档案管理交流材料范文

档案管理交流材料篇1

1新时期*（集团）公司生产经营格局的显著变化

近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，*煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。*四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立*中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135MW综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、*兴鹤发电有限责任公司2×600MW火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与香港富拉尔等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设*煤电十一矿；整合了*市*乡振兴煤矿、*煤矿、*井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。

2企业多元化发展格局对档案工作产生的影响

2.1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。

2.2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。

面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。

2.2.1煤炭资源整合后矿井的档案管理问题

由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。

2.2.2外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题

*（集团）公司引进外资、对外投资，合作项目不断扩大，范围涉及文化事业、煤炭资源、电力、建材、医疗卫生、高科技产品开发等多个领域，形成了跨地区、跨行业的以煤炭为主业、多种产业并存的大企业集团。随之而来，集团公司的档案管理门类、档案全宗，也将体现多载体、多专业行业。如与美国合资建设的2×135MW综合利用热电厂，档案分类就要按照电力行业的分类方案进行整理。档案门类的新构成，档案分类规则的不同，事实上已形成了煤矿企业档案管理的“一企两制”。即：按照国家电力行业分类大纲整理电厂档案。这就要求我们学习、掌握电力行业的分类方案，使档案管理工作更加适应电厂的生产建设。又如*四矿与泰国万浦集团合资组建的中泰公司，在组建过程中，签定了一系列的中、英、泰三种文字对照的合同、协议、章程等，档案工作者应及时收集整理好这些资料。中泰公司成立后，泰方委派专人入驻公司，公司的生产经营状况均受泰方监管，在今后的生产经营过程中，这些资料都是双方友好合作的前提和基础。再如，出资参股豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目，由于*不是控股方，档案管理就以合作方为主要管理部门，作为参股方面的档案管理人员应积极与对方沟通，及时收集有关生产经营方面的档案资料，确保集团公司投资的根本利益。以往国有企业占主导地位，现在煤炭企业实施战略重组，与外资企业、其他行业企业合作，建立了控股参股、投资主体多元化的股份公司，其结果必将决定着公司的档案所有制（档案的有形资产和无形资产）形式的多元化，即从以往独有的国有企业档案，逐步新增了国有企业与其他行业企业、外国企业合资的联营经济档案、国有控股经济档案、参股经济档案等门类。档案所有制发生的改变，客观上决定着档案工作性质发生的变化。比如：档案部门在改制后的隶属关系、档案的形成和归档、档案的科学管理、档案信息资源开发、改制前后企业档案管理的新旧衔接、档案人员专业素质的再培训等。

档案管理交流材料篇2

一、编外聘用人员档案管理存在的主要问题

1.编外聘用人员“弃档”现象较为普遍。目前，单位编外聘用的人员绝大部分是应往届大学毕业生。由于大学生就业形势较为严峻，不少大学毕业生在毕业后2―3年内，先后在3―5个单位工作的情况比较普遍。按照《流动人员人事档案管理暂行规定》，他们的人事档案大都交由当地人才交流中心保管。由于每年要缴纳数百元档案管理费，对于工作尚不稳定、工资待遇相对较低的大学生来说，确实是一笔不小的支出。于是，纷纷托交或不交，时间一长就干脆弃档不要，使流动人员“弃档”现象日渐严重。

2.编外聘用人员档案内容记载不完整。由于编外聘用人员流动比较频繁，他们在每个单位工作期间的档案材料根本无法及时被收集归档。加上，用人单位对编外聘用人员人事档案管理重视不够，未能及时收集和整理他们在单位工作、学习、考核等信息，人员流出后又未及时移交和转递，导致编外聘用人员人事档案常常中断，记载不完整的情况非常普遍。有的甚至连考核定级、职称晋升等重要的档案材料都记载不全。

