办公自动化系统的设计与应用

【摘要】我局办公自动化系统自2003年9月投入运行以来，现已经覆盖全局所有生产技术车间、管理科室以及所辖15个分县局。经过多年的应用实践，企业员工就已经深刻地感受到，现代化的办公手段不但把我们从大量繁琐无序的手工劳动中解放出来，而且对于企业办公成本有效控制起到了至关重要的作用。

【关键词】OA；工作流；协同办公；办公效率

一、概述

贵阳供电局办公自动化系统自2003年投入运行以来，经过8年的运用推广，已成功实现了全局统一的公文管理和行政办公管理，使办公自动化系统全面覆盖15家分县局，覆盖率达100%，实现了省公司、地区局、分（县）局三级联网。局本部以及各分县局各自拥有独立的应用及WEB服务器，建立了一套独立的基于Domino数据库服务器的办公自动化系统。各个相互独立的Domino服务器之间进行文件传输的交叉验证，可以通过上下级文件流转直接实现公文的上报及下发，也可以以Lotus的邮件形式通过HTTP协议将排好版的红头文件从一个系统发至对方的Domino服务器的指定单位文书的个人邮箱里以达到局本部与各分县局的文件网上交流，各分县局通过办公自动化邮件系统与北局对口部门及人员进行数据传输及共享。

二、系统主要功能

采用Lotus Domino群件建立办公系统，为单位用户提供Web、Mail和文件管理及工作流服务。单位内部用户通过IE浏览器与Domino服务器连接，参与工作流，进行公文流转、办公信息查询、检索和邮件收发，与同事进行网上协作办公；进行信息检索，并通过Web将处理信息反馈给Domino服务器，还可进行流程监控。具体功能描述如下：

1.文件权限控制

公文在流转的过程中，有严格的权限控制。在办理过程中只有办理过的人员才有权限查看，办理后根据需要自行决定该文件的浏览范围为所有人员或部分人员，本局职工或分县局人员。系统通过提供多层权限控制保证用户只能操作和查阅本职范围内的数据信息，不能越职操作任何数据。

2.与MS Word高度集成，实现文稿痕迹保留

与MS Word字处理软件高度集成，可以自动判断系统所装Office版本，选择相应的文稿模板，实现领导办文过程中的文稿痕迹保留。根据国家行政机关公文格式标准预定义成文格式，使文书成文时系统能够自动套入文件红头、自动追加印章等公文要素。

3.流程灵活配置

提供流程维护平台，由系统管理人员根据单位实际情况定义通用工作流程，也可以根据本单位的实际情况由拟稿人、文书或指定流程人员自行定义流程，提供灵活的流程监控手段；构件化设计，模块组装方便灵活，能很好地适应组织机构调整、人员变动等情况。所有流程以及流程中的任何环节所设计的人员、意见、操作都可以灵活、自由地进行配置，不受流程步数的限制，同时还可以对包括主流程及各流程环节的权限进行设置。可以定义各流程发文稿纸和排版格式，支持文件格式之间的转换。

4.先进的档案管理

档案管理实现公文流转结束后电子文件的归档和纸质文件的归档，实现对各类型档案的全面管理。档案数据库中文件按照指定的条件进行移交、组卷、归类、分级、归档打印、查询和借阅等功能，实现档案资料从采集、日常管理直至移交整个过程的档案一体化；提供档案的借阅管理功能，提供档案管理所需要得各种统计报表。

