加强高校教学档案管理之我见

【摘 要】高等学校教学档案是高校师生在进行教学活动、教学管理过程中的历史记录，是教学活动和教学管理的客观反映和具体总结。本文在分析了贵州高等学校教学档案管理现状的基础上，提出加强贵州高等学校教学档案管理的建议。

【关键词】教学档案；档案管理；管理信息化

高等学校教学档案是高校师生在进行教学活动、教学管理过程中的历史记录，是教学活动和教学管理的客观反映和具体总结。连续、完整的教学档案是高等学校开展教学改革和教学研究的重要依据；是提高教学质量和提高教学管理水平的重要依据；是支撑教学评估工作的重要依据。所以，加强高等学校教学档案管理，建立完整的教学档案管理体系，对于提高高等学校教学质量、推进教学研究、提升教学管理水平，具有重要的意义。

一、贵州高等学校教学档案管理现状

作为西部地区的贵州省，高等教育较中东部省份和周围省份较为落后，到2013年6月全省共有高等院校44所，其中本科院校18所，部级211重点大学只有贵州大学1所。近年来贵州高等教育发展较快，各学校积极加强教学管理的各项工作，在档案管理上积极投入，各学校档案管理条件有了较大的改善。但由于各个学校对档案管理的认识不足，贵州高等学校档案管理，特别是教学档案管理依然存在以下问题。

1、对教学档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分学校领导对教学档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为教学档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，不想管也不愿管。

2、教学档案管理分散，管理不规范，存在毁损和丢失现象。教学档案是高校师生在进行教学活动、教学管理过程中的历史记录，产生于各高校基层教学单位（院系），种类繁杂，数量较多。所以，各高校基本上是将教学档案分散在各基层教学单位（院系）进行管理，只有很少的学校进行集中管理。由于将教学档案分散在各基层教学单位（院系）进行管理，受各基层教学单位（院系）管理场地，管理人员档案管理水平和学校没有统一的教学档案管理制度的影响，教学档案的分类、装订千奇百怪，甚至存在毁损和丢失现象。

3、各学校档案管理人员配备不足，造成教学档案管理由非专业、非专职的档案管理人员管理。目前贵州高校只有少数几个院校设立了独立的档案管理部门，多数院校都还是将档案管理附属于其他部门。设立了独立的档案管理部门的学校，对档案管理人员配备一般在10人以下，未设立独立档案管理部门的学校档案管理人员一般配备1-2人。档案管理人员要负责学校文书、科研、基建、会计、人事等门类的档案管理工作，即要维持大量借阅、查询、日常维护工作，又要做好档案资料的收集、整理、分类、编目、排架、电脑输入、编研工作，导致了档案人员工作量过大。所以，多数院校只好将学校最主要的档案―教学档案分散在各基层教学单位（院系），委托给由非专业、非专职的档案管理人员（教学秘书）管理。

4、教学档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高。但目前贵州省高等院校中只有少数几个学校引进使用了现代化的档案信息管理系统，多数学校仍然采用传统的手工采编管理。即使使用了现代化的档案信息管理系统的，也主要用于人事、文书等档案的管理。计算机技术还没有在教学档案管理中广泛运用，这些不利于教学管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

二、加强贵州高等学校教学档案管理建议

1、加强教学档案管理宣传，正确认识教学档案的重要作用。思想认识是主导人们行动的指针。贵州各高等学校要积极宣传加强教学档案管理的重要性，让学校各级领导，特别是各基层教学单位（院系）领导充分认识到教学档案是衡量教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对于提高教学质量、推进教学研究、提升教学管理水平，具有重要的意义和价值。

2、建立健全教学档案管理制度，理顺教学档案管理流程，确保教学档案管理科学化管理。教学档案管理工作涉及到学校教学活动的各个环节，建立健全教学档案管理制度，理顺教学档案管理流程，是确保教学档案管理科学化管理的关键。为确保教学档案管理按流程顺利开展，各学校必需制定统一、科学的教学档案管理制度。 其内容应包括教学档案管理人员岗位制度和教学档案管理流程制度。