3.档案内容不全。正常情况下，流动人员人事档案材料一般应包括：履历表，大中专毕业生分配派遣（证）单，转正定级的考核材料，每年度的考核表，专业技术职称评审材料，档案工资变更材料，奖惩材料，党团组织材料以及其他按规定应收入人事档案的材料。由于流动人员的流动性较大，用人单位未及时收集和整理编外聘用人员的档案材料，造成编外聘用人员人事档案的信息未能随工作经历的增加而增多，尤其是缺少反映当事人综合能力、素质和权威部门认定的业绩考核材料，这给用人部门选择人才带来困难，也使编外聘用人员人事档案的价值随之降低。

4.档案的真实性存疑。部分外聘人员人事档案在转递的过程中，未能严格执行《流动人员人事档案管理暂行规定》的“流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。”和“不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。”等相关规定，将档案材料交由当事人本人代为转递，有的出现擅自涂改、抽取、销毁或伪造人事档案材料的情况。有的学历越填越高、业绩越填越突出，使用人单位无法客观全面了解聘用人员的真实情况。

5.用人单位对编外聘用人员人事档案管理重视不够。部分用人单位认为编外聘用人员流动性大，建不建人事档案无所谓;单位人事部门不重视编外聘用人员人事档案人事档案材料的及时收集和定期整理，对聘用人员在单位学习进修、工作考核、从事科研活动等形成的材料收集整理不及时、不完整，从而造成编外聘用人员人事档案“残缺不全”，严重影响了编外聘用人员人事档案的价值和可用性。

二、对做好编外聘用人员档案管理的思考

1.提高对做好编外聘用人员人事档案管理工作重要性的认识。人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的以个体为单位，集中保存和备查的人事档案资料，具有重要的凭证价值和参考价值。目前，人员流动已成为常态，社会也已进入信息化时代。人力资源的合理配置、用人单位和聘用人员之间的沟通和联系、单位自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、完整的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，都离不开人事档案工作的有效运转。加强编外聘用人员人事档案管理工作，既可以为单位和聘用人员提供良好的人才信息服务，更好地服务于单位的组织人事工作，又可以优化市场人力资源配置，促进聘用人员的社会化管理，推动社会保障体系的建立和完善，维护社会的稳定。

2.建立和完善档案管理制度，规范编外聘用人员档案管理工作。目前使用的《流动人员档案管理暂行规定》颁布已有十几年，在使用中暴露出的问题也已十分明显，特别是对用人单位和人才交流中心对流动人员档案管理的责任、义务规定不全面，又没有相应的罚则，在具体的施行过程中对管理档案的双方难有约束力。加之，没有具体规定用人单位、劳务中介机构在使用编外聘用人员时，应如何为聘用人员建立规范的人事档案，造成了目前编外聘用人员档案管理中有人用人、无人建档的现状。因此，应考虑修订《流动人员档案管理暂行规定》或者出台比部门规定更具约束力的法规，对流动人员人事档案管理中用人单位、劳务中介、人才交流中心和流动人员个人在档案资料的形成、收集、整理、归档以及管理服务等各个环节上，制定出规范性的操作规程和相应的权利义务，保证档案资料的真实、可靠和鲜活，全面提高档案质量。对不按规定履行义务或在实际工作中、弄虚作假、敷衍应付、造成不良后果的，给予相应的处罚，以有效规范编外聘用人员档案管理工作。

3.适当降低流动人员档案管理费用，减少“弃档”“死档”现象发生。目前，流动人员人事档案统一在当地人才交流中心管理，流动人员不管档案材料有无增加，也不管档案是否被查阅和利用，每年都要给人才交流中心交纳数百元的管理费。作为各级人力资源管理部门下属的人才交流中心，有义务为人才的合理流动提供必要的服务，当然也包括提供档案管理与查询服务。因此，鉴于目前“弃档”、“死档”现象日益普遍的现状，建议政府各级人力资源管理部门把流动人员档案管理和服务，当作一种公共产品向流动人员和用单位提供，同时，适当降低管理和服务费用，或者，实行档案内容有增加和使用的适当交纳管理费用，没有变化和使用的不交管理费用，以减轻流动人员的经济负担，减少“弃档”、“死档”现象发生。

