三）非自动化的工作方式严重降低了档案管理与服务的效率
由于缺少适用的自动化档案管理平台，当前气象记录档案工作内容如收集、整理、存储、鉴定、统计、电子气象记录档案可读性检测、档案元数据管理、库房环境监测与调控、档案提供利用等主要以人工或半人工方式为主。应该说，这种非自动化的工作方式，在以形式管理为主要工作内容的情况下，能够基本满足工作需求。但由于存在时效性不强、受人为主观影响较大、发生错误概率较高等缺点，无法胜任追求时效性、准确性、多样性的内容管理与服务工作。
（四）以形式管理为主的工作内容及非自动化的工作方式导致了较差的工作效果
以形式管理为主的工作内容及非自动化的工作方式对档案服务的支持、档案管理与服务效率的提重不足，从而不仅严重制约了档案信息价值的发挥，严重降低了档案工作应有的作用与价值，更是严重阻碍了用户需求的满足，降低了气象记录档案工作对气象事业发展应有的基础支撑作用。
二、气象记录档案工作的重新定位
就任何一项有意识的管理活动来说，目标决定过程，角色定位决定了任务与职能。因此，对气象记录档案工作的角色定位决定了包括工作内容与方式、人员及设备、资金配备等在内的气象记录档案工作的全部内容。
（一）气象记录档案工作的既有定位
不论是从当前气象记录档案管理部门、人员及任务分工，还是从档案工作实际内容与方式来看，气象记录档案工作始终扮演着“档案形式管理”的角色。在这种角色定位下，专门的气象记录档案管理员更多情况下只是一般的仓库管理员，始终处于气象资料工作的边缘；气象记录档案工作的主要目标也仅为保证气象记录档案的完整、安全与有序，主要工作要求是不发生丢失、焚毁等重大安全事故，而工作内容、方式乃至人员、资金、设备配备等依照主要目标与工作要求来设计与开展。
正是这种“档案形式管理”的角色定位导致了当前气象记录档案工作的重点放在形式管理方面，而对档案服务工作的支持严重不足，从而最终阻碍了气象记录档案价值的发挥。
（二）气象记录档案工作的重新定位
随着我国经济、社会等各方面的快速发展，国家与社会对气象事业的要求越来越高，从而对作为气象事业主要支撑资源之一的气象记录档案需求的时效性、准确性等要求也越来越高。但是，当前“档案形式管理”的定位已经远远不能满足气象事业发展的需求，必须对其重新定位。
笔者认为，依据气象记录档案工作两个评价标准，应将其定位为“档案内容管理”的角色。
所谓“档案内容管理”角色定位是指气象记录档案工作不仅要进一步维护档案的完整、安全与有序，切实有效地实现“形式管理”的全部功能，而且要以用户的档案检索需求为对档案内容信息进行著录、提取、加工的导向，制作档案实体形式特别是内容属性的元数据信息作为用户查找、获取档案的桥梁，制作档案形成背景信息（如台站沿革信息、数据处理信息等）作为用户评判档案质量的依据，并在此基础向用户提供直接或间接的气象记录档案信息服务。
那么，如何才能实现新的气象记录档案工作定位呢？笔者认为，要做到这点，必须全面启动气象记录档案现代化建设。
三、气象记录档案工作现代化的内涵
所谓气象记录档案工作现代化是指为充分实现气象记录档案工作的根本价值以满足现代气象事业对气象记录档案工作的各项需求，而对气象记录档案工作目标、内容、方式等的运行状态所作的调整与改变。其显著特点是在目标、内容、方式等各方面突出对气象记录档案信息服务的支持。
（一）气象记录档案工作现代化的目标
气象记录档案工作现代化的目标即为完全实现其存在价值，也即在保证气象记录档案完整、安全、有序的基础上，为用户提供响应及时、内容丰富、方式多样的档案内容信息服务。
如前所述，虽然档案管理工作与档案服务工作同为气象记录档案工作的两个主要工作内容，但现有档案管理的内容与方式主要围绕档案的形式管理展开，对档案服务的支持力度不够。气象档案工作现代化的目标就是要在进一步提高档案形式管理效果的基础上，加强对档案内容的管理，把对档案服务的支持放在全部工作的突出位置，为充分发挥档案价值创造条件。
（二）气象记录档案工作现代化的重点
气象记录档案工作现代化的内容是在进一步对档案形式进行有效管理的基础上，做好档案的内容管理与服务。重点是把档案元数据及其形成背景数据、数字化气象资料等电子气象记录档案资源建设及自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台建设放在档案工作的显著位置：
1.气象记录档案元数据信息建设
长期以来，气象记录档案元数据以档案实体为基本描述对象，内容主要包括实体特征信息及其对所含数据内容信息的概括信息。这种以描述实体属性为主，以描述内容属性为辅的“档案实体元数据”的典型代表是《气象数据集核心元数据（QX/T 39-2005）》。该行业标准详细规定了气象数据集核心元数据的著录项目与规则。应该说，其对数据集实体作为一个整体的描述是非常完整与规范的，能够较好地指导数据集实体元数据制作，但由于是对空间、时间、要素属性等关键信息的高度概括，用户必须借助其他相关信息才能准确知道该数据集具体包含哪些台站、区域、时间段的资料，从而一方面大大降低了档案元数据在用户服务方面的可用性，另一方面也不利于用户资料使用效率的提高。
要改变“档案实体元数据”在数据服务领域面临的困境，适应“档案内容管理”的角色定位，气象档案工作必须调整既有的“档案实体元数据”制作模式，而将元数据制作重心转移到以描述数据内容属性为主，以描述数据实体属性为辅的“档案内容元数据”上来，从而在对档案内容信息全面、准确描述的基础上，实现对档案内容信息的完全控制，最终为气象档案服务效率的提高提供有力的信息支持。
2.气象记录档案背景信息建设
气象记录档案背景信息是反映气象记录档案形成过程的信息，它是评判档案质量的重要参考依据。其内容根据档案种类不同而不同：若其为未经加工的原始气象观测资料，则其背景信息主要是指包括形成台站及仪器设备信息等在内的台站沿革信息；若其为原始气象观测资料的加工产品，则其背景信息不仅包括台站沿革信息，还应包括加工处理信息（包括加工处理所使用的质量控制技术、数据选取方法以及对数据改变的依据等信息）。
虽然当前台站沿革信息的制作正快速进行，但仍有包括解放前历史台站在内的大量台站沿革信息制作尚未开展，也未将对数据的加工处理信息纳入背景信息的范畴作为检索对象。总体而言，背景信息的建设任重而道远。
3.历史气象资料数字化建设
由于气象业务科研对气象数据的处理基本实现了自动化，必须将存储于纸张、缩微胶片等载体上的气象数据数字化为可计算机编辑处理的电子文件。目前，我国已经制定全国气象记录档案数字化的规划，各部门档案数字化工作正在快速进展中。但要实现所有档案的数字化，建设可用的数字化产品，仍需投入更多的时间与资源。
4.自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台建设
档案管理服务的方式取决于其工作平台，自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台能够有效提高管理服务的科学性、规范性、准确性及时效性，从而从根本上提高管理服务工作效率。自动化是指气象记录档案从收集、整理、保管等形式管理，到内容信息著录、提取等内容信息管理与服务全部工作环节的完成、衔接主要由气象记录档案管理服务平台自动完成；规范化是指各个工作环节的开展与衔接要以标准规范为依据；安全化是指气象记录档案工作的全程既要保护档案的实体安全，又要保证其内容信息安全，杜绝实体损毁和内容泄密的发生。
安全化是基本原则，没有档案实体与内容的安全，气象事业的发展乃至国家安全都会面临严重威胁；规范化是基本保障，没有各个工作环节的规范化，档案工作受个人主观影响较多，管理服务平台建设及实际工作的科学合理性及衔接性就难以得到可靠保证；自动化是建设核心，没有各工作环节的自动化，工作的质量与效率就难以得到有效提高。
四、气象记录档案工作现代化的建设内容
根据气象记录档案工作现代化的本质要求，要实现现代化必须做好以下四方面工作：