5.邮件系统

电子邮件系统实现单位内部人员之间信息交流畅通无阻。

6.即时提示

在客户机打开并通过浏览器登入办公自动化系统后，系统对当前用户进行验证，即时提醒用户有新的待办公文、待办事务、批示、通知、公告、邮件等各种信息。

三、系统设计

1.应用软件体系结构设计

贵州电力全WEB办公自动化（OA）系统，采用了分布式的三层应用软件体系结构。在三层结构中，表现部分、应用逻辑部分及数据部分各占一层。表现层管理与用户之间的交互并通过调用中间层来完成客户端提出的请求。应用逻辑层（中间层）上运行商业逻辑及访问数据库和其它资源.。客户端可以调用多个基于服务器的部分用以完成一个请求。三层结构通常被称为服务器为中心结构，它使得应用逻辑可以独立于表现层接口及对数据库的执行而运行在中间层的服务器上。如果没有请求，则各部分各自运行于不同的机器上。应用逻辑独立于表现层及数据层有许多益处：

（1）开发者可以使用功能强大的开发工具，如：Visual Basic、Visual J++来开发可移植的应用，而不必使用局限性较强的存储过程语言。

（2）管理程序可以将应用组件复制以同时运行在多台机器上。这样可以将客户端负载分配到多台机器上以获得高运行性能。应用组件复制在二层及二层半结构中是不可能实现的，因为存储过程必须运行在单一的数据库中。

（3）应用组件可以分享数据库联接，而二层结构及二层半结构系统中，数据库必须为每一个用户建立一个联接。

图1

（4）访问大型主机及其它数据库是通过本地协议及应用接口，而不是通过数据网关，这将提高运行性能，并且允许应用控制对其数据的访问。

2.应用软件技术结构设计

贵州电力全Web办公自动化系统采用Lotus Domino/NotesR6作为应用系统平台，结合Java、J2EE、Javascript、XML、WebServ-rice等先进的网络编程技术，实现客户端用户的WEB访问；通过XML、JDBC等数据库接口技术，实现与其他综合业务系统的信息和数据集成；以及通过工作流平台引擎实现与其他综合业务系统的业务集成。

系统的信息结构如图1所示。信息结构内容说明如下：

（1）采用Lotus Domino群件建立办公系统，为单位内部和外部用户提供Web、Mail和文件管理及工作流服务。

（2）企事业单位内部用户通过IE或Net-Scape浏览器与Domino服务器连接，参与工作流，进行办公信息查询、检索和邮件收发，与同事进行网上协作办公；进行信息检索，并通过Web将处理信息反馈给Domino服务器，还可进行流程监控。

（3）单位外部的公众用户也可通过浏览器访问Domino提供的外部Web服务，进行信息检索、浏览和邮件收发，还可将反馈信息返回给Web服务器，并查看信息处理情况。

（4）Domino/Notes还可以通过ODBC、Notes SQL、DECS、LEI、ESB与Oracle、Sybase等关系数据库互相访问，实现与单位内部其他事务处理系统相集成，并可将事务系统中的信息在Domino Web服务器上。

图1 系统信息结构

四、系统效益分析

办公自动化系统自2003年9月在原贵阳市北供电局进行系统推广、建设以来，目前已经在我局局本部、下属15个分县局以及部分供电所全面推广成功，“省网公司――市局――分县局”自上而下网络化的现代化办公管理体系全面形成。

系统的实用化明显提高了我局行政办公工作效率，规范了行政办公管理，有效节约了办公成本，实现了全局行政办公的高效管理。流程化的办公管理增强了组织的执行力，对提高企业管理水平起到了非常重要的作用。

1.开源节流，节约办公成本，提高办公效率

（1）办公自动化系统无纸化办公的实现，节约了办公成本。在办公自动化系统建成并实用化以前，我局公文全部以纸质方式流转，所有文件必须打印出来，送各分管领导批示，送各分县局办理，送上级部门以及送兄弟单位，最后送档案室分类、存档、保管。这一系列的繁琐的工作，每个步骤都需要人工处理，耗费大量的人力、物力和财力。系统成功运用后，我局公文全部实现网络流转，规章制度、电话号码全部实现网络共享查询。全局内部办公无纸化达到100%，办公成本大量缩减。

