高校资产管理的问题及对策

【摘要】随着国家对自主招生的放开,高校之间的生源竞争变得越来越激烈,如何用更少的钱办更多的事成为高校提高竞争力的重要手段。作为高校资产管理人员应努力提高资产使用效率以节约办学成本。针对高校资产管理中普遍存在的账实不符、资产流失严重以及闲置浪费的问题,本文提出了相关的解决办法。

【关键词】高校 资产管理 效率

一、目前我国高校资产管理存在的问题

1、管理职责不明确,日常管理混乱。目前,高校的资产归口管理模式缺乏协调沟通机能,管账与管物相脱节,有账无物、有物无账的现象普遍存在。首先表现为购买与使用分离。高校的资产通常是由后勤部门购买、各职能部门使用。由于没有明确的使用责任制度,使用部门对资产的维护、保管并不能做到尽心尽责,导致资产的毁坏和丢失时有发生。当资产毁坏丢失时,由于没有严格的报废制度,使用部门常常不会及时报告给资产管理部门,使资产管理部门不能准确掌握学校的资产实际拥有状况。其次是购买与核算分离。由于资产的增加、减少、报废都是由后勤部门统计后,报给财务部门,财务部门再根据统计数据来对全校资产进行财务核算,不能直接接触实物资产,导致核算数据不可靠。这些都导致了有账无物、有物无账等账实不符的现象,使财务数据失去财务监督和财务管理的作用。

2、资产使用效率低下,闲置现象严重。一是来自学校方面的资产的重置与闲置,学校盲目上项目、大搞基本建设。如一些高校在已经有了体育训练中心及多个学生运动场的情况下,又建设健身房、文娱活动中心等场馆。有的高校甚至从银行贷款,耗费上千万兴建豪华的娱乐中心、比赛中心,而这样的场馆在建成后每年的绝大多数时间里又处于闲置状态,造成极大的资产和资金浪费。二是来自各个院系方面的资产重置与闲置。在加强硬件建设的理由下,各个院系相互攀比着搞建设,造成许多资产设备的重复购置。究其原因主要是学校缺乏对资产的统一规划与管理。

3、资产的会计核算不准确。首先是房屋建筑物的会计核算不符合会计制度的规定。房屋建筑物在完工后由于各种原因往往不能及时办理竣工结算手续,有的高校甚至在投入使用了多年后仍不能结算,使财务不能及时将建筑物作为固定资产入账。“在建工程”科目长期挂账,资产的账面价值却远远低于实际情况,这都使财务报表不能真实反映学校财务状况,财务数据失实。其次是固定资产改良和维修划分不清,会计核算不规范。固定资产的维修是指由于使用过程中的磨损造成局部损坏,为维持固定资产的正常功能而产生的维护费用。固定资产的改良是在固定资产的原有性能上的提高。两者的会计核算是不一样的,我国会计制度规定前者应计入当期费用,后者则应增加固定资产的账面价值。由于不需要交所得税,高校财务常常直接将固定资产的改良支出记为当期费用,这就虚减了固定资产的账面价值,使财务报表上的固定资产金额低于实际数。

二、解决上述问题的对策建议

1、增强资产管理观念。首先,高校领导要充分认识资产管理的重要性。同时,还要增强全校师生员工的资产意识,要在全校员工中开展资产管理的学习,使大家熟悉资产管理制度和流程,从而能够在工作中自觉参与。学校要把资产管理工作列入重要议事日程,领导要经常听取资产管理部门的汇报,帮助协调,及时发现和解决问题,有效的指导资产管理工作。其次,要加强国有资产管理队伍的建设。国有资产管理是人对财产物资进行管理,高校行政管理人员中大约有三分之一的管理人员与国有资产管理相关。而目前高校国有资产管理人员结构配备相当薄弱,经济知识较为缺乏,综合性人才少,不少人参加国有资产管理时间较短,影响了高校国有资产整体管理水平的提高。因此,必须根据社会主义市场经济发展需要造就一批高水平的国有资产管理人才,确保国有资产的安全和完整。

2、形成科学的管理体系。根据统一领导、归口管理、分级负责、责任到人的原则,应将资产的管理和使用分为资产管理工作领导小组、资产管理处、归口部门、使用部门、使用人等五个管理层次,其中不同层次承担不同的管理责任。资产管理工作领导小组负责对资产的采购、灭失、毁坏进行审批,资产管理处负责资产的采购、资产使用情况的掌握和统计,归口部门、使用部门、使用人则是对资产进行领用和妥善保管。其中,使用人应是资产保管维修的主要负责人,并及时把资产的状况上报给资产管理部门。

