文书工作范文
时间：2023-02-21 15:52:42
文书工作范文第1篇
关键词：档案管理；档案登记；著录；档案借阅与归还
中图分类号：TP393
文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。
2.文书工作与文书档案管理系统开发的作用
就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。
第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。
第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。
3.文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计
文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。
首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。
其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系y要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。
基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。
如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。
3.1文书档案管理模块
文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。
1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。
2）档案扫描录人：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。
3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。
4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。
5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。
6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。
7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。
3.2文书档案借阅与归还
文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。
1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。
2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。
3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。
在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。
3.3综合查询
综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。
3.4系统设定
系统设定主要是对借阅人的管理以及文档案基本状态的设定。
4.总结
文书工作范文第2篇
文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。
2文书工作与文书档案管理系统开发的作用
就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。
3文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计
文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系统要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。档案管理档案借阅与归还系统设定综合查询文书工作与文书档案管理系统档案登记扫描录入文件著录文件归档案卷著录档案变更网上预订网上查询档案借阅档案归还借阅人管理综合检索档案统计档案状态设定年鉴销毁图1文书工作与文书档案管理系统框架结构图如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。
3.1文书档案管理模块
文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。2）档案扫描录入：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。
3.2文书档案借阅与归还
文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。
3.3综合查询
综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。3.4系统设定系统设定主要是对借阅人的管理以及文书档案基本状态的设定。
4总结
文书工作与文书档案管理系统的设计，主要是以实际的文书档案管理工作内容为需求，本着优化文书档案管理工作流程和提升效率的原则，设计了档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等基本功能，从而满足文书人员的基本工作需求，提升文书档案管理的工作效率与质量。
作者:王琦 单位:南通市人民政府外事侨务办公室
参考文献：
[1]王芳.关于档案管理前端控制与文书工作的思考[J].兰台内外,2016(4):34-35.
[2]魏韩利.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务,2016(8):109.
[3]李超.档案管理系统在文书档案工作中的应用[J].现代国企研究,2015(12):90-91.
[4]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014(4):157.
[5]陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志,2013(20):62-63.
文书工作范文第3篇
一、思想树立三种意识
