“ERP”系统在物资管理中应用

【摘要】ERP系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。大庆油田ERP系统物资管理模块是符合自身特色和需要的ERP系统，ERP系统的成功应用，提高了经济效益，管理的标准化、规范化，也提高了行业竞争力。

【关键词】 ERP系统 计算机网路 物资管理模块

1 大庆油田ERP系统物资管理模块上线浅析

通过ERP项目实施经验和应用成果的分析，说明ERP项目的实施对提高企业管理水平方面带来了变化和进步，结合我所在单位物资管理稽核岗就ERP系统上线前后物资管理模式的变化，做一些粗浅的探讨，大庆油田ERP系统物资管理模块共计32个流程，油田所属单位物资需求部门管理人员或管理部门计划岗在系统中查询所需物料是否是新物料，如果在系统存在此物料，即不是新物料，判断是否扩展业务试图，如果已扩展业务视图则直接使用，如果没有扩展业务视图，则由物资管理部门编码岗收集物料扩展数据生成《物料扩展数据表》，相关业务人员进行审核。通过后，编码岗进行业务视图扩展；如果在系统中不存在此物料，即是新物料，由物资管理部门编码岗在MDM公共数据编码平台，查询是否是新物料，如果在MDM中已经存在此物料，即不是新物料，则直接由MDM将基础数据同步到ERP系统中；如果MDM中不存在此物料则由物资管理部门编码岗依据《物资基础数据申请表》在MDM中填写或上载新增物料基础数据申请，有公共数据编码组中的公共数据编码管理岗在MDM中审核新增物料申请，审核不通过由物资管理部门编码员填写申请，审核通过，由公共数据编码管理员通过MDM进行编码分配（既对新物料生成新的编码），将编码和基础数据同步到ERP系统中，再由物资管理部门编码岗收集扩展的数据形成《物料扩展数据表》，相关业务人员对《物料扩展数据表》进行审核，审核不通过，重新由物资管理部门编码岗收集数据或修改《物料扩展数据表》，审核通过，则由物资管理部门编码岗依据《物料扩展数据表》在系统中进行物料业务视图扩展。本人是稽核员所涉及的流程是项目物资出入库流程、合同结算流程、物资盘点流程及报表系统，以ERP系统为核心的统一集成的信息化办公，ERP系统不但推动各项业务可持续发展，为精细管理和全过程管理提供强大的工具支持，如今，油田已全部搭建起大集中的ERP系统平台，整体提升信息系统建设质量。在ERP推进过程中，成功解决信息系统建设中“继承”和“发展”的难题，实施ERP系统物资管理模块和原物资系统的融合方案，集成两者优点，提升了公司信息化建设自主创新和集成创新水平。

2 ERP物资管理系统上线前的稽核工作

ERP物资管理系统上线前物资的采购订单、入库单、领料单在各个相关部门之间流转，数据需要部门间通过单据、人工报表等进行传递，月末由我们物资部门的稽核员集中归集分配，进行库存帐核算后，再将各部门领料单传递到财务部门，据以进行分类、运算和费用分摊，这种运转方式的弊端是，信息严重滞后，各部门形成了一个个信息“孤岛”，有用的数据无法得到充分的利用，在部门之间和部门内部传递的信息，由于人工处理流转时间长，加上大量的单据靠人工分类统计，形成滞后的数据采集和缓慢的分析计算状况。物资管理费时费力，效率低，尽管岗位设置齐全，仓库保管员、稽核员及财务人员除了做大量繁琐复杂的核算工作，每月大量的收、发、转单据，不仅成本高、效率低。各部门信息数据不能实时共享，统计口径不一致造成对物资采购的实物控制、流转控制效率非常低下。

3 ERP物资管理系统的实施对物资稽核工作的影响

ERP的实施帮助企业建立一个稳定的、灵活的、动态的管理体系，要想做好基于ERP环境下的物资稽核工作，以下几点是我在运行过程中的探讨总结：

（1）对于ERP系统整个实施的过程来说培训这一个环节是至关重要的，培训的内容包括规章制度的宣导、ERP 理念的灌输，一直到ERP整个流程操作的指导培训，生动并具有吸引力的幻灯片演示及流程图等，简要介绍整个操作过程和步骤能让用户有一个初步的了解。回到岗位通过实际操作得到老师和专家的亲临指导，使我们很快的熟悉了系统，让我们轻松走进ERP。

（2）UKey使用提供了比传统口令验证更加安全且更易于使用的网络用户身份认证机制。共享秘密的方式实现网络客户与服务器之间的身份验证，不用暴露任何关键信息就可以实现用户身份的验证。而且UKey内置的用户访问控制可以进一步增强验证过程的安全性。

（3）ERP系统作为现代管理理念和信息技术深入结合的最新成果，打破原来以手工进行稽核的工作空间和工作方法，物资管理稽核工作范围、内容对象、稽核的方式方法、监控程度发生了很大变化。ERP环境下的物资稽核工作借助与物资管理网络系统对业务处理流程全过程的稽核管理，在ERP系统高度自动化、准确性高、24小时不间断、实时获取等数据处理优势下，海量数据的处理速度大为加快，为稽核对象的数据获取提供了便利条件，稽核效率大为提高。

（4）根据ERP实施后的业务流程特点，加强ERP物资稽核工作力度。通过ERP深化应用为稽核搭建更方便、更完善的作业平台。将物资系统自查自纠和内部审计有机衔接起来，一方面通过强化日常物资稽核，有力地促进物资管理和物资内部审核的规范化，在纠错防弊和风险控制方面发挥积极作用，形成企业完整的内部监督检查的管理体系。

（5）结合ERP系统的管理要求，转变思想观念，克服过去内部稽核就是对账簿和报表等进行事后重审的狭隘做法，不断提高稽核监督广度和深度，调整稽核重点，堵塞管理漏洞，降低潜在风险。

（6）要充分利用ERP的实时处理、数据仓库、内外网技术等，丰富信息加工、数据处理和分析的手段，管理者可以在线跟踪，提高稽核工作效率。稽核人员能进行客观公正地考核。

4 结束语

大庆油田油ERP系统实施项目已进行两年有余。随着项目的不断深入进行，在取得一定成绩的同时，我们也应当看到，在日常工作和项目管理的过程中还有很多地方可以得到进一步的改善和提高，项目实施的规范和质量还有很大的提高空间。今后，继续大力发掘管理信息系统的潜力，以信息化带动业务和技术流程的整合与再造，全面实施ERP打造现代化石油企业。

参考文献

[1] 何瑞霞，黄斌，等.大庆油田ERP系统用户操作手册，2010，6

作者简介

康晓丽，（1963，11，25-），女，毕业大庆石油学院，大庆油田采油三厂信息中心，助理工程师，办公自动化系统开发。