3、建立健全资产管理制度。这其中不仅包括具体的资产管理体系,还应包括保证制度能够贯彻实施的监督体系。管理制度主要应包括计划审批制度,采购验收制度,登记与审核制度,保管使用及养护制度,资产变动与调拨制度,资产清查制度,损坏丢失赔偿制度及报废制度等等。对资产进行分类管理,要根据重要性原则,对金额较大的资产进行重点管理,金额较低的实行大类分部门管理。定期核对账、卡、物,保证资产的账面与实际相符,根据资产数量变化,及时调整财务数据,防止资产流失。同时,要把好资产验收入库关,采购验收应由不同的部门完成,分工明确,避免资产购置时出现数量短缺、质量不合格现象。资产验收的内容是对商家的产品数量、外观、规格、型号、质量、技术指标等项目的认证情况进行审核。这一环节一般由使用单位与归口管理部门共同验收,验收人应重点检验该项资产的运转是否正常、使用状况是否良好、有关技术指标是否达到合同规定的要求、资产的新旧程度以及附配件是否齐全等。此外,还必须有严格的档案管理制度,固定资产档案对确定固定资产的真实性、日后的维修、管理等都有着非常重要的作用。归档的固定资产文件材料必须遵循自然形成规律,保持其有机联系,与实物一致并具有成套性,必须反映固定资产管理和资产项目从申购到改造的全过程。

在日常资产管理中,记好台账,健全账卡、及时对账,并及时将数据变动情况告知财务。具体做法是:资产管理部门应建立固定资产总账,同时按照资产的种类和使用部门设置固定资产明细账,管理部门与使用部门之间必须定期对账,在与使用部门对完账后,管理部门必须及时将资产的增减变动情况报告财务部门,财务部门据此入账。制度出台后,制度制定部门还要做好大量的宣传工作,组织各职能部门学习、深入了解新制度,并在实际工作中坚持执行,强化各使用部门的资产管理意识和责任意识,责成各职能部门和使用单位在各个管理环节制定岗位责任制度,将责任层层落实到具体部门和具体个人,对于因个人责任而导致的资产损失应严格追究其经济责任。

4、定期或不定期地对固定资产进行清查盘点。即对各项固定资产进行实地盘点,将一定时点的实存数与账面结存数相核对,以查明账实是否相符。资产清查工作应对所有行政单位、教学科研单位、其他所有占有使用学校资产的单位进行清查,具体包括对各单位资产的现状、数量、仪器设备的配置情况、资产的档案资料是否完整等进行核查,以便保证固定资产的账、卡、物相符,在清查过程中,对盘盈、盘亏的固定资产,各部门要如实填报盘盈盘亏明细表,并附分析说明,落实赔偿责任。清查工作要遵守以下原则:精心组织,充分准备,统一部署,限定时间,认真彻底。通过定期的清产核资,摸清学校的资产状况,界定资产所有权,核实学校资产数量,发现管理中存在的问题,防止资产流失。

5、建立资产流通站,计提资产折旧。考虑到各高校普遍存在的资产共享性差,闲置浪费严重的现象,本文认为,每个高校都应该成立资产流通站,鼓励资产在不同部门间流通,从而起到节约资金、提高资产使用效率的作用。具体做法是,如果某个部门觉得有暂时不需要的资产,可将其交给资产流通站,由流通站再分配给其他需要用的部门。当然,要使各部门自觉交出闲置资产,就需要引入激励机制。首先是根据资产使用年限计提折旧,流通站再根据接收的二手资产的账面净值相应增加送还部门的办公经费,同时给与送还金额高的部门适当奖励。这样,各个部门在不影响自己部门正常办公的情况下,就会积极响应,学校的资产使用效率也会大大提高。

6、利用高校网络平台,引进高等学校资产管理软件。动员各级管理人员在校园网上实施各项管理活动,并做到信息共享,这样可使得资产管理部门和财务部门同步掌握全校资产的占用和变动情况,使账物相符成为可能。网上管理的对象可包括学校所有资产,包括房屋建筑物,教学科研设备,办公设备,低值易耗品等,管理活动可包括资产验收、增加、处置、变动、分布、清查、统计、分析、账表、上报数据等。

7、着力解决资产的重置与闲置。解决高校资产的重置与闲置问题,关键在于加强认识、加强监管、加强制度建设。首先,要加强认识,有关方面要认识到国有资产重置与闲置的严重性,要认识到浪费也是一种渎职,要认识到加强对高校资产监管工作对保护资产的意义以及对预防高校腐败的意义。其次,要严格把好资产申购审批制度,对于确实有助于学校事业发展的资产申购才予以批准,而对于那些可有可无的资产申购应坚决予以否决。在资产购入后,还要对资产的使用情况进行评估,看是否达到了预期的效率,以便在今后的资产申购中吸取经验教训。

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