（一）敬业意识。所谓敬业意识，也就是人们平常所说的干一行、爱一行、钻一行，这是做好工作的前提。文书工作，即辛苦又枯燥，没有一定的爱心，没有浓厚的兴趣，没有诚挚的感情，是做不好的。
（二）服务意识。服务意识，就是要及时、准确为领导提供所需文书服务；为各部门提供文书业务支持。做好日常工作，发现问题及时反映，卓有成效地完成好各项工作任务。
（三）奉献意识。树立无私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，甘于奉献。
二、工作做到“三心”服务
（一）用心。首先要用心学习，特别是从未接触过文书工作的人来说，就需要多学习才能够适应这项工作。2008年底刚接手文书工作时，面对一堆的文件我无从下手。怎么办？一个字——学。通过学习，深化了对做好公文处理工作的认识；掌握了公文处理的方法，认识到公文的严肃性，增强了责任感和使命感。工作时，遇到不懂的问题就及时向其他的同事请教，同事解决不了就打电话向上级单位文书请教。
（二）细心。文书工作要细心、细致，从细小的事抓起。多观察，多思考，自觉找出工作中的漏洞和不足，以不断改进。我们面对每一件公文，时时刻刻、事事处处都要坚持认真再认真，细致再细致的原则。
（三）耐心。耐心就是要求我们在工作中不怕麻烦，不辞辛苦，谦虚谨慎，不骄不躁。不以事难而怕为。在处理各种事务中，有时会出现一些超出预见、超出职责、难以预料的事情。对这些事，作为一个称职的文书，就必须坚持做到：不回避矛盾，不怕丢面子，不怕得罪人，不怕麻烦。
记得有一个部门向上级公司草拟了“请示件”，发现标题及内容中包含了三件事（即一文多事），根据公文行文规则“请示”应“一文一事”。我电话联系公文草拟人，告诉他这个请示应分为三个文件来做，开始他不理解，经过一次又一次的沟通，我终于取得了公文草拟人的理解和支持。最终文件也及时得到上报。也就是说不管我们面对的是某一部门工作人员还是经理，甚至是公司领导，我相信，只要我们有足够的耐心、坚持原则，经过不断沟通。最终都会取得部门工作人员、经理以及公司领导的理解和支持的。
三、行文把好三道关口
质量是公文的生命。严格把关是确保公文质量的关健。只有高质量的公文才能为领导指导工作、实施决策发挥重要作用，产生良好效益。为此，我们在公文处理实际工作中应当好“铁将军”，从公文内容、文字、格式这三方面进行严格把关。力求内容充实、结构严谨、表述清楚、简明扼要、逻辑严密、格式规范。
（一）内容把关。即检查文稿内容是否符合党的方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示、决定，是否能完整、准确地体现发文机关的意图，是否与过去发的公文有出入。
（二）文字把关。即检查公文文字表述是否准确、简练。条理是否清晰、明了，语句是否通顺、严谨，合乎语法、逻辑，标点符号和数字用法是否正确，有无错别字等。这就要求我们在文字把关时要细致入微，斟字酌句，圈点过目，弥补起草、审核中的疏忽和不足，力求精确无误。
（三）格式把关。即检查文种使用是否得当，标题是否完整，主送机关是否规范，落款是否准确，印发传达范围是否明确等。
除了上面所讲到的一些体会外，还有一点我觉得也很重要：就是在工作中要不断学习提高充实自己。这就要求我们在日常工作中多看、多听、多学，虚心求教。遇事多问，有用的资料多记，别人的意见多听，做到心中有数，这样做起文书工作来才能得心应手。
文书工作范文第4篇
基层中队千头万绪、错综复杂的工作中，文书是基层中队的主要笔杆子。文书工作有极其重要性。依照《条令条例》文书的任务就是领发和登记中队的器材、装备；管理中队集中存放的器材和军械装备，严格执行平安规定；及时送修损坏的器材，依照规定回收，上交旧器材；填写和保管中队军人记录、花名册和规定的报表；颁发、登记和保管条令、条例、文件、教材和教具、文具。其主要职责也就是收集、整理和撰写各种资料，登记好中队的各种器材装备，做好会议记录，积极协助领导落实各项工作。
为中队的日常政务和事务工作服务的重要顾问，基层中队的文书是中队干部的直接助手。因此，文书人员不只要具备忠诚可靠、甘于奉献、知识全面、业务精湛的基本素质，而且还要勤于学习、善于思考，工作实践中养成积累知识的习惯。只有这样才干具备胜任文书工作这个特殊岗位的能力，自己结合工作实践，就如何做好文书工作谈几点自己的思考，与战友们共同探讨，一起提高。
一、立足本职愿“干事”勤动脑筋、多想事。
愿干事、肯干事这是当好文书的思想基础。当好文书首先就要增强从事文书工作的光荣感和责任感，当文书应该有一种热爱文书工作、本职岗位上建功立业的精神。热爱本职工作，树立在文书岗位上建功成才的强烈愿望，克服外界的各种不良因素的影响、面对好得与失的问题以及正确对待名利、待遇等问题，安心本职、振作精神、努力工作。同时，应具备超前意识，有预见性和创造性，时刻想着自己应该干什么，上级和领导部署的工作能提前准备好吗？做到开动脑筋善于学习思考，善于总结研究。既能做干部的智囊”和“外脑”积极地给党支部和干部出主意、想办法，当好参谋助手。
用手、用脑，
二、懂业务、会办事。善记事。
对本职业务要精，首先。对本单位工作要熟，当好文书在业务素质上的基本要求。只有精通业务才干会办事、办好事。会办事要具备严谨细致、快速准确、沉底惟实、团结协作、谦虚好学的工作作风。严谨细致就是能严守办事原则，谨慎处置问题，细致做好工作；快速准确，就是办事雷厉风行正确无误；沉底惟实就是深入一线实事求是团结协作就是树立工作“一盘棋”思想，搞好内外的团结协作；谦虚好学就是能以甘当公仆的谦虚精神和甘当学生的好学态度对待人和事。会办事，还要学会掌握上下结合、点面结合的工作方法。工作中要坚持本职业务的基本原则，掌握分管业务的主要环节，这样才干有条不紊地开展工作，有效率地干好工作。
记事是文书的一项基本功。善记事、就要用手、用脑。既要成为贮藏多方面工作情况的信息库”通过多种渠道，其次。收集部队建设特别是自己本职工作的各方面情况，一旦领导需要就能信手拈来。也要将上级有关政策规定特别是对党的方针政策，对一些大的工作的指导思想、方针、原则，对本级的具体要求等都要有明确的记载，以便贯彻执行。另外要对做过的工作写到本子上，记在脑子里，特别是一些大的事情和活动，数月、一年甚至几年以后都能说清楚，真正成为“活档案”和“活字典”
坚持在实践锻炼能力，
三、守口能装事。不时积累知识。
要严守失密纪律。激进秘密是文书的一项职业道德。文书组织纪律观念的重要体现，一方面。也是文书忠于职守，更好地做好本职工作、服务领导的一种自我约束。因此，一定要提高警惕，认真做到不该看的不看、不该说的不说、不该问的不问”同时，要坚决反对和抵制自由主义，不传闲话特别是涉及到领导之间的意见分歧和领导对下级的一些评价、看法等不能随意传达更不能搞阴一套，阳一套的两面派作风。工作中坚持做到多请示，勤汇报”原则，这也是尊敬领导的一种表现，也是减小工作失误、提高工作效率的一条重要途径。所以，作为文书，要有强烈的责任感，严格要求，尽职尽责地干好领导交给的各项任务，为部队正规化建设贡献自己的力量。
