怎样做好项目经理部办公室工作

摘要: 本文从项目经理部办公室的作用和职能出发，分析怎样做好项目经理部办公室工作，使项目经理部办公室工作在施工企业企业发展中发挥更加积极的推动作用。

关键词:项目经理部；办公室；办公室职能

Abstract: this article from the project intends to role and function of office, analysis how to do a good job in project office intends to make the project intends to work in the construction business enterprise development to play a more active role.

Keywords: project joint ventures; The office; Office functions

中图分类号：C931.4文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

项目经理部办公室是一个项目经理部的枢纽，起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。它的工作主要是处理本项目内综合性的日常事务，制订单位内部的有关规章制度，对项目内各部门之间的关系进行协调，保证项目工作正常运转的枢纽；具有对下属机构工作的指导职能、对领导决策的参谋咨询职能、为领导、本项目同级部门、下级部门的服务职能和对本项目工作的综合协调职能。

一、要充分认识项目经理部办公室工作的作用

项目经理部办公室是项目经理部的综合办事部门，担负着为项目协调各方、提供服务、处理事务的重要任务，责任重大。在项目经理部以施工生产为主，要以工程管理部为主，有些人认为项目办公室就是“看看报、喝喝茶”，作用不大，但是项目办公室工作关系到项目部的整体利益和发展，关系到项目部的方方面面，牵一发而动全身，因此每一个在办公室工作的同志应感到光荣，不要有自卑倾向。办公室工作的作用主要应体现在“三个服务”“三勤四快”，上：“三个服务”一是为领导班子服务。办公室的每一项工作首先是为领导服务，要在项目工作全局的高度,紧贴领导的思路。出主意、提建议都要在全局中去思考、去谋划、去衡量。做到想领导之所想、谋领导之所虑、办领导之所需,与领导“同频共振”,提高辅助决策的针对性和时效性；二是为部门服务，办公室是综合服务部门，不能把自己看成领导部门；三是为基层群众服务，这是职责。每一个办公室成员必须牢固树立“三个服务”意识。“三勤四快”,即眼勤、嘴勤、腿勤。眼勤是指要勤观察、要有远见卓识、要能发现问题。嘴勤是指要勤说、勤安排、勤纠正、防患于未然。腿勤是指不怕苦、不怕难、反复检查,不断总结,及时汇报。“四快”即信息收集快、发现问题快、遇事处决快、任务落实快。同时作为办公室人员应牢记这一宗旨,做到心平气和、不烦不躁、受得了气、听得了冤枉话。这就要求办公室工作人员要有裁判的哨子、主持人的嘴、记者的笔、运动员的腿。只要职工满意、领导满意和其他部门满意，办公室的成绩就突出来了。

二、做好项目经理部办公室主要职能工作

项目经理部办公室的主要职能是“办文、办会、办事”，不但要会办，还要办好，做到办文高质量、办会高水平、办事高效率。

1、办文。办文指的是文书处理类工作，它是做好办公室工作的最基础的重要性工作，体现的是办公室人员的基本功和工作效率。项目初期，为了使各项工作有章可循，需要根据实际情况制定办公用品、食堂、招待所、宣传报道、车辆等一系列管理制度；为了及时向上级汇报项目工作进度情况、问题，需要撰写汇报材料、文件；为了使上级文件指令及时得到贯彻落实，需要做好公文办理，做到上情下达。要对项目的基本情况了如指掌，且要有较高的管理水平和较好的文字功底。有些材料领导要求时间紧，撰写者就不得不加班加点。在项目经理部为写材料加班加点是常事。

办会。办会就是会议管理，它是办公室最常见的工作，体现的是办公室管理者的组织能力、协调能力。项目期间，会议较多，有项目开工仪式、每天的工程例会、每天的调度会、领导检查工作会议、业务协调会等。办公室人员面对将要举行的会议，在会议的布置和准备上要有预判性，要针对不同的会议做好相应准备。也就是要因会做好不同准备。这就要求对会议内容、参加人员、会议地点及要求提前了解，做好会场布置、人员通知、材料准备等工作，会议期要做好记好会议纪录以及做好影像资料，同时要安排人员给与会人员做好茶水等服务工作。

办事。办公室人员的办事能力体现在待人接物、说话、督办落实、参谋助手作用等方面。在待人接物上要树立办公室良好的工作作风，待人接物要热情，什么时候都要克服门难进、脸难看、话难听的不良现象，不能因为工作忙而有所懈怠，影响办公室和领导的形象，影响项目的形象。

除此之外，还要注重做好以下工作：（1）督办落实。办公室的一个主要工作职责是对领导安排的事情和文件、指令进行督办落实。（2）参谋助手。办公室人员要经常深入基层，开展调查研究，收集项目健康和谐发展的合理化建议、存在问题、职工意见，在拟定好解决方案的前提下，给领导出谋划策。这是办公室的基本职能。（3）后勤管理。兵马未动，粮草先行，说的是后勤工作的重要性和服务性。项目初期，后勤管理主要是为人员的吃、住、行提供保障和办公物品的配备、管理、使用。

