ERP物资计划管理问题探讨

1．概述

所谓的物资计划管理，就是企业为确保物资计划编制的客观实际以及最后的有效执行，物资部门平衡库存和计划，整合汇总等活动，由此构成企业物资计划管理内容。物资需求计划管理对降低物资供应成本起着关键的作用，准确反映企业实际的物资采购计划有助于提高企业物资采购的针对性和采购成本的可控性，另外还能防止企业出现库存积压，从而达到减少资金占用，降低生产成本，防范经营风险的目的。实施企业资源计划(ERP)是企业顺应历史潮流，走向世界市场的必然趋势。ERP的核心是管理。提升企业的管理水平，ERP起着重要作用。新疆油田公司采油一厂从2009年开始使用ERP系统。ERP，英文为：EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划系统。是当今世界企业经营与管理技术进步的代表。对企业来说，ERP首先是一种管理模式，其次才是技术手段。ERP的精髓在于管理技术与计算机的结合。强调管理面向业务流程，将业务的审核和决策点定位于业务流程执行的地方，应用ERP的价值就在于通过系统的计划和控制等功能，结合企业的流程优化，有效地配置各项资源，以加快对市场的响应，降低成本，提高效率和效益，从而提高企业的竞争力。

2．目前的物资计划管理模式

2.1每年10月份由厂工艺所根据对全厂下一年度工作量预测，做出下一年通用大宗材料的需求，包括油管、抽油杆、抽油泵、化学助剂等，厂各相关科室根据库存和使用情况，讨论确定物资型号及数量后，物资管理站的计划员按照分类形成ERP采购申请年度计划，上报物资管理部，然后委托物资供应总公司进行集中采购。

2.2基层单位材料员每月提报基层需求计划，相关科室审批，物资管理站负责核实整理，平衡库存和未执行的计划后，计划员按照分类形成ERP采购申请月度计划，上报物资管理部，然后委托物资供应总公司进行集中采购。

2.3其余物资根据《新疆油田公司自行采购目录》中所列物资由计划员整理汇总形成ERP自购计划，由物资管理站采购员进行比质比价自行采购。

3．物资计划管理存在的问题

3.1MDM中的物料码问题

随着ERP系统的实施，各基层单位的物资需求申报全部都是通过MDM平台与ERP之间的对应来实现的。由于MDM平台的数据量庞大，集团总部一直在清理，但还是难免出现一物多码、分类码不清晰、计量单位不统一等情况。这样导致基层材料员申请和选择物料码时不好判断，全凭个人经验。容易出现多个材料员报同一项物资，物料码却不相同；同一类物资，却可以出现在两种分类码里面，如集线器，在集线器和网络交换机的分类里都有；计量单位前后不一致，如普通抽油杆原来用“根”，后来用“米”，又如179904工业化工产品里的计量单位有“吨”、“千克”、“桶”、“盒”、“瓶”，稍不留意就把计量单位填错了，采购数量当然就差很多；还有基层材料员选取的物料码与物资供应公司的库存物料码不一致的情况。这样的采购计划转到物资供应公司采购时，往往会被退回重报，耽误采购周期。

3.2基层单位的需求没有前瞻性，零星计划多，准确率低。

部分管理人员已经习惯于粗放式的管理方法，认为有些物资需求根本无法准确预测。往往是今天发现配件损坏需要更换，明天要求材料员报计划催货。后天又发现有需要领用的物资，材料员又上报几项需求计划催货。可是现在的物资计划全部通过ERP系统来实现采购，这样的要求是根本无法满足的。另外，各基层材料员编制需求计划的质量也参差不齐。有些型号与编码不一致，有些报的型号根本就不是所需物资的型号。这种问题早发现就只能注销错误计划重新申报新计划，仅仅耽误采购周期；如果到领用时才发现错误的，就会直接导致损失。

3.3信息不对称

现在的采购模式是，二级单位按预估的价格上报采购计划，委托物资供应公司负责采购，物资供应公司按照程序组织招标、议标、谈判等，确定供应商及价格，签定合同，物资到货后通知二级单位提货结算。在这种模式下，二级单位上报计划前是不知道大多数物资的确切价格的，只有在签定合同后才能知道价格，而这时候只剩下等待收货和付款程序了。物资供应公司有自己的价格体系，出于保密等各种因素考虑，没有对二级单位开放共享，所以二级单位编制计划时，物资价格无法查询，很多物资计划只能根据以往的经验估算一个价格，等到结算时发现价格误差过大已经无法挽回，这种情况不利于准确预算本单位的成本，对成本控制影响很大。另外，基层单位的技术信息比较滞后。如有些配件型号已经停产，可是我们基层材料员不了解，仍然上报老型号，造成无法采购。只能做注销计划重新申报，耽误采购周期。

3.4物资管理制度执行力不够，考核不到位

物资管理部规定二级单位每月15－20日上报委托计划，如果二级单位物管站不能按时上报计划最后会影响全厂的考核指标。而物管站规定每月1－5日上报基层需求计划，却会因各种问题导致出现很多应急和临时计划，有时甚至20日当天还有基层单位在提交需求，这种情况下，物管站的计划员是来不及仔细审核需求的准确性的，为了不影响生产只能疲于应付把计划报出去。物资管理站要对全厂的成本指标负责，还要对油田公司物资管理部的一整套考核指标负责，但物资管理站对基层的考核就非常流于形式。基本上只是口头上说一说，起不到应有的效果。

