高校教学档案管理之我见

摘要：高校教学档案是档案馆馆藏档案组成的一个部分，它是高校教学工作水平评价和教学质量评估的重要依据之一，但是近年来也存在一定问题，档案管理还不够规范，各项制度还不够健全，档案的队伍建设和管理人员业务素质还有待提高。因此，加强档案人员的业务培训、强化服务意识、加快教学档案信息网络建设、实现档案信息的网络化意义重大。

关键词：教学档案；管理；高校

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）04-0215-02

高校教学档案，是反映学校教学工作的重要环节，是教学检查和教学评估的基础工作，是考查教师教学质量和教师评优的主要依据。因此，对教学档案加强管理，对各项制度建设，对档案资源开发利用，促进教学工作改进与提高，具有十分重要的意义。

一、教学档案管理存在的问题

1.教学档案收集不完整、不齐全。教学档案是在教学活动中直接形成的有价值的文件材料，反映了学校教学活动的全过程和真实面貌。教学档案收集能否完整、齐全，是做好档案工作的基础。现在有些院校档案收集不符合规定标准，特别是二级学院教学档案工作规范程度低，层次归档机制不明，师生员工的档案意思也不强，有些档案散存在部门和个人手中，没能定期及时整理归档，档案材料不归、漏归现象时有发生，使归档材料不完整，不齐全。因此工作人员必须树立正确档案管理意识，完善档案各项规章制度，定期对兼职档案员进行业务培训，提高他们的档案意识及档案专业管理业务，使他们尽快掌握业务技能和方法，加强档案收集、整理、归档工作，切实做到档案完整齐全入馆。同时对分散档案集中起来，统一管理，兼职档案员的归档工作与年终考核挂钩，增强工作责任感和归档工作的积极性，使教学档案在数量和质量两方面保持平衡，丰富馆藏结构，以便档案的管理和更好的利用。

2.档案归档制度不够完善。近年来，高校档案管理主要依据《高校档案管理工作办法》的同时，各二级分院还制订了相应的各项归档制度，但从目前归档的情况看还存在一定的不足，还有待进一步完善和提高。主要表现为：①收集材料不齐全，没有制度约束。如：有些文件只有请求，批复没有及时归档；二级学院自编教材有的还存放在个别教师手中；有的归档材料原始件没能归档，只把复印件归档等，这些现象的主要原因就是归档制度不完善，没有相应的制度制约。②兼职档案员调动频繁，归档材料不系统。③有些学籍档案存档材料不一致。如：学生转学、转专业材料，没能及时办理和归档，学生查阅时出现不一致现象，导致学生毕业时不能及时拿到毕业证。

3.专兼职档案员综合素质有待提高。目前，由于档案信息化进程不断提高，档案人员的自身能力已经适应不了工作需要。因此，要提高档案工作人员的综合素质至关重要。首先，档案工作人员应具备良好职业道德，要有爱岗敬业精神，对工作认真负责，全心全意服务于档案工作，要有良好的奉献意识，提高档案工作质量和效率，杜绝违反规定的事情发生。如：出国留学学生要求改动成绩单；读研学生免修课程等。其次，档案工作人员还应具有良好的专业素质。档案专业人员应熟练掌握档案专业知识，掌握档案管理技能，通过学习档案专业知识，提高档案工作能力和档案管理水平，通过继续教育专业学习，掌握档案管理学基础知识，提高档案工作人员的业务素质，适应档案工作发展。

二、今后档案管理工作的对策

1.加强档案人员的业务培训，提高档案工作管理水平。档案工作人员要认真贯彻执行党和国家有关文书档案工作的方针、政策、法律、法规，认真贯彻执行《档案法》，增强档案意识和档案法治观念。掌握档案工作流程，熟悉档案整理、装订、分类等专业知识，由于档案管理工作专业性较强，教学管理信息又复杂多样，档案人员需要具有较强的业务能力和管理技能。因此，提高档案工作人员业务素质，就要有针对性的培训计划。如定期组织经验交流会、业余讲座、培训班等，不断提高自身工作水平和工作能力。

2.强化档案服务意识，变被动服务为主动服务。切实转变传统的档案工作观念，是档案工作为经济建设做好服务的前提。积极主动提供服务是档案专业人员的品质、能力和条件，是完成管理工作任务的保障，而优质服务是工作宗旨。做好档案的服务工作，就是要树立超前服务意识，充分发挥主观能动性，变被动服务为主动服务。也就是档案部门在提供利用工作中，根据实际工作的需要，而将档案信息及时地、主动地提供给需要的利用者，同时还应根据馆藏档案积极编研各种检索工具。如：历年学生名册、毕业验印、毕业证学位证编号等，及时准确的为利用者服务，主动服务的方式是多种多样的，我们只要立足本职，肯于钻研业务，多动脑筋，一定能将“死”档案变成“活”信息。因此，高校档案馆工作人员必须增强服务意识，提高服务质量，积极主动为利用者提供信息资源，掌握社会对档案需求和动态，搞好预测，有针对性地搞好档案的服务工作。

3.做好高校档案管理工作，实现档案信息的网络化。目前，高校档案日常管理工作，实行文档一体化管理，实行档案管理系统与校园网络相结合，实现档案信息资源共享，提高档案查阅利用的工作效率，为了发挥高校档案信息平台作用，在档案信息安全有保障的前提下，各有关部门将档案查询工作在网上进行。如：学生成绩单、调整专业名单、学生转学等，有关部门在校园网上可以查询，这样就不再局限于在档案馆查询纸质档案，对更好保护好纸质档案发挥了一定的作用。我们学校2010年各有关部门实行在校园网上立卷归档工作，从我们学校去年的归档工作看，效果还是比较好的，同时我们还进行了兼职档案员档案软件培训工作，增强了他们的事业心和责任感，经过一年多的努力，提升了档案馆在学校的地位和知名度，满足了各部门对档案需求，赢得了各部门对档案工作的支持。

总之：高校教学档案是广大师生员工在教学实践活动中积累总结的结晶，在学校评估、教学改革中起到了一定的推动作用，特别是在教育改革不断深化的今天，我们更应该加强教学档案的科学化管理，树立正确的教学档案的管理理念，建立完善管理制度，同时还要档案人员树立与时俱进的思想，不断的学习和研究探索提高管理工作的效率，优化档案管理方法及模式，做好档案信息资源开发利用工作，提升教学档案的利用与开发价值，推动学校发展进程，为学校的发展和改革服务。

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