（一）建设电子气象记录档案资源及其支撑资源
着力建设同时满足管理与服务需求的气象记录档案元数据库、气象档案背景信息数据库，推进档案数字化，加强对通信系统中各类未归档原始观测资料的收集，为档案服务提供丰富的数据支持。
（二）建设自动化、规范化的档案实体安全保障系统
重点建设符合档案“九防”要求的库房环境自动化监测、调控系统，建设库区、利用区的安全监管系统，为档案实体与内容的完整与安全提供可靠的硬件保障。
（三）建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案管理平台
重点建设自动化气象资料归档（包括收集、分类、存储等环节）、保管、与可读性检测、备份及建设气象记录档案元数据及背景信息数据自动化管理（如增删、修改、检索、备份）系统，为档案的完整、安全与有序及各类数据资源制作提供有力的平台支撑。
（四）建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案服务系统
重点建设基于档案元数据、背景信息数据的数据检索、提取、处理与推送的档案服务系统，为用户检索、评价、使用档案数据提供有效的系统服务。
五、小结
总之，气象记录档案工作的角色定位直接决定了其工作内容、方式与效果。只有确立“档案内容管理”的角色定位，推行气象记录档案工作的现代化，从目标、内容与方式等方面全面改变档案工作的运行状态，才能从根本上解决上气象记录档案工作当前存在的一系列重大问题。
档案管理服务内容篇2
关键词:社区服务;档案管理;探究;措施
社区服务中心与人们的生活息息相关，社区服务中心的档案不仅真实记录着社区服务中心成立以来的发展过程，也记录着社区服务中心在各个领域获得的建设成绩。加强对社区服务中心档案的管理工作，可以有效地促进社区服务中心的建设，提高人们的生活质量。
1社区服务中心档案管理的意义
将社区活动中具有一定存在意义的信息，通过文字、图像、图表、声音等方式记录下来的承载体即为档案。社区服务中心的档案又可以分为基础设施档案、财务档案、声像图片档案、文书档案以及科研技术档案等，主要对社区服务中心的医疗、文化活动、教育、私法援助以及社区服务中心的发展等状况进行反映。社区服务中心从事的工作具有长期性、复杂性，工作的主要目标就是帮助人们克服人与人、人与社会间的问题。社区服务中心的工作已经逐步涉及人们日常生活的各个领域，社区服务中心档案所面对的对象以及档案的内容也随之扩展。社区服务中心在开展有关的工作或者活动前，通过社区档案对社区居民的真实情况进行了解和分析，有利于工作或者活动的顺利开展，同时将此次的工作或者活动的情况进行记录并整理归入档案，为下次提供参考意见。社区服务中心档案管理工作就是通过社区人民的有关信息进行活动的组织，促进社区人民的交流沟通，达到服务与社区人民的目的。
2社区服务中心档案管理的基本现状
2.1档案管理人员的档案管理意识不足
在我国目前社区服务中心档案管理的实际工作过程中，相关的管理人员以及一些基层的工作人员都或多或少地对档案管理存在不够重视问题，大部分的工作人员将记录、整理、登记、装订等内容当做是档案管理工作的主要内容，并不会主动地对相关的材料进行积极的收集，同时对于档案内容书写的是否规范也并不重视，导致社区服务中心的档案记录出现书写内容不规范、记录内容不完整或者不准确等现象的出现。
2.2档案管理的体系和管理制度不完善
由于我国社区服务中心的起步较晚，社区服务中心的工作人员多为基层单位选派的新手，档案管理的业务能力不强，没有建立起完善的档案管理体系和管理制度，导致档案管理工作人员在进行档案资料的采集、整合、分类、归档等工作过程中出现操作不规范的现象。很多有价值、有意义的文件材料没有专门的档案管理人员进行收集和整理，无法及时地建档、存档，导致档案管理工作在材料数据收集方面的工作效率不高。
2.3档案管理的硬件设施不健全
社区服务中心的管理者对档案管理工作的不重视，在档案管理工作中投入的人力和物力并不充足，甚至可以说很少，导致社区服务中心档案管理的硬件基础设施不够健全。社区服务中心的管理负责人除了为档案管理工作中提供一定的档案室、档案架和其他所必须拥有的办公用品之外，再没有其他办公条件建设。
2.4档案管理的方式过于陈旧且人员不足
社区服务中心是基层服务的公共组织，进行办公的地点和人力都十分的有限，导致档案的存储空间有限、档案管理人员不足。许多社区服务中心的档案工作人员年龄出现老化现象，由于工作人员文化水平较低，没有掌握足够的专业管理技巧，社区服务中心档案管理的工作方式还沿用传统的管理方式，以纸质版为主，无法跟上信息时代的脚步，档案管理的方式过于陈旧。使用纸质的材料作为档案信息的承载体，不仅不利于资料的保存，资料本身也容易被篡改和泄露，社区居民的隐私受到威胁。许多档案管理的工作人员对建档后的维护工作不够重视，导致许多档案资料在建档后出现破损、丢失等现象。
3社区服务中心档案管理的完善措施
3.1加强宣传，提高档案管理人员的管理意识
在社区服务中心档案管理的工作过程中，应通过各种宣传手段，不断提高档案管理人员以及基层工作人员的管理意识，促使其综合素质的提高，使得管理者可以采用更为有效的管理方法管理社区服务中心的档案工作，保证社区服务中心档案管理工作逐渐呈现规范化、科学化的发展趋势，进而对档案资料的科学性、完整性、系统性以及连续性提供有力的保障，避免在档案管理过程中出现档案凌乱、丢失以及损坏等现象。例如，可以通过组织社区服务中心的全体工作人参与到关于《中华人民共和国档案法》的学习教育与宣传活动中，提高社区服务中心全体工作人员的档案观念，促进社区服务中心档案管理工作的有效开展。也可以通过对社区服务中心档案管理人员以及基层工作人员进行定期的培训，提高管理人员以及基层工作人员对档案管理工作的意识和重视程度。对档案工作人员的日常的管理工作进行不定时、突击性的检查，并依据相关的管理制度对档案工作人员的进行奖励或者批评，以完善的奖惩制度鞭策档案工作人员不断进步，进而提升其整体的职业素质。通过加强宣传，不断提高社区档案管理人员的管理意识，可以有效促进档案管理理念的不断创新，进而使得社区服务中心档案管理工作的工作质量不断提升。
3.2建立完善的档案管理体系和管理制度
在社区服务中心档案管理工作的实施过程中，通过建立完善的档案管理体系和管理制度，可以保障社区服务中心档案管理工作的规范性、全面性，有益于社会服务中心的建设与发展。社区服务中心的档案管理人员应将管理工作的实际情况与相关的法律法规结合，对档案管理中资料的收集、登记、归档、保管、保密、借阅、移交以及销毁等工作的规章制度进行逐步的完善，保证社区服务中心档案管理工作实现动态化，保证当出现档案受损或丢失等情况时，档案工作人员能够进行及时的补充，进而保证了社区服务中心档案资料的完整性。社区服务中心档案管理工作的针对范围十分的广泛，导致工作内容也相对繁琐得多，因此档案管理工作的责任必须严格落实到社区服务中心的档案管理部门之中，实现社区服务中心档案管理的规范化工作。例如，可以将社区服务中心的档案管理工作归纳到社区服务中心日常的工作会议之中，通过会议明确强调社区服务中心档案管理工作的重要性，将档案管理工作的责任明确落实到具体的部门、个人，使得社区服务中心档案管理工作的责任落实得到保证。社区服务中心可以加强档案管理部门的自我检查工作力度，保证社区服务中心档案管理工作的质量，同时建立相关监管部门和社区居民监督系统，在工作的管理过程中灵活运用法律、经济、行政等管理手段，促进社区服务中心档案管理工作的规范化发展。社区服务中心档案部门以及档案管理的工作人员，在日常的档案管理工作的过程中，也应做好自己分内的工作，使自己的本职工作发挥出应有的工作效果，使得社区服务中心档案管理工作在日常的运行中就保持一定的规范性。
3.3加强档案管理的硬件设施的建设
