纸质档案的数字化处理流程分析

时间:2022-08-02 04:57:08

纸质档案的数字化处理流程分析

[摘 要]档案数字化,就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。纸质档案数字化,就是利用扫描等信息采集设备,将纸质档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元(像素),并将光信号转换为电信号输进计算机内从而形成数字图像文件。

[关键词]纸质档案;数字化;处理流程

对档案文献进行数字化加工处理,是在加强档案原件保管质量的同时,提高档案信息利用效率、完善档案信息利用方式的一项重要手段。随着电子政务和办公自动化的发展,人们对网上档案信息资源的需要也日益强烈。把传统的档案信息资源经数字化处理转换成数字档案信息资源,建立起数字档案信息中心,将进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系,为社会各界提供更为丰富的信息资源服务。档案数字化日益成为档案信息化建设的一个重要组成部分。

一、数字化处理方式的选择

将纸质档案转换成计算机可处理的数字格式通常有两种方法:一是将纸质档案扫描并以图像方式存储;二是利用已有的缩微胶片影像进行数字化转换或者直接用数码相机进行拍摄。对纸质档案进行直接扫描的方式比较经济和快捷。因此,纸质档案的数字化一般应采取扫描的方法将其变成电子图像文件直接存储,再配合标引信息数据库的建立,实现档案资料电子影像的快速检索利用。

二、数字化存储设备的选择

大量档案原文的存储管理离不开海量存储技术。光盒存储系统是目前海量存储的基本手段。完整的光盘存储系统包括光盘盘片、相应的光盘驱动器及其光盘软件。选择档案信息光盘存储系统的考虑因素如下。

(一)支持开发:访问用户的数量

选择档案光盘系统最关键的因素应当是其可同时支持在线并发动用户的数量,对众多并发访问的支持是有效实现档案信息库利用价值的基本条件。否则,无论存储容量多大,都可能因光盘系统不能有效支持众多并发用户而彻底崩溃,进而导致整个网络系统的瘫痪。

(二)安全性及其安全管理体系

档案信息确保其存储安全十分重要,对于镜像存放在光盘存储系统中的重要档案信息,系统管理员和合法用户在任何情况下均不得对其数据做任何修改。因此,在选择档案光盘系统时安全性是必须考虑的重要因素。

(三)对各种网络操作系统和网络结构的支持

网络环境中,网络操作系统平台和网络结构千变万化,网络服务器和客户机多种多样,这就要求档案光盘存储器能够适应各种复杂的网络环境。

(四)存储容量

必须根据本单位数字化档案的数量及其增长情况来选定光盘塔、光盘库可存储光盘的数量及其总的存储容量。存放档案信息的光盘数量每年在不断增加,因此选择档案光盘存储系统时应考虑系统是否允许采取自行添加硬盘的方式来对光盘塔和光盘服务器进行扩容。

三、纸质文书档案数字化步骤

(一)档案整理阶段

1.拆装。对归档改革前整理的档案,要将档案原件的装订拆除,排好顺序,并用夹子夹起防止散乱;归档改革后整理的档案如果没有装订,可直接排好顺序。操作中不得对档案原件有任何损坏。

2.修复。档案中若有装订金属物需去掉,有破损的地方需在备考表中注明,如破损程度影响了档案内容的文件,则需进行修补:小于16开的档案需进行托核;没有装订线的档案要另用纸加宽,操作时要注意两点:一是补纸与档案缝接处宜窄不宣宽,一般为l―3mm;二是如需要在档案的四周加边,应先加长边,后加短边;多份档案粘连一起时,需在不损坏档案载体信息量的前提下,细心分开,如实在无法分开则不分。

3.档案及目录的检查、整理。妥善保管好档案,严禁批注、圈划、圈点。档案目录中出现繁体字或不规范的简化字时,一律参照国家标准的简体字补充著录,需手写补录的项目要求字迹工整,并逐份逐页地仔细检查,不符合要求的应予以纠正。

(三)档案扫描挂接阶段

1.档案扫描。档案扫描过程中要严格执行有关档案阅览利用及保管保护和保密制度,注意保护好档案。

(1)档案扫描必须采用专业文件扫描仪,以黑白为主,对于原件不清和字迹较淡的档案,扫描时必须用灰度或真彩模式扫描。扫描件打印效果不得比原件差,打印出的页面比例尺寸与原件相同,同时分辨率不低于200dpi。

(2)档案扫描一般采用逐页手工扫描,纸张较好的档案可以采取连续进纸方式扫描。

(3)档案扫描中发现档案粘连一起时,则需在不损坏档案载体信息量的前提下分开,将可以识别的信息全部扫描。

(4)存储格式按多页TPF的格式进行保存,每份卷内文件为一个多页TIFF。保存多页HFF文件时,要注意核对好页码顺序,不得缺漏页。

(5)文件命名:归档改革前的档案采用“全宗号+保管期限+目录号+案卷号+顺序号”命名,例如:“001(全宗号)+(保管期限)+(目录号)+(案卷号)+(顺序号)”归档改革后的档案采用“全宗号+年备保管期附件号”命名。

(6)扫描完成后必须指定专人进行核查,检查扫描效果、按文件内的页码顺序、文件名是否正确。

2.光盘刻录存储。将扫描形成的图片文件采用保存期限为300年以上的光盘刻录,一式两套,以作备份,并填写详细清单。光盘刻录必须有专人负责检查,检查光盘内容是否有错漏,光盘能否正常打开等。

3.数据检查。有专人专机对每天完成的数据进行检查,要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致,编号元误,清晰度和格式符合标准。

4.数据挂按。将效描获得的每个图片文件对照数据库原有的目录数据,逐份点击联接导入数据库,数据联接必须跟扫描同步进行。在数据库中备份导入后的数据,特备份数据用保存期限为300年以L的光盘刻录并制作一份联接清单。

(四)档案装订、归还阶段

按检查整理阶段确定的顺序将扫描完的档案装订好。装订时必须保持档案的原貌,不得更换卷皮,不得缺漏页,按照档案原有的线孔装订。装订好后要将档案检查一边,看案卷装订是否结实、有没有脱页,档案及目录齐不齐。检查完毕归还档案保管处,办理归还手续。

参考文献:

[1]连华.纸质档案数字化处理的工作流程[J].办公自动化,2007(14).

[2]张照余.数字化档案的文件格式选择[J].档案学通讯,2003(06).

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