文书档案管理范文

文书档案管理范文第1篇

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电于文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.对档案综合管理人员要求高对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、针对在实践应用过程中遇到的一些问题我提出了几点方法

1.办公自动化系统内、外网隔离在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

3.做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

参考文献：

1.邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社

文书档案管理范文第2篇

医院文书档案肩负着医院重要活动、重大事件原始资料收集、记载以及各级公文转递、分类、归档等工作，是医院管理的有效凭证。同时，对医院的文书档案进行科学化的管理，能有效提高医院的管理水平，有利于医院可持续发展。然而，目前大部分医院对文书档案管理重视程度仍不够高，且在管理工作方面仍存在一些严重的问题需要有待解决。

一、医院文书档案管理工作所存在的问题

1、领导重视程度不够高，档案管理者意识淡薄

医院大部分领导认为，医院只要做好教学、科研等方面工作，就能获得社会效益、经济效益的双丰收。同时他们还认为，医院文书档案管理质量好坏不会对医院的发展造成严重的影响，且在文书档案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入将会得不偿失。因此，在文书档案管理方面，医院投入经费较少，设备陈旧，严重阻碍了文书档案管理的发展。由于领导重视程度不够，导致部分档案管理者对医院文书档案管理缺乏法律知识、管理意识，在他们看来，医院的文书档案管理工作就是将医院来文进行收集、整理而已，无任何技术含量。

2、档案管理人员素质低

目前，多数医院将文书档案交由医院办公室人员进行管理。然而，医院办公室人员由于工作比较忙，加之没有足够的精力和时间来管理文书档案，致使大量的资料因不能及时收集、整理而积压过剩。而对于从事档案管理方面的人员而言，由于自身并非专业性管理人才，且学历水平低，相关专业知识、技能欠缺，因而不具备档案管理工作的基本素养，进而影响文书档案管理工作的效率和质量。同时，医院在文书档案管理人员培训方面的机会较少，致使档案管理者思想较为传统，依旧停留在以往的管理模式上，且法律意识不高，不能满足新时展的需要。

3、无健全的文书档案管理制度

目前，我国医院文书档案管理一般设置医院办公室里面。然而，由于以往档案设置管理存在一些严重的问题，导致患者病例资料、医院文书资料散落于各个科室里面，这种管理方式对档案的综合利用开发造成了严重的影响，出现管理松散、档案使用率低等现象，这种现象致使医院各部门之间相互推诿，不利于医院对文书档案的管理。

二、改进措施

1、增强医院档案管理者意识

医院的文书档案管理对医院的管理具有非常重要的作用，故医院领导应特别重视文书档案管理工作，尤其是要意识到医院文书档案管理工作对于医院管理的重要性，进而有利于提高文书档案管理人员对档案管理的意识。同时，医院管理人员要充分重视文书档案管理者，如此方能增强医院的文书档案管理工作，并有助于完善医院文书档案管理制度。另外，要贯彻落实医院文书档案管理制度，以促进医院文书档案管理的规范性、标准性，进而有利于提高文书档案管理水平。另外，医院文书档案管理工作主要是为医院相关人员、患者提供相关资料。随着现代计算机技术广泛应用于医院管理工作中，因而需要医院档案管理者不断提高自身的综合素质水平，同时还要学会运用计算机技术对文书档案进行管理，便于相关管理人员资料查询的同时，还能显著提高文书档案管理人员的工作质量和工作效率。因此，医院档案管理者要提高自身的服务意识，坚持做好文书档案收集、整理、归档工作，便于为医院的使用者和相关管理者提高较为便利的服务。

2、提高医院档案管理者的综合素质

想要提高医院文书档案管理人员的工作质量和工作效率，并充分提高医院的社会效益、经济效益，就必须提高档案管理者的综合素质、专业知识技能。医院文书档案管理工作不仅影响着医院的管理水平，而且还影响着医院的发展。因而医院需健全相关规章制度，并充分做好文书档案管理方面的工作，这有利于促进医院的发展，具有非常重要的作用。同时，档案管理者的综合素质也能对医院档案管理水平造成严重影响，因而医院要设置对档案管理者考核、培训方面的项目，进而有助于提高其综合素质和专业技能，使医院档案管理者适应新时代的管理方法，能运用电子技术对医院文书档案进行管理，以提高其档案管理工作的质量和效率，有助于促进医院不断发展。

3、健全文书档案管理制度

档案管理制度内容较为广泛，如建立档案保管、利用以及档案归档范围等制度，这些制度都应该纳入医院考核方法和岗位责任制当中。由于医院文书档案管理工作具有独特性，因而需要建立符合医院实际的管理模式。目前，多数档案管理机构并不是设立独立的科室，因而在文书档案管理方面没有自，大多数处于被动状态。