文书工作范文第5篇
关键词 机要 秘书 文书 保密 实践
一、机要秘书文书工作特征
机要秘书文书，既是秘书，又是文书，既要经常写公文，又要做会议记录写文章，同时做好文件收发管理还要做好文件管理的机要保密工作，事无巨细，琐碎繁杂。
机要秘书文书工作是一项非常严肃严谨的政策性、业务性很强的工作，并且具有机要性质，是一项很细致的文字和缜密的管理工作。机要秘书文书是领导工作的重要助手，是行政管理工作的一个重要组成部分，也是提高工作质量和工作效率的重要环节。
（一）秘书职责
负责公司行文和办理文件管理工作，负责公司重要文件、总结、报告、请示等材料核稿等工作，负责规范行文办文标准，提高行文办文质量。按时完成领导交办的其他工作。
（二）机要文书职责
负责文件的收发、登记、传递、管理、归档和立卷工作。按时完成领导交办的其他工作。
（三）档案管理岗位职责
负责公司档案的收集、整理、归档、立卷工作。按时完成领导交办的其他工作。
（四）机要秘书岗位职责
负责公司内外部文件、材料的草拟、报审签发、复核、缮印、用印、分发等工作。
负责公司会议筹备、组织、记录、整理工作。
二、机要保密工作重要性
保密工作在任何国家政党和社会团体的活动中都占有重要的地位，保密与窃密的斗争是关系政治，军事，经济与科技斗争的一个重要因素。
（一）机要保密工作是维护国家安全和社会主义制度的重要手段
当今世界霸权主义和强权政治依然存在。国内少数敌对分子也常常内外勾结，千方百计窃取我国家秘密和搜集我内部情报。现代科技特别是通信和计算机网络技术的发展与应用，也大大增加了泄密的渠道和管理难度。能否切实加强防范、做好保密工作直接关系到国家的安全和社会主义制度的生死存亡。
（二）保密工作是维护国家综合国力竞争优势的重要手段
世界各国间在政治、经济、科技和军事等方面的长期较量和综合国力的竞争中，投入了大量人力、物力和财力，用于加强自身的保密工作。保密与窃密斗争十分尖锐和激烈，经济、科技领域的保密成为保密工作新的重点，同时保守企业的商业秘密和技术诀窍也十分重要。
（三）保密工作是维护改革发展和定大局的重要手段
当前，我国政治、经济、社会基本稳定，但还存在着一些不稳定因素。在这种情况下，机要保密工作常常影响到国家政治上的稳定和社会的安定。党和国家的一些重大决策、决定和改革措施，如果在酝酿、产生过程中，或尚未对外公布就被泄露出去，不可避免地引起社会波动和人心混乱，影响社会稳定，使国家在政治上、外交上陷入被动。
（四）机要保密工作的作用
保密工作是一项非常重要的工作，是维护国家安全和利益的重要手段，国际上的政治斗争，军事对抗，综合国力的较量以及经济、科技、贸易等方面的交流与合作，都是和保密工作紧密联系在一起的。
三、工作实践
在没有真正接触机要工作以前，一直认为机要工作只是收收发发、传传递递，一不需要动脑，二不需要费力。自从任办公室机要秘书文书以来，开始接触全新的工作内容。平时看似简单轻松的机要工作，不仅对工作责任心要求极严，而且涉及内容繁杂琐碎，时时处处都要讲政治、讲安全、讲程序；其时效性、准确性、规范性极强。如果处理不当或者工作不细致，很容易出问题，而且很可能是大问题。
（一）强烈的责任意识是做好工作的基础
办公室机要秘书文书主要工作内容包括文件的登记、流转、跟踪、查询、分发和保管；定期进行文件的清退、销毁工作，并按有关规定做好年度归档、上缴工作；审核所有对外发文的格式、编号工作；公司OA平台文件下载，OA办公平台电子文件上传及扫描工作；各类会议通知、行政接待通知文件的送签、流转和跟踪；保密纸的销毁；密级文件的清退；公司证件的年检；政务报刊的征订以及领导交办的其他日常事务。这些看似简单的工作，其实每一件都要经过好几个流程才能办结。日常工作常常纷繁交错，往往一件还没处理完，另一件又接踵而来。这就要求在工作中具有强烈的责任意识，合理安排好每件事情，做到忙而不乱，对工作中的一点一滴都要力求做得更好，每件工作结束后还要及时总结经验教训，反思工作有无疏漏之处，确保工作的正确性和严谨性。
（二）高度的纪律意识是做好工作的底线
办公室机要室涉及的密级文件较多，设备比较集中，是公司的重点部门。机要室又是公司文件信息传输的中心枢纽，是公司各种政策指令上传下达的关键部门。因此，机要秘书文书要有很强的保密意识，不但嘴要严，还要对自己从事的每一项工作进行认真分析，自觉遵守保密法规，严格遵守各项保密制度。
（三）真诚的服务意识是提升工作水平的关键
机要秘书文书，可能每天与公司各处室打交道最频繁、最繁杂的岗位。因此，机要秘书文书必须具备主动服务意识，为领导服务、为机关服务、为基层服务，要竭尽全力把事情办好。在不违反保密规定的前提下，热心、热情、热忱做好服务，及时跟踪协调文件办理进度，真正做到真心、用心、贴心，为确保公司正常有序运转提供保障。
（四）严细工作程序
提高处理工作的基本技能，钻研业务，精益求精，讲求实效十分重要。
第一，认真做好会议记录。会议记录必须真实、准确、全面、完整，字迹要求清楚，决议要求明确，对重要发言记录力求做到准确完整，遵守保密制度，严禁随意泄漏会议内容。会议记录，必须妥善保管，不得外传或遗失。
第二，严谨公文管理。公文处理必须做到及时、准确、安全，实行严格的保密制度，保守党和国家机密。收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，都要严格执行登记制度，努力把好各道关口，做到环环有手续，件件有着落。建立收文、发文、传阅、借阅、移交、销毁登记簿。秘密文件当日收回、专卷保管，做到万无一失。
第三，严格印鉴管理。认真保管和使用好公司所有印章、印信。严格执行《印章的管理与使用制度》，保证印章的绝对安全和正常使用，防止印章被盗和滥用。
及时收集公司活动中形成的并办理完毕具有查考价值的所有材料，运用微机完成有关档案、资料的输入、整理、查阅等工作。
（五）完善制度是做好机要文件保密安全的保障
机要文件管理工作是一项政治性、保密性、技术性很强的工作，为了使机要文件管理有章可循，结合实际，以制度为抓手，使各项工作具有明确而严格的规定。
第一，建立完善文件登记制度。要建立《收文登记簿》《发文登记簿》《转办登记簿》《借阅登记簿》《机要文件夹走向登记簿》，做到每份文件走向清楚，有据可查。
第二，针对机要文件管理工作的各个环节，建立七个制度。即《机要文件分发制度》《机要文件转办制度》《机要文件传阅制度》《机要文件借阅制度》《机要文件保管制度》《机要文件回收制度》《机要文件存档制度》等规定，并实施制度上墙，使各项工作职责分明，操作有序。
四、结语
机要文秘和保密工作是一项长期性的工作，也是一项繁杂细致的工作，无论是思想教育，还是制度贯彻都是长期的。要形成常态化、制度化、规范化的机制，只有这样，机要文秘和保密等工作才会不断提升，不断取得进步。
（作者单位为中国有色集团沈阳矿业投资有限公司）
参考文献
[1] 党政机关公文格式GB/9704-2012[Z].
