科学编制医疗设备预算

医疗设备分类、采购与安装过程充满了风险。一个医疗设备采购项目的成功，关键在于制定一套基于既往丰富经验、能够得到广泛认可的医疗设备预算。预算编制构筑了医疗活动的基础。这不仅仅能节约设备成本，还会压缩整个项目的成本。这项工作需要预算制定者对重要的变量进行认真考量，例如精确划分设备类型，准确估算成本，满足不同利益相关方的需求和控制订单变动频率等。

预算编制策略

从既往经验看，在医院建设项目中医疗设备的预算取决于整个项目建设成本。两家占地面积相同的医院可以提供完全不同的服务，从而需要完全不同的医疗设备成本开支。与基于面积的预算相比，基于空间的预算更加准确。

尽管如此，预算可能仍然变数较大，原因在于影响预算的因素很多。一方面，编制医疗设备预算方案的一个关键点就是预算的编制者对于医疗设备的定义――不仅指设备，还包括迁移成本、设备升级、租赁、过渡租用、信息技术整合及其他附加开支等因素，全都要纳入预算考虑范围。另一方面，项目交付的方法，如设计-施工，综合项目交付或者设计-招标-施工。不同方式可能影响采购过程和最终的成本。

此外，土木建设计划也可能影响成本。例如，医院装修和扩建项目在特定阶段，可能影响设备存放需求、设备贴现及迁移现有设备与购买新设备的经费对比。

将上述因素都考虑之后，医院将决定预算是否应该包括额外成本，诸如税金、货运、通胀因素、集团采购（GPO）、贴现、保存设备保险、仓储成本、安装以及其他的突发状况（图1）。

三步做好成本估算

成本估算应包括许多相同或相似的参数，如临床应用信息、设计动机、供应链等。获取这些信息的最佳方式是通过一系列会议进行采集汇总。

愿景对话会议。一个大型的城区教学医院或者研究型医院可能包括了最前沿的医学设备或专科技术，诸如PET、外科教学手术室、科研实验室等。医院管理人员、临床医生都需要参与到这一环节中，从各自的专业角度提出愿景，并充分讨论。如果一家医院正在考虑实行精益管理计划，即最大限度消除浪费、关注流程速度与效率，那么新医院的设备预算编制需要考虑这一因素，并为计划实施提供支持。

项目小组应该首先估算成本并确认预算。一是必须满足供应链和设计早期的采购需求，理解GPO合同、标准、租赁和免费项目及贴现预期。二是必须讨论谁负责安装免费项目，诸如手套箱、尖锐器具容器等。某些时候，产品供应商可以承担类似工作，但是可能不经意地将东西放在错误的位置，会给工作造成障碍。建设商或许是更好的选择，因为他们理解整个空间的规划，能够更加合理地安放这些设施。三是必须考虑设备设施从别的院区搬迁成本，论证搬迁的必要性。

临床应用者会议。医学设备的使用者参与程度对于编制一份可靠的成本预算非常重要。必须选择合适的临床医护人员参与到设计和规划会议中。临床工作人员可以帮助确认项目专业的因素，诸如市场营销、临床应用、政府管制、检查或手术量，患者特征分布和工作人员偏好等。最为重要的是，项目团队将确认所有的设备和系统可以满足临床需要和计划标准。举例而言，一个护士或许了解自动给药器的使用特点，但是不知道哪种方式采购、管理更为合理。因此，来自财务、信息技术和药房的信息输入对于其选择、采购和应用就非常关键。

规划和成本估算过程是采购过程的前期阶段，必须以临床效果作为出发点和落脚点。设备或设施的应用特点确认得越充分，成本计算越准确。举例而言，用于孕前检查的3-D超声需要5个转换器，是否有必要安置上述转换器及安置的技术设备要求等需要基于和临床医生的讨论，使成本估算更为精确，而不是按照诊断超声所需的简单需求进行估算。

大量细节的临床专业意见能帮助确认设备预算的“愿望”清单。对于临床医护人员，他们可能更倾向于提出许多希望增加或更换的设备建议，但是受到项目预算所限，这些建议往往难以变成现实，从而影响临床人员建议的积极性。这时就需要依据大量的细节对其建议的合理性进行评估。同时需要注意的是，“愿望”清单应该在所有基本医学设备需要得到满足的前提下再予以考虑。

管理层会议。除了汇集临床信息外，项目组需要与医院核心管理层召开会议，对今后医院的工作流程、患者量、人员及其他变量的变动性进行分析，医学设备需要满足这些可能性。领导层也要及时决策对整个项目预算的影响。设计与施工是建立在准确细节基础上的，对规定设备的预算估计并不能提供预算必要的细节。如最好对CT设备预算进行准确估计，如果必要的话，随后再考虑其他设备进行预算调整。

应对变动管理

更改订单和规范的调整是卫生设施专业人员必须在设计建设过程之前、期间和之后进行管理的关键环节。

调和差异。在某种程度上，差异可能存在于最初的医疗设备预算和医疗设备成本估算编制中。如果成本估算少于预算，项目组无需想办法花费额外的钱。如果成本估算高于预算，项目组应该想办法降低成本。如果二者间差异显著，可能预示存在着问题。可能是原来的成本估算基于不正确或不完整信息，可能是引入技术的先进程度超越了当前的应用阶段，造成设备成本增加，这些差异都可以通过进一步评估来抵消。无论情况如何，最初的预算和医疗设备成本估计必须在采购开始之前充分考虑清楚。在采购期间，它们必须利用一系列数据来追踪。

重复使用的规划。项目组不应该自动地淘汰现有医疗设备，而是应该区别情况通过规划进行合理配置。有些目前运转良好的设备可能到新址搬迁时就到达了使用年限，进行自然淘汰即可。

管理预算

在设计的最后阶段，必须基于建设进度制定采购计划。由于设备没有到位而延迟建设进度，从而浪费的成本可能超过设备本身。

采购政策和流程。一项成功的采购程序一定要协作各方，持续的评价和可测量结果的报告。最终的结果可能意味着预算尚有剩余经费来部分或全部满足“愿望”清单。

项目组应该明确，对于所有项目的临床评价和许可，都编写进度表。团队中可包含1？2名首席管理层，诸如首席运营官及部门负责人，他们参与设计全过程，并清楚医院正在进行中的目标。他们必须消息灵通、果断并且反应灵敏。

临床信息。临床评价、接受程度和许可是采购前的关键前置要素。项目小组在签署正式采购合同之前，必须知道估计成本和采购价格之间的变化，同时建立一种机制，以允许变更最终的设备计划。

设置账户。如果项目开支比预期小，也必须注意不要在所有账户设置完成前花掉剩余经费。对于每一个采购合同，都要严格控制在预算范围内。编制一份预算情况报告，让项目的核心成员都能及时看到，比较采购的影响和预估成本，至少每月一次。

执行和后期

当项目进入到安装和收尾阶段后，前期的严谨规划和管理逐步显示出其优势，因为项目团队已经建立了处理突发和意外状况的框架。在安装过程中的另一件事情是评估特定设备所需要的维护预算，安装设备的责任由设备供应商承担，但是地震等突发状况引发的设备维护费用要由预算承担。