科学进行档案管理

[摘 要]笔者从事党校学员培训的档案资料管理及归档工作，对档案管理工作有自己独到的见解认识，本文从常见的问题、解决问题，实现现代化的途径三部分展开介绍了对档案管理进行分析本文旨在与同行探讨学习，共同进步。

[关键词]问题；解决；现代化；途径

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0302-01

一 在进行档案管理现代化中出现的问题

1.档案管理现代化的标准具有差异性与发展不平计算机的采购过程通常是不一样的。经济条件差的一些单位采购的计算机价格虽然实惠，但是性能比较，而且型号较老，操作起来很不方便，工作效率低。但是，另一些经济宽裕的单位采购的计算机都是新型的高性能计算机，工作效率极高。

基于这些情况，因为计算机的型号性能等因素都不完全一样，所以在使用的期间中的通用性也就达不到工作要求。因为这些原因，导致大多数的数据通常无法共享，同时就会缺乏一个全国性统一的标准档案管理系统。因为对于档案管理机构来说，部分单位使用档案管理现代化设备的发展是很不完善，即使一些档案管理单位已经引进了高性能计算机。但依旧还是有部分档案管理单位是没有计算机进行档案管理。

2.普遍档案管理人员对档案管理现代化的认识是不深入的大部分基层档案管理人员在平时的工作过程中还是按传统的模式进行档案管理的，档案管理人员在工作过程中没有对工作加以理解及工作的熟练等一些原因，但是在平时的工作过程中积累了一定的经验，还是得到了较大的进步，

以致于大多数档案管理人员觉得传统的档案管理模式已经非常先进，所以在心里觉得已经是档案管理现代化的运用。有一些基层档案管理人员对于档案管理现代化虽然也不抵触，但在对档案管理现代化的认识上会出现问题，他们觉得档案管理现代化无非就是采购一些先进的档案管理系统，例如计算机，光盘，微缩机等等一些设备。

因此在真正的操作的过程中，有大部分的档案管理人员就会由于缺少档案管理现代化的培训导致不会使用先进的档案管理设备，所以在日常的档案管理工作中先进的档案管理设备就会被闲置下来，造成比较大程度上的损失。因此对于档案管理单位来讲也是没能重视对于基层档案管理人员必要的培训工作，

很多基层档案管理人员即使是认识到了档案管理现代化的一些知识，希望能够使用档案管理现代化促使工作更加有效率，但最终还是因为工作上经验以及专业知识的不足而无法很好地使用这些设备来进行档案管理现代化的工作。

素质不达标，实现档案管理现代化，是必须要有一支高层次、高素质的专业过硬的技术队伍。所以这支队伍在专业人才：计算机技术人才以及既掌握计算机技术、又熟悉编目这两方面工作的通人才都非常缺乏，笔者认为，档案人员不会计算机技术并不重要，重要的是很多档案人员不懂计算机技术，既不愿学习相关知识。有各种原因：工作忙没时间学，有的则害怕承担风险，所以不敢大胆操作，以致于档案人员素质达不到档案管理现代化的标准条件

二 怎样解决档案管理现代化中的问题

1.对基层档案管理人员作定期相关知识的培训，主要是为了保障在进行设备采购后的档案管理现代化的质量，正常情况下应该对基层档案管理人员进行有关知识培训。经过一系列的培训可以使档案管理人员名学，应该怎样操作计算机来进行档案管理的方法，与此同时也可以让基层档案管理人员。更好的明确档案管理现代化的内涵以及意义，这样就可以让档案管理人员的专业技术得已提升。

2.所以在进行的培训过程中也可以让基层档案管理人员做一些实践活动，通过所做的实践活动可以让档案管理人员，充分地明确在实际的档案管理过程中该怎样进行，同时可以在使用计算机进行档案管理过程中，出现的各种问题和情况做初步的了解，这样也可以确保基层档案管理人员在日常的工作中。更好的运用档案管理现代化设备开展工作。加强对部分不接受使用档案管理现代化的档案管理人员进行引导。

