高校基建档案管理工作之我见

【摘要】本文从高等院校基建档案的特点出发，分析了基建档案管理中存在的问题和原因，提出了对策。要大力宣传普及档案管理相关法规，增强职工档案管理意识；加强和规范基建档案管理，建立科学完善的基建档案制度；加强部门之间的沟通与协作，确保及时归档；运用现代化的档案管理手段，提高管理质量与效率。

【关键词】高校；基建档案；管理工作；制度建设；沟通协作

高等院校在基建管理工作和基建工程项目建设过程中形成的文档、图纸、报告、图表及声像载体等材料统称为基建档案。基建档案不仅是高校对工程建设项目进行项目招标、过程管理、施工监理、监督审计、验收启动的重要材料，也是在未来的发展中进行运行维修、扩建改造的重要依据，同时也是法律纠纷中维权的有力证据。在普及高等教育的大潮中，各个院校不断的扩大招生规模、反复进行新校区的建设和扩建，使各个高等院校基础建设规模不断扩大，基建任务持续增加。同时，基建档案的数量成倍增加，对基建档案的管理提出了更高的要求，需要我们的档案管理更加科学、更加规范、更加高效。因此如何更加科学、有效、规范地做好基建档案管理工作，是需要我们认真思考和探索的问题。

一、基建档案的特点

高校基建档案具有显著的特点，它所记载的事物非常具体，根本的特点是记录保存原始性。具体特点有：

1、档案产生具有阶段性

项目工程在不同的阶段形成不同的档案，这是基建档案的一个基本特点。在编制计划书阶段、施工地点的选择阶段、地质勘测检测阶段、施工计划施工准备阶段、工程施工监理阶段、工程验收阶段等都形成不同类型的原始档案和原始材料。

2、档案的完整性

基建工程具有相对的独立性，整个建设是一个不可分割的整体，在进行基建档案归档的时候，必须把一个独立的工程在不同阶段产生的原始材料作为一个完整的整体进行归档立卷。各个阶段的档案既具有阶段的独立性，同时各个阶段涉及的基建程序和专业技术又有相互联系、相互依托，所以这些档案材料缺一不可，共同构成一套完整的档案材料。

3、档案内容的专业性

高校基建档案是在基建活动中产生的，而基建活动是按照专业分工进行的，其中包括：地质勘探、地质分析、基础设计、建筑设计、建筑施工、装饰装修、消防公安、综合布线等，涵盖了地质、设计、材料、施工、监理、信息技术等多个专业领域。

4、档案利用的现实性

档案馆的其他文件材料归档后，基本上完成了现行功能，但基建档案则在较长时期内发挥现行效用。在实际的使用中，需要对教室、校舍、食堂等基础设施不断进行维修维护，甚至扩建，期间不同专业的工程人员通过查阅相关的档案材料来组织施工维修，所以档案的使用具有一定的现实性。

5、档案归档周期性长

每一个工程项目从筹建到竣工都要经过计划、立项、设计、施工、竣工验收等环节，往往需要一年以上甚至更长的时间。前期形成的档案材料只有等到工程竣工验收后才能收集齐全，加上工程使用期长，时间跨度不可预见。

二、基建档案管理中的问题分析

1、档案意识不强，领导对基建档案管理的重视不够

长期以来，从领导到普通的教工对档案的重要性认识不到位，缺乏档案意识，加上档案部门的宣传力度也不够，导致大家认为档案可有可无、可多可少、可粗可细。领导的不重视，就会放松对档案建设的管理，造成管理制度不完善。而有些负责基建部门的领导，对于基建档案重要性认识也不够，重点抓建设，忽视档案建设，眼里只有工程进度、工程质量、工程成本、工程验收，却忽略档案资料的收集工作，对于基建归档材料的数量质量，不闻不问，不积极主动，导致一些重要的档案材料漏归、遗失。

