试论怎样做好办公室的管理工作

摘要：改革开放以来,随着我国市场经济体制改革的不断深化,办公室呈现出管理职能特殊化、协调工作复杂化、督查督办工作多样化、管理服务效能化等特点,在促进单位的协调运转方面也充当着越来越重要的角色。站在新的历史起点上,作为机关、企事业单位运转枢纽的办公室管理工作也只有坚持以人为本的理念,确立政治意识、大局意识、服务意识、学习意识、创新意识、质量意识和窗口意识,在创新中求发展,不断提高工作水平,才能适应新形势新任务的要求。

关键词：办公室管理工作

1、办公室工作存在的薄弱环节

办公室作为一个综合部门,在组织中起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促和服务保障的作用,它不仅是领导的参谋和助手,而且还是沟通上下左右的桥梁和枢纽。办公室工作是否高效优质、运转灵活、管理有序,直接影响着领导工作、机关工作的水平,直接关系到基层工作的开展。多年来,不少单位由于以业务工作为中心,往往忽视了办公室应有的作用,导致办公室工作存在许多薄弱环节。主要表现在以下几个方面。一是忙于应付多,主动服务少。由于办公室人员少,事务多,要求严,很多时候疲于应付,往往处于一种被动的状态,工作的层次、质量和效果不太理想。二是提供一般情况多,提供有分析、有建议、有重要参考价值的情况少。三是事务服务多,决策服务少。事务性工作是办公室工作的基础,但是辅决策却是办公室工作的高级形式。四是对上服务多、对下服务少。许多办公室的同志错误地认为,只要把对上面的工作做好了,主要问题就解决了。

2、看清形势,明确职位,增强责任感

责任感是一个人对国家、社会、集体、家庭和他人,主动施以积极有益作用的精神,是一种自觉主动地做好分内分外一切有益事情的心理状态。人只有有了责任感, 才能具有驱动自己一生都勇往直前的不竭动力。那么,办公室工作人员的责任感从何而来呢？首先是要看清形势。在推动社会主义文化大发展大繁荣的进程中,由于文化艺术单位面临着更多的机遇和挑战，因而办公室的工作任务更加繁重。认清了这个形势,就能够增强责任感,自觉把本职工作融入全局工作之中。其次是要认清地位。办公室是行政部门之一,它担负着承上启下、协调关系、联系各方、发号施令的任务,是工作运转的枢纽和调度中心,是领导人实施科学决策和有效管理的综合办事机构,因而具有特殊的、其它部门所无法替代的地位。认清了这个重要的地位,就会油然升腾起一份责任感。再次是要明确任务。在改革发展的进程中,新矛盾、新事物、新挑战不断出现,给办公室赋予了许多新任务:强化综合协调服务,改善行政管理服务,准确提供决策服务,提升注重办文办会质量,当好信息调研参谋等等。为此，办公室人员需要提高自身的素质品格,需要提高自身的知识积累,需要提高掌控把握的能力,需要提高开拓创新的意识。看清了形势,认清了地位,明确了任务,必定会增强做好本职工作的责任感。

3、加强人际交往

办公室信息沟通是一项涉及到许多人的系统工作，它要求在整个沟通中保持连续性和完整性。为此，办公室人员互相熟悉和交往，建立彼此相互信任与合作的关系是十分重要的。只有互相信任，领导与下属之间才能推心置腹地交换意见，共同为完成单位和组织的使命而献计献策；只有互相信任，同事之间才能友好相处，齐心协力把本单位本部门工作搞好。

4、掌握统筹兼顾的科学方法,做好平衡协调

相对领导和其它各职能部门工作而言,办公室工作具有综合性的特点。在一个单位中,办公室是沟通上下、协调左右、联系各方,保证机关工作正常运转的枢纽。如果把一个单位比作一个人的话,那么领导层、决策机构是大脑;业务部门、执行机构是四肢，办公室则是中枢神经系统。办公室工作虽然参与领导决策,却无最终决策权;它也不参与各职能部门的具体领导,不代替职能部门处理具体问题,但办公室对各职能部门的工作是要过问的、要介入的。领导要管的工作,办公室要负责进行辅助;领导不能亲自干的,如文秘、档案、机要、收发、生活服务等,办公室也要管。如果没有与此相应的工作,那么行政领导的决策、组织、指挥、检查等活动就无法贯彻,一般工作人员就无法工作。正是由于办公室的工作为各部门提供了基础性工作条件,才保障了本单位、本部门各项职能活动得以顺利进行。能充分利用和节约时间,提高工作效率。而再小不过的迎来送往,电话的接进接出,也代表了一个单位的精神面貌,弄得不好,会直接影响到上下、内外的关系。因而,协调平衡各相关单位,各相关部门的工作就显得尤为重要。也就是说,办公室必须面对加强横向联系,传播信息,交流经验,取长补短这一新课题。要适应开放的要求,不论是思想还是工作水平都有一个更新和提高的问题,要具备联络四海,交际五洲的本领。办公室工作的重要作用,在于保持各个部门之间、本单位与上级主管部门、业务相关单位之间的动态平衡。这种平衡要建立在明确分工,建立岗位责任制的基础之上。没有分工,就谈不上协作。同时,办公室要与本单位其它部门搞好协作配合,共同搞好各项工作。即在各单位、各部门之间起到综合协调的作用。

通过上述努力,增强了办公室人员的使命感、责任感和成就感,就具备了做好办公室工作的思想基础。在这个基础之上,通过采取具体的措施,就能够提高办事效率,就能够创新工作方法,就能够抓好各项工作的落实。

参考文献:

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