浅谈怎样做好办公室的综合管理工作

【摘要】新时期对于办公室的工作有了新的要求。本文围绕办公室工作的特点、存在问题、工作重点、难点和提高措施进行了全面分析，对于提高办公室管理水平有一定的借鉴和指导作用。

【关键词】办公室；特点；难点；问题；提高措施

中图分类号：C93文献标识码： A

一、前言

办公室是参谋部、督察部、形象展示部，是企业的中枢神经。做好办公室工作，对于提高企业工作效率具有非常重要的意义。

二、办公室管理工作的特点

办公室的工作比较繁琐、零乱,既要对外树立形象,搞好协调宣传工作,还要对内负责。从维护机关运行的稳定性和规章制度执行的严肃性来讲,“照章办事”应是办公室管理工作的主要立足点。办公室工作人员只有在把握好以下工作特点,才能真正在思想上提高认识,树立大局观念和全面服务的思想。

1、政策性。政策的掌握程度和政策水平的高低,对领导的决策和事业的发展起着决定性的作用。办公室人员要通过调查研究,了解和掌握各方面的情况,综合分析,及时向上级领导汇报并提出建议;加强政策研究,深刻了解领导意图;在日常工作中要有高度的自觉性、主动性,争取在领导决策、指挥前做好工作。

2、服务性。没有服务性就没有办公室工作。办公室工作有“三个服务”基本内容:(l)为上级领导和领导机关服务;(2)为本级领导和领导机关服务(3)为下级和人民群众服务。要求办公室要树立正确的服务观念,做到不失职,不越权。

3、被动性。因为办公室工作往往处于一种机动的作战状态,在有限的时间里,要做好无限的工作,我把它比喻为“快速反映部队”和“不着警服的‘110”’。所以,办公室的工作必须有超前意识,领导没有想到的要为领导想到,领导想到的要为领导提供决择的信息。

三、办公室综合管理工作中存在的问题

1、工作目标不明

一是办公室整体工作缺乏总体目标和规划,不清除办公室工作应该做到什么程度,什么样子,向一个什么方向发展。二是办公室人员个人对自己的岗位也缺乏正确定位,上级安排一件事就做一件事,缺乏自己工作规划和目标。不会积极主动去思考,去构想以后的工作。

2、服务对象不清

办公室人员服务对象不仅仅是单位领导,还有全队干部职工和整个单位形象。许多人很多时候都是认为只要领导交办的眼前事情做完做好就行,不急、不管、不问、不深入了解基层干部职工的需求和社会对单位的需求。

3、自身职责定位不谁

办公室人员没有明白办公室工作就是服务的基本职责,认为办公室是机关中枢,是指挥机构,什么都作单方面决定,而不是先向干部职工征求工作意见和建议,造成制订的许多办法和措施,得不到领导的肯定和职工心悦诚服的执行。

4、人员缺乏激情与活力

工作不紧不慢,不讲速度,人员精神面貌萎靡不振,没有进取之心,不积极主动地承办工作。对待来人来客不热情,协助工作不热心。不积极主动为领导建言献策,不积极主动做好自身工作,遇事拖沓,办事推诱。甚至有部分人觉得工作创新思路提得越多就是自己给自己增加更多麻烦,纯粹是自找苦吃。

四、办公室工作的中心

办公室工作巨细、轻重、大小、远近工作诸元合一，构成其原则性、多样性、繁杂性有机统一的特征。而中心，则是政务。找到政务的目的，在于由此制订出办公室工作的“纲”，即工作方针。本着这个“纲”，组织实施办公室的各项工作，目的是活而有度、多而不乱。办公室工作基本氛围四项:政务、事务、业务、服务。结合企业工作实践可作如下设定。

政务:企业行政综合管理工作。主要指:贯彻上级政策、法令等;制定企业有关规定，贯彻企业领导指示;制定、修订管理制度;制定企业中长期规划及有关经营的战略、策略理念、年度工作设想等供领导研究;总结年度或阶段性工作。提炼出经验;调研;督办;改革、管理、协调工作。

事务:办公室日常工作。主要指办理领导指示或交办的事项;日常接待与会务接待;企业公共关系;法律咨询等。这类工作量大面广。

业务:行政综合管理业务。如:院印章签盖程序把关、办公程序把关;电信管理与办理，通讯管理与办理;车辆运行与管理;机构管理等。不同的单位，在这方面的内容有所不同，有的“大办公室”，还管机关的财务、物资等。

服务:指办公室为领导和其他管理部门提供的一切服务。分为决策服务、事务服务、业务服务、其他工作服务。

五、办公室管理工作的难点

办公室工作的难点在于服务。服务的难点在于对服务的“五度”即高度、深度、密度、维度、态度的把握。服务，分为决策服务、事务服务、业务服务和其他工作服务四类。从层次上分，服务又分为基层次服务、中层次服务和高层次服务三个层次。基层次的服务比较具体，应达到细致、周到的要求。中层次服务，指的是事务、业务。这类服务，要把握的是正确处理好管理与服务的关系。管理与把关，从维度上讲，是“由上而下”。