社区服务中心档案管理工作的硬件设施是开展档案管理工作的基础性保障，在社区服务中心档案管理工作的实施过程在中，应加强硬件设施的建设情况。档案的存储库房应具备防尘、防潮、防虫、防光、防盗、防火、防高温以及防有害气体等设备，设立独立的工作岗位对这些设备进行专门的维护管理工作。对于档案存储库房内的温度和相对湿度进行定时的记录，如果发现库房内温度或者相对湿度的数值发生严重偏离正常数值范围的情况时，要及时展开排除工作并采取积极有效的办法进行处理，降低存储库房内的安全隐患。在社区服务中心的档案管理工作中，还需要配备专门的照相机、摄影机、扫描仪、打印机以及计算机等设备，这些专业的设备可以提升社区服务中心档案管理工作中档案的立卷、检查、查询、编目、统计以及借阅等工作环节的工作效率。
3.4利用信息技术，改善档案管理的方式、解放人力
在信息技术高速发展的当今社会，社区服务中心陈旧的档案管理方式已经无法满足人们的需求，还浪费了一定的人力资源。将信息化的技术手段应用到社区服务中心的档案管理工作中，以电子档案的形式取代传统的纸质版存档的方式，实现社区服务中心档案的电子化管理，一定程度上保证了档案资料的保存效果，也解放了一定的人力资源。电子版的档案与纸质版的档案相比，大大减小了对存储空间和人力的要求。将电子档案以光盘、硬盘等形式进行存储，不仅缩减了存储空间，档案管理人员对档案的维护整理的工作也可以得到最大限度的降低，档案管理人员的精力和时间得到有效的节约，解放了一定的人力资源，且电子档案一定程度上解决了档案保管安全方面的问题。为了信息化档案管理方式的顺利实施，需要对社区服务中心档案管理人员的信息技术进行一定的指导与培训，在其掌握一定的专业技术后，再实行权限分配式的信息化档案管理方式，进而提升档案管理工作人员对工作的积极性，保证档案管理工作的质量和效率。电子化的档案管理方式也使得档案管理工作的管理者可以更加便利地对档案管理工作的工作人员进行监督、指导和考核，例如，电子版的档案管理节省了工作人员大量的工作时间，档案管理的工作人员可以将每一个月、每一个季度以及每一年的管理工作情况进行整体的汇报和总结，方便了上级领导对档案管理工作的指导与监督。
4总结
综上所述，档案管理工作对社区服务中心的建设和发展都有着重要的意义，社区服务中心可以通过增强档案管理人员的档案管理意识、建立完善的管理体系与制度、投入足够的硬件设施并且活用电子信息技术，不断提高社区服务中心档案管理工作的工作质量和效果。
参考文献
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[3]王颖.社区服务中心档案管理的规范化措施分析[J].大家健康:学术版,2016(10):293-294.
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档案管理服务内容篇3
【关键词】高校档案；公共服务；功能
前 言
要想使高等院校符合现代化的发展趋势，不仅仅只是需要建立一些图书馆、小型博物馆之类的文化设施，也需要成立与文化设施相均衡的公共服务设施，其中值得一提的便是高校的公共档案管理工作。因为高等院校的档案管理会记载着高校的发展历程、展示高校的文明程度与获得的奖项，从这些方面给现在的教师与学生以展示，从而提高更多师生的素质，具有十分重要的作用。而高校虽然已经开放了一部分档案服务功能，但是仍然存在着内容脱节与有所保留的现象，还需要逐步的开发高校档案管理的公共服务功能。
1、目前高校档案的公共服务功能
1.1 档案的查询与服务功能
因为社会上会有越来越多的信息需要使用到高校档案馆所存储的内容，档案馆也逐渐从以前封闭以及半封闭的状态中逐步的转变为向社会大众公开服务，从而把传统服务转换成公共服务。而档案管理中最重要的公共服务内容就是提供现在与往届人才的学籍、学历信息，往届学生的学位鉴定与证明。由于现在的信息化社会，需要的是各种各样的人才，为了使社会中的各种单位寻求到更加合适的人才，高校就需要为这些单位提供真实、可靠的人才学历与信息，帮助这些单位辨别人才的学历真伪。这项功能也有助于维护高校的声誉，保障用人单位的人才选择真实性，为今后的学生建立起走向社会用人单位与企业的诚信桥梁。
1.2 高校文化的记忆与传承功能
因为高校的档案管理部门真实的记录了学校以往的活动与相关的文件材料，具有非常浓厚的文化记忆性。而随着信息化社会的不断发展，人们对于文化的需求与认识都不断的增强，高校档案的文化记忆和传承功能就会成为新时代下发展的主要目标，提高高校档案公共服务功能的附加值。而高校不仅仅需要把档案文化向学校内部开放，也应该将档案中的文化思想扩散到整个社会，使这些档案资料能够帮助学校架起与社会其他各界相联系的桥梁，从而扩大高校在社会上的影响力，拓展高校档案的文化功能。
1.3 毕业生档案查询功能与招生就业咨询功能
因为高校的档案管理部门是学校内部的专门性的管理机构，存放着所有往届毕业生的档案，还管理着高校每年的招生与就业情况的具体信息。随着信息化社会的不断发展，社会对于档案的公共服务功能也提出了更高的要求，高校的档案管理部门不能仅仅只限于内部的师生查询学校的档案，也应该面向整个社会提供信息查询功能。
1.4 社会教育功能
在高校的档案之中，不仅仅记载了学校以往的辉煌成就，也能够体现出老一辈知识分子为学校的发展所作出了拼搏与努力，这些档案都拼凑成了高校的发展史。同时，高校的档案中还保存着本校的一些专家、教授以及学生对于专业知识的研究资料，在社会教育方面具有很强的知识性与教育性。高校档案管理要做到为社会服务，就应该不断拓展档案的开放工作，为社会教育作出更多的贡献。
2、开发高校档案公共服务功能的措施
2.1 丰富档案馆藏的内容
丰富馆藏的内容并不只是需要增加档案的数量，也必须要保证档案的质量，二者缺一不可。在进行档案的收藏工作时，就需要严格把好质量关，优化档案的内容，取出档案的精华内容，保证档案内容的质量。并且需要改善高校档案存储的结构，扩大不同档案的接收力度，丰富馆藏的主要内容，主要包括：首先，增加非公务型档案。这部分档案的内容涉及到高校教师以及学生的私人事务，例如家庭状况、婚姻状况、户籍信息等。其次，需要建立特色档案。其中，特色档案并不仅仅是指具有地方特色的档案，而指的是具有个性的特色档案。通过查阅些方面的档案，能够给公众提供更多的地方感与根源感，提高高校的知名度。再次，应该增加珍品档案，这部分的档案指的是年代久远的、含金量较高的档案，收集这些档案能够非常有效的提升高校的价值与知名度。最后，应该丰富档案的载体形式，不仅仅应该收集纸质的档案，照片、磁带以及光盘等载体，也能够成为档案的内容。
2.2 加大高校档案馆的宣传力度
高校的档案管理部门应该从多种方面宣传高校的档案内容，提高社会公众对于档案管理部门的认识。可以通过以下几个方面来进行宣传：第一，以现代化的手段为媒介，逐步普及公众的档案知识，提高公众对档案保护与利用的意识，宣传高校珍品档案，从而提高高校档案馆的社会影响力。第二，可以通过高校的教师与学生来展开高校档案的宣传工作。第三，应该做好档案专栏的宣传工作，定期为公众介绍档案馆收藏的具体内容，提高档案馆的开放度。
2.3 开发档案馆网络功能
随着现代化的不断深入，高校的档案管理部门也应该利用计算机来实现更加高效与准确的计算机检索功能，并且能够通过计算机建立起现代化的信息网络，能够实现高校与社会的资源共享。高校的档案馆还应该尽快的加入公共信息网络，拓展档案信息的公共服务功能，从最大限度上发挥档案管理部门的社会功能。
3、结束语
总而言之，虽然高校的档案馆曾经是学校非常神秘与保存学校机密的地方，但是随着社会的不断发展，开放程度也越来越高，高校应该充分的发挥档案服务的创新功能，积极的为社会大众提供更多优质、全面的档案信息。这就需要高校的档案管理部门不断的创新服务机制，使用现代化的技术扩大高校档案的服务领域，为更多的社会人士提供档案查询的便利，同时也能够增加高校与社会企业的联系，提高高校的知名度。
【参考文献】
[1]黄柳飞.谈如何加强高校档案公共服务功能[J].科技创业家，2012（14）：37-39.