[2] 中华人民共和国保守国家秘密法[S]. 2010.
文书工作范文第6篇
首先，我谈几点对文书工作的认识和意见：
文书工作琐碎繁杂，通过制度规范要求才能保证公司文书档案质量不断提升。公文流传快速有效是提升工作效率最根本的点，除了要求文书及时处理之外，还要认真做好特事特办，对一些紧急公文除在OA系统流转留痕，也要借助电话和短信的方式提醒办理人。除了保证公文流转效率之外，个人认为文书工作还需要重点做好如下四方面：
一、建立健全公司收发文登记制度。
做好文书工作，首先要严格做好公司收发文登记。目前很多单位都采用OA办公系统，对于所有的收文和发文都严格在办公系统中进行流转。建立电子文件目录，保存电子文件及文件处理单也就变成了不是那么困难的问题。对于发文，OA系统本身不能送达的，要做纸质文件制作并由专人送达到指定单位，或将红头文件的PDF版本以电子邮件等方式送达，并做好送达记录。
二、建立健全会议纪要等文件归档制度。
会议纪要作为公司集体决策的重要体现，保存好会议纪要、会议资料、会议记录和会议录音就变得尤为重要。对于一些采用OA办公系统进行审批上会议案的单位，上会议案及上会议案审批单都要作为归档文件的一部分保存。
三、建立文件销毁登记目录。
对于不在文书档案范围内的文件建立销毁目录登记，并做好相应的审批工作，审批意见和销毁目录一并存档。
四、建立健全用印审批登记管理制度。
对于印章管理严格执行公司印章管理办法采用网上流程和用印审批单两种途径进行审批，但是都要进行人工登记，在登记中要写明盖章文件的内容，用印个数，及文件发送单位，审批人及经办人，保存完备的用印审批单和用印登记簿。
以上是我对文书工作的几点认识和意见。只有把以上几项工作做好实处，在进行年度文书档案归档时，就能做的游刃有余
其次，谈一下对企业文书档案的认识。
企业文书档案归档范围的确定、类别的划分、档案保存年限的划分是文书归档工作中最重要的三个方面，在《档案管理办法》中文书档案部分也有详细阐述，但我依然结合自己的实际工作经验谈谈对文书档案的几点认识：
一、文书档案来源于日常文书工作中形成的文件记录材料。
（就我个人认识）主要包括：公文，重要会议相关资料，印章管理过程中的登记簿和用印审批单、保密文件及重要来电记录等。文书档案来源于文书工作中的文件记录材料，只有把文书工作做细做实，才能保证文书档案的质量。
二、在进行文书归档过程中应该注意三方面的问题。
（一）对文件完整性的要求；
公文主要包括收文和发文。收文一定保存好原始文件，以及文件处理单；发文一定保存好原稿、红头发文、修改痕迹及发文处理单。
（二）对文书档案归档范围的认识；
紧密结合档案管理办法及其文件处理单的批示，分清文件是否需进行归档至文书档案。比如收文中对于不涉及本单位的职务任免、表彰决定等文件不需要归档至文书档案；
（三）需要合并处理归档的文件。
文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一个件。需按照批复在前请示在后、复函在前函在后的标准进行组合归档，视作一个文件。对于没有收到批复的请示进行归档时要在备考表中注明，本人还认为对于一些表彰决定、通知等文件，也应该按照表彰决定在前相应通知在后的方式进行合并归档视作一个文件，目前对于此暂无制度要求。
三、文书档案分类一般公司采用的是年度―问题―保管期限分类法。
按照这种方式进行文书档案分类有党建工作类（0）、行政管理类（1）、经营管理类（2）、生产经营管理类（3）四类。
（一）党建工作类，主要包括：跟党委、团委、纪委、工会及协会有关的文件；
（二）行政管理类，主要包括：跟人力资源、审计、法纪监察、后勤管理、行政事务、外事工作、医疗卫生等有关的文件；
（三）经营管理类，主要包括：跟经营决策、计划统计、财务管理、物资管理、产品销售、企业管理、房地产管理、基本建设管理及机电网络管理等有关的文件；
（四）生产技术管理类，主要包括：跟生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境管理、计量工作、标准化工作及档案信息管理等有关的文件。
四、文书档案保存年限的划分。
主要分永久、长期（50年）和短期（15年）。以下，主要从文件来源和文书档案分类角度进行阐述。其中的难点在于如何区分重要的和一般的，其次就是对业务问题的准确把握正确分类问题。
（一）永久保存的文件：
包括公司、公司联合组织、公司承办的重要会议及活动过程中产生文件请示、批复、议程、名单、报告、上级领导人贺辞、题词、会徽设计、领导人讲话、选举结果、决议、会议纪要及会议记录等文件；重要的上级机关、上级领导检查、视察本公司工作过程中形成的重要文件资料；本公司业务内的重要文件；本公司事务管理文件等。
（二）长期保存的文件
主要包括代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等文件；一般的上级机关、上级领导检查、视察本公司工作时形成的一般文件和工作汇报材料；一般业务问题的请示与上级机关的批复、批示；20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件等等。
（三）短期保存的文件
