数字档案馆建设中的若干关系

一、数字档案馆与政务信息化、社会信息化的关系

随着国家实施的“政府信息化先行”战略的不断深入，政务信息化已在中央政府及部分发达地区各级政府中得到逐步推行。档案作为文件运行的最终归宿，在保证各级政府正常运转中起着承上启下的作用。政务信息化的实施对档案管理产生重要影响，主要体现在两方面：一是政务信息化中产生的电子文件，其归档方法、技术、手段等与纸质文件归档相比，有重大差别；二是档案局（馆）作为各级政府的一个职能部门，必须适应电子政务实施带来的工作方式的变化，档案工作不能游离于政务信息化之外。建设数字档案馆是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求，数字档案馆是政务信息化一个必要的组成部分，必须与政务信息化和当地社会信息化同步发展。这就要求档案部门紧紧抓住政务信息化这一契机，将数字档案馆建设列入政务信息化规划和当地社会信息化规划中，最大限度地争取资金、技术等方面的支持，为数字档案馆建设奠定坚实的物质基础。

二、数字档案馆与传统档案的馆的关系

数字档案馆的建成，并不意味着传统档案馆的消亡。由于各自的主要功能不同，加之各自具备适应某种社会需求的特殊优势，决定了数字档案馆和传统档案馆将长期共存，互为补充、互相依存。

一方面，数字档案馆不可能取代传统档案馆。数字档案馆不是全新的档案馆，它与传统档案馆共同构成了信息时代档案信息资源体系。传统档案馆的馆藏主要是原始档案的实体，在历史真迹、凭证价值方面具有法律效力上的优势，在长期保存方面也具有数字档案馆不可比拟的优势。因此，在数字时代，传统档案馆将主要担负长期保存档案和提供档案凭证作用的职责。而数字档案馆则主要承担档案信息利用的职责。

另一方面，数字档案馆与传统档案馆相互依存。在档案信息来源方面，数字档案馆的信息绝大部分来源于传统档案馆，而数字档案馆则可通过先进的技术手段为传统档案馆丰富馆藏创造条件。在档案信息资源的开发利用方面，传统档案馆由于缺乏有效的开发利用手段，不能迅速、广泛地为社会提供档案信息服务，限制了档案信息价值的发挥。数字档案馆则可以凭借网络优势，在极广阔的范围内数字档案信息，实现档案信息资源共享。在档案信息的加工上，传统档案馆馆藏档案信息经过数字化加工、整序，成为数字档案馆数字信息资源的核心组成部分。数字档案馆可以将经数字化的深层次编研成果，融入数字信息资源库，在网上，提供服务。

三、现实利用与长久保存的关系

对档案的长期保存来讲，数字化绝对是一个巨大的挑战。数字档案具有对设备及标准的依赖性、载体的脆弱性、非直读性、信息与载体的分离性、信息共享与不安全性、信息易更改性等诸多特性，这决定了数字信息的证据作用不能得到完全确认，更严重的是由于电子设备、存储载体及数字技术的“短命”特性，对档案信息的长久保存造成的威胁更大。

对档案利用来说，数字化是一个前所未有的巨大机遇。在手工时代，制约档案事业发展的两个重要瓶颈，一是档案信息的无序性，难以形成可有效利用的信息资源；二是服务手段单一，渠道不畅，难以快速、广泛档案信息。数字化为档案部门实现大规模档案信息的重组，大幅度提高档案信息的可利用性，快速智能检索和广泛传播及共享提供了难得的契机。

在大力推进数字化的同时，还必须考虑如何有效实现数字档案的长期保存。

电子档案长期保存主要面临三个矛盾：一是电子档案格式的多样性与集中统一保管的矛盾，二是长期保存需求与载体脆弱性的矛盾，三是档案信息的长期保存需求与过快的技术淘汰的矛盾。

