企业实行信息化存在的问题

摘要：随着全球经济一体化带来的商业竞争日益加剧，企业信息化已被提升到“以信息化带动工业化”的高度，成为我国的一项基本国策，成为企业生存与发展的必由之路。本文参考企业的整个信息化完成过程，对江苏多家大中小企业进行调研，了解企业实行信息化的需求程度、具备条件及可能遇到的问题，总结成文，以期给准备实行企业信息化的企业提供参考。

关键词：信息化;工业化;大中小企业;调研

中图分类号：G646 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）07-0025-02

信息技术是一种生产力工具，本身并不是生产力。虽然管理信息化可以通过减轻劳动强度、提高工作效率、降低企业成本、加速资金流动、提高客户满意度等提高企业核心竞争力，为企业直接或间接地带来效益，但信息系统本身并不具有这些意义，因此，需要对管理信息化保持正确的认识和应用。

一、什么是“信息化”

企业实施信息化管理前，必须搞清楚信息技术适合解决什么问题，无法解决什么问题，“信息化的本质”到底是什么。站在员工工作的角度看，“信息化”差不多是管理流程的自动化生产线。产品生产线上加工的是产品，而管理自动化流水线上加工的是“信息”。“信息”是个难以理解的概念，在企业的日常生产和管理过程中，会产生大量信息。原始生产方式下，人们使用笔和纸来记录、保存和传递这些信息，有些企业的员工会使用计算机上的软件，如Excel来记录和传递信息。生产过程越复杂，企业规模越大，生产活动中产生的信息量越多。但因为企业通过各部门的分工协作来完成生产任务，这就意味着不同部门只专注于做自己的事，每个部门对自己的工作非常了解，而对其他部门的工作了解不多。这是现代生产活动中“信息不对称”现象产生的根源。生产规模越大，参与的人越多，部门分工越细，信息就越多，信息不对称产生的影响就越严重，沟通成本就越高。

如何解决这个问题？一个相对成熟的方案是“信息化”。设想一下，如果我们有自动化生产线，各部门都在这个生产线上工作，部门工作产生的信息，通过某种方式记录、保存、加工，自动传送给另一个或多个有协作关系的部门，信息不对称问题就会不再存在。部门只要完成好自己的工作，其他事情由计算机设备辅助处理，工作效率就会提高，相互之间的扯皮现象也会消失，工作变得透明，管理起来就会比较方便。当然，实际的信息管理系统，能解决更复杂的问题。

二、企业对信息化建设的认识误区

1.把管理问题和信息管理问题混为一谈。举例来说，物料采购是一个比较复杂的过程，从物料清单的形成到采购合同的签订，再到物料入库，最后是生产部领料，中间环节多，信息量大。生产部领料时，图纸上的原始物料需求信息有可能被忽视或弄错，形成浪费，耽误生产进度。问题的根源在于，此过程中产生的信息量大，并且有一定的复杂性，人工管理困难。如果用信息管理系统对整个过程中产生的信息进行管理，问题就会迎刃而解，还可以提高效率（如缩短时间、节省人力）和准确性。这是典型的信息管理问题。但是，如果采购过程中发生其他人为干扰，如腐败行为等，这就变成管理问题，而不是信息管理问题了，需要通过改变管理流程的方法来解决问题。管理流程改变，流程产生的信息也会相应发生改变，为了适应这种变化，信息系统就要做相应修改。所以，企业在进行信息化建设之前，最好先有一个相对稳定且有效的管理流程，不管这个流程是企业自己创建的，还是从其他地方借鉴来的。

由上面的错误认识产生的另一个误解是，认为信息化可以解决一切问题。再次强调，信息化只能解决信息管理问题，并不是所有问题都跟信息管理有关。这就意味着，信息化并不能解决企业的所有问题。那么，可以用信息技术解决的问题都有哪些呢？这个问题没有简单答案，但我们会在下面给出一些指导性意见，并进行有益讨论。

2.信息化是买一个管理软件就能够解决的问题。只要买一个信息管理软件，或者请人开发一个，信息化就会实现。信息系统复杂度高，涉及的软件技术和硬件技术多，需要受过专业训练的人员进行维护管理。另外，信息系统的开发需要两个不同行业的工作人员密切合作，才能顺利进行，难度大，风险大，并不像买个家用电器那么简单。企业要实现信息化，必须在前期管理和后期维护上做好充分准备。随着市场的变化，企业的管理模式也会发生变化，软件也就会跟着发生变化，由此带来一系列影响。