主要包括公司、公司联合组织、公司承办的重要会议及活动过程中讨论未通过的文件；年度以下的计划、总结、统计等文件；一般活动的总结、一般问题的调研材料；有关单位签订一般的合同、协定、协议、议定书等文件。
以上是我对文书工作和文书档案的几点浅薄的认识，在今后的工作中会对相关问题做更深入的研究，以便于更加准确的把握归档范围、进行分类和确定保存年限。
参考文献：
文书工作范文第7篇
自动化办公设备及内网系统为当前企业中的文书工作提供了极大的便利，同时也提高了文书工作的工作效率。但是，与此同时，这种依靠先进技术的自动化办公方式，对相关工作人员的各方面素质都提出了更高的要求。
当前办公室工作及办公自动化发展现状
从传统文书工作向自动化办公方式转变。近年来，随着经济社会及网络信息技术的飞速发展，绝大多数单位或企业都已经转向办公自动化发展阶段，主要表现在：以往极度依赖纸、笔、电话、墨水等实体办公工具的情况已经基本结束，同时，办公文件的流转也由原来的半无纸化转向当前的全无纸化时代，这就包括文件在资料收集及撰写的前期阶段，到文件转发、审批、签订等后期阶段，都可以通过网络及电脑进行处理。与此同时，这种新兴的办公模式也对原本办公室工作人员及文书档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。
通过自动化办公系统文档一体化得以实现。在以往的办公文件管理工作中，大量的文件通过管理人员的收集、整理形成利于保存和存放的档案，最终让凌乱分散的文件转变为更加系统化的档案。但随着办公自动化不断的深入发展，办公的文件与档案之间的界限变得日益模糊，可以通过建立起来的OA系统对文件或文档进行更加简便有序的查询或处理工作。
公文流转变得更稳定安全。一般情况下，在企业或单位内部使用的网络都是与外网进行物理隔离的专业网络，这些网络可以保证各上下级单位与兄弟单位之间的安全使用，而这些网络在进行文件的流转时会更加快速便捷。内网系统可以为工作人员提供多种文件管理功能，包括从文章拟稿到文件归档的全过程管理功能，以及处理完毕的公文实现及时流转的功能，并能对文件的去向进行实时监督。此外，内网系统还可以为工作人员提供更加灵活的可视化操作平台，还能根据各单位各部门的具体情况进行功能的制定等等。这样一来，不仅简化了单位文书工作的步骤，为其提供了很大的便利，更能够保证公文在流转和处理过程中的安全性。
办公自过化对人员素质提出的新要求
面Π旃信息化和自动化技术的快速发展，相关文书工作人员及管理人员也需要具备更高的个人素质，以适应当前的办公环境。首先，办公人员需要拥有更高的政治素养。文件在OA系统上的流转、处理等过程是显示文书工作岗位工作效率的最直接体现，在这一岗位上的工作人员除了应当在业务技术上具有良好的知识素养以外，更应进一步扎实社会主义核心价值观，加强理论学习，不断提高为人民服务的工作态度。其次，文书人员应当拥有更高的工作责任心和忠于职守的工作态度，在当前提供发达的硬件设施情况下，也需要提升自身的工作效率，同时争取更加严谨、高质的完成文书工作。最后，由于某些企业或单位的文件会涉及保密内容，文书工作人员作为这些文件的经手者，应当具备严守秘密、严于律己的基本道德素质，以确保内容不被泄露。
办公室工作人员素质提升的帼关建议
加强自身思想素质培训。文书工作主要拥有事物琐碎、涉及面广而具体等工作性质，要真正的将文书工作做好做实，需要相关人员必须拥有较强的工作责任心。因此，企业对于员工的思想素质培训对于增强他们的工作责任心，以及积极主动、认真负责的态度至关重要。此外，企业还需要为员工营造出更好的公司文化环境，让他们能够在良好的工作氛围中，增强对做文书工作的信心和决心。
加强自身业务知识的扩充学习。拥有良好的思想品德是文书工作人员必须具备的前提条件，而自身的业务能力则是适应文书岗位的基础。尤其是在涉及公文处理等方面，工作人员要按照国家规定和标准进行业务流程的掌握。同时，为了能够形成质量更高的文章，工作人员也许具备一定的政治理论、法律、经济、历史等基本常识，不断拓宽自己的眼界，不断丰富自身的知识储备，以能更好的提升文书工作的工作效率。
加强相关设备技能的运用。在办公自动化的不断发展之下，利用网络及内网系统形成的文书办公流程，在给文书工作提供了便利的同时，还在无形中增加了对文书人员操作过程的压力。由于办公自动化带来的统一性和系统性，工作人员一个小小的疏忽或是失误，将会导致之后一系列错误的发生。因此，文书工作人员应当具备熟练运用相关设备系统的能力，并能够充分利用OA系统的便捷性和灵活性。此外，公司或单位还应对文书工作人员定期举办系统和设备维护的培训课程，并进一步强调正确操作的重要性，以尽可能避免今后在文书工作中因为员工的错误操作而导致无法挽回的问题发生。
文书工作范文第8篇
关键词： 办公室工作；服务意识；责任意识 ；创新意识
各单位办公室文书工作是一项责任强、要求高、细致认真的工作。公文工作流畅有效是办公室工作质量和工作效率的体现。为单位日常事务工作的正常运转提供强有力基础保障。如何做好办公室服务性工作及时有效的发挥职能作用，有待我们进一步的思考与探索。
一、文书工作的重要性
（一）文书工作是行政管理的重要组成部分也是单位办公室工作的主要内容，其重点是文件编辑、传递、使用、保存或销毁管理工作