[2]刘宇洁.高校档案信息网络化管理的实施策略[J].黑龙江档案，2012（4）：8-10.
档案管理服务内容篇4
一、推进社区卫生服务档案管理规范化的必然性
(一)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理由粗放型向集约技术型转变的必然要求。对我们来说，社区卫生服务档案管理是一个新事物，经过几年的初步探索，对社区卫生服务档案的类型、内容构成、分类方法、管理要求、提供利用等方面已经有了一定认识，也形成了一定的管理模式，但还缺乏系统性和规范性，仍然处在各自为政，粗放型管理状态，不利于社区卫生服务档案管理事业的发展。
(二)推进杜区卫生服务档案管理规范化，是加强国家档案资源建设的必然要求。社区卫生服务档案是社区卫生服务活动的真实记录和凭证，是一种相对独立的档案门类，也是国家重要的档案资源之一。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，国家档案资源建设将会受到十分不利的影响。
(三)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理自动化的必然要求。随着办公自动化和网络化的发展，社区卫生服务档案的自动化和网络化已经提到了重要议事日程，如果不推进社区卫生服务档案管理的规范化，使其管理内容、管理方式、方法不加以规范，要实现社区卫生服务档案管理的自动化和网络化是根本不可能的。
(四)推进社区卫生服务档案管理规范化，是充分发挥社区卫生服务职能的必然要求。社区卫生服务具有医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等六位一体职能，是社区建设的重要组成部分。随着社区建设的发展，社区卫生服务作为政府实行的具有一定福利性质的社会公益事业，正日益成为社区居民离不开的重要事业。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，就很难提高社区卫生服务的水平和效率，影响社区卫生服务作用的充分发挥。
二、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容
明确社区卫生服务档案管理规范化的任务和内容，是推进社区卫生服务档案管理规范化的关键。从目前情况看，推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容有如下三个方面：
(一)必须规范社区卫生服务档案的构成
从目前情况看，社区卫生服务档案主要应包括综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等。
1．社区卫生服务综合管理类档案主要应包括对社区卫生服务机构、人员、资格等方面进行管理的过程中产生的相关文件材料和社区综合健康状况材料。社区综合健康状况材料，主要应包括四个方面情况：①社区人口学资料；②社区患病资料；③社区死亡资料；④社区危险因素调查及评估等。
2．家庭健康档案是社区卫生服务档案的核心，主要应包括五个方面：①家庭基本资料；②家族患病史；③家庭健康状况；④家庭以往患病记录；⑤家庭成员健康资料(居民个人健康档案)等。
家庭成员健康资料主要应包括两个方面，一是以问题为导向的健康问题记录，二是以预防为导向的记录。个人健康问题记录包括：①居民基本资料；②以往病史；③所患疾病状况描述及治疗进展情况记录；④特殊疾患随访记录表；⑤化验及辅助检查记录；⑥转诊、会诊记录等。预防为导向的记录包括：①周期性健康检查记录；②预防接种记录；③儿童生长与发育评价记录；④病人教育记录；⑤危险因素筛查及评价记录等。
3．社区卫生服务健康教育类档案主要应包括健康教育系统、健康教育组织、健康教育计划、健康教育活动内容、健康促进记录等。
4．社区卫生服务药品管理类档案主要应包括社区卫生服务机构药品目录、药品服用说明书、药品进出库清单、药品采购清单等。
5．社区卫生服务设备类档案主要应包括社区卫生服务机构购置诊断设备、治疗设备、医疗辅助设备、电教设备的随机文件材料和在使用维护过程中形成的文件材料。仪器、设备要建立总账、分户账、档案卡；各种仪器设备的说明书、线路图等资料要分类存档。
6．社区卫生服务基本建设类档案主要应包括社区卫生服务办公、活动场所等基本建设项目的文件材料，如基本建设项目的设计图、施工图、竣工图、工程概算、决算等。
7．社区卫生服务财务档案主要包括财务决算报表、账簿、凭证等。
(二)必须规范社区卫生服务档案的分类方法
可将整个社区卫生服务档案分成综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等七大类。
1．综合管理类档案宜按年度――问题分类法进行分类。就是先将综合管理类档案材料按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。
2．家庭健康档案类宜采用家庭――姓氏分类法进行分类。先将健康档案按社区内的各个家庭分类，然后在每个家庭内按家庭成员的姓氏进行分类。
3．健康教育类宜采用年度――问题分类法进行分类。先将健康教育类档案按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。
4．药品管理类宜采用门类――品种分类法进行分类。先将药品管理类档案按药品门类分开，然后在门类内按品种进行分类。
5．设备管理类宜采用类别――设备分类法进行分类。先将设备类档案按设备类别分开，然后在每个类别内按具体设备进行分类。
6．基本建设类宜采用项目分类法进行分类。将基本建设类档案按各个具体的基本建设项目进行分类。
7．会计档案类宜采用年度――类型分类法进行分类。先将会计档案按年度分开，然后在每个年度内按会计档案材料的类型进行分类。
(三)必须规范社区卫生服务档案管理的几个重要环节
1．必须规范社区卫生服务档案的收集工作。坚持集中统一管理社区卫生服务档案的原则，进一步明确社区卫生服务文件材料的归档范围，将社区卫生服务文件材料收集齐全，确保其完整。
2．必须规范社区卫生服务档案的整理工作。按照上述分类方法，及时将收集来的社区卫生服务文件材料进行系统化的分类整理编号，编制案卷总目录和分类目录，为社区卫生服务档案的保管和检索利用提供基础条件。
3．必须规范社区卫生服务档案的日常管理工作。建立健全档案查借阅、保护、保密、统计等日常管理制度，强化各种保管和管理措施，加强对社区卫生服务档案的管理，确保档案安全，延长档案寿命。
4．必须规范社区卫生服务档案的提供利用工作。加强社区卫生服务档案编研和检索工作，编制各类必要的检索工具，优质高效地提供档案查借阅服务，积极主动地开展档案提供利用工作，满足开展社区卫生服务工作的实际需要。
三、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要措施
推进社区卫生服务档案管理规范化是一件十分繁重和紧迫的重要任务，必须采取综合有效的措施，从整体上加以推进。
(一)必须加强对社区卫生服务档案管理规范化的宏观研究，在管理理论上实现突破。将社区卫生服务档案规范化管理的研究列入有关计划，尽快拿出研究成果，以指导实践。
(二)必须把社区卫生服务档案管理列为社区卫生服务业务建设的一项重要内容，使其同步发展。将社区卫生服务档案管理纳入社区卫生服务事业的发展规划和计划当中，与其同步规划，同步建设，使社区卫生服务档案管理工作随着社区卫生服务事业的发展而同步发展。
(三)必须加强对社区卫生服务档案管理的业务培训、检查和指导。社区卫生服务机构建档工作起步较晚，管理人员的档案意识还很薄弱，管理水平较低，如果不加强对其业务培训、检查和指导，就跟不上档案管理科学化、规范化、标准化的发展进程。只有及时培训、常指导、勤检查，及时发现并解决管理工作中存在的各种实际问题，才能保证社区卫生服务档案管理工作的健康有序开展。各级档案行政管理部门应高度重视社区卫生服务档案管理工作，切实加强对社区卫生服务档案管理工作的业务指导。
