干部档案工作思考

随着干部人事制度改革的不断深入，特别是《深化干部人事制度改革纲要》、《干部任用条例》、“5＋1”等法规性文件和《公务员法》的出台实施，对干部档案工作提出了更高的要求。笔者以为当前干部档案工作应紧紧围绕组织工作的中心任务，找准为干部工作服务的着力点，抓住干部档案材料管理的关键点，探寻与干部人事改革相配套的创新管理模式，进一步加强干部档案工作。

一、加强对干部档案内容的完善，为干部的选拔任用提供基础资料

干部档案是干部的历史情况和现实表现原始记载，在干部的选拔任用过程中有不可替代的作用，随着干部人事制度改革的不断深入，在干部选拔任用工作过程中出现了许多新材料，干部档案工作应及时调整档案材料收集范围，积极反映改革的工作过程，充实完善档案内容，为选准人、用好人提供完整、详实的第一手资料。

1、围绕反映干部人事制度的改革成果完善干部档案内容。公开选拔、竞争上岗等选拔任用方式已被《干部任用条例》确定为党政领导干部选拔任用方式之一，各地通过此举选拔任用了一批优秀干部。在实际操作中，往往只将胜出者的考察材料和干部任免审批表归入其个人档案，而其他许多材料仅作为工作卷归档。笔者认为以竞争上岗、公开选拔、公推公选等方式选用干部时，可以按照选拔任用工作的流程设计专门表格，让所有参与者每轮竞争的表现在表格中有所反映，工作结束后表格归入其个人档案，为组织上对他们以后的选拔任用提供参考。

2、围绕建立干部考核评价的科学体系完善干部档案内容。组织人事部门每年都对要干部进行考核，考核的结果也只是以年度考核登记表的形式归入个人档案，其内容往往是个人总结、领导意见、组织鉴定等程式化的东西，不能全面、准确地反映干部的考核情况。目前各地都在积极探寻建立科学的干部考核评价体系，一些考核办法经实践证明也是可行的，通过考核评价这一有效手段，体现干部任用的标准。当前干部档案工作可以围绕干部考核评价的一些新做法，将对干部以“条线考核”、“实绩考核”以及“百分制考核”等考核形式中的考核情况在年度考核登记表中有所反映，使干部的年度考核中既有个人的总结、又有组织的鉴定，既有定量的考核，又有定性的评价，既有横向的发展比较、又有纵向的差别比较，进一步丰富干部考核的内容，提高考核的科学性和准确性，为选拔任用干部提供第一手资料。

3、围绕构建干部监督管理的长效机制完善干部档案内容。中央办公厅下发的《关于领导干部述职述廉的暂行规定》和《关于对党员干部进行诫勉谈话和函询的暂行办法》等两个有关干部监督方面的法规性文件，对加强干部的日常教育管理和监督提出了明确要求，各地此前也进行了一些有益尝试，在一定程度上预防了干部的“带病上岗”和“带病提拔”。从事干部档案工作的同志要结合干部档案工作积极承担起干部监督的职能，主动加强与组织部门内部的联系，加强与相关职能部门的沟通，及时掌握干部监督工作动向，注重收集有关干部监督方面的材料。可将领导干部述职述廉的主要纲目性内容以及测评结果汇总材料；离任、任期审计结论材料；诫勉谈话和函询的主要内容摘要；包括对干部任前公示中所举报、反映问题进行调查后的结论性材料等有选择地收集到干部档案中，进一步充实完善干部档案内容，为准确地评价、使用干部提供依据。

二、加强对干部档案材料的管理，为干部的选拔任用提供决策依据

干部人事档案的材料是否真实、规范、准确，关系到组织部门对干部的培养、评价和使用，因此要从材料的形成、收集和审核入手，加强对干部档案材料的管理。

1、材料形成加强源头引导。干部档案材料来自不同部门，作为干部档案管理部门应主动加大对干部档案工作的宣传力度，让材料的形成单位和制作者了解材料归档的要求，同时还应加强与有关职能部门的联系和沟通，及时指导材料的形成。现在我们有些部门对有关人员进行表彰时，仅仅是出文或发奖状，其个人档案中并没有奖励情况记载，即使有奖励登记表，其形式、规格等也不符合归档要求。笔者认为，组织人事部门可以从规范奖励表彰工作入手，规范奖励表彰材料，让优秀同志在不同工作岗位中的表现在其个人档案中有所反映。