三、结语

各医院应加快标准化建设步伐，积极努力创造条件，除此之外，还需要国家档案主管部门的大力支持，使医院档案标准化建设更上一个台阶，以顺应时展的步伐。

文书档案管理范文第3篇

【关键词】文书档案管理；现代化建设；应用分析

建设具有现代化的档案管理工作需要立足于管理人员专业素质的提升，文书人员对档案意识的强化，以及建立科学合理的文书档案管理制度。目前，随着计算机以及网络技术的快速发展，大部分的企业实现了现代化的管理方式，既减轻了档案管理人员的工作强度又提升了工作效率，使得文书档案的管理方式随着时代的发展获得新突破。

一、文书档案管理存在的问题

（一）文书档案收集不全。只有文书档案越全面才能够为企业积累更多的发展资料，为企业各部分进行决策时能够提供更细致的参考材料。但是，由于行政管理部门忽视文书档案管理的重要性，导致档案收集不全的现象非常严重。为了真实完整地收集文书档案，满足企业决策部门更全面的信息需求，必须要将文书档案的资料在诞生之时就及时提交，由于大部分企业并没有将文书档案制度独立出来，难以满足资料整理的实际需求，所以影响了档案管理工作的价值发挥。

（二）档案收集过程不够顺畅。为保证文书档案工作能够发挥最大的价值，需要对档案资料进行全面的信息收集与整理，需要档案工作人员具有高度的职业敏感度。但是，目前大多数文书档案管理的从业人员年龄较大，常年在档案室工作的职员，由于自身的局限性缺乏对文书档案管理工作的深刻认识，自身的职业能力有限，难以准确地捕捉与档案收集有用的信息资源，导致了档案管理工作的不顺畅，甚至有部分员工会出现文件质量或者是数量上的问题，为档案收集管理工作的开展带来障碍。

（三）文书档案的应用效率低下。文书档案的具体信息资源需要来自于企业的各个职能部门，而档案的实际操作价值在于文书档案的日常应用。但是目前由于企业在文书档案的移交管理过程中存在漏洞，没有任何专业性的部门对企业的运行进行监督管理，行政部门档案管理工作流于形式，工作质量不高，导致档案的信息收集与管理工作效率低下。与此同时，由于单位员工的流动性非常大，领导部门与基层员工对档案的实际应用价值没有深刻的了解，为档案的日常应用埋下了潜在危机。

二、文书档案管理工作的改进策略

（一）强化档案管理与日常工作的协调。档案的管理工作与日常的工作内容具有紧密的联系，文件是参与档案工作的基础，档案是文件的最终归宿。文书档案管理人员做好文书的信息收集工作是参与档案管理的前提条件，并且初级的文书收集工作直接决定了最终的档案管理水平。所以，这就要求文书档案管理人员一定要具备良好的文书收集意识，保证文件收集的真实性、完整性。与此同时，档案管理人员需要加强与管理工作人员之间的联系，积极做好档案的保护以及统计工作。

（二）提升档案管理的信息化水平。为强化企业的文书档案管理工作水准，需要采用现代化的信息管理手段，大力加强计算机技术以及网络信息技术的应用力度，将一系列现代化的操作手段应用于档案管理工作流程的各个环节。为实现信息化的档案管理工作，首先需要重视文书档案的数据建库工作，促进数据格式的统一、规范，为实现信息数据的及时共享与信息开发打下坚实基础。与此同时，需要对文书档案的信息收集运用计算机来操作管理，提高档案管理的自动化程度。

（三）提升档案管理人员的业务素质。为保障和提升文书档案管理工作的业务水准与操作质量，需要重视对管理人员业务素质的提升，要有一支高素质的工作人员作为组织工作的重要保障。所以，企业单位需要强化对文书档案管理工作人员的思想指导与意识管理，为工作人员及时了解国家档案管理的规章制度，在信息政策的了解中提高工作人员的思想意识与信息敏感度。与此同时，在对档案管理人员专业技能的提升中增强工作人员的责任感与使命感，在对文书档案管理工作的技能提升中强化该项工作的应用价值。

三、文书档案的现代化管理策略

（一）建立完善的现代化档案管理制度。保障文书档案管理行之有效的前提条件就是建立规范的文书档案管理制度，规范化的制度建设是保障管理工作有据可依的重要条件，科学合理的制度建设加上专业化的操作管理技巧，能够将文书的信息收集与档案管理工作开展得更加有条不紊。为建立现代化的档案管理制度，首先需要废除以往不科学的，陈旧落后的，对于充分提升管理效率没有帮助的操作方式，需要结合企业文书档案管理的实际情况建立有利于企业结构获得提升的管理体系，在去伪存真中保障企业档案管理制度操作的灵活性与科学性。在对不良制度的改善中积极结合富有时代特色的管理理念，在新旧操作方式的接洽、协调中建立严密的管理体系。

（二）创新文书档案管理的工作机制。丰富文书档案的信息资料需要收集大量的信息资源，对企业的事业单位，高校的科学研究都具有重要的参考意义。在创新档案管理的工作机制时需要强化组织的自我管理机制，主要的工作内容需要对企业或者是该部门制定科学合理的阶段性目标，在对档案管理的操作流程与实际运用中提升工作质量。其次，需要强化组织企业的自我参与机制。将文书档案的信息应用发展为部门开展工作的重要协助内容，积极主动地参与到部门组织的日常管理中。最后，改善档案管理工作机制需要注意的是对互动协调机制的重视。加强档案管理工作与操作部门之间的协调关系，在良好的双向互动中提升部门之间的链接作用。