三、怎样做好项目办公室的工作

笔者认为，要做好项目经理部办公室工作，应做到下面九个方面做起。

一是要摸清工作规律。办公室对上是兵、是办事员，对下是将、是管理者。它的职责要求必须围绕领导转，围绕事务干，从属于领导，服务于工作。因此，被动性、服务性是它的本质，事务缠身，忙忙碌碌是它的特点，没有规律就是办公室的规律。这就要求我们办公室人员必须坚持有序性与随机性、被动性与主动性的统一，时时、事事从大处着眼，从小处着手，在随时中把握有序，在被动中把握主动，在普通中开拓创新。做到不以事小而不为、不以事杂而乱为、不以事急而盲为、不以事难而怕为，从而避免工作一团麻，结果一团糟的局面。

二是要保持健康状态。遇到急事不急躁，遇到大事不糊涂，遇到难事不紧张，善于从大处着眼、从细节入手，做到勤于思考有钻劲、精神饱满有冲劲、开拓创新有拼劲。

三是要摆正关系。办公室的性质决定了办公室人员只能是丫环戴钥匙——当家不作主。因此，在主与次，进与退，前与后之间如何把握分寸，拿捏火候，不仅是其职责的要求，也是反映一个办公室人员能力、素质的重要参数。办公室人员一是要摆正工作性质辅与工作要求主动性的关系，做到参与不干预，遵从不盲从，不当吹鼓手；干事不误事，不当糊涂虫。二是要摆正自身工作要求与领导工作目标的同一性与职权任务的差异性的关系。要明白办公室是一个单位的综合部门，但不是权力部门；办公室人员尽管经常跟领导在一起，但本身不是领导；三是摆正与领导在政治地位上的平等性与工作分工上的关系，平等乃是指法律和人格而言的。其实，在一切组织内部及运行来说，是不能讲平等的。因此，接受领导，服从领导，服务领导不仅是办公室人员的职责所在，更是组织内部运行的基本要求。

四是要经受得了考验。一是受得了委屈。办公室工作的职能、性质决定了从事这一工作的人员置身于矛盾焦点之中。在某些时候，由于种种原因不被理解，受到埋怨，遭受指责是不可避免的。因此，办公室人员必须具有良好的心理素质和心理承受能力，受得起各种委屈。二是耐得寂寞。大捭大阖、大红大紫不是办公室的特点，默默无闻，任劳任怨才是办公室人员的工作主题。三是经得起诱惑。办公室人员工作在领导身边，尽管职务不高，权力不大，但因其位置特殊，能量不可低估，因此，必须要经得起随时可能出现的各种诱惑。四是守得住秘密，办公室作为一个单位的综合部门，这种岗位的特殊性质决定了办公室人员必须具备保密意识。不该看的不看，不该听的不听，不该问的不问，不该传的不传。

五要塑造好形象。一是好人形象，是指人品好，人源好。二是智多星形象，这是要求办公室人员要有强烈的参谋助手意识，要为领导决策做好调研，提供数据。三是老黄牛形象，这是要求办公室人员要比别人多付出，多辛苦，多费力。四是不管部长形象，就是说其他部门不管的事都归办公室管。

六是要练就过硬功夫。一是出谋划策。能出点子、会出点子、出好点子，当高参，不当歪参，谋正事，不谋邪事；二是妙笔生花。有较强的文字处理能力，能适应领导品味和风格，成为大家信得过、领导喜欢的写作高手；三是能说会道。反映问题不失真、传达指示不走调、组织沟通善协调；四是搭桥铺路。沟通、协调好机关部门间和集团上下、内外的关系，确保政令顺畅无阻。

七是要培养七种意识。一是培养“办公室无小事”的工作责任感；二是培养“绝对服从”的工作态度；三是培养“以室为家”的爱岗精神；四是培养“雷厉风行”的办事作风；五是培养“眼观六路耳听八方”的知事能力；六是培养“争创一流”的工作目标；七是培养树“领导形象”的思想境界。

八是要克服八种不足。一是克服扯皮多，配合少的不足；二是克服牢骚多，意见多，但方法少，措施少的不足；三是克服计较多，宽容少的不足；四是克服索取多，奉献少的不足；五是克服浮躁多，实干少的不足；六是克服请示多，主见少的不足；七是克服灵活多，原则少的不足

九是要扮演好自己的角色。一是扮演好参与政务管理事务的管理员角色；二是扮演好上情下达、下情上达、沟通左右的信息员角色；三是扮演好群众上访、部门来访、领导下访的接待员角色；四是扮演好出主意、会出主意，出好主意的参谋角色；五是扮演好办公室、批文、撰文的秀才角色；六是扮演好联系内外，沟通上下，协调左右的中介者角争。

总之，办公室作为一个综合部门，是承上启下、协调左右、连接内外的枢纽。办公室工作开展得如何，直接制约和影响整个单位工作的正常开展。办公室工作事无巨细，处理得恰到好处需要艺术，并不容易，但世人无难事，只怕有心人，脚踏实地，一步一个脚印，一点一滴做起，为项目健康和谐发展，发挥办公室的积极推动作用。