企业机械设备的采购探索

一、设备招标采购的主要工作内容

1.市场调研目前，机械设备制造商和商众多，产品质量、价格、服务各不相同，存在差距。在招标前，充分做好市场调查工作是机械设备招标取得成功的关键环节之一。因为对某类设备而言，随着设备的品牌、销售渠道、售后服务、采购数量的不同，购置单价也不同。市场调研的渠道有网络资源、同行经验、制造商技术交流会等。通过市场调研，客观、真实、全面了解制造商经营规模及能力、销售流通渠道、价格信息、存在的风险因素，是保证采购质量，节约采购成本，顺利完成招标采购工作的基础。

2.编制招标采购文件招标采购组织形式分为自主招标和委托招标。自主招标，招标采购文件由企业设备管理部门组织设备使用单位在市场调查的基础上编制。委托招标，招标采购文件由招标机构根据企业提供的《货物需求一览表及技术规格》和标准版本进行编制。招标采购文件组成如下。(1)招标设备的说明。包括设备的名称、质量标准、技术要求、交货地点、日期。(2)招标日程安排。包括答疑安排、投标文件的递交时间及地点、开标的时间及地点、联系人。(3)投标费用。一般为投标单位承担其编制投标文件所涉及的一切费用。不管投标结果如何，招标单位对上述费用不负任何责任。(4)招标文件。包括招标文件的组成及修改等。(5)投标报价说明。包括数量及清单、单价及合计总价，投标价格采用类型为固定价格。(6)投标文件的组成。投标文件一般应包括下列内容：法定代表人身份证或授权人身份证及委托书(原件带至现场核对)；企业法人营业执照复印件(盖红章)；产品生产许可证(如商需有授权书和产品生产厂家的生产许可证)；质量的保证措施及采用标准说明；投标报价表与质量、交货期的承诺；满足售后服务承诺及措施；产品的详细技术参数。(7)投标文件的递交。主要是投标文件的密封和投标截止日期要求。(8)开标。(9)评标、定标。包括投标文件的澄清、投标文件的符合性鉴定、评标的方法等。(10)合同签署。包括中标通知书发出时间和合同签定时间。

3.发招标邀请函或者招标公告邀请招标时向经过筛选出来的合格供货商发出招标邀请函。合格供货商一般为5～6家，不少于3家。合格的供货商应具有圆满履行合同的能力，应符合以下条件。(1)具有独立签定合同的权利。(2)有完善的质量保证体系。(3)产品的性能满足招标方的要求。(4)有良好的业绩。(5)有良好的信誉。公开招标时，要按照国家或行业规定在网络媒体上招标公告。成立评标委员会评标专家委员会一般从企业专家库和社会评标专家库中随机抽取产生，人数一般为5～7人及以上的单数组成。其中企业专家和招标机构的专家人数不得超过全部评标专家的三分之一。社会专家由企业纪委、企管、设备资产等部门及本企业专家共同随机抽取。开标、评标开标后，评标委员会首先鉴定是否有无效标书。无效标书的情形如下。(1)未密封。(2)无投标单位和法定代表人或委托人的印章。(3)未按规定格式填写，内容不全或字迹模糊，涂改处没有法定代表人或委托人印鉴的。(4)逾期送达的。(5)投标单位未参加开标会议的。(6)投标书实质上未响应招标文件的。评标委员认真评审合格标书中技术性能参数、商务条款，并将其中的可比要素整理列成表，即《技术性能、商务参数条款对比表》，可比要素直观明确。评标一般采用综合评估法。考虑的因素有报价、运输费用、交货期、付款条件、配件和售后服务、设备性能及生产能力。一般采用评分或投票的形式推荐出中标单位。评标委员会写出《评标报告》，明示评标结果的理由和依据。履行合同发出中标通知，合同谈判、履行合同、设备验收。总结写出设备招标、评标工作总结。

二、招标采购注意事项

1.招标方式的选择一般而言，当有4～6家投标人参与某个标段的公开招标，则该标段已经具有了很强的竞争性；而当有8～10家及10家以上投标人参与某个标段的公开招标，则该标段宜实行邀请招标，需要业主对众多的潜在投标人做出入围抉择。

2.《货物需求一览表及技术规格》(简称招标技术要求)的编制招标技术要求是货物招标采购工作起始点和工作核心，招标过程中的所有工作都围绕着招标技术要求来开展，最终目的是在满足招标技术要求的条件下，以低廉合理的价格找出中标人。招标技术要求不能有歧视性和偏向性条款，这需要在编制招标技术要求之前就对所需的货物做出大量的技术调研，在博采众家之长的基础上对企业所需的货物实现自身定性定位，这样才能编制出企业自己所需货物的技术条件和合理的投资预算。

3.招标文件的编制和审核企业自主招标的关键项点在招标文件的编制；企业委外招标的关键项点在招标文件的审核。招标文件中交货期的规定、付款方式的规定以及中标服务费的取费都会对潜在投标人的成本和最终报价产生影响。交货期要求急的将会产生赶工费；付款方式不合理的将会产生资金垫付成本；中标服务费一般由中标人负担，但是随着市场竞争的激烈，从多年实践来看，大部分企业也未必按此执行。同时招标采购具有一次性报价特点，即所谓成败在此一举。这就要求所有的商务投标文件和与商务相关的信息在开标之前必须密封。此外，还需要注意所需货物是否为特种设备，是否对潜在投标人有特定资质的要求。

4.招标文件的答疑和澄清由某家潜在投标人提出问题，招标人应当简明扼要地对所有潜在投标人进行传真答复。尤其是涉及最终报价的的条款，更要加以明确。让潜在投标人具有激烈的竞争性是招标采购的出发点。

5.评标专家的抽取抽取评标专家应采取专业或者现职业与招标货物相关或对口的原则。由评标专家组成的评标委员会基本决定着招标项目的成败。不能抽取与潜在投标人有密切关系的专家；评标专家尽量不是来自同一工作单位，防止专家发表意见时有所顾虑。

三、结语

在实际的招标过程中，不同的设备招标采购工作都有各自的特殊性和侧重点，在具体的设备招标工作中，要注意把握机械设备的招标采购，关键是要把优秀的厂商纳入关注的范围中，把适合自己的厂商邀请到投标中来，评比筛选出技术性能先进、生产效率高、安全性能好、性价比高且满足工程需要的设备，供决策层决策采购。只有这几个层面的工作做到位，设备的招标采购才能成功。

作者：许三鹏 李素真 吕志芳 李劲松 周广平 单位：中油济柴动力总厂