档案管理交流材料篇3

关键词：电力工程；工程档案；档案管理

中图分类号：F407 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）24-0140-02

随着我国经济建设的迅猛增长，社会对电力的需求不断提高，电力供需形势紧张，电力工程建设进入了前所未有的大发展阶段。基建工程在建设过程中会形成各种各样的文件材料，有建设前期文件、工程管理、施工记录、竣工验收及监理、质量监督、设备材料等。这些竣工档案是基建工程的书面结晶，竣工图的编制和竣工材料的完整、准确、系统除了保证能如实反映工程的本来面貌外，更为重要的是为今后的生产运行、维修、扩建、改建工程提供可靠的依据，具有重要的利用价值。因此，认真做好档案管理工作是非常重要的。

1 组织、制度落实是抓好工程档案的基础

建立、健全必要的与工程建设相适应的档案管理机构和行之有效的规章制度，是确保工程档案齐全、完整、准确的组织保证和管理依据。根据公司档案现有管理制度和管理方式，对健全档案管理网络、落实档案人员参加重大基建活动制度、完善档案培训工作制度、强化档案管理工作考核提出了具体的要求，进一步理顺了工程档案归档的流程，明确了档案管理要求和各部门专兼职档案员职责。

1.1 明确分工和任务

每年初，公司办公室根据年度基建项目建设计划，将各电网建设项目的归档任务分别落实到各位档案员，要求档案员跨前一步，提前介入，积极主动做好档案的超前管理。公司档案人员平时通过参加基建工作会议、基建月度工作例会、工程竣工验收及公司网站的有关信息，及时了解相关工程竣工投运情况信息，跟踪做好档案管理工作，对基建工程档案进行超前管理。在工程建设初期，主动与工程主管部门联系，到工地现场，对各参建单位进行档案工作交底，明确土建、电气安装施工单位、监理等单位档案归档范围、档案材料形成的质量要求，做好工程档案事前、事中、事后控制，与工程同步做好档案管理工作。

1.2 梳理界面和流程

根据“三集五大”体系建设完善提升要求，公司就电网建设项目归档流程进行多次研讨，明确了各项档案材料的流向、提供部门与接收部门的职责、市县公司的界面，并以会议纪要的形式，对各项交圈地带、空白地带进行了明确，对薄弱地带（如电子化归档）等进行了强化，有效化解了职责不清引发的矛盾，促进了归档质量的大幅提升，实现公司档案电子化率从2012年初的59%提升到2012年末的73%。

1.3 注重过程控制

公司建立电网建设项目归档周通报制度，内容涵盖主网、配网、农网各建设项目，发送对象既包括工程主管部门，也包括各参建单位和收口单位（如竣工决算部门），同时抄报公司分管领导，动态通报工程档案催收、整理及归档情况，并将归档工作纳入绩效考核。极大地促进了归档的及时性，有效防范了归档“积重难返”的现象。尤其是通过历时半年的清欠，全面完成了2010～2012年三年配农网项目电子化归档遗留项目。

1.4 强化培训与交流

为促进归档质量的提高，公司办公室会同基建部门举办了工程项目及档案管理培训，组织各参建单位参加。同时，为促进内部组卷质量的提高，公司办公室组织档案互查，从各档案员分管的工程中随机抽取一个项目，组织大家会审，指出其中的优缺点，一方面促进了工程档案查漏补缺，另一方面对档案员的业务能力、工作责任心起到了极大的促动作用。

2 根据电网建设工程复杂性的特点，与工程同步做好档案管理工作

从实际情况看，供电企业电网建设是比较复杂的。它分变电、线路工程。其中变电工程中包括土建、水电、装饰、电气设备安装、调试、消防系统、防火封堵、视频监控系统等，从项目可研立项开始到工程竣工验收投运，档案管理人员首先了解电网建设工程的概况、建设规模，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案材料，对每种材料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，有的放矢地做好以下工作：

