国外企业档案管理研究及启示

企业档案作为档案事业的一个分支，从起源上来说，首先是在世界工业发达国家和地区开展起来的。20世纪初，瑞士、荷兰等一些欧洲国家和美国开始大规模地收集和保存企业档案。20世纪中叶以后，大部分的其他欧洲国家，以及加拿大、澳大利亚也纷纷开展了这项工作。20世纪70年代以来，世界各国企业档案管理得到了很大发展。

外国企业档案管理

私有制决定了国外的大部分企业档案属于私有财产，企业有权自行处理自己的档案，国家没有制定统一的企业档案管理体系、管理要求和标准。各个企业一般根据实际需要自行设立档案部门，配备管理人员，其档案管理模式也呈现多样化。

日本是档案管理模式多样化的代表，多数企业选择了分散管理的档案管理体制。档案都放在形成部门，无须移交。部分设置档案室，有的接收、管理各部门档案，有的只管理企业历史档案，也有的负责整个企业的档案管理。现在为适应信息时代的要求，许多企业还采用了各具特色的信息一体化管理模式，将档案室的信息管理体系纳入整个公司的信息体系。

美国企业一般实行整体分开、部分集中的档案管理模式。大多数企业档案文件分散在各形成、利用部门，只有经营业绩较好的大企业才设立档案馆保存与企业发展有关的文件，而且公司董事会记录、股东大会记录、法律文件、专利文件等重要文件及其他竞争性文件并不保存在档案馆。一般是文件管理和档案管理分开，文件管理处于分散状态，需要永久保存的文件定期向档案馆移交。企业档案整理简明实用，分类简单清晰。从档案部门建立的情况看，一般作为公司某个部门的下设机构存在。虽然各企业的档案部门可能设立在不同的部门，但是其职责都非常明确和一致，即为企业自身服务，为研究企业发展史、宣传企业形象服务。从档案提供利用的情况看，主要为企业内部利用，同时奉行谨慎的对外服务政策。档案馆一般只有少量正式的档案工作人员负责档案的研究、开发利用、编研等工作，档案的整理编目雇用临时专业人员进行。但这并不影响企业开展档案工作。因为，在美国，一般要具有档案历史学、图书信息学硕士学位才有资格申请成为档案工作者。一些企业常常聘请公共机构的档案专家充当企业档案顾问。所以，企业档案工作者的素质一般都比较高。

此外，各国企业还有其他一些档案管理模式，如由专门的档案管理机构代管多家企业档案，其形式既有企业集团内成员企业之间的档案协作管理，也有行业内的档案协作管理。有的企业不愿或无力保管自己的档案，却又想看到其档案被保存，这些企业只需支付一定的费用，将档案交由公共档案机构或社会中介机构代管。有的企业干脆将档案捐给公共档案机构。

俄罗斯企业档案管理的状况则有些特殊，由于剧变后，许多原来的国有企业纷纷破产倒闭或私有化，其企业档案的归属与管理现在面临着前所未有的困难。俄罗斯联邦档案全宗条例规定，构成俄罗斯联邦档案全宗的企业档案不能私有化，必须由国家登记。《国家和市政财产私有化档案文件登记程序条例》规定，被私有化企业的档案不属于私有化机构的财产，属于国家或者市政所有，经国家或者市政档案馆的鉴定后，整理转交到该机构法定继承人临时保管，如果没有继承人，就由相应的国家或者市政档案馆接收。但是相应的接收制度已被废除，导致这些企业的档案尤其是员工档案得不到妥善处置，有的甚至被损毁丢弃。

外国企业档案立法状况与保护政策

据国际档案理事会对世界142个国家及欧盟等国际组织的调查，大多数国家没有专门的企业档案法律法规，仅有少数国家在法律中将企业档案作为国家遗产的一部分。各国立法对企业档案的表述各有不同，有些国家明确将企业档案视为国家档案遗产，以英国、澳大利亚为代表的65个国家，虽然在法律中没有明确使用“企业档案”的字眼，但也没将企业档案排除在文化遗产之外。加拿大将企业档案归入“全部档案”（total archives）中。

但是多数国家将企业档案作为档案收集的内容。特别是在欧洲，有许多收集和保存企业档案的公共档案机构。以法国、英国为代表的许多国家对保存档案的企业提供资助或实行减税政策。在美国，一些联邦政府组织（包括国家文件与档案署下属的国家历史出版物和文件委员会和国家人文基金会）有向接收企业文件的公共库房提供资助的项目，但不资助企业。但是申请资助的竞争十分激烈，要求被资助机构保存文件的企业为保存和管理文件进行了投资――这恰恰是企业常常不愿做的。许多国家限制企业文件的转让和出口，如欧盟在1993年的文化产品流通的规定中限制50年以上的档案出口。