文书工作质量与办事效率对其单位上下各部门的工作成效有直接影响。文书事务需要及时、准确地、有效处理和安全地管理往来公文，严格按照具体工作程序来实现办公室文书工作的职能，正确地发挥承上启下、联系左右、办理业务的作用；在日常工作和业务活动中，文书起着沟通联系上下各级，相互协调的作用，不仅要随时向领导介绍所送公文的要素提醒公文的急缓、密级。还要协助领导完成工作及时处理交办事项。还要通过各种有关报表、资料了解掌握情况有针对性的指导、提示、催办所部署的工作在各部门贯彻执行办理情况。
（二）文书档案记载社会的前进历程，客观地反映着领导决策、问题处理、基本工作过程、研究开发等方面成果
及时、准确、系统、完整地提供档案信息是为以后工作提供可靠文字、数据依据。
二、文书工作的突出问题
（一）相当一部分文书工作人员缺乏服务意识、工作缺乏主动性、忽视理论学习和业务能力提高，只关注文件的收发，传递、收集，整理入档等简单的工作
很多文书人员仅仅是文件的传阅者，而忽略了在领导的决策过程中参谋和助手的作用。忽略了观察积累、基础调研、收集信息、经验总结及时反馈的工作。不注重跟踪管理，与其他部门沟通联系不及时，没能有效掌握文件处理的情况，给上下各部门工作带来诸多不便。
（二）在实际的文件处理过程不能规范的处理好收发的各种文件，特别是文件销毁回收程序不规范
在文件处理过程中不能确保文件处理及时、快捷、准确、保密。不能正确的对文件进行分类处置，一味的按流程办事不能灵活掌握轻重缓急的文件及时有效处置问题。
（三）在文件保存、收集归档过程中、查阅程序管理过程中不规范
主要是档号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱、查阅困难、无登记等现象比较严重。
（四）文书档案管理空间相对封闭、方法古板陈旧、工作思维和思路受到人员老龄化影响和制约
文书档案管理人员的文化程度、业务素质和专业技能还不适应新时期文书档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉文书档案工作内容，能进行文书档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏、硬件设施陈旧不合要求大多以纸质保存为主；有制度执行不到位等问题造成很多文件缺失；给档案的查阅利用带来很大的困难。
三、提升业务能力、增强服务创新意识、提高服务水平。
（一）目前加强文书人员的业务培训提升业务能力是当务之急的工作
定期组织文书人员参加各种培训学习，特别是在电子公文处理、档案管理方面的学习，要不断增加和丰富文书人员的知识内涵，学习新的管理理念、新的管理技术，学习公文管理的新方法，使专业知识得到提高和更新，改变知识老化和知识面较窄的状况，不断加强理论业务知识的学习，提高业务能力；在工作中还要抓好细节工作，主要从制度上细化、明确人员分工、资料记录详实、分类详细、备案准确、归档标准、方便查阅等方面入手，只要从这几方面把好细节关，才能做好文书档案管理工作从而保证文书档案工作的顺利进行。
（二）严格按照各级文件规定及时、高效、遵守保密的原则进行文件处理
文书工作由收文和发文的各环节构成，各个环节即相对独立又相互衔接各具特定内容和功能。要遵守一定的工作纪律和遵循业务流程规范性处理不得随意更改变动；在文件的管理工作中，文书部门要不断适应新形势需要，是细化量化管理，促进文件管理规范化、制度化不断规范文件管理改进文件管理的方式创新管理手段，文件管理的收发、承办、催办、传阅、立卷、归档和销毁等处理过程都要规范化，严格按制度办事提高文件管理水平，发挥文件效用实行目标管理。
（三）不断创新档案收集归档方式，努力提升档案管理软硬件水平使档案管理高效规范
各类行政文件在失去实效后要存档保存管理工作。对阅办完毕的文件要及时回收特别是上级重要文件要按时回收，防止遗失。对收回的文件要分类存放，以备查寻。这就要求文书管理人员不仅有高度的责任感和良好的职业道德、一丝不苟的工作态度，还要有开拓创新精神，还要结合自己的工作岗位要求，注重计算机技术、信息化技术的学习，努力掌握先进的电子技术，积极改进文件管理方式推进电子档案，电子政务档案信息化管理。为档案信息资源开发利用打下良好基础，通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，从而提高办事效率和档案的利用率。
在文书工作中我们已经作了一些积极的努力和探索，但仍存在一些问题。今后我们还要不断学习、总结办公经验，提高办公效率。随时与各级领导沟通、深入基层征求意见，按领导的要求，不断改进工作的方式、方法，做好上传下达，让上级文件、领导的指示精神，及时、准确的传递到位，。用我们的实际行动，为各级领导、基层单位创造快捷、高效的办文环境。采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的新需要，促进文书事业建设又快又好地发展。
参考文献：
[1] 李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技，2009（02）1-4.