2.1 做好工程档案事前、事中、事后控制

电压等级高的电网工程建设工期往往是跨年度工程，档案人员要提前介入，与工程同步做好档案管理工作。在与施工单位签订合同时，就应把档案的要求作为合同的附加条款列入。在施工单位进场时，就应对它们进行档案内容技术交底。并抓住到施工现场阶段验收的机会，及时了解情况，与各参建单位的档案人员交流，对各施工单位形成的施工记录、原材料质保书、测试报告等档案材料进行认真审核把关，发现问题及时反馈到施工单位，使最终移交到档案室的竣工档案符合档案归档质量要求。

2.2 追踪指导收集

这种方法适用于工程周期短的，形成档案材料快的技改工程。档案人员根据生产计划，主动与职能部门询问和了解工程进展情况，及时掌握信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案材料。这种方法收集速度快，档案材料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。

2.3 强制性收集

在与各参建单位签订合同时，把档案质量要求及移交份数作出明确规定，将合同费用的5%金额作为档案材料押金，直到工程完工，各单位将完整的符合档案质量要求的档案材料移交给档案部门后并符合要求才可拿回这笔押金。这种方法具有—定的约束力。可以保证档案材料不会由于人为因素而流失，尽量避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。

3 以过程管理为重点，以“创精品工程、建精品档案”为目标

电力工程建设档案管理工作是一个系统工程，它在工程的发展中环环相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成。由于档案具有历史性、真实性的特征，在每一个环节所形成的档案材料的质量，反映了工程管理水平和质量，最终决定了整个工程档案的质量。因此，对于工程档案，过程就是结果，过程就是质量。我们要创精品工程，就要抓好源头，要把抓好档案形成过程作为工程档案管理的工作重点，以创精品工程、出精品档案为工作目标，一着不让，一丝不苟地开展档案管理工作。要树立“创精品工程、建精品档案”的意识，转变观念，提高认识，要树立品牌意识，力争创名牌、确保出精品。为实现工程档案的每一个数据无可置疑，每一张图纸无可挑剔，每一卷案卷无懈可击的目标而努力奋斗。

4 通过开发利用档案信息，促进档案管理工作

电力工程档案是工程建设重要的组成部分，是工程管理水平的反映。档案收集是否完整、齐全、准确、系统，分类是否科学，整理组卷是否合理，排列是否有序，检索是否快速就显得十分重要。档案人员通过对工程档案的收集、整理归档工作，对工程概况、建设规模、批准概算、工程开、竣工日期以及档案整理归档情况了解，编写工程档案案卷编制说明，能将档案信息及时提供给利用者。数字档案馆为档案实现全息归档、资源共享创造了条件，随时为利用者提供全息档案的服务。每当利用者从档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室移交文件材料，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。

档案管理交流材料篇4

近年来，国家、省、市组织部门都对干部人事档案管理工作进行统一法规性文件指导，这些文件的实施使得干部档案的管理工作在一定时期、一定程度上基本实现了制度化、规范化。但有的法规文件要求不统一、变化相对快，有的条款只是暂时的并多次改变，如工资级别登记表1992年以前立卷归档时没放，1992年以后要放，并只须放九类1-1号，可是2000年又发文规定新整档案工资级别登记表不要放。这不仅给档案立卷工作造成一定难度，也在一定程度上影响了档案的美观。如审计材料，入党积极分子考察表，预备党员考察表，2000年下文要求归档，而要求从1996年收集，这样收集起来就有一定难度。

二、干部档案立卷不规范

1、历史遗留问题多。以前大部分管档人员专业程度普遍偏低，且又多属兼职，有的自身要求不严，对立卷归档的材料没有认真把关、鉴别，再加上部分单位领导干部对档案管理工作重视程度不够，使许多该归档的材料，有的没归档，有的填写不全，不该归档的材料混入了档案内，造成了案卷质量低。近年来对干部档案进行目标考核，干部档案管理部门为保证档案材料的完整，虽多次催交，但有的材料年代久远，原件无法找到。责成有关部门补办的材料虽经认真鉴别，但有失历史原貌，影响了档案的完整性、系统性和真实性。