(四)必须尽快出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，对社区卫生服务档案管理提出明确的要求。切实加强对社区卫生服务档案管理各方面具体业务问题的研究，深入总结社区卫生服务档案管理工作的实践经验，尽快制定并出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，使社区卫生服务档案管理有章可循，促进社区卫生服务档案管理规范化水平的提高。
(五)推进社区卫生服务档案管理自动化。积极采用微机管理社区卫生服务档案，加强社区卫生服务信息网络建设，推进社区卫生服务档案管理网络化。当前，重点是对综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理等类档案进行计算机管理，实现社区卫生服务档案管理的自动化。圈(作者单位：吉林省延吉市社区卫生服务办公室133000
档案管理服务内容篇5
关键词：大数据时代；用户视角；档案信息服务
在科学技术不断创新发展的过程中，社会在发展中需要获取多方的数据资源，从而使整个时代逐渐步入大数据环境。大数据环境的出现使数据资源呈现多元化的发展模式。在这种模式下，档案数据呈现出低密度值、数据处理速度快等特点。同时，在对这些数据资源分析的过程中，可以发现一些数据资源与传统的数据存在着较为明显的差异。基于此，在大数据环境下，可以通过档案服务体系的构建来提升用户需求的满意度，并在大量数据中进行信息价值以及信息资源的分析，从而为档案信息服务系统的构建提供稳定保证。因此，在现阶段应该通过对网络资源以及网络视角的分析，构建档案信息管理研究机制，满足用户的基本需求，从而实现数据资源环境下档案信息管理的系统性。
1 大数据时代下用户视角档案服务信息构建的特点分析
1.1 服务系统的个性化。从用户视角对档案信息服务管理进行分析，其服务内容应该充分满足用户的个性化需求，并在服务信息合理构建的基础上实现资源的优化，使服务制度构建在不同程度上满足用户的基本体验。为了满足这种时代化的需求，档案管理部门在服务系统构建的过程中，需要构建针对性的服务制度管理策略，为用户提供个性化、深层次的服务体系，使用户的服务方式与用户服务内容进行合理匹配。而且在不用层次的用户体验分析中，也应该提高档案信息服务与档案用户之间的契合度，增加档案信息服务的受众群体，为个性化服务体系的构建提供良好保证。[1]
1.2 双向化的服务体系。用户体验环境下档案服务信息体系的构建，在某种程度上会涵盖整个系统特有的服务结构。通过该种服务模式的运用，可以实现档案学信息服务部门与用户之间的互动交流，并将原有的信息管理模式由单向服务转变为双向交流系统，使用户在信息参与的环境下满足信息反馈的交流渠道，充分展现出档案性管理中的双向机制，为用户视角下档案服务系统的构建提供系统支持。
1.3 多元化的服务内容。档案信息服务体系的构建，会将档案信息服务作为基础，围绕用户的体验构建多元化的服务管理体系，从而实现用户需求的合理调整。通过用户视角下档案服务系统的构建，应该在多元化服务体系构建中，做到以下几点内容：第一，在档案信息资源优化中，其资源信息是多元化的，而通过深度的信息挖掘可以实现档案资源的优化运用，使用户的基本需求在不同程度上得到充分的满足。第二，在档案信息优化中，应该通过多种媒介资源的优化，进行档案服务方式的合理创新，实现电子资源传播的多元化，促进档案用户视角下服务信息体系构建的创新发展。[2]
2 大数据时代下用户视角中档案信息服务研究的现状分析
2.1 服务主体定位没有反映出大数据的时代需求。伴随大数据环境的形成，档案信息服务体系的设计应该充分满足主体定位的合理性。首先，在大数据时代下用户档案信息服务管理的过程中，相关的管理机构对服务职能认识不全面，而且也没有将档案信息的管理技术作为服务主体，对于时代需求的认识过于局限。这种现象的出现也就导致很多信息服务管理模式仍然停留在原始的管理状态。其次，在档案服务信息定位及管理中，其服务体系缺乏一定的针对性，档案服务定位缺少对用户需求的分析，这种现象的出现也就为用户档案需求及层次的分析造成了制约。最后，大数据环境下的档案服务信息管理，不能在满足用户需求的基础上构建特色化的服务机制，导致档案信息的管理及优化不能得到用户的满意。[3]
2.2 档案信息服务对大数据的用户档案造成制约。在档案信息管理及服务研究的过程中，其管理制度缺少主动性的用户服务机制，而且，档案管理内容也缺乏一定的创新意识。尤其是在一些部级的档案信息管理中，并没有充分发挥档案管理创新理念，导致档案信息服务制度不能满足用户的需求，为管理制度的创新造成了制约。
2.3 管理人员的配备难以发挥时代化信息管理作用。在用户需求理念下档案信息管理制度构建中，要想满足用户对档案信息的基本需求，就应该构建完善性的用户档案信息管理方式，对档案信息的管理、资源的开发以及利用进行良好分析，而且也应该通过对用户的需求认识，进行档案信息的分类、加工及整理。虽然在很多档案信息管理部门中，配备了专业性的人员进行档案资源的规划，但是人员配备环境下，人员的职能分配中仍然存在着分工不明确的现象，导致档案信息的管理失去原有的价值。[4]
2.4 档案管理手段限制了档案服务的系统性发展。伴随信息时代的运行及发展，手机、电脑、iPad等移动设备的出现，成为档案信息资源管理的重要工具，尤其是在二维码技术运用的过程中，推动了档案资源管理的创新和发展。人们在日常生活的过程中，会通过手机微信、qq平台进行档案资源的查询，实现档案信息资源的有效获取，并在此基础上减少了去档案室查询资料的现象。在这种信息化档案管理手段确立的状态下，对设备的运用提出了更高的要求。因此，在现阶段档案信息管理及资源优化的过程中，档案管理相关部门应通过对时代信息的分析，构建创新性的档案资源管理机制，从而实现数据环境下档案资源的高效管理。
3 大数据时代基于用户视角的档案信息服务优化策略
3.1 构建以人为本的档案信息服务策略。在档案信息管理制度构建的过程中，档案服务人员是档案服务优化中十分重要的组成部分。因此，大数据时代下，档案馆信息服务体系优化的有效性，是档案馆服务内容构建的基本保证。所以在现阶段档案信息服务策略优化中，应该构建人性化的服务管理机制，并在策略构建中做到以下几点内容：第一，档案信息管理部门应该及时转变服务理念，馆员应该树立“用户第一”的服务思想，并将尊重用户、理解用户以及方便用户作为基础，为用户提供公平、有效的信息获取平台。第二，档案馆在档案信息服务优化设计中，注意人性化的服务管理原则。例如，在服务体系优化设计中，突出项目管理的实用性、制度建立的科学性，有效提升档案信息管理中的服务机制。第三，档案管理人员在服务的过程中，应该时刻保持良好的服务态度，使用户在人性化的服务环境下得到基本需求的满足。例如，档案室馆员在服务中应该具有百问不厌、孜孜不倦的服务精神，而且，在工作中应该做到热心、耐心以及专心，实现人性化服务的核心理念。第四，在服务策略优化的同时档案室管理者应该充分考虑到用户的个性化需求，实现档案室信息资源的充分运用。与此同时，在档案信息服务的过程中，馆员要认识到不同群体需求的差异性，通过灵活服务方式的运用，促进档案管服务设施的科学构建。[5]
3.2 有效提升档案数据信息的易用性。在档案资源信息管理及分析的过程中，从档案数据的集成到分析的解释，易用性原则应该贯穿在档案信息服务的整个过程。而且，在设计学角度中分析，其易用性的原则应该包含以下几个方面：易视、易学、易用。在档案数据易用性分析的过程中，应该注意以下几种原则：第一，可视化原则。可视性原则主要是要求用户在见到产品之后，所认识并了解到的使用方式，其最终的结果会使数据信息进行充分性的展现。因此，在大数据档案服务系统设计中，应该充分利用可视化的设计理念，通过对界面交互、社会以及社区等资源的分析，构建可视化的制度管理系统。第二，匹配原则分析。在档案信息设计中，需要通过对已有的信息进行全新的认识。在新形象认识中，应该将已有的经验作为基础，对新工具的使用进行科学性的匹配。而且在档案服务体系优化中，全新的档案在大数据环境下应该与人们的习惯方式进行合理分析，从而为档案服务的设计优化提供保证。第三，档案数据信息的反馈原则。在反馈系统设计中，应该使人们认真掌握服务系统的操作进程，在反馈分析中，实现对软件系统的合理控制。因此，在大数据服务系统环境下，应该引入全新性的人机交互管理模式，构建较为完善的数据运用程序，从而有效提升用户系统的反馈机制，强化人们对档案信息认识的满意度。
