加强电力企业档案管理之我见

摘 要：档案管理作为电力企业经营管理工作中不可或缺的一个重要环节，对企业的发展起举足轻重的作用。科学化、规范化的档案管理可以有效提升供电企业的工作效率、工作效能。当今社会和经济处于快速发展时期，电力企业档案管理面临前所未有的挑战，加强管理，提高工作人员素质，应用现代化管理手段等，是目前提高档案管理效率的重要任务。文章主要对如何加强电力企业档案管理进行了探讨。

关键词：电力企业 档案管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（a）-0178-01

档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案是对历史负责、为现实服务、替未来着想的一项基础工作。下文对如何加强电力企业档案管理进行探讨，可供同行交流。

1 强化管理，优化档案队伍建设

一是思想认识到位。档案工作关系到社会、企业的发展，对于我们电力企业这一基础行业来说，更是有着特殊的重要性，电力企业应该高度重视档案管理工作，将之作为一项重要的基础工作统筹开展。构建公司总经理亲自抓，办公室负责人直接管，档案室和各科室具体负责的三级管理网络。档案室应配备一名具有助理馆员的专责档案人员，各部门设有兼职档案员。电网公司每年应定期检查档案完成情况，公司主管领导定期听取档案工作汇报，及时研究解决问题，积极推动档案工作的发展。

二是管理规范到位。规范管理是档案管理的本质要求，要使档案工作规范化，必须按照档案工作的法规的要求，结合工作实际，制定档案管理的一系列规章制度，由这些制度覆盖档案工作管理全部过程。电力企业要将档案管理工作纳入到公司的整体工作中，给予高度重视。应成立档案管理工作领导小组，明确公司经理为档案管理工作的第一责任人，各部门负责人为成员的档案工作领导小组。企业每项工程项目开工、检查、中间验收、竣工验收时，专职或兼职档案员都参与进去，保证所形成的档案完整、系统、准确。

三是监督指导到位。加大对单位档案业务的指导力度，每年定期组织人员到各部门及项目参建单位进行业务指导。每个新建工程立项之初，公司档案管理部门应根据国家行业标准向各参建单位下发档案归档指导意见书，做到事前介入，事中控制，事后验收把关，做好指导工作，从而有效地控制档案的归档质量。

2 加强档案管理的具体措施

2.1 发挥档案人员的创新作用

2.1.1 观念更新

档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念；通过开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

2.1.2 练就过硬的业务技能

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段及方式，给档案人员提出了更高的要求。为此，档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

2.1.3 拓宽视野、丰富知识

创造积极向上的学习氛围非常重要，档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出具体要求，以促进档案人员在其位、谋其事，努力去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。

2.2 规范档案管理机制，强化工作责任

建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

2.3 加强电子档案管理。

2.3.1 加强电子文件全过程管理

电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。

2.3.2 采取切实可行的信息保护措施

信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，常用的保护技术有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。

2.4 加强对档案管理人员的培养

强化培训，树立创新意识，增强档案干部和业务人员的事业心和责任感，进一步提高档案干部队伍的政治思想素质和业务素质，电力企业要积极为档案专、兼职人员创造培训条件。

档案事业是维护党和国家历史面貌的重大事业。它不但为当前建设服务，还要为子孙后代负责。但是，由于它是一种不出头露面的“幕后”工作，处于配角地位，因而常不为人们重视、理解和支持。所以作为档案工作者必须要热爱本职工作，自觉地到肩负的历史重任，排除一切干扰，甘当无名英雄，高兴安心地做好平凡工作。

3 结语

我们要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务；领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。