3.管理软件上的投资，与在其他机械设备上的投资一样。管理软件与其他机械设备的性质完全不同。机械设备的用途相对单一，在整个使用生命周期中，设备的结构不会发生改变，在生产流程中所起的作用也固定不变，采购成本是一次性的，后期需要支付耗材成本、维护成本、操作工的人工成本等。管理软件的结构、功能、用途、维护等在生命周期中会随着企业管理需求的不断变化而发生改变。管理软件的采购成本并不是一次性的，随着管理需求的变化，企业需要支付因变化而产生的开发和其他相关费用。在整个生命周期中，后期维护费要远远高于第一次支付的采购费。

4.公司员工的平均素质高，大学生多，实现信息化比较容易。影响信息系统建设质量的最重要因素，是公司管理流程的成熟程度，而管理流程的成熟程度受多方面因素的影响，公司员工的平均素质是其中之一。

5.把管理水平的提高与使用管理软件的熟练程度混为一谈。（1）企业员工是计算机专业毕业，他们可以有效地帮助企业完成信息化建设与运营维护。这个结论的疑问很大，原因是中国的IT教育是应试教育，培养出来的人才对解决实际问题有多大帮助，主要取决于个人在专业课程上的兴趣与努力程度。（2）买很贵的计算机，可以保证信息系统对运行速度、存储容量和网络环境的要求。计算机、存储设备、网络设备的规格、价格差异巨大，顺利运行信息系统所需要的硬件设备的规格、数量以及安全特性，取决于企业的业务类型、规模大小、信息化程度高低等因素。通常，有经验的软件开发商，可以根据企业的实际情况做出推荐。（3）买一个功能很强的管理软件，可以提高整个公司的管理水平。事实上，每个公司都有自己的核心业务，买一个有助于核心业务顺利开展的管理软件，基本上就够了，这方面不必追求完美。而且，软件功能越多，管理起来越复杂，对计算机的要求也越高，维护成本也高。

三、企业实现信息化应具备的条件

企业信息化应该以提高企业效益和核心竞争力为目标。在完成此目的之前，我们要衡量企业目前是否有能力即是否具有实现企业信息化的条件。所以，企业管理信息化应该建立规划，逐步推进。信息化是个动态的、不断完善的过程。这就要求我们必须有面向未来的眼光和合理分配企业资源的能力。

1.企业实现信息化的必要性。我们重新认识一下“信息化”这个概念。简单地说，只要企业有生产活动（或者对外提供服务），就会产生信息，这些信息包括生产的产品种类、数量、消耗材料数量、材料采购成本、人力资源成本，等等。企业需要记录、整理这些信息，为以后的工作提供参考。记录、整理这些信息是有成本的，企业生产越复杂，规模越大，信息量越大，整理、记录就会越麻烦，成本就越高。另外，企业内部部门越多，信息不对称越严重，沟通成本越高。举几个信息管理出问题时，企业发生的症状案例：（1）想知道企业日常经营活动中的数据是件困难的事，因为透明度不够或者管理混乱。（2）无法确切知道企业的产能。（3）无法确切知道生产成本。（4）无法确切知道企业的利润。（5）财务部门工作人员多，统计数据时间长，而且从不同部门汇总出来的数据不一致。（6）财务部门统计出来的数据可信度不高。当信息多到用人力去管理时，成本太高，就需要考虑在企业实施信息化了。

2.如何为信息化建设做好准备？由于信息化建设难度较大，如何为信息化建设做好准备，降低风险和成本？从一个小故事说起。一个人生了病，他去看医生，医生为他指定检查身体的医疗设备和药物，病人能否顺利康复取决于医生的诊断是否正确、治疗设备和药物是否有效、病情严重程度等。企业生了病呢？当然应该去看医生。这里的医生指的是专门的管理咨询机构。如果医生给企业开的治疗方案是实施信息化，做个类比，信息管理软件相当于医疗设备，软件开发商相当于医疗设备制造商，负责软件实施的公司相当于医疗设备商，负责上门安装、培训、简单的二次开发任务、售后服务等。上面的类比并不完全科学。因为病人的治疗过程大部分是在医疗机构的帮助下完成的，而企业的治疗过程要靠自己。根据我国的企业管理水平和信息化程度相对较低的特点，企业管理信息化目前要解决基础管理问题。基础管理是信息化的基础性工作，也是先绝条件。

总之，企业要实行信息化，需要充分了解企业状况，了解信息化的实质，转变观念，改革落后的管理体制，以适应企业信息化的实现。同时，对管理信息化软件的购置，一定要坚持没有最好只有适合，所以要求ERP制作公司要深入企业，量体裁衣，打造一个最适合该企业的信息化管理软件。随着社会的发展、科技的进步和管理的改变，必然要求管理信息软件的变化。企业信息化管理，是一个循序渐进的过程，也是企业求发展的必经之路。

参考文献：

[1]孙波.企业管理信息化的路向[J].管理研究，2005，（7）：15-17.

[2]邱志强.企业管理信息化探析[J].现代管理科学，2005，（11）：53-55.