2、纸张不统一，表格不规范。虽然明文规文秘杂烩网定档案材料要统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、红笔、铅笔等书写，但材料形成过程中，有的纸张大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超过装订线等，无形中给干部档案立卷归档工作带来了麻烦。档案目标管理要求纸张必须19×26.5规格，组织部门印制的表格都达到了此要求，但人事、教育、公检法等部门形成的材料大部分用a4纸，如报送的学历材料绝大部分都是用a4纸。凡此种种问题的出现，又必将影响到将来的档案立卷工作，影响案卷质量。

3、档案意识淡薄，部分材料散失严重，归档不及时。随着人们档案意识的增强，大多数档案都能及时立卷归档，但立卷中发现，有的档案材料短缺，如表彰材料散失严重。

三、档案管理人员不稳定，素质有待提高

干部档案立卷工作是一项专业性、知识性较强的工作，需要有一定业务知识的人才能做好。但现实并非如此，档案管理人员身兼数职，疲于应付，没有足够时间和精力从事档案管理工作，再加上有的基层领导重视程度不够，还有些档案人员认为“政治上没奔头、搞档案无尽头”，导致了干档人员调整频繁，刚刚熟悉业务，又被调到其它岗位。新的档案管理人员又开始新一轮熟悉业务的过程。

以上问题已经影响到干部档案立卷工作和案卷质量。为切实加强理档案立卷工作，提高档案管理水平，针对档案立卷管理工作中出现的问题，基层档案管理部门和上级部门要高度重视。

首先，统一标准，强化管理。要建立健全各项规章制度，统一标准，强化管理。文件的类别、条款等尽量少改动。要求形成干部档案材料单位的纸张规格要用a4纸，特别是高校的一些学籍材料。这样会避免少拆卷，少改动，少切纸，避免浪费过多的人力、物力，同时也有助于保持档案的美观，使干部档案立卷工作在统一的法规文件指导下，走上健康发展的道路。

其次，严格把关，认真鉴别归档材料。干档管理人员让送材料者填写移交单，对每一份材料都要认真鉴别。一要看材料填写是否规范，有无漏填，有无使用纯蓝、圆珠笔、铅笔、红墨水等，若不规范退回重填。二要看材料是否经组织审查盖章或本人签字，只有在盖章签字后，才能归档。三要看表格是否印制规范。鉴别审核后要核实移交单，看该送材料的单位还有哪些没送来，然后及时催交，并及时归档，这样就不会遗留问题，使档案管理工作走上正常化轨道。同时，各有关部门要把收集移交干部档案材料作为应尽的责任，及时移交。为解决立卷中存在的问题，干部档案管理部门要建立健全严格的归档制度，使收集整理经常化，不拖延、不积压、认真鉴别，及时归档，牢牢严把入口关。

档案管理交流材料篇5

一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化

土地是我国农村重要的生产资料,随着经济结构的变化,农村土地流转现象越来越多,城乡建设频繁征占用农户承包地,农户土地承包状况时常发生变动,这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要,一方面关系到切实维护农民的正当权益,另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻,事关农民土地承包权益的维护保障。

调查显示,由于种种原因,当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化,保护措施疲软,诸如:有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档,可能导致信息遗失;还有工作人员变动时对档案资料交接不到位,也容易造成信息遗漏和档案损失;再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐,不符合《档案法》的规定,更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖,甚至带来实际的消极影响,给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。

二、如何完善农村土地流转档案管理工作

各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性,在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式,加强责任意识和忧患防范意识,以期确保档案的完整与安全,为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。

1.普及档案管理法制知识,提升管理能力

档案管理必须全面依循国家的档案管理法制,要注意宣传法制知识。首先,要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训,加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识,促进各单位依法开展档案工作。其次,要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核,考核合格后领取《法制培训合格证》,然后才能参加档案管理工作,这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容,在综合培训中加强法律知识的培训,以增强全员的法律意识。

2.明确管理责任,严格依法归档

各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任,明确管理权限和责任是规范管理的基础,只有这样才能落实依法归档,才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如,签订五年或五年以上土地流转合同的,必须一式五份,县、乡、村、当事人各存一份,还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外,土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管,不得遗失。

