对职校档案监管的思索

本文作者：王雅丽作者单位：包头职业技术学院党委(院长)办公室

干部人事档案管理工作中的存在问题

1．传统的人事档案管理制度与新时期人事档案的利用相矛盾的困境

传统的干部人事档案管理模式强调人事档案高度保密和保护性，在《干部档案工作条例》第七章第三十一条第五款中非常明确的提出“任何个人不得查阅或借用本人及家属及其直系亲属的档案”。将档案当事人拒绝门外，无形中更加强化了干部人事档案的政治性与神秘性。对于干部人事档案内容的特殊性，对其保密是无可厚非的。而另一方面，高职院校教职员工及社会公众在对自身的福利待遇、住房公证、社保医辽等方面的要求，需要个人档案的内容作为依据。那么，如何才能更好地处理高职院校干部人事档案的保密与利用的关系，成为了对高职院校干部人事档案管理工作中遇到的第一个困境。

2．高职院校干部人事档案管理体制的困境

从档案管理学的分类角度上，把干部人事档案划归为专门档案类别中，可见它区别于其它档案的特殊性。目前，许多高职院校的干部人事档案管理工作，有的在人事部门，有的在组织部门，还有的在综合档案部门，其管理的主体不清晰。按照传统的管理模式来看，大部分干部人事档案的实际利用是组织和人事部门，并且《干部档案工作条例》中指出干部人事档案管理在业务上受组织人事部门的领导和指导，这样无形中增加了干部人事档案材料的往来交接转递的重复性工作，造成管理的盲区。从档案资料收集、整理的角度看，因为档案管理人员不能真实地掌握每个员工的个人情况，如:参加工作时间、职称评审日期、学历等重要个人信息。对于交来的档案资料不能辨别真伪，影响档案材料的鉴定工作，还有可能导至档案资料缺乏真实性和准确性，这样会给高职院校组织人事部门了解员工的信息增加难度。从而使得干部人事档案管理工作的归属成为了高职院校干部人事档案管理工作中遇到的第二个困境。

3．干部人事档案管理队伍素质有待提高

多数高职院校干部人事档案的管理人员沿袭传统统的档案管理工作方法，整天被大量的日常事务性工作所累，而且缺乏专业系统的培训，在工作中难免会出现误差。而且，高职院校对于干部人事档案管理工作缺乏有效的激励机制，使干部人事档案工作者缺乏应有的工作积极性，频繁更换人员现象时有发生，从而使高职院校干部人事档案工作队伍不稳定。再一方面，目前的状况下，各高校专门学习档案管理专业的人员较少，高职院校不容易招聘到档案管理专业人员，在一定程度上影响了档案管理队伍的质量和水平。

面对困境的选择途径

1．合理开发和利用干部人事档案资源，发挥档案的社会效益

干部人事档案是国家机构、社会组织和个人的现实活动中产生和形成的文件，那么它必将会在今后的活动中发挥一定的作用，它是一个人的工作和生活的真实的写照。干部人事档就像是一个人昨天、今天、明天的桥梁和纽带。积累着大量的人才信息，它与个人生活与切身利益密切相关。干部人事档案直接为现实工作服务，这也是有别于其它档案的重要标志。随着社会化大繁荣的不断发展，人才的交流互动也更加频繁，而更为广阔的市场经济发展则需要人事档案提供有力的依据。所以，今后甚至于更长时期，无论单位或个人对于干部人事档案的利用都是必不可少的。美国著名的3M公司、联想公司广州分公司等一些国外和南方一些著名的公司，都将员工的档案信息公布在互联网上，供职工查阅，对人事档案的管理采用了社会化开放式的管理模式。随着时代的不断前进，需要高职院校干部人事档案管理工作者重新思考。干部人事档案的管理服务工作，在法律和道德允许的范围内，强化干部人事档案工作的制度建设，拓展干部人事档案工作的利用范围。不仅要能满足组织、人事等部门的需要，同时还应满足广大教职员工甚至社会公众对干部人事档案信息合理合法利用的需求。我们应发挥传统与现代管理模式的优势，克服两者的弊病，创建以人为本的高职院校的干部人事档案管理模式。

2．改革干部人事档案工作管理模式

目前，针对高职院校的干部人事档案管理模式存在着多样性和复杂性的特点，在高校档案界，对于干部人事档案的管理模式是放在组织、人事部门，还是放在综合档案管理部门管理，也存在不小的争议，双方各持已见。部分高职院校将干部人事档案纳入学院综合档案部门管理，也就是集中式管理模式，其实质就是将所有种类档案集中统一管理。无论干部人事档案管理归属在哪里，高职院校应自始自终把档案的安全保密工作放在首要位置，按照《干部人事档案管理条例》中的相关规定，配备专职管档人员和相应的业务指导人员。加强干部人事档案的安全保密工作，确保档案实体的安全、保密和完整。坚持安全合理利用，维护档案权威。并且应在档案管理部门和组织、人事部门之间建立档案信息交流制度。只有建立这些有效的制度，并真正应用到高职院校干部人事档案管理实际工作中去，才能更好地解决档案管理工作中遇到的难题。

3．建设一支高素质管理人才队伍

干部人事档案工作是一项长期的、复杂的而且繁重的工作，从事干部人事档案工作人员首先应具备一种矢治不渝、无私奉献、甘于清贫和寂寞的精神。干部人事档案工作人员应严格遵守档案管理制度，不断规范干部人事档案管理操作流程，确保档案资料收集充分，交接手续齐全，借阅审批手续完整，记录清晰，档案内容保管完整。加强干部人事档案工作队伍的建设，要更新高职院校领导的工作观念，逐步建立高职院校干部人事档工作的责任与奖惩机制，增强档案工作者的责任心，提高工作积极性。并要加大培训力度，使高职院校干部人事档案工作者的素质与新时期档案工作的要求相适应。总而言之，做好干部人事档案管理工作对于高职院校档案管理工作，是一项长期而艰巨的任务，我们要不断创新工作思路，提高档案工作质量，提升高职院校干部人事档案的社会价值。