教学档案管理人员岗位制度是明确教学档案管理人员配备和岗位职责制度，如档案的搜集、保管、利用等要有专人负责，明确工作人物和职责范围，做到责权明确。高等学校教学档案管理内容繁多，工作量大，各高校档案馆必须配备专门的教学档案管理人员岗位，负责全校教学档案管理。同时，各基层教学单位（院系）办公室主任、教学秘书、学生科科长可作为各基层教学单位（院系）兼职教学档案管理人员岗位，负责各基层教学单位（院系）的教学档案管理。

教学档案管理流程制度是对教学档案收集、归档和库存管理等管理规定。教学档案管理流程一般应包括教学档案收集、教学档案归档和教学档案库存管理等工作流程。

教学档案的搜集是教学档案管理工作的前提和基础，是将教师、学生和教务管理人员在日常的教学活动、教学建设、教学管理等活动中，形成的诸多具有保存价值的文件资料，如文字、图片、图表、录音、录像等收集起来，为教学档案归档提供依据。由于教学档案的来源相对分散，从而使得教学材料的搜集相对难度较大。同时，因为教学活动学年性的特点，使得教学档案的归档与其他档案的归档工作不能同步进行，从而容易产生漏档的情况。这些问题都是在教学档案的搜集环节中应该着力注意和避免的问题。

教学档案归档是指对收集的教学档案进行整理、编号和立卷的过程。教学档案的整理是一项复杂并细致的工作，同时，在教学档案整理的过程中必须按照严格的标准和要求进行。每份教学档案材料从最初的形成到最后的立卷归档，都需要经过十几项具体的内容，如分类、拟写案卷标题、卷内文件排列、编页码、抄写卷内目录等等。此外，在教学档案归档的过程中，应格外注意教学档案的归档材料，应反映出教学实践活动和教学管理的全过程，尤其在归档的过程中，应按照教学、科研、管理等活动的各个阶段来搜集材料，具体来说，一方面，要把需存档的所有资料补齐、补全，使得相关材料合理连贯、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教学档案材料进行鉴别，去伪存真、去杂存整、去劣存优，从而确保教学档案材料的准确性和有序性。

教学档案库存管理工作是指教学档案的保存、借阅、返还等工作。由于教学档案产生于各高校基层教学单位（院系），主要借阅使用为各高校基层教学单位（院系），所以，高校教学档案库存管理工作应按其使用频繁程度分级管理。在一年以内的教师教学档案，在校学生学生教学档案，因其使用频繁，可以由各高校基层教学单位（院系）管理，超过一年的教师教学档案和毕业学生学生教学档案，可以集中到学校档案馆统一管理。

3、积极开展教学档案管理相关知识的培训，提升教学档案管理人员的业务素质和能力。教学档案管理人员的业务素质和业务能力直接关系到教学档案管理工作的水平，因此，要尽可能采取多渠道、多层次、多形式的方法，对档案管理人员进行教学档案管理知识的相关培训，进而提升他们的业务水平，如案卷的整理、归档的内容和范围、编研的质量等。同时，档案管理人员应具有责任精神和敬业精神，在工作中应树立超前意识，主动摸索教学档案管理工作的规律，从而优化具体的教学档案管理工作。这些对于提升教学档案管理水平，具有重要的意义。

4、逐步建立高校档案管理信息化系统，提高教学档案管理工作的现代化水平。 随着高校教育事业的不断发展，原先旧的教学档案管理机制已不能适应当前教学档案管理工作的需要，甚至在某些方面制约了档案管理工作的进步和发展。在具体工作中，我们应当更新观念，逐步将先进的档案管理技术和档案管理设备引入到具体的教学档案管理工作中，从而实现教学档案管理的信息化。如，成绩管理系统、学籍管理系统等信息系统的建立，提高了日常工作的效率，避免了人力、物力资源的浪费。同时，可建立网上档案服务平台，从而方便进行教学资料的检索和查询，进而发挥档案管理工作的实效作用。

作为西部地区欠发达的贵州，高等学校档案管理普遍较为落后，提高贵州高等学校档案管理水平任重而道远。以上问题的分析和建议，仅是我作为贵州高等学校档案管理人员中的一员提出的较为肤浅的看法和建议。

参考文献：

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作者简介：

李玲：贵州财经大学档案馆综合档案科副科长，长期从事档案管理工作。