一般来说,目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存;土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料,由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座,责任由归,防止管理上越俎代庖造成混乱,杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。

3.严审档案质量,规范收集整理

传统的档案大多是手写体,其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中,土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效,要求数据准确、字迹工整、图谱易读,落款、日期及公章签字等清晰明确,具有可标识性和合法性;纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写,纸张及装订要严格按照档案保护的要求,不易损坏和失散。

及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度,责任到人,及时将合同信息及相关材料进行收集整理,完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询,合同整理归档后,应编制目录以备查询。

4.注意安全保管,完善信息管理

合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介,如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏,所以档案管理要切实做好安全工作,具体做法如下:(1)土地流转档案管理设置专橱,分专人负责,防止人为损坏、遗失;(2)做好各种防范措施,切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作,防止非人为的破坏和损失;(3)不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管,不具备保管条件的单位,应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如,县、乡(镇)两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。

档案管理交流材料篇6

一、为了加强TQ－04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《江苏省高速公路建设项目档案管理规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。

二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。

三、档案管理体系与职责

经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。

（一） 主管经理

1、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。

2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。

3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。

（二）档案管理室

1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。

2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

3、对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。

4、 参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。

5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据《公路工程竣工验收办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。

（三）各分部

1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。

2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。

四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。

二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交

一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。

二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。

三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按《江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。

四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合《江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求，分类编号方法依据《江苏省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。

五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。

1、归档文件、齐全完整；

2、分类清楚，保持联系；

3、题名确定，容易查找；

4、卷内排列，系统条理；

5、保管期限准确；

6、密级划分恰当；

7、蓝图折叠，符合要求；

8、卷皮书写，正楷整法；

9、案卷装订，整齐美观；

10、声像资料，清楚清晰。

六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。

七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。

八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。

附：1、工程档案管理流程图

档案管理交流材料篇7

1、把建立健全档案管理体系作为工作重点

建设项目一般有几个特点,一是都有一定的建设工期,工期一般都较长,从立项审批到最后竣工,少则一两年,多则三五年,工程一完就“人走楼空”;二是参建单位多。有设计、监理、施工等几十家单位。三是流动性强,不仅参建单位流动性强,施工人员流动性也强;四是参建单位档案意识较差。由于档案的完整准确性是在文件资料形成时就已定格,事后无法补,所以资料形成也会有几个这样的特别:一是形成的档案数量庞大,数据的齐全完整做起来特别难。二是单位众多,各单位记录数据所用表格、模式不统一。三是参建单位对档案的重视程度参差不齐,档案的准确性控制难。四是档案管理人员流动性太大,不能保证档案资料员的稳定,不利用档案资料的收集齐全完整。针对以上几个特点,必须建立档案管理体系,从项目开始立项就要把工程档案作为工程管理不可分割的内容,建设档案质量管理体系,这是创建工程精品档案的前提和保证。一是要建立健全各项规章制度,如归档,管理,利用等制度,让参建单位有章可循,用制度来规范档案工作。二是建立健全档案管理网络。成立由单位领导分管,档案工作部门主管,专兼职档案人员分管的档案网络,层层抓,层层管。三是做好档案队伍的培训工作。在项目开工之初和工程进行中,必须做好档案人员的培训,在保证参建单位档案人员固定不变的情况下,定期对档案人员进行业务培训与指导,出现问题及时解决。这样一个网络,一套制度和一支专业技术过硬的档案队伍,可以有效地推进参建项目的档案工作。

2、将档案管理纳入合同管理

项目单位要将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序之中,采取有力措施,确保工程档案完整、准确;各有关部门要积极和档案部门协调配合,充分发挥自己的职能作用,重视和支持档案工作,努力形成条块结合、分工协作、齐抓共管的良好局面;加强监督指导,做到完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目;项目档案工作与项目建设要同步进行,做到同计划、同实施、同验收。从实践来看,业主单位与各参建单位签订合同、协议时就将档案纳入条款,并以经济手段加以约束,以督促参建单位在交工验收后及时整理工程档案,并按约定及时移交业单位,杜绝了以往工程结束后,人去楼空的现象,这是一个比较有效地办法。

