数字档案馆及其带来的变化

一、数字档案馆具有的主要特点

笔者认为，数字档案馆是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。

1． 资源数字化及空间虚拟化。运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式；馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。数字档案馆是一个开放的信息系统，它可利用网络交流与分发信息，可进行远程存取的信息服务。数字化、网络化是实现档案管理信息化的必由之路，而正在悄然兴起的数字档案馆的开发研究和建设，涉及到信息技术的方方面面，因此可以说数字档案馆是档案信息化管理的集中表现。

2． 档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的，是开展其他数字化工作的前提条件。许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题和档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。

3． 信息资源共享化。数字档案馆上网的档案信息，是可共享的信息资源。档案馆除充分开发、提供利用自己的馆藏内资源外，还可充分利用馆藏外资源，满足用户日益增长的需求，真正实现资源共享。随着市场经济的迅速发展，社会对档案信息的需求日益增长，对档案信息提出了全方位的检索要求。就目前我国档案馆档案服务系统建设的情况来看，远远不能满足要求。只有发展横向联系，将各单位、各系统的高水平数据库联合起来，建成大型数据库，形成联机服务网络，实现资源共建与共享，才是解决问题的有效途径。

4． 服务对象及需求扩大化。网络环境中的档案馆使其本身成为网络中的一员，成为资源共享的一部分。数字档案馆与其他档案信息机构、用户之间的联系更加广泛和普遍，其用户范围也突破本馆限制而遍布全球各地。用户范围扩大化也带来用户需求的扩大化，包括用户需求信息类型更加多样化、内容更加广泛化。

5． 传输网络化。数字档案馆时代，全球档案馆将会联结成为一个巨大的档案信息网络，形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。档案馆不再是一个单纯保存档案实体的机构，而是一个监控各部门档案信息，面向社会提供利用的开放的档案信息中心或信息系统。网络时代的档案馆不是一座信息孤岛，而是由网络连接起来的信息体系的一部分。所以在网络环境下，档案馆比以往更需要加强馆际合作，如果档案馆以本馆为中心单独进行数字化建设，那将耗费比以往更多的人力、财力和物力，同时也就违背了信息资源共享的最终目的，也违背了网络化建设的初衷。档案馆应该加强馆际之间的联系和交流，通过分工，开发出各自有特色的丰富实用的档案数据库，提供给计算机网络。而且，“档案网络完全可以与国际网络接轨，在法律许可的条件下实现更大范围的资源共享”。

二、数字档案馆的实质性变化

1． 馆藏内涵的变化

从传统档案馆向数字档案馆的变革是一个复杂的过程。传统档案馆以收藏纸质档案为主要内容，而数字化档案馆则要朝着各种载体形式并存的方向发展，包括各种电子文件、光盘、多媒体、缩微载体和声像载体等，尤其是要增加数字化馆藏的建设。21世纪的数字档案馆所拥有的完整的馆藏含义应该是“物理实体馆藏＋虚拟馆藏”。这样一来，就需要对传统馆藏发展的目标―――旨在构建一个庞大的本地馆藏―――进行重新界定；馆藏评价标准需要加以重新考虑，因为实体档案的收集质量不再是决定性因素，而大量的高质量的虚拟档案则会成为评价馆藏优劣的重要方面。另外，档案馆经费的使用情况也将发生变化，越来越多的经费将用于存取档案库房内外的各种类型的信息资源。因此，笔者认为，随着馆藏内涵的发展变化，传统档案馆的馆藏发展政策也应该根据最新信息环境的要求和特点相应地调整其内容和方向。

2． 技术服务的变化

传统档案馆的服务方式相对单一，等客上门是最常见的服务方式。相比之下，数字档案馆是开放式的，用户可以通过终端联网的方式查找所需要的信息。信息检索系统的功能也不再局限于纸质文件信息的输入、处理、存储、检索和输出，而且还能够加工各种视频、音频资料。这样的检索系统不仅具有灵活的数据组织、管理和检索的能力，而且还具有联机信息处理、资源共享、远程传真、电子邮件等多种功能。传统档案馆的检索功能是静态的，而数字档案馆的检索功能则是动态的，档案馆的服务方式必然发生根本性的变革，从单一服务转变为多元、多层次服务，从而增强与用户的紧密联系，加快档案信息的使用频率，有效地提高服务质量。

3． 员工角色的变化

随着信息网络技术的大量应用，档案馆员工的角色也随之会发生重大变化，他们不再是单纯意义上的档案保管者，他们应当成为：信息资源的管理者，信息资源的分析与组织者，信息提供与传播者，信息利用的导航者。需要指出的是，档案馆传统的文化管理者的角色已经蕴含在信息资源管理者这一角色之中。档案馆员工要承担起如此多的角色，无疑要付出巨大的努力，不仅在观念和心理上要作好充分准备，而且在知识和技能上都要有显著的提高，必须接受挑战，勇于承担责任，敢于面对竞争，为档案事业开创更加美好的新天地。

传统档案馆已经建立了一整套安全、有效的保存档案文件的管理方法和操作规范，而在数字档案馆中，数字化信息的内容和位置极易发生变化，信息的可变性和易丢失性极大地威胁着档案信息的安全性，因此，如何保存数字化档案信息，对已经熟悉了传统档案管理方法的档案馆员工来讲无疑是一个巨大的挑战，将有待于我们每个档案工作者思考。