（2）办公自动化系统标准化、规范化的运行模式显著提高了员工工作效率。

1）办公自动化系统的应用有效解决了各个分县局、边远农村供电所经常需派专人、专车长途拿文件、送报表的问题。系统运行前，分县局需派专人到市局拿文件，送报表。从局发文到分县局拿回文件到本局，平均至少需要5小时以上。系统投运后，所有文件、报表全部实现网络流转，无需派人取送。从局发文到分县局收到文件，最多只需要2分钟。

2）办公自动化系统中“公文管理”模块在提高工作效率上最为突出和明显，收、发文管理电子化流程的实现，把文书人员从大量的复印工作和文件分发工作中解放出来，工作效率大大提高。

3）办公自动化系统建设前，所有文件和档案均是纸质形式，保存、存储及查阅都相当不便，办公自动化系统建成后，采用数据库存储方式，长期以来困扰管理干部的资料保管和查阅问题全部迎刃而解。

4）档案管理流程合理，以公文管理为基础，实现档案的接收、整理、归档和提供利用同步，实现工程档案的电子文件形成、整理、立卷、归档工作与工程建设同步，保证了档案的齐全、完整性，提高了档案管理工作效率。

5）办公自动化系统通过信息共享，使不同部门的人员可同时查询同一份档案，这对设备抢修工作显得尤为重要，可使设计、施工、运行、安监等各部门同时掌握相关信息，加快施工进度，节省了大量宝贵的抢修处理时间。

2.转变观念，规范行政办公管理，促进企业内部管理现代化

办公自动化系统设计基于工作流的概念，并溶入了“企业办公闭环过程化管理”的现代化管理理念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，彻底改变了过去复杂、低效的手工办公方式，改变了企业员工的工作理念，实现了迅速、全方位的信息采集、信息处理，同时还为企业的管理和决策提供了科学的依据，给企业带来了巨大的管理效率。

（1）在办公自动化系统规范的流程引导下，我局建立起了科学和优化的现代化办公管理体系，实现了办公观念的彻底转变，不再是简单的“一支笔、一张纸”的传统工作方法、方式，而是全面高效的“无纸化”办公。

（2）通过办公自动化系统的建设，我局公文管理、会议管理、工作计划、车辆管理、档案管理全部实现了流程化、模块化的闭环管理并实现了全过程的流程追踪。将过去凌乱的工作全部有序化、规范化，做到了凡事有据可查、有始有终。杜绝了口头交待工作容易出现的因错误领会意图，而导致的工作失误，解决了以往公文处理催办困难，流转时间过长的问题。

（3）全过程的闭环、透明的工作监督机制加大了办公执行力度。同时系统为管理部门监督考核提供了准确的数据依据。

（4）我局的办公自动化系统不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是实现了群体协同工作。协同工作意味着信息的交流以及工作的协调与合作。依托办公自动化系统平台，这种交流与协调几乎可以瞬时完成。

五、结束语

办公自动化系统在我局的建设和全面应用，大大提高了我局企业内部管理的现代化水平。对一个现代化企业而言，为了追求企业的经济效益和管理效益，必须做到整体优化。而办公自动化系统的成功应用，将是实现企业信息化以及实现企业整体优化的必经之路。

参考文献

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[2]王广宇，吴锦辉.OA期刊的经费支持问题――借鉴TV广告运行模式的探讨[J].图书情报工作，2006.

[3]唐泽霜.浅析OA（开放存取）环境下的图书馆[J].高校图书馆工作，2007（03）.

[4]陈烨雷.基于Lotus Domino群件系统的政府办公自动化系统的设计与应用[J].绍兴文理学院学报，2003，07.

作者简介：

尹颖（1983―），女，2005年毕业于华北电力大学信息管理与信息系统专业，贵州电网公司贵阳供电局信息中心信息系统维护工程师。

周洋（1978―），女，2001年毕业于武汉大学信息管理与信息系统专业，高级工程师，贵州电网公司贵阳供电局信息中心班长，主要从事信息化管理及信息维护工作。