解决上述矛盾，一是要尽快制定相关技术标准；二是要在数字档案馆建设过程中构建合理的载体体系；三是要积极探索有效的技术保障方法。

四、档案室与档案的关系

数字档案馆信息数据来源主要有：传统档案馆的馆藏，立档单位的档案文件材料，有档案性质的行业、专题信息资源库，互联网上其他具有档案价值的信息。

无论是传统档案馆还是数字档案馆，立档单位的档案文件材料永远是档案资源的主要来源。提前抓好立档单位档案数字化，对数字档案馆建设具有重要意义。

第一，可以有效减轻档案馆数字化压力。数字档案馆建设的核心是数字资源建设，主要涉及两个方面，现有馆藏的数字化是“老账”，而陆续进馆的档案则是“新账”。在还“老账”的同时，一定要及时解决“新账”问题。第二，可以提高电子文件的归档率。随着OA系统在很多单位的应用，产生了大量电子文件，档案部门无论从管理流程、技术标准、人员素质等各方面都还没有做好应对准备，导致大量有归档价值的电子文件自生自灭。为避免上述情况发生，必须抓好立档单位的信息化工作。在抓好室藏档案数字化的同时，要大力推进文档一体化进程，使文件工作与档案工作形成浑然一体的紧密联系，使档案人员真正提前介入到文件工作之中进行前端控制，从而有效保证电子文件的归档率。第三，是构建区域性数字档案环境的需要。从广义上讲，数字档案馆的建设必须延伸到为其提供信息资源的各立档单位的档案室。各档案室通过在线式移交或卸载式移交向档案馆移交到期数字档案。未到期档案的全文数据虽不移交，但其目录可移交进馆，这样就构成了以分布式档案信息资源库为核心的数字档案环境，人们通过数字档案馆可直接查询进馆档案，又可通过其引导查询未进馆档案。但形成这种环境的前提是全部或大部分档案室必须实现数字化，建成数字化档案室。

五、信息资源建设与基础设施建设的关系

数字档案馆的建设应包括四大任务：软硬件基础设施建设、应用系统开发、数字信息资源建设、标准规范体系建设。其中，数字信息资源建设无疑是实现数字档案馆的核心，而基础设施建设是必备条件。

由于档案信息形态及内容的复杂性和多样性，以及档案信息安全等方面的特殊要求，数字档案馆所需的软硬件系统也相对复杂。应该清楚地认识到，数字资源建设是一个长期的过程，不可能一蹴而就。而计算机及相关设备的更新换代周期也很短，所以，在数字档案馆基础设施建设中，追求一步到位的想法不仅是不明智的，也是不现实的。

基础设施建设应按照本馆的工作实际和所能投入的财力统筹规划、分步实施，使有限的财力发挥最大的效能。具体应从以下几方面考虑：一是采用成熟技术策略。数字档案馆基础设施的建设策略应是尽量采用成熟的技术和主流的设备，而不是盲目地追求所谓新技术。二是量力而行，分步建设。数字资源建设是一项巨大的工程，需要较长的时间。在这个过程中，对基础设施的主要要求是具备与其他环节相适应的数字化加工能力，对基础设施的功能完备性要求并不高。所以建设初期，首先要考虑建设工业化的档案（主要纸质档案）数字化加工流水线，以后随着工作的不断深入，逐步完善基础设施建设。这样既可避免设备的闲置浪费，又可使用有限的资金构建出性能更优越的基础设施系统。另外，如果资金不宽裕，在基础设施建设中可以采取高低搭配的策略，对于关键设备采用性能较好、价格高的设备，而非关键环节的设备则可适当降低要求。三是寻求联合与合作。档案数字化过程中，可考虑采取自己建设与“外包”相结合的方式，即将部分数字化工作承包给专业数字化公司，这种方式既可用同样的资金完成更多的数字化任务，又解决了技术力量不足的难题，同时在数字化工作中还可以使本馆人员得到培养和提高，为今后的工作提供人才储备。

六、整体馆藏与数字化对象的关系

一提到馆藏数字化，很多人认为只有将全部馆藏档案数字化才是真正意义上的数字档案馆，这是一个认识误区。另外，要考虑到数字档案馆的建设是一个长期的过程，不能等完全建设好再投入使用，要本着“边建设边使用”的原则，在尽可能短的时间内向社会展现数字档案馆的优越性，为后续发展创造良好的外部环境。所以，在数字化过程中对馆藏档案数字化必须有所选择，选择数字化对象应以利用者为中心，按照急所原则、价值原则、开放原则、特色原则和系统原则选择数字化对象。

急所原则即优先选择那些急需数字化的档案，一是近期的利用热点档案（如现行文件），二是珍贵档案，三是濒危档案。

价值原则即根据本馆馆藏情况，考虑不同历史时期、不同用户层次、不同研究目的等因素制定出价值度量标准，并根据价值高低顺序制定数字化时序表。

开放原则即选择数字化对象时应优先选择已经对外开放的档案，以满足社会的利用需求。对于有密级的档案，可以按照档案的机密性随着时间推移递减的规律，及时把可以解密的档案数字化。

特色原则即优先选择本馆有特色的档案资料进行数字化，充分体现本馆的特色与价值。

系统原则即一般应以全宗为单位对档案进行整体性数字化转换，而不应选择其中的一部分。这主要是为了保持档案的完整性，使数字档案与纸质档案形成有效的对应关系。如果根据价值度量原则判定某全宗不具备数字化价值，但其中有极少量档案需要数字化，可作为特例处理，将同类档案制作为专题。