2、材料收集努力畅通渠道。档案材料散落在不同的部门，通过正常渠道收集有些难度，可以通过建立干部档案工作联络员制度，明确联络员的工作任务和职责，来加强干部档案形成部门与干部档案管理部门之间的联络，便于干部档案管理方面的意见和要求及时转达，定期集中应归档的材料，保证在规定时间内转递给干部档案管理部门归入干部档案。管理者可采用定期收集和集中收集相结合的方法，围绕中心工作集中收集干部档案材料，在党委换届、干部调配、工资变动、年度考核时，材料形成往往比较集中，

3、材料归档加强审核把关。干部的出生时间、工作时间、入党时间、学历等几个参数，是干部档案的重要内容，因此，对每本档案都要形成有关这几个参数的审核认定表，新归档的材料要严格按照已核定的时间、学历填写，保证归档材料的一致性。目前社会上一些办学机构为了经济利益骗取一些干部的信任，这些同志不知道办学机构的真实情况，学习了几年，学历不予承认，因此组织人事部门可以通过履行干部参加学历教育前备案手续，加强和规范管理干部的在职学历教育，为学历的审核打好基础，保证学历的真实性。干部参加学历教育前，到组织人事部门备案，提供入学考试成绩、录取通知以及学校的相关资料，由组织人事部门帮助辨别该学历教育国家是否承认。干部取得学历证书后，及时向档案管理部门提供毕业的有关材料，书面变更申请，经审核认可后，方可变更学历。

三、加强对干部档案信息的研究，为干部的选拔任用提供信息支持

近几年，全国各地组织人事部门开发应用了干部信息软件和干部人事档案软件，干部档案工作实现了从侧重“管”到侧重“用”的转变。第四次全国干部档案工作会议提出，要运用信息管理的理念创新干部档案管理工作。因此干部档案管理部门要高度重视干部档案信息资源的价值，通过运用信息管理的方法和现代技术手段，对干部档案信息的进行综合分析研究和深度开发利用。

1、建立干部个人数字档案，推进档案管理和使用的信息化进程。传统纸质档案管理不但耗费人力物力，而且在查阅时很不方便，效率不高、准确性差。为了克服这一弊端，可以探索建立干部个人数字档案，利用计算机、扫描仪、数码相机等设备，把档案材料的文字、图片甚至声像资料转变成数据资料，将静态的“死档案”变成动态的“活档案”。这样不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息，而且可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面也可实行微机化操作，干部档案管理能够实现数据化、信息化。另一方面，在使用上更加方便，高效。在查阅档案时，查阅者不仅可以看到干部的基本信息，还可以看到具体的档案材料的图片。特别是常委会讨论决定干部任免时，目前只有对拟提拔任用干部只有个人基本情况和考察材料，缺少形象特征上的介绍，很多情况是只闻其名，不见其人。有了数字档案后，组织部门可以一边介绍干部的表现情况，一边用投影仪播放有关数字档案，介绍其个人基本情况，遇到问题可以直接调阅原始档案的影像资料，这样对被讨论人选进行一个横向和纵向比较，以进一步扩大民主，扩大知情权，防止简单地以感觉取人、以片面的认识取人。

2、构建干部档案网络化管理平台，提升干部档案信息使用效率。按干部档案分级管理原则，在组织人事系统内部逐层逐级建立干部人事档案局域网，县级以上由各级主管部门负责，县以下由县统一扎口管理，各级组织人事部门是管理用户，一般单位是普通用户。组织人事部门可以根据不同用户的情况给予不同使用权限。一般单位通过用户名和密码登录系统，按照使用权限查阅档案资料。在管理权上，坚持谁管理谁负责，严格按干部管理权限由主管部门负责信息的日常管理和修改维护。在干部职务调整、年度工作考核、工资调整、学历变化时，由主管部门的信息管理员对发生变化的信息进行及时更新，实现干部档案信息的动态管理，确保干部档案信息的准确、实时和可靠。

3、增强信息系统的服务功能，为干部工作提供快捷服务。要积极利用省委组织部开发的干部档案信息系统的综合汇编、数据提取等功能，为干部工作提供多角度、多层次的综合分析的快捷服务。在干部考察、考核、选拔工作过程中，利用干部档案信息系统的综合查询、分析功能，可以迅速地提取所需的干部队伍或干部个人各种信息，如干部的性别分布、年龄结构、文化层次、工作经历、专业特长等等，为领导决策提供第一手资料。在日常干部工作中，亦可利用信息管理系统直接产生干部任免审批表、基本情况表、各类干部花名册、工资变动审批表、干部统计年报，这样既能提高干部工作运转速度，又能大大减少查阅干部档案工作量。