3.尽量做到让每个档案管理人员都可以充分了解到，档案管理现代化是有利于档案管理工作的重要意义。并且利用定期培训的方法，也有助于基层档案管理人员快速的明白，在实际的工作过程中应该怎样去提高工作效率，针对一些在日常工作过程中经常出现的问题。有必要对基层档案管理人员及时提出，可以解决基层档案管理人员在工作过程中将会遇到的各式各样问题，所以在工作中应当把这些问题加以注意，防止问题的发生。并且对基层档案管理人员要做些有关档案管理重要性的宣教。

4.是一项社会技能。在档案管理现代化工作中，我们不能认为计算机就是档案工作的辅助系统，计算机是档案事业的重要组成部分。有专家指出：当今时代“对于个人来说，用和不用电脑只是兴趣爱好问题，但是对一个企业而言，就是成败的关健，对一个国家而言，就关系到国家的兴衰”，对于档案界而言，用计算机和不用计算机就是影响到文化的问题。面对出现的新问题，我们一定要考虑档案管理的传统模式。

5.适应档案管理的现代化。假如我们不了解形势，转变不了观念，在信息技术高速发展的今天不闻不问，思维停留在昨天，要想档案保持不丢不损状态，势必会落后于时代，被戴高乐称为法国精神之父”的经济学家让・莫内有句至理名言：“现代化要先化人后化物”。就是说人的观念现代化的确比物质条件现代化重要，这是发人深省的。

6.综合以上情况可以看出，计算机在档案方面的运用，虽然档案管理现代化已得到了初步成功。但仍然有问题存在，要利用有效措施加以解决。档案管理现代化必要性、重要性的认识，在人类跨入21世纪的今天，已经迈进了快速的信息时代，成为信息时代基础技术的计算机技术是人们的生活和工作方法。计算机的作用已不再是一台工具，计算机是一种工作方式，一种文化（称为计算机文化）。

三、1.促进档案实现档案管理现代化的途径

我国档案管理事业的发展以及档案管理现代化的重要依据是档案科学究技术的发展，我们一定要加强档案科研研究，为档案管理现代化提供最新的技术帮助，确保现代化进程的顺利推进。

2.数据准备必须充分

档案管理工作中，数据准备是为档案管理现代化提供重要数据基础的。档案管理人员在分析、加工、整理、提炼中，要进行合理安排，确保工作的顺利进行。尤其是在大难著录以及标引环节，不能掉以轻心，要特别的认真，因为这是检验我们平时编目与分类基础工作是否扎实的关键体现。

3.研制适用的管理系统

为了实现档案管理现代化，我们一定要从实际出发，选定一套适合本单位的管理系统，这套系统要便于升级、简单易懂、适应各种机型，并且要具备一定的拓展功能。具有良好的兼容性，可以很好的与其他单位的系统进行数据交换，达到资源共享。

提高档案管理人员的现代化综合素质。要想档案管理现代化的实现，拥有一批合格的技术人员尤为关键，以致对新时期档案管理人员就会有更高的要求，我们在高校的档案管理专业就要努力培养学生的计算机技能，由最基层抓起，在工作单位对在岗员工进行系统的培训，要让档案管理人员认识到掌握计算机技能的重要性。双管齐下，快速建立和培养出一支符合现代化管理的专业人才队伍。

结束：坚持科学管理，坚持走标准化、规范化道路。当前档案管理现代化中存在的重复开发、标准不统一等问题，要加强对档案计算机管理的总体规划，制定档案现代化管理的大体方针，集中技术能量联合攻关，加强各单位之间的交流、推广，防止低水平的重复劳动。对于国家已有标准的，要执行国家标准，还有国家标准的参照执行国际标准。向国际标准看齐，既提高我国档案工作标准化水平，又是标准国际化发展的必然趋势。

参考文献

[1]周子艺，李娜.档案管理信息化条件下的档案管理现代化研究[J].劳动保障世界，2013，（20）：107-107.

[2]张长河.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析[J].兰台世界，2013，（20）：53-54.

[3]刘雪慧.强化医院档案管理工作加速档案管理现代化[J].现代企业文化，2012，（6）：92-92.