3、做好工程档案的预立卷工作

预立卷工作是科技文件材料随时收集积累最有效的形式,它是指科技项目责任者或业务部门立卷人员,随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款,归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。做好公路工程档案的预立卷工作,对于工程档案工作来说非常重要。要做好预立卷工作,要做好以下几点。一是正确选择预立卷的地点。如某一工程或科研项目在实施之前,就应由项目负责人指定专人或兼管人员对该项目的科技文件材料进行收集、积累、做好平时立卷工作。待项目、课题告一段落或结束后,在单位档案部门或档案人员的指导下,调整立卷后归档。二是拟定科技文件材料归档范围、分类方案、案卷类目等业务指导性文件。三是设置预立卷盒(袋)这是由进行预立卷的部门和个人,按照案卷类目条目设置的。如果某科技项目的科技文件材料较多,可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。如果项目材料不多,可设置一个立卷盒。四是随时归档。预立卷工作必须要手勤腿勤,及时收集文件材料,按照文件登记簿随时积累归档;按科技、生产程序和有关规定、标准对照检查,积累归卷;按工程性质、阶段随时收集,积累和归卷。要保证平时立卷工作的质量,一方面在文件办理告一段落或办毕后随时归档;另一方面要建立文件借阅登记簿,登记清楚,归还后要随时归卷。

4、做好档案案卷质量的控制工作

为保证工程档案案卷质量,首先要成立档案工作领导小组,确保小组由项目法人,管理、承包、监理、设计、施工等各单位档案人员共同组成,工作小组的职责一是要组织宣传工作,使参建单位了解工程档案的重要性,理解并支持档案工作,使参建单位人员熟悉档案整理办法。二是要经常开展检查指导工作,平常注意加强业务交流,尽快提高工程档案人员业务能力。三是要负责本单位形成的档案资料的收集、整理、归档工作。四是负责全程的工程档案检查,跟踪了解工程进度以及工程资料的进展情况,以便及时发现问题,及时解决。五是负责本单位资料的移交管理工作。其次是要及时组织档案案卷质量的检查工作,在立卷时,对照办法,检查档号、案卷题名、目录编制是否正确。在档案立卷完成后,再次抽查案卷质量,如资料的齐全完整性,装订是否牢固规范。在档案移交时,根据目录组织验收并办理移交手续,通过这几个环节,使案卷达到高质量,从而创建出精品的工程档案。

5、深入贯彻工程档案归档整理办法

公路工程档案的整理,要求达到《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发[2010]382号)、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》(交公路发[2010]65号)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T-11822-2008)的规定,分类科学,组卷合理,保持卷内文件材料排列的合理有序。公路工程档案资料的收集,应严格依据竣交工验收办法,逐项排查,确保过程中产生的资料不遗露。归档严格按照交办发[2010]382号文执行。哪些文件应该存,哪些文件不该存,文件资料的排序,应严格按照办法,按照施工工序的过程进行排。案卷的构成则根据科学技术档案构成的一般要求进行操作,确保所有参建单位统一规范, 统一办法。

参考文献

[1]关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知(交办发[2010]382号).

档案管理交流材料篇8

摘要：事业单位实行人事制度,人事档案委托人才交流中心管理,这项人事制度改革已经实行了十年。十年来,人事制度有效解决了单位聘用人员人事关系的后顾之忧,方便了人才的流动,为用人单位和人才提供了优质高效的社会化服务,为单位引进人才做了卓有成效的工作。然而,人事人员人事档案的管理存在着若干亟需解决的问题。

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关键词 ：人事人员 人事档案整理 问题探讨

人事制度对人才的潜能开发以及合理流动有十分重要的影响，同时对人才资源进行优化配置起到了促进作用。在对人事制度进行实践和推广中，出现了一些新情况和新问题，尤其是人事档案管理中的问题十分严重。