[2] 褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究[J].黑河学刊，2011（02）1-4.
文书工作范文第9篇
关键词：地方高校；文书工；档案管理
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）35-29-2
1 地方高校文书档案管理存在的问题
1.1 领导对档案工作重视程度低，管理意识不高
我国高等学校档案管理办法明确规定，高等学校档案工作实现校长负责制，可是高等学校档案工作真正实现校长负责制的又有几所呢？这充分说明了文书档案管理工作领导重视程度还是不够，档案管理工作仅仅停留在最初的管理水平，对档案管理部门要求不高，这种对文书档案管理不重视，直接影响到档案管理工作人员的积极性和创造性，导致档案工作管理粗放、质量不高，管理效益上不去。
1.2 文书工作与档案工作脱节
文书工作与档案工作的脱节，这无形中拉开了文书工作与档案工作两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，是两方面存在着脱节现象，档案部门工作人员没有做好公文形成的前端控制工作，对公文格式和前端处理方面做得不到位，导致公文格式、纸张质量、用墨要求等出现不规范情况，使现有的文件内容烦琐，形式多样，不利于档案的分类和保管。
1.3 文书部门与档案部门缺乏协作精神
各部门之间对档案工作缺乏配合和协作，文书材料形成后分散在各部门科室，这严重造成归档时人力、物力的浪费，需要耗费大量的精力去收集散落在各部门科室的文书档案，往往一些处室和科室不太配合、协作，这给归档工作部门专职档案员或兼职档案员带来了收集难度，导致一部分文书材料无法准确及时收集归档。
1.4 文书档案形成不规范，滞后档案收集整理工作
首先是收集的文书材料不规范，主要表现在我们文书工作人员在制作文书材料时没有按照公文规定进行公文制作，公文形成错误千姿百态，给档案工作管理带来了很大不便，直接影响到档案的质量和使用效果，也给专（兼）职档案员归档前期鉴定造成较大困难。要熟悉一个部门的各项业务，对一个专（兼）职档案员来说是非常困难的，特别是面对一个机构庞大的高校，要想熟悉各机构的业务，可以说这是根本不可能实现的事情。
1.5 重藏轻用，管理模式陈旧
许多单位对档案“重藏轻用”的习惯未得到根本改观，受传统思维习惯的管理模式影响，只重视档案的收集、整理、鉴定、保管和检索编辑等业务环节，而没有根据单位和社会的需求，将档案用活；换句话说无视了对档案资源的开发利用，使档案的价值未得到发挥，完全失去了档案的社会价值和凭证依据。
2 加强文书档案管理是顺应时展的需要
2014年中央、国务院两办出台了有关档案工作的《中共中央办公厅、国务院办公厅印发的通知》（中办发〔2014〕15号）文件，同年8月贵州省委办公厅、贵州省人民政府办公厅联合下发了2014年的31号文件《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》等文件，文件涉及档案工作的具体工作思路和技术规范要求，这为我们今后档案工作的发展指明了方向和工作要求，《实施意见》明确肯定了档案工作的重要作用，这是档案社会价值的回归，充分肯定了档案原始属性的凭证依据和参考价值本真体现。
3 文书与档案的关系辨析
文书是指地方高校在行政事务管理活动中利用书面形式表达意愿，进行交流沟通，说明情况和留作凭证的一种文字记录材料，其本质属性是现行效用。档案是指学校或个人在社会活动中直接形成的，具有凭据价值和参考价值的各种形式的历史记录，其本质属性是原始记录性。文书的功能在于传播形成者的意图，实施形成者的目标活动；档案的功能则在于把处理完毕的文书经过区分保存价值鉴定后，并按照一定的形成规律、事由和时间的先后顺序集中整理归档，方便日后参考使用。[1] 从文书与档案的属性和功能上不难看出，他们两者间有千丝万缕、密不可分的有机联系。文书是现行工作中正在使用的文字材料，档案这则是已经失去现行效用并经文书管理员按照一定方法和规律整理归档后的文件。因此我们可以说，文书与档案实际上是同一事物在不同使用阶段的不同表现形式，二者的关系可以表述为文书是档案的前身，也是档案的重要来源之一；档案则是文书的延续，也是重要文书的最终归宿。[2]
4 文书档案实体的原始记录性是实现社会价值的途径
从个人层面上看，从国家开展干部人事档案专项审核工作以来，干部人事档案在专项审核中发现了很多问题，这些干部人事档案个人存在的问题，都是通过利用文书档案实体的原始性记录获得解决。就贵州省铜仁市铜仁学院在开展专项审核中，就学籍、党团材料、工作经历等审核事项发现的问题约两百多起，这些问题解决的途径绝大部分都是通过查阅高校文书档案，来完善人事档案存在的问题。近两年来，该校综合文书档案室也面向社会提供很多服务，其中向社会人士提供文书档案查阅解决人事档案存在的问题和社会纠纷问题利用次数达四百余次，这些问题都是通过查阅利用文书档案来解决的。