服务，从维度上讲是由下而上和彼此平行。既要站在整体利益的角度“由上而下”地把好印章关、政策贯彻关、文件保密关，又要彼此平行或由下而上地当好助手或帮助把事情办得不出差错。对上面，要做到深度与维度、原则性与及时统一的有机统一。对下面，要做到密度与维度有机统一，态度还要好。办公室真正的工作难点，在于高层次服务。高层次服务指的是服务决策，当好参谋这点。从“道理分层次、责任分级别”的角度来看，这个责任理应首先落实到主任头上，其次才是秘书。服务决策的内容包括企业的经营战略、发展战略、中长期规划、及时总结推广工作经验，深人细致地分析形势，实事求是地确定任务，具体地想出措施等。当然，作为智囊提供这些参谋意见，目的在于为领导的重大决策和年度决策、工作决策，提供第一手参考意见。没有这一点，办公室的行政综合管理就没有高度了，就没有综合的作用了。而这个难点工作应当做好，办公室的整体素质、综合素养就必须高。真正处于“高半格”的地位，真正发挥作用。

六、加强办公室管理工作的策略

1、头脑要清，手脚要勤

作为办公室的同志，头脑清醒非常重要。头脑清醒就是要讲政治，要对党的路线方针政策、对上级的指示精神要吃得非常透，对一些大是大非问题，了解得非常清楚，并且态度非常鲜明。这样才能给党委当好参谋，所出的点子、建议才能符合上面的精神，不偏离方向。固好好研究中央一个时期的工作中心、政策、决策，以保持清醒的头脑，是办公室的重要任务。手脚要勤，就是要注意做好调查研究，掌握下面的情况。你不勤快，不深入实际，就掌握不了下面的情况，同样也当不好参谋。

2、点子要精，办法要灵。

点子要精，主要是讲质量，要管用。当参谋，不是什么事都要请示报告，大事小事都讲。出点子也不是什么点子都出，大事小事都提几条。点子一定要精，既要落实上面的精神，又要结合我们的实际‘情况。办法要灵活，就是我们处理问题要灵.要有实效，不要死板。灵活就是要结合本地区的实际情况贯彻上面的精神，处理、解决好实际问题。

3、胸怀要宽，待业要诚。

办公室工作受表扬和奖励不多，但受批评挨埋怨不少。特别是办公室主任，要宰相肚里能撑船，听得进不同意见，容得进批评，受得起委屈。一定要有这个肚量。所谓待业要诚，就是对待事业、对待自己的本职工作，要有敬业精神，要忠诚，敢于讲真话，敢于反映实际问题。当办公室主任如果不敢直言，什么东西都看领导眼色行事，顺杆爬，害人误事l领导也是人，有对的地方，也有不对的地方。当办公室主任、当参谋长、当秘书长，你就要敢直言，该是怎样就怎样。只有这样才是对事业忠诚。

4、办事要公，言行要慎

办公室是个综合协调部门，要做很多互相关联的工作。因此，做什么、亭情都要公正、廉洁，不拘私情，不谋私利，要按党的原则和法律规定，按事情的本来面目来办事，不要凭感情。讲话、办事要谦虚谨慎，不要以势压人，不能认为自己在党委、政府领导身边，就高人一等，或者打领导旗号办事，那更不行。

5、形象要新，要创精品

办公室没有一个好形象不成，群众来了，对群众应该热情、主动服务，要给人以温暖、方便、要有点人情味。办公室要讲时间观念。李瑞环同志就时间问题讲的一番话，非常精僻，非常好。他一讲的娘费别人的时间是谋财害命，浪费自己的时间等于慢性自杀;慢走一步差之千里，耽误一时落后多年。希望大家要争取时间，抓紧工作，提高效率。

6、讲效率，还要出精品

比如调查研究，起码一个时期你得出几篇象样的调查报告，调查研究的文章要符合时代的潮流，有研究、有分析、有点子。所以，每一年的开始，就要先想今年我们办公室该做什么事、出什么效果，不达目的决不罢休。办公室工作很多也很复杂，但我认为把上面这些事情处理好，办公室的工作也就做好了。

七、结束语

综上所述，新的时期对办公室工作提出了更好的要求，需要工作人员不断提高自身能力水平，围绕企业中心工作不断开拓创新，提高工作效率，真正做好企业办公室工作，为生产经营做出应有贡献。

参考文献

[l]秦怀茂,从行政管理角度谈做好办公室工作的认识[J],管理咨询，2012

[2]许文慈，行政管理学[[M].人民出版社，2012