4．几点建议

分析以上的几点问题，归根结底还是管理问题。企业要想通过应用ERP提高企业整体效率，必须结合企业的实际情况，加强内部管理，应用规范化、标准化的管理模式，按照ERP系统的要求对企业业务流程进行优化和改造，做到业务流程的合理重组、有效资源的合理配置，必要时还需要对企业的组织结构进行重新划分，以适应ERP系统管理的需要。

4.1对ERP系统的几点建议

4.1.1ERP系统的应用已日趋成熟和稳定，建议取消繁琐的纸质计划上报，以减轻基层计划员的工作量，并响应绿色高效节能的无纸化办公的活动。

4.1.2规范物料主数据的管理，统一计量单位。对系统中同一名称、同一物料码的物资，只设立一种计量单位。例如，某种物料适合用“千米”做单位，那就不要用“米”，而是自始至终用“千米”，减少误差。

4.1.3建议每年可以从ERP的后台对预留或采购申请等冗余数据进行一次集中清理，以提高ERP的运行效率。

4.1.4添加打印预览功能，简化操作界面。

4.2统一全厂的常用物料码。

通过对基层常用、通用的物料码进行分类整理，编写《采油一厂常用编码汇总表》，并不断根据实际情况完善补充，指导基层材料员从中选取统一的物料码，以提高计划编报的准确性。

4.3加强审核和统计分析工作。

物资管理站计划员的任务不单单是把基层单位报来的需求计划简单地进行汇总，还要切实从实际出发，熟悉现场生产物资的料性和消耗状况，不断完善历年物资消耗数据库，编制合理的物资高低定额储备，加强与物资供应公司业务科室、物资供应商的协调沟通，摸索物资消耗规律，在物资品种、数量等各方面尽量考虑全面，让供应商能够提前做好准备，缩短供货期。同时，积极指导各基层单位建立物资消耗台账，掌握单位设备数量、使用状况，随时了解本单位生产建设计划及进度，细心研究主要生产物资的消耗规律，为编制物资需求计划、提高需求计划质量做好前期准备。

4.4运用技术手段，加强信息共享。

我认为，物资供应公司的价格信息保密，一定程度上是为了与供应商在谈判议价时采取主动，或者是防止供应商相互之间用价格来做手脚。但对二级单位来说，我们是最终用户，在购买前，我们有权了解需要花多少钱才能把所需物资买到。如果超出预算，我们可以不买。比如一个电控阀，我们预测的价格与供应商的最终签定合同价差距是五倍，可是我们却只有付款。所以我建议物资供应公司适当共享库存物资和物资价格，并从技术手段上控制保密权限，比如可以每个二级单位给一个密码权限，相关人员才可以查询到所需的物资价格，又能防止泄密。ERP强调的是企业管理的信息化，将物资信息纳入网络管理之中，通过系统管理和控制，以有效地实现信息资源共享。而且，通过采用先进的信息管理手段，有助于快速疏通企业内部管理信息渠道，提高信息的知晓率和利用率，避免出现信息的不对称。从而提高企业的库存管理水平，提高物资管理的科学性和工作效率，加快企业流动资金的周转。

4.5加强制度执行和考核力度。

严格执行对基层计划的考核，要求各生产单位按照生产情况，于每月5日前编制基层材料需求计划。在月中除处理上级安全隐患或生产作业计划调整外，一律不接受任何单位的临时需求和急用料计划。实施ERP要求将企业基础的管理工作规范化。考核与激励工作作为企业基础的管理工作，必须得到足够的重视。尤其是对企业这样的社会性组织来说，为了达成经营目标，就更需要建立、健全考核与激励制度。然而在大多数企业中，企业管理者要么不重视考核与激励工作，要么只是停留于形式，没有发挥其应有的作用。实践表明，一个人在受到和没有受到充分而合理的激励情况下，其自身能力的发挥，分别为80～90％和20～30％。由此可看出，考核与激励是企业内部管理工作中的关键因素。在我们的企业中建立一套起点高、充分量化、操作简易而又富有实效的考核与激励体系，也是实施ERP的重要目的之一。

4.6加强各级材料员的培训，提高物资供应人员综合素质。

物资需求状况的掌握、计划的编制等核心工作最终还是要靠人来完成。对于物资操作人员，应多了解生产现状及需求，加强物资料性、物资分类属性和MDM平台使用的培训，从MDM的物料码申请和分发入手，不再使用错误的物料码。从而提高计划申报的准确性和规范化，促进物资计划管理科学化、规范化。对于物资管理人员，也应该加强ERP系统理念及操作、物资料性、物资计划申报等专业知识的培训，拓展专业知识视野，提高物资管理人员素质和业务技能，使他们成为既会操作又懂管理的复合性人才。另外，物资管理人员更应该“放下身段”，主动沉下去，多深入生产一线，及时掌握生产需求，有效地满足企业计划管理工作的需要。

5．结语

成本管理的思想贯穿于ERP计划全过程，可以大大提高企业的成本控制水平。ERP的实施使物资供应管理工作有了质的飞跃，实现了真正意义上的精细化管理，相信在ERP系统这个平台上，我们的物资供应管理工作将会越做越好，我们的物资管理水平也会越来越高！

作者：冯静 苏晓麒 韩巍 单位：新疆油田公司采油一厂