2、归档不规范，归档质量不高

无论是管理部门还是工程建设施工单位，由于普遍存在档案意识不强，对归档重视程度不高，归档立卷的水平参差不齐，对档案的收集、编制随意性很大。在施工的过程中，工程技术人员也会用不同颜色、不同类型的笔来书写，对更改和说明的书写不规范，甚至有些部分用复印件代替。有些图纸在使用过程中，保管不善造成磨损、污染严重、破旧不堪的现象，不能准确反映工程实体的实际情况，造成归档材料极不规范。

3、缺乏有效归档协调机制

基建项目建设周期长、建设工作量大、涉及的专业技术性强、环节多，通常要经过申报立项、设计施工、质量管理、竣工验收等阶段，从而造成收集、归类、整理工作量大、难度大、管理复杂。加上基建会由多个部门参与完成，在档案管理工作中缺乏统一有效调控手段和协调机制，导致归档不到位，消极应对，归档滞后。

4、基建档案管理设备建设滞后

随着信息技术的发展，档案载体呈多样化发展，纸质档案只是档案的一个重要组成部分，很多档案已经数字化成电子档案。传统的档案管理存在借出易，归还难，查找不便，效率低下等问题。但新的数字化电子档案必须要有与之相匹配的硬件设备支持，而硬件设备的滞后导致管理水平不高，效率低。

5、基建部门缺乏专职、专业的档案人员

高校基建部门在进行人员配置的时候，很少考虑配备专职的档案人员，基建档案的归档立卷工作，由办公室一般人员来完成。再加上基建项目参建单位的档案管理团队不专业、不稳定，导致基建交工后的档案不完整、不规范，甚至很多重要基建资料被施工单位带走。

三、加强基建档案管理的对策

1、宣传和普及与档案有关的法律法规，增强全体教工的档案意识

档案意识是档案工作存在和发展的基础，一个单位基建档案管理的好坏，主要在于领导对于基建档案的重视程度，也是强化档案意识，做好宣传工作的关键。高校首先要利用各种形式、渠道广泛宣传档案法规，提高人们对基建档案归档的自觉性。使全校员工贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等法规，做到依法治档。其次，重点要加强学校领导的档案意识，从学院的高层到中层都要层层渗透，真正落实档案工作与其他工作并重，档案制度建设与学校制度建设同步。

2、规范基建档案管理，建立科学的基建档案制度

为保证档案材料的完整性、准确性和系统性，基建档案的建设要做到“三同步、三规范”，即基建工程与基建档案开始同步、过程同步、验收同步；基建原始材料规范、归档立卷规范、档案的验收移交规范。同时，高等学校要根据学校的实际情况，按统一领导、分级管理的原则，制定适应本单位基建档案收集、整理、保管、利用制度，对内容标准、范围划分、时间约定、质量标准和归档过程做出具体要求，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

3、搞好部门之间的协作，确保及时归档

档案部门、基建管理部门、设计单位、施工单位、监理单位等多个单位要取得相互的支持和理解，通过有效的协调机制和沟通渠道，相互协作，共同做好基建档案的归档整理。任何一方单凭指令式的工作方法，只能造成对方心理上的逆反，不利于归档工作的展开。档案人员只有和归档部门的人员建立信任，才能在此基础上顺利开展归档工作，密切合作，提高归档的效率和质量。

4、运用信息化技术，提高管理质量，提高管理效率

随着信息技术发展和档案载体的多样化，旧模式的手工收集、整理编目、查询利用已经很难适应现代化管理的要求。电子档案、数字载体、数据搜索、数据挖掘等不断的发展，给档案管理技术的发展提供了技术支持和保障，只有真正做到与时俱进，才能不断加快高校档案工作前进的步伐，才能开创高校基建档案管理的新局面。

【参考文献】

[1]周政坤.高校基建档案管理方法探究[J].兰台世界，2012.3月中旬.53.

[2]熊珊珊.高校基建档案管理现状分析与对策[J].内蒙古科技与经济，2003.03.