3.3 实现档案服务的安全性及隐私性保护。在现阶段档案服务管理平台设计的过程中，应该对档案云平台系统进行安全性的评价，构建综合性的评价管理指标、档案平台安全漏洞机制以及档案云的测试管理机制等，保证大数据时代下“档案云”项目管理设计的安全性及稳定性。档案服务体系设计中，隐私问题的设计是档案服务中人性化管理的基本体现。通过隐私问题的设计，可以有效克服档案资源整合中数据暴漏、数据公开以及隐私保护中的矛盾因素。同时，在档案服务体系优化中，应该对我国《档案法》《档案法实施办法》等内容进行综合性的分析，构建系统性的隐私保护机制，从而促进档案资源管理完善性确立。同时，在信息资源完善的过程中，也应该进行档案资源管理的技术创新，实现数据信息挖掘的高效运用。[6]
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档案管理服务内容篇6
关键词：档案部门;事务性管理服务;购买服务
2014年2月27日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》）中明确指出：推广政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买;规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务[1]。此前于2013年12月27日在北京召开的全国档案局（馆）长会议上，国家档案局局长杨冬权有针对性地提出，向社会购买事务性管理服务，是解决各级档案部门人少事多问题的出路之一。各级档案部门要对全部事务进行研究，把可向社会购买的事务性管理服务，从由档案人员进行改为以购买服务方式进行[2]。2014年5月8日，杨冬权指出《意见》是党的十八届三中全会关于全面深化改革决议新精神的集中体现，今后要在档案部门全面贯彻;要求各级档案部门积极按照这些新要求，把自己的工作系统梳理一下，排排队，看哪些服务可以向社会购买，用社会力量来开展，以解决档案部门多年来只增任务不增编制、人少事多、人手不足的突出矛盾[3]。
中央两办印发的《意见》和杨冬权局长的讲话，表明了国家档案部门坚决贯彻党的十八届三中全会《决定》的积极态度。全国各地档案局按照《意见》精神和有关要求，结合各地档案工作实际情况，出台了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，提出了一些具体思路。这些思路力图跳出档案人员、编制等体制内解决困难的传统思维模式，力求突破巨额财政投入档案事业的固定路径依赖，尝试从市场角度为档案部门探索一条改革路径，为档案部门减负、轻身，促使档案部门凝聚主业谋发展。然而要在全国范围内推进档案部门购买事务性管理服务，必须先厘清几个认识问题，以科学谋划、明确任务、强化责任，更好地推动此项工作的顺利开展。
1 档案部门购买事务性管理服务的依据
《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》是党中央、国务院在新形势下全面加强和改进档案工作的纲领性、指导性文件，对做好新形势下档案工作、建设档案强国具有重要的指导意义和强大的推动作用，将指导我国当前及今后一段时间内的档案工作，是各地档案部门积极开展购买事务性管理服务工作的重要依据。依法治国是我国新时期的一项重大战略方针和目标，依法治档是现阶段开展各项档案工作的必然选择和档案事业发展的重要保障，档案部门必须在《档案法》及有关法律法规的指导下推进购买事务性管理服务工作。国家对各级综合档案馆“五位一体”的功能定位既是各级国家档案馆努力的方向和目标，也是开展各项档案工作的依据之一。此外，服务大局和各个地区的中心工作、服务民生也是各级档案部门积极开展购买事务性管理服务工作的重要导向。
2 档案部门购买事务性管理服务的范围与内容
2.1 范围。档案部门购买事务性管理服务的目的是提高服务效率。明确事务性管理服务的购买范围，是推进档案部门购买服务的关键问题之一。那么，什么是事务性管理服务？国务院印发的《关于政府向社会力量购买服务的指导意见》将购买服务的范围予以明确，指出：“政府向社会力量购买服务的内容为适合采取市场化方式提供、社会力量能够承担的公共服务，突出公共性和公益性。教育、就业、社保、医疗卫生、住房保障、文化体育及残疾人服务等基本公共服务领域，要逐步加大政府向社会力量购买服务的力度。非基本公共服务领域，要更多更好地发挥社会力量的作用，凡适合社会力量承担的，都可以通过委托、承包、采购等方式交给社会力量承担。”但这只是一个原则性的指导，具体到档案工作领域，明确档案事务性管理服务的购买范围与内容，即要弄清楚档案部门的哪些服务可以向社会购买，用社会力量开展。明确哪些可以买，哪些不能买，具体的标准和界限是什么，如何来确定？这是档案部门顺利开展购买服务工作的前提和基础，也是档案部门购买服务实践的难点所在。目前，档案界还没有一个一致的档案事务性管理服务概念，也没有统一的范围界定。这需要我们紧密结合档案工作的实际情况，探讨并确定档案事务性管理服务的购买范围与内容。
2.2 买什么：购买服务的内容。目前，其他政府部门主要采用列举方式，通过制定政府购买公共服务目录来明确购买事务性管理服务的内容。对于档案部门来说，划清权力清单，建立档案事务性管理服务购买目录是一个很好的探索。这个目录应该是指导性而非强制性的，应当充分考虑地区差异性并及时进行动态调整，制定目录时应当明确优先顺序，按照轻重缓急的原则，突出民生项目，分步实施。要突出公共性和公益性，注意安全性和保密性，重点考虑、优先安排与保障和改善民生密切相关的档案工作领域和项目。
国内一些档案部门已经开始进行积极探索和尝试，并取得了一些经验。如前几年北京市一些机关、企事业单位因档案人员、库房紧张，技术缺乏等问题，尝试将部分档案的保管、整理、数字化等工作以有偿服务的形式外包给社会上的档案服务机构进行，解决了这些单位的难题，减轻了档案工作人员的工作强度，取得了较好的效果[4]。总结我国档案部门开展的购买服务、外包服务等实践，笔者认为档案部门向社会购买事务性管理服务的内容可分为两大类，即常规事务性管理服务和档案专业性事务管理服务。事务性工作是指为一个单位的中心工作或者业务工作提供的生活、后勤、保障、辅助等服务或基础性工作，具有长期性、重复性特点。档案部门可购买的常规事务性管理服务主要包括：①机关安全保卫、清洁等物业管理服务;②车辆使用与维护服务;③档案库馆房屋的空调、安防、水电气系统等有关公用设备、生活设施的运行、维护、保养与检修服务;④部分专业设备的维护与保养服务;⑤会议、展览等服务;⑥档案部门工作人员的部分生活、后勤服务以及其他事务等。档案专业性事务管理服务是指围绕档案的收集、整理、保管鉴定以及利用等和围绕档案管理工作等一系列档案核心事务的管理服务，它们具有较强的档案专业特点。前者包括：①公开的传统馆藏档案的数字化扫描工作;②公开档案的录入、加工、缩微复制、数字转换以及音频视频档案的翻录翻印处理等工作;③各种专门档案的标准化整理工作;④公开档案的编目、著录、标引等工作;⑤部分档案编研及档案信息的开发、利用工作;⑥政府网站信息的存档归档工作等。后者包括：①档案陈列展览制作及部分宣传工作;②档案人员的继续教育与业务培训工作;③部分档案信息化的建设、维护工作（如档案网站的设计与维护，数字档案馆、智慧档案馆、电子文件中心、政府信息公开中心等组织的设计与维护工作等）;④部分档案的存管外包业务;⑤部分档案业务指导与咨询服务;⑥档案管理等级评估;⑦档案库房设计、设备购置方案咨询指导;⑧档案法律法规咨询指导服务等。这些都可以不同程度地利用外部技术力量、通过向社会购买服务实现。