一、人事人员进行档案管理时存在的问题

1.对档案整理时操作不规范

（1）没有正确对档案材料进行分类。常见的档案材料有自传材料、履历材料、学历培训职称材料以及鉴定考核考察材料。人员在对人员的材料进行整理时，并没有认真、仔细的分类，经常将这四类材料混淆，将入学登记表归入到了履历材料中，而入学登记表应该属于学历培训职称材料，导致这样现象发生的原因是因为人员并没有在分类时对材料进行全面分析。

（2）没有对档案材料进行排序。每一种材料都应该进行排序编目，而在实际操作工程中，人事人员并没有对每一份材料的页号、类号以及序号进行编号，让档案材料十分的杂乱。

（3）对档案材料的加工不合理。学籍材料的纸张大小也不同，学生的续集材料出现了不规范以及不标准的现象。材料的厚薄、大小都不一样，还有的学籍材料没有留装订线。人事人员面对这些情况，并没有进行加工处理。本来应该将横的材料倒过来顺装，将没有装订线的材料进行加衬，但是人事人员却直接将没有装订线的材料进行装订，破坏了材料和里面的文字。对于有些已经破损的材料，人事人员也没有进行修补。

（4）没有对档案目录进行打印装订。档案目录是档案的索引，在目录中登记的材料一定要对应档案中的材料。若是没有档案目录，在进行查档时就会花费更多的时间和精力，而且对档案材料的完整情况也不能判定。很容易让档案在传递以及流动过程中发生残损、错装以及丢失的情况。

（5）人事人员没有整齐的装订档案。人事人员在对档案进行整理时，只是对档案进行了打孔装订，材料的左右边并不整齐，而且有乱孔的现象发生。文字也有损坏，还有脱页的现象。装订不规范，对档案材料的完整性有很大的影响。

2.单位和机构没有及时沟通

用人单位在聘用员工后，并没有及时在人事机构中办理人事关系，也没有关心员工的档案有没有在人事机构中，在用人过程中，形成的材料也没有及时的归档。

二、对档案管理存在的问题进行解决的方法

我国人事档案存在的问题迫切的需要解决，有关领导以及部门要引起重视。

1.重视档案事业

档案事业在国家的发展中，起着十分重要的作用。有关部门和人员一定要重视人事制度，让整理档案工作朝规范化方向发展。人事档案管理部门的人员要制定管理政策，让档案发挥出它最大的作用，从而满足人们对档案信息的需要。人事档案可以反映一个人的才能、品格等，因此，人事档案利用的好坏对人才的引进十分重要。

2.提高人事档案的质量

档案工作有服务性、政治性等特点，因此从事人事档案工作的员工要有良好的政治素质、较强的业务能力以及较高的文化水平。人事档案管理机构服务的对象在慢慢增多，所以，人事档案管理服务机制与人事档案的工作人员要跟上时代的脚步，不断创新。新老员工要定期培训，以提高他们的专业知识和技术水平。让员工对有关档案的知识、法规进行了解，同时还要知道档案管理的国际化标准。新员工要跟着老员工学习，了解如何对档案进行归档和整理，了解如何运用计算机技术对档案进行管理。要不断学习知识，提高自身的素质和技术，让自己从档案信息的保管员转向信息的供应者。

3.加强人事管理力度

若想让人事档案管理朝规范化方向发展，就要加强对人事人员整理档案的管理。首先对档案管理的工作条件进行改善，必要的管档人员以及基础设施都要配备齐全，领导要亲自管理经费来源、人员配备以及设备设施，让人事人员在管理档案时有一个良好的环境。有关管理者要严格的监督，发现问题要及时解决。

总之，人事人员在对档案进行整理时，要认真仔细，提高责任心，多与用人单位进行沟通，调节好人才交流中心、用人单位以及人事人员三者的关系，为用人单位提供高效的服务。

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参考文献

[1]人事工作若干问题问答[J].继续教育与人事,2001(5)

[2]人事制度面临的任务[J].领导决策信息,1998(8)