国外企业档案管理对我国企业档案工作的启示

通过了解国外企业档案管理的情况，我们得到了如下一些有益的启示：

一、根据企业实际选择合适的档案管理模式。

在国外，企业一般根据自身实际需要选择是否设立档案部门保管企业档案，并选择与企业发展密切相关的档案进行保存。在我国，按照有关规定，国有企业必须采取集中统一的档案管理体制，而不少非国有企业也纷纷仿效。我们应该注意到，企业档案管理除了集中统一管理模式外，还有着其他多种模式，不能不加考察分析盲目采用某种管理模式。采用何种档案管理模式，不宜搞“一刀切”，应本着效益与适用的原则，选择适合本企业实际的管理模式。

我国非国有企业的档案工作一直是我国企业档案工作的一个难点，在这方面可以借鉴国外企业（大多数也属于私有而非国有性质）的档案管理经验。所以，企业既可以实行集中统一管理，也可以采用分散管理模式，还可以采取设立联合档案室、业务外包、托管和聘请档案顾问等多种形式。

二、国企资产与产权变动过程中，档案处置应慎重。

随着我国经济体制改革的深入开展，部分国有企业资产与产权发生了变化，转变为私有化企业。原有国企的档案处置问题也成为我们必须面临的一个全新的重要课题。在解决国企资产与产权变动过程中档案流向、鉴定、处置、费用、管理、利用等具体问题时，我们可以吸取俄罗斯的管理经验与教训。国有企业档案是国家档案资源的重要组成部分，其所有权归国家所有。在国企资产与产权发生变动时，必须确保原有档案的完整、安全，经整理鉴定后，原有企业档案应移交其法定继承人临时保管，或由相应的档案馆接收保管。

三、改革档案监管方式，发挥协会的作用。

外国企业档案管理的自发性和随意性给企业档案工作持续稳定发展带来很大困难，各国企业档案工作者已逐渐认识到这个问题。因此，企业档案协会陆续在各国建立起来，这些协会由档案工作者、利用者（常常是历史学家）和企业文件所有者（企业代表）组成，每年不定期召开企业档案工作会议，处理有关企业档案各方面的问题。如制定企业档案分类与著录标准，开展有关企业文件的调查，提供培训课程，联结企业档案工作者网络，对企业档案工作经验进行交流和研讨，以此来加强企业间档案工作的联系。

世界上大多数国家都没有企业档案的专门立法，一般都充分尊重企业的自，并提供资助或减税政策。同时，各国档案协会在制定业务规范，提供人员培训，交流管理经验等方面，为提高各企业档案管理水平起了很大作用。我国企业档案工作的优势在于，有专门企业档案的规定，为企业档案规范管理提供了制度保障，档案行政管理部门也一直对企业档案工作进行监管。但是，随着政治经济体制改革的逐步推进，企业内外部环境发生了很大变化，以及信息技术革命带来的管理手段的变化，必须对档案行政管理部门的监督与指导的方式进行改革：第一，档案行政管理部门应该意识到，监督与指导始终都是为企业服务（我们也要使企业认识到这一点），而不是为了炫耀和享受权力控制的愉悦。第二，监督指导工作应在充分尊重企业的档案所有权和自主管理权的前提下依法进行，把工作重心放在档案执法等宏观层面上，除了违法行为应该依法处理外，其他具体的档案管理事务应以引导为主，不宜过分强调行政手段的强制性，这样才能使企业档案工作走上正轨。同时，应充分发挥档案协会的作用，依靠协会开展对企业档案工作的业务指导、人员培训与经验交流活动，是值得尝试的新途径。

参考文献：

1． American Archivists， volume60． fall／winter

2． Lesley Richmond THE MEMORY OF SOCIETY： BUSINESSES，http：／／www．ica．org

3． 大谷明史，日本企业的档案管理体制，档案学研究，1998（2）

4． 张永慧 尚真，赴美考察企业档案工作的启示与思考，档案学通讯，2000（2）

5．江河，经济和科技迅猛发展中的企业档案工作――国际档案理事会东亚分会第六次大会暨企业发展与档案工作研讨会部分观点述要，北京档案，2003（12）

6． 赵志英，访美归来话档案，四川档案，2000（4）

（作者单位：四川大学公共管理学院秘书档案系610064）