3 谁向谁买：购买主体和承接主体
档案部门购买事务性管理服务涉及购买主体和承接主体。购买主体主要是各级档案局馆，《关于政府向社会力量购买服务的指导意见》指出，政府购买服务的承接主体为“依法在民政部门登记成立或经国务院批准免予登记的社会组织，以及依法在工商管理或行业主管部门登记成立的企业、机构等社会力量”。此外，还应包括各级党政群机关档案馆室等机构。承接主体是独立的法人，能够承担民事责任。具体条件需要购买主体会同财政部门根据购买服务项目的性质和质量要求确定。依据档案部门可购买的事务性管理服务的范围与内容，承接主体不仅有安保公司、车辆租赁公司、物业管理服务公司等提供常规事务性的社会服务组织，还应包括各种档案中介机构、文件中心、档案寄存中心、档案事务所、现行文件资料中心以及一些文件、档案、信息软件设计开发服务公司等各种专业性组织机构。
近些年，我国提供常规性事务服务的社会组织发展已经比较成熟，档案专业组织尽管起步较晚，但也有了较大发展。我国的档案社会服务机构既有政府建立的，也有私人创建的，但均为商业性的档案服务机构;前者一般是各省市档案局馆下面建立的档案服务中心，这类机构整体上规模较小、数量有限，不能满足各级政府部门的需求;后者虽然起步较晚，但发展较快，具有一定的规模。我国档案社会服务机构具有：①大多建立时间较短;②均是营利性的;③经营范围较广，既为政府部门服务，也为社会各界服务等共同特点。这些特点决定了我国的档案社会服务市场还处在起步阶段，存在着诸如档案社会服务机构发育不够成熟、档案服务机构和人员良莠不齐、档案服务市场不够活跃仍处于自发无序发展状态、档案行政管理部门监管缺失等诸多问题[5]。
4 怎么买：档案部门采购与购买服务的关系
购买事务性管理服务的方式、程序、标准和要求是档案部门推进事务性管理服务工作顺利开展的重要保证。2002年出台的《政府采购法》指出，政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。档案部门购买事务性管理服务属于政府采购，在购买服务的过程中要依据政府采购程序、按照政府采购的相关法律法规以及招投标法的规定组织实施。档案部门购买事务性管理服务总的要求是市场化，要遵循市场竞争规律和机制，让市场在购买服务活动中发挥决定性作用，减少购买服务中的特许经营审批等非竞争购买方式。同时，应当坚持公开、透明、平等、互惠、诚实、守信等原则，通过平等协商，以契约化合同的形式，明确双方的权利与义务，依法依规保证合同履行，提升购买服务的质量和效率[6]。档案事务性管理服务项目中符合政府采购竞争性条件的，应统一纳入采购程序;不符合竞争条件的，可以采取业务外包、委托、特许经营、战略合作等合同方式进行采购。因此，档案部门应该根据需要购买各种不同类型的服务，建立科学的、符合档案行业特点的经费评估测算标准与体系，并通过优先购买等形式，大力培育、发展和壮大非营利性档案组织。目前，政府及财政部门已经对常规事务性管理服务购买有了明确规定，档案部门（主要是档案局馆）只需要按照相关规定严格执行即可，但在执行过程中应注意档案专业与其他行业及部门的差异等。政府购买档案专业性事务管理服务，需要各级档案局馆以及各级党政群机关档案馆室，划清档案部门权力清单、积极探讨并科学论证可购买档案事务服务的项目、内容及其可行性，争取列入各级政府编制的政府购买服务目录，在实施过程中要密切注意可能出现的各种问题并及时总结经验等。
5 买得值：档案部门购买服务的绩效管理和监督机制
档案部门购买事务性管理服务的意义重大，为达到理想效果需要在实施过程中充分发挥监督作用，加强绩效管理，完善监督机制。推进档案部门购买服务的绩效管理评价工作，需要在购买服务预算资金管理全过程中贯彻预算绩效管理理念，加强成本绩效分析，注重结果应用，提高资金使用绩效，加强综合评价以确保购买服务效果。建立综合性评审机制，具备条件的地方要引入第三方评估，对购买服务项目的数量和质量进行考核评价。要完善监督机制，推进信息公开，无论购买什么，采取什么方式购买，都要尽可能通过政府门户网站、政府采购网站等信息平台，及时向社会公开政府购买服务的相关信息，确保公平竞争。要健全监督管理制度，确保资金按照相关财务管理的规定规范管理和使用[7]。将档案专业性管理事务外包给社会档案服务机构直接涉及档案实体和内容安全，因此必须建立并不断完善购买档案管理服务的监管体系对其进行有效监管。购买档案事务性管理服务的监管体系应包括档案行政管理部门监管、行业学会的自律与监督、社会公众和媒体等多方位监督[8]。
6 购买服务对档案部门意味着什么
档案部门向社会购买服务涉及档案局馆的基本职能和机构设置，它需要对档案局馆的部分职能进行重新分配或调整，进而需要对组织机构进行改革，这必然涉及档案局馆及其工作人员的切身利益。因此，需要有勇气打破组织和个人利益藩篱，否则可能很难推进此项工作。
政府购买服务产生于西方发达国家。在国外，文件、档案部门购买社会服务被认为是一种提升其服务质量与效率的重要途径，有着成熟做法和先进经验，已经被广泛接受，总结国外先进经验，对推动我国档案部门购买服务具有重要的启示意义。此外，我国不少档案部门也在积极探索向社会购买服务，并在购买领域、程序、制度、规范等方面积累了一定经验。同时，积极学习图书馆、博物馆等相近部门及其他政府部门的成熟做法和有益经验，相互借鉴、取长补短，结合档案工作的实际情况，仔细梳理各个档案部门的各项业务工作，探索建立符合时代需求的档案事务性管理服务项目和内容清单。
推进档案部门购买事务性管理服务需要抓住重点，把握难点，选好突破口。必须看到，由于我国档案局馆在购买社会服务方面还处于起步阶段，各项工作不可能齐头并进，短期内难以在各个地方全面推广，因此应当选择若干容易实施和推广的领域优先进行。国内外档案部门购买服务的实践都表明，顺利推进档案部门购买社会服务，不仅需要建立一套完整、系统、切实可行的法律法规体系，通过法律手段来规范档案部门购买社会服务的范围、程序及相关权责，而且需要有一定数量的社会组织和文件、档案、信息等专业性组织的存在并健康发展。这也是当前和今后一个时期推广档案部门购买社会服务面临的难点。
推进档案部门购买事务性管理服务要有网络思维，要善于利用网络开展各项工作，给传统档案工作插上网络这一现代翅膀。同时，要有合作思维，实现档案部门之间以及档案部门与政府、企业、其他组织等社会各方面的互联互通，共办共赢，共同推进档案部门购买服务工作。
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档案管理服务内容篇7
一、城建档案信息资源整合概述
（一）城建档案信息资源的价值。城建档案信息资源作为城市发展建设的记录，对于城市发展具有历史价值、实用价值以及服务价值。历史价值指得是城市建设档案是对城市的建设的进程各个方面的记录，是城市发展建设的重要资料。实用价值指得是城市建设档案资源能够对城市的建设、规划提供一定的信息和依据，对于城市的再规划有一定的指导作用。服务价值指得是城市档案信息资源汇集了城市建设的各个行业信息，包含了城市各个方面建设发展所需要的资源，故而其服务的范围比较大。
（二）城建档案信息资源整合与效应内容。城建档案信息资源整合内容广泛，资源的整合、机构的整合、人才的整合以及服务的整合均属于其范畴；资源整合是对城市城建档案实体以及信息等各个方面的资源进行整合，对软、硬件资源以及信息资源进行整合；软、硬件资源整合是对城建档案管理所需的设施以及软件平台进行整合；机构的整合是城建档案信息资源整合的基础，能够推动城建档案事业的发展；人才的整合是档案信息资源整合能否顺利开展的关键，通过对人才资源进行整合以达到城建档案信息资源整合优势互补；服务的整合是将城建档案信息资源服务放大化，提高城建档案信息效应，提升档案信息服务效率。
（三）城建档案信息资源整合意义。城建档案信息资源整合对于整个城市发展具有重要意义，有助于优化城建档案信息资源管理各个部门的职能关系，有助于提高城建信息的价值和利用率，有助于提高城建档案信息的重要性，增强城建档案信息的服务效应。城建档案信息资源加强整合可以合理优化信息，促使城市信息交流加快，提升城建档案服务效应。同时，信息资源整合有助于提高城市对档案信息的进一步了解，进而充分发挥档案的作用，加深城市对于城建档案信息的理解，从而提高城建档案的地位。
