文书档案管理中的缺失及对策探讨

摘要：文书档案管理水平是一个单位综合能力的衡量标准，高效的文书档案管理对单位的发展能起到一定推动作用。本文通过对文书档案管理中出现的缺失进行分析，并提出改善措施，希望对文书档案管理的发展提供参考。

关键词：文书工作 档案管理 缺失

文书档案是在机关、团体、企事业单位等机构中，应用于行政管理事务的一种档案汇集。包括命令、决定、通知、批复、会议记录等文件档案，包含着相关机构的重要信息。

一、文书档案管理的特征

文书档案管理的主要工作是收集和保存档案文件，所接触的文件大多是已经发生过的事件记录，主要保存对象是文件、存根、物品存档记录或书报等，主要管理方法是使用纸质或其他载体进行保存录入，所有文件档案分门别类地保存在档案室中。由于资料多是关于相关机构的发展信息，所以文件管理的系统性、完整性、安全性很重要。文书工作是档案工作的基础，是与文书档案管理直接发生联系的工作。所以文书工作的质量直接影响到相关单位的档案管理的整体质量。

二、当前文书档案管理的缺失情况

（一）文书工作和档案管理工作脱节

文书工作是整个档案管理工作的基础，档案管理工作是文书工作的延伸。但是实际工作中，文书工作和档案工作往往不相往来，管理上脱节，导致衔接不畅。

（二）文书档案归档不完整

当前文书档案管理工作的后续保存存在两种问题，一种是只在电脑或光盘中保存文书档案，一旦电脑或光盘损坏，信息将得不到保存。另一种是只保存文字性的文件，没有在电脑中备份，这种方式也不利于文件的安全性。

（三）文书档案管理工作不够重视

由于文书档案管理工作的见效慢，需要之处较少，所以虽然单位知道文书档案管理工作的重要，却不重视文书档案管理的实际操作。往往只对工作人员的工作效率作要求，对工作质量不闻不问。

（四）文书档案管理工作人员整体素质不高

大多数文书档案管理工作人员都没有受过专业的档案管理培训，对于文书档案管理的重要性和管理技巧不熟悉，文书档案管理往往应付性地工作，缺乏发展的眼光，甚至很多文书档案管理不符合规定，记录不完整。

三、应对文书档案管理中的缺失的对策

面对当前文书档案管理工作的重要缺失，提出以下几点应对策略：

（一）提高文书档案管理的地位

单位领导对文书档案管理工作的重视程度决定了文书档案管理工作的质量。文书档案管理工作人员的积极态度又能增强领导对工作的认识。两者良性循环，互相推进。文书档案管理人员应该积极学习档案管理知识，主动向领导汇报档案管理工作中的新看法，向领导宣传《中华人民共和国档案法》的相关内容，使领导对档案管理的认识进一步加深，争取将文书档案管理工作进入单位的全年工作规划和工作重点中，对档案管理工作加大投入，在积极向领导提供材料的过程中转变领导的观念，使领导在做决策时主动参考文书档案。

（二）对文书档案管理人员进行培训

大多数文书档案管理工作人员没有经过专业培训，经过了专业学习的工作人员也不能接受定期继续教育，及时更新文书档案管理的新知识、新技术，这就使业务水平滞后、工作能力不强，跟不上社会发展，也不能给单位提供良好的文书档案服务。因此，单位应对文书档案管理人员的专业素质进行培训，使工作人员深入学习档案管理知识，并将知识应用于实践。随着社会发展，电脑办公越来越走入人们的视野，文书档案管理工作也应加强办公现代化，对文书档案管理人员的相关技能进行针对性的培训，使工作人员熟练应用现代化的档案管理软件，充分利用新技术的优势，将文书档案管理工作做到极致。这样才能形成一个业务熟练、服务优良、有责任心的文书档案管理队伍。

（三）加强文书工作和档案管理工作的衔接

文书工作是档案工作的前提，两者工作内容虽然不同，但是工作内容的联系却密不可分。文书工作的高效、高质是提高文书档案管理的重要因素，文件的处理情况对于文书档案管理的总体质量有很大影响。文书工作人员在整理文书时应考虑到档案工作的开展，档案工作人员也应对文件的质量进行检查，使文书工作和档案工作的衔接更加紧密，加强文书资料的立卷工作，使文书档案管理工作一体化。使文书档案管理工作更加高效、规范，提高整体管理水平。

（四）实施纸质文件和电子档案的双套管理

随着信息化时代的到来，信息技术已经渗透进办公领域，进入文书档案管理工作的视野。纸质文件更利于长久保存，它的稳定性、安全性决定了它一直是文书档案管理的重要载体。电子文件作为新兴的文书档案管理手段，具有占空间小，分门别类整理的效率高，取用方便等优点。文书档案工作人员可以在收集纸质文件的同时建立相应的电子档案，电子档案的建立应强调规范性、系统性，使用方便。在双重管理下加强文书档案的安全性。

（五）调整文书档案的内容

文件资料是文书档案工作的主要对象，收集、检查、统计、保存、取用是文书档案管理工作的主要内容。文书档案收集工作可以适当进行调整，不仅收集现有的文件，还应将眼光投向细节性的、揭示性的资料，使文书档案更有实用性，丰富文书档案的功能性。

四、结束语

领导加强对文书档案管理工作的重视程度，提高文书档案管理人员的整体素质，加强文书档案管理工作的效率，促进档案的规范化，提高文书档案的利用率，能够为单位的发展提供参考和更合理的决策。

参考文献：

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