从社会和国家层面上看，利用档案实体的原始记录性可以维权。档案可以上升到维护国家利益的地位，可以上升到外交领域。2014年中央政治局常委领导曾对档案做过批示，这在历史上还是先例，因为档案部门公布了48个日本战犯的审判记录，公布了日本警备队遗留在华的档案，从这些档案证明了慰安妇、南京大屠杀的存在，在与日本进行外交斗争中起到了重大作用。这就是档案实体原始记录性的魅力所在。
5 地方高校文书档案管理改进办法
文书工作范文第10篇
一、目前文书档案管理中存在的问题
（一）文书档案管理制度的缺失。文书档案管理工作对于每一个办公室人员来说都是存在的，但是人员配置确实不是齐全的。目前，许多企业的文书档案管理都设在行政办公室范畴之内。行政工作任务繁杂，会出现未将档案及时归档，或者是没有按照相应的管理标准等等，这样情况下的档案管理，不利于档案的综合利用，档案管理容易造成松散局面的出现。专业人员的确实，在档案归档制度上也及容易形成各种问题。各部门对档案管理缺乏一个标准，也容易造成各部门互相推诿等局面的出现。在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。其次，很多企业不重视文书档案的管理以及档案管理的制度不完善，对目前文书档案管理形成了层层阻碍。
（二）文书与档案工作在衔接上存在着问题。文书档案管理工作，也就是说文书以及档案两者部分组成，两者有区分也有联系，在大多数企业当中，文书档案的管理制度基本上是割裂开来的。当然了，我们能够看到这些管理方式的科学性以及实效性。但是，在企业中的文书工作一般是兼职人员，对于档案管理未能形成一个全面系统的考虑。而一旦将两者工作割裂开来，让文书工作以及档案管理工作形成一道无法跨越的鸿沟。文书只能是文书，未能在今后的工作中充分发挥档案的作用，档案没有放在合适的地方只能够称之为“文书”。
（三）缺乏专业的管理人才。在文书档案的管理过程中，每个部门都未能配置一个专业的档案管理人员，对档案的编排等都未能形成一个专业化的认知。档案管理人员专业意识比较薄弱，对于一般性的文件未能做到及时有效的处理，特别是一些无编号等文件也是需要专业知识处理的。而专业人员素质的缺失影响了归档工作，从而导致归档文件质量不高。而一旦出现从业人员缺乏专业素质，缺少工作责任心，未能认真记录或者是整理相关的档案文件，这些便会造成档案文件的质量问题。这些情况的出现均都会造成档案文件的利用价值的丢失。所以说，我们应该及时采取相应的解决措施，加强企业文书档案的收集以及归档工作，从而保证档案管理工作的顺利进行。
二、做好文书档案管理系统实现的措施
（一）不断完善档案管理制度，提高文书档案管理水平。文书档案管理对一个企业的发展有着不可忽视的作用，所以说，企业领导应该充分重视文书档案管理工作，不断与时俱进，完善档案的管理制度以及相应的硬件设施。将企业文书档案管理制度有效执行，不断促进文书档案管理工作规范性和制度化，从而不断提高文书管理水平。当然了，要想提高档案管理工作的管理水平，不仅仅需要稳定办公室人员，配备专业文书从业人员。同时，每一名员工要从思想上树立责任意识，认真做好文件资料的收集以及整理，有系统、有标准地进行收纳整理，以便以后的查找和利用。
（二）建立“自动化”管理系统，实现档案管理工作的一体化管理。首先，我们应该将文书以及档案的工作淡化。将所有的文书都能够给予相应的编号，都能够利用信息技术进行相应的存储。毕竟，现在是一个信息化的时代。文书的储存以及浏览等都将变得更加容易、更加规范。而自动化系统的设计时，需要将前期的文书资料进行整合，将文书以及档案的信息都归入到相应的系统之中，同时再利用计算机对这些资料进行有效的管理，从而达到资源共享。同时也能够实现文书和档案工作合并，在这样自动化的管理模式下，能够高效地将两者的工作联系起来，从根本上实现文书处理以及档案管理的规范化。
（三）加强档案管理人员的培训，不断提高从业人员的专业素质。作为一名专业档案的从业人员，不仅仅需要具备专业的档案管理知识，同时还应该具备较强责任心。除了可以利用业余时间自我提升之外，企业也应该积极组织相关专业知识的培训工作，不断强化从业人员的专业素质。同时，也要加强相关兼职档案人员的知识以及技能培训工作，让他们在自己的工作中掌握应该如何进行文书档案的管理工作，从自身做起，能够更加了解文书档案管理的有效性，同时为接下来专职人员的管理铺平了道路。在第一次文书档案录入中达到专业化，有效避免了专业文书档案管理人员二次操作。每一个人深入了解文书档案的收集以及管理流程，有效地为档案的管理工作打下坚实的基础。而在录入工作中就存在的问题，档案管理的工作人员应及时反馈给各部门，进行及时地解决，避免问题的遗留。针对不熟悉的工作人员，可以定期给予相应的培训，从而确保档案管理工作的顺利开展，这样能够有效减少档案收集后返工情况的出现，这样的档案管理工作更加的高效化。当然了，文书档案管理工作的顺利开展，也离不开各部门的支持与配合。
三、总结