二、加强城建档案信息资源整合的措施
（一）建立城建档案信息整合性服务体系。由于城市城建档案信息内容的广泛性，其信息服务效应比较分散，因此需要建立城建档案信息整合性的服务体系。首先，城市档案相关管理部门要明确其信息资源管理的职能，加强各相关部门的沟通，进而实现城建档案信息管理的互补。其次，注意对城建档案各个行业信息的整合，加强信息共享，实现城建档案信息的整合，充分发挥城建档案信息的功用。最后，采用科学有效的信息整合方法，利用现代化技术建立城建档案数据库，通过计算机网络实现城建档案服务的社会化，最终建立城建档案信息服务体系。
（二）完善城建档案信息管理制度。完善的城建档案信息管理制度是其开展信息整合的保证和基础，因此必须不断完善城建档案信息管理制度。比如在城市的档案管理部门设置档案信息整合部门，对档案信息的整合进行指导和监督。此外，还可以建立相应的档案信息管理制度，从而提高对档案信息整合管理的监督。同时，城市档案部门还应加强对内部信息进行整合，整理好城建信息资料，对各行业信息进行规划整合，从而提高城建档案信息的使用率，实现城建信息资源共享。
（三）丰富城建档案信息资源整合性服务形式。当前，我国很多城市的城建信息整合性服务仅仅限制在档案管内部，导致其服务效应并不明显，因此有必要丰富档案信息整合性服务形式。首先，城市可以通过互联网技术建立共享信息服务体系，从而提高资源的服务效应。其次，完善城市各档案管理机构的协调工作体系，加强各机构间的协作。充分发挥城市档案合作优势。最后，建立城市档案信息公共检索数据库，开放档案信息，加强信息分享率，从而提高档案信息的服务效应。
三、结论
档案管理服务内容篇8
关键词：城建档案；利用；问题；对策
城建档案利用的主要内容是将整理分析后的城建信息提供给城建工程决策人员以及技术人员，为城市建设提供高效服务。城建档案具有良好的经济效益和社会效益，在社会发展中扮演着重要的角色。但就当前城建档案的利用情况来看，其中存在诸多问题，管理模式以及服务形式的合理性不足，信息资源不完善等问题，都在一定程度上影响着城建档案的科学合理利用，此种情况下，加大力度探讨城建档案利用的具体策略，具有一定重要性和必要性。
1 城建档案利用中存在的问题
1.1 管理模式和服务形式落后
城建档案的管理模式长期以来都比较闭，自我保护性很强，导致信息闭塞，难以得到充分利用。如今社会的发展己经少入了现代化和信息化，但是许多城建档案管理部门仍以传统的方式进行人工查找翻阅，加上城建档案数最巨大、种类繁多，为档案的管理工作带来极大的困难。管理方式的落后直接影响到其服务水平的下降，城建人员要调取一些相关档案资料时，不得不经过一个费时费力的过程。
1.2 信息资源不完善
当前的城建工程日益增多，技术性要求也越来越高。城建档案就是在城市建设的过程中记录的文字、数据分析表、图纸等相关的文件材料，是城市规划建设以及扩建改造的凭据。对社会和国家都有很高的利用价值。城建档案的来源较为宽广，其形成和处理的过程涉及到多个部门和多项专业技术。城建档案的利用价值基于其完整、准确的保存，而实际上城建档案馆所收集的内容还不够丰富，来源也不够均衡。整体上看城建档案收集存在地上多于地下的情况，而其体需要利用城建档案的工作人员查询的内容则是地下多于地上，这种收集和利用产生错位的情况也常有出现。
1.3 政府规定过于原则化
按照《中华人民共和国档案法》对于档案开放内容和开放时间的限制规定，国家保管的档案向社会开放的时间期限一般为30年，科学技术和文化等类塑的档案可以少于30年，而涉及到国家利益和安全的有关档案不宜向社会开放的可以多于30年。档案馆为开放的档案资料创造了可利用的条件，然而对于城建档案的操作却没有可以依据的具体章程。因为城建档案沙及到的大部分内容都足公共信息，所以其公开的时问和范围应该宽于档案法的相关要求。
1.4 城建档案利用收费较高
城建档案的利用一般是需要收取相关费用的，例如综合性的服务费、档案的查询费和复制费等。而且城建档案馆的收费标准要比其他综合性的档案馆高一些，机构组织需要查阅非本单位城建档案的收费标准也要比个人高出许多。
2 城建档案利用中相关问题的解决策略
2.1 完善城建档案信息资源内容
在城建档案利用中，为促进相关问题的有效解决，应当结合实际情况对城建档案信息资源内容进行有效完善，以促进城建档案利用价值的最大化发挥。城建档案信息资源内容的完善，需要不断扩大城建资料的收集范围，拓宽收集渠道，基于城市建设的具体情况，制定城建档案信息资源收集方案，促进城建档案信息资源收集工作的有计划、有目的开展。尤其是对于散存的城建档案信息资源，应当合理的开展征集工作，以提高城建档案收集的时效性。
针对当前城建档案利用的具体情况，相关部门应当积极开展深入分析，结合城建档案的利用需求，做好地下档案的收集工作，以学校、医院等机构为主要代表，这些机构的建设往往在一定程度上反映出城市建设的综合特点以及变化发展，若能够妥善收集整理此类档案信息资源，势必能够有效完善城建档案信息资源内容，为城市建设发展提供可靠的信息支持。除此之外，为促进城建档案利用中相关问题的妥善解决，应当积极建立科学化的城建档案利用机制，制定可行的工作目标，以保证在完善城建档案信息资源内容的过程中对城建档案进行有序分类。
2.2 优化调整城建档案的管理模式与服务方式
为促进城建档案资源的价值得到最大化发挥，促进城建档案利用问题的妥善解决，应当坚持与时俱进，将现代信息技术与数字技术合理应用于城建档案利用中，转变城建档案的管理模式与服务方式，促进城建档案数字化利用的顺利实现，从而更好的满足当前社会发展新形势下城建档案利用的综合要求。因此城建档案管理人员应当结合时展需求开展系统分析，积极促进数字化城建档案管理模式建设，优化城建档案资源服务方式，全面提高城建档案检索效果，优化档案存储能力，以更好的为社会提供优质高效的城建档案信息资源服务。因此相关管理人员应当基于城建档案利用者的潜在需求出发，积极转变城建档案管理模式，优化服务方式，拓宽城建档案服务渠道，促进城建档案资源利用价值得到最大化发挥，为档案事业的发展打下良好的基础。
2.3 加强制度建设，放宽城建档案相关限制
当前城建档案利用中存在诸多问题，严重影响城建档案资源实际价值的发挥。因此在城建档案资源利用过程中，政府部门应当加强制度建O，放宽城建档案相关制度，除涉及国家机密或公民隐私等内容外，应当依法公开，为城建档案资源的科学化利用创造有利条件。相关档案管理部门应当积极转变城建档案服务方式，在准确及时接受政府政策、规范文化的基础上，合理公开此类信息，以强化社会群体对相关政策与规范的认同，为城建档案的合理利用提供可靠的法律支持。城建档案利用中应当以国家相关法律为依据，明确档案开放的内容与具体范围，确保不涉及国家安全以及社会利益等内容，通过城建档案信息的合理利用，推进城市建设工作的有序开展。
2.4 采取合理的城建档案利用收费制度
当前城建档案利用中存在的一项重要问题就是利用收费制度合理性不足，使得城建档案资源的价值并未得到有效发挥。因此在城建档案应当坚持公益性原则，采取合理的城建档案利用收费制度，以利用城建档案所需的服务时长和劳动量作为收费主要考量因素，以保证城建档案利用中收费的合理性。
结束语
总而言之，当前城建档案利用工作中仍存在诸多问题，使得城建档案资源的利用价值并未得到充分发挥，甚至受到信息资源时效性不足等因素的影响和制约，城建档案无法为城市建设提供科学高效的服务。为促进此类问题的有效解决，应当针对城建档案利用中的问题开展具体分析，并提出科学合理的解决策略，促进城建档案资源的利用价值得到最大程度的发挥，真正为城市建设提供科学化服务。
参考文献
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[2]李青涛.谈城建档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2015（4）.