（三）建设现代化的档案管理队伍。现代化的文书档案管理工作需要建立在具有现代化素质的操作队伍之上，（下转第136页）（上接第127页）在最大限度内满足文书档案现代化的信息管理需求。为提升档案管理队伍的质量要求，需要建立完善合理的人才选拔机制，对具有文书档案管理工作经验或者专业素质非常高的人员采取择优录取，对于职业技能不够突出的现有工作人员进行必要的职业培训，开展定期的职业讲座或者职业宣讲课，在优秀经验与管理理念的学习中强化工作人员的档案管理意识，在定期的职业培训中提升工作人员的职业技能，对于表现优秀的工作人员给予必要的物质奖励，在争创先进的氛围中建立和谐的工作氛围与学习环境。

（四）档案室的信息化操作。具有现代气息与信息化技术支撑的档案室是参与档案工作管理的必要环境支持，信息化的档案室操作是适应新时期档案管理要求的重要技术表现。为建立现代化的档案室条件，首先需要企业或者是事业单位投入资金，在经济的支持下开展档案室的信息化建设。引进科学、先进的信息化技术设备也是参与档案室建设的重要条件，最后在对文书资源信息化的转移中实现技术协调，在电子档案的建立中实现有效的信息共享，便于文书档案的应用操作。

四、结语

综上所述，在新时期的信息时代背景下，对文书档案管理提出了更高的要求与挑战，需要企业管理人员或者部门负责人强化对文书档案管理的操作意识，采用科技化的手段和优秀的管理理念参与档案的日常整理，在对资源的有效收集与整理中提升其应有价值，为事业单位或者企业部门提供必要的信息支撑。

【参考文献】

[1]黄静虹.关于新时期文书档案管理工作的思考[J].中国科技信息，2013（01）.

[2]姚小菊.对文书档案改“卷”为“件”整理归档的思考[J].现代经济信息，2013（01）.

文书档案管理范文第4篇

（一）档案文书工作之间的相互联系存在的问题

通常在实际的工作当中，文书工作与档案工作两者是存在区别的，有其统一性也有分工明确性，那么在衔接的过程中两者相互配合形成一个分体式的管理系统①。在工作中文书与档案实行的是分块模式管理，是一种科学有效的管理制度，但是在某种程度上来说是有前提的。文书人员档案意识薄弱，那么档案人员也很少顾及文秘工作，导致两者在联系的过程中出现很多的问题，使之脱节，这是很多单位和企业在档案管理方面存在的问题。那么，目前在文书档案工作当中，公文的格式以及处理的方法出现了很多的不规范性，例如：办公用纸不达标、档案文件装订的不够规范、版记不全、相应的附件不明确、编号和原稿不全或者不规范等等。

（二）一人多职

为了减少资金的开支，又想工作全面到位，很多的单位实行一人多职，缺乏专职的档案人员，于是就出现了档案人员兼职文秘工作或者说文秘工作人员兼职档案管理工作，他们不仅要负责办公室文件的收发，文字的综合、信息的宣传以外，还要对档案文件的管理工作负责，投入到档案管理工作当中去，出现了范围不明确、收集工作不及时、材料不充沛等问题，还有一些档案人员对档案资料不重视对存储不细心，导致的资料不完整错乱等现象。就使很多的单位文书档案存在很大的漏洞②。

（三）领导片面思维不重视档案管理

档案管理工作在一般的单位中不受重视地位比较低，在领导的心中对档案管理工作认为是无关紧要的事情，可做可不做的小事，一般的领导认为是一件很简单的不过的事，也就是收集资料管理资料不需要大脑的思考的事，看不见明显的经济效益，只是觉得要求在单位文件库里存放好就可以了，工作需要的时候拿出来参考③。

（四）单位其余部门对档案工作不配合

在单位的归档工作需要从各个部门收集资料和文件，很多的部门存在着瞧不起档案部门的人员，只是图自己工作方便找借口推脱，总觉得自己工作很忙，什么时候有时间什么时候在交就可以，也有些人不愿意将档案资料交到档案部门进行统一管理，导致档案管理工作进行缓慢，使档案管理人员感到心有余而力不足，这些因素都制约了档案管理的工作水平④。

二、文书档案的管理特点及趋势分析

（一）文书档案丰富多彩

文书档案是各个单位各个方面真实的记录与记载，涉及很多行政方面、会计和科技管理方面、党群管理方面等多种载体。由于文书档案中包括了很多单位和有关部门印发的各种文件、各种民主选举选民登记和选票以及各种签订的合同和附件，形成了文件档案内容的多种多样，丰富多彩。

（二）档案与文书工作相联系

文书工作从开始到结束的整个过程也是档案的形成，包括：收集、办理、登记、运行、承办以及文件的收集、统计、入档等程序，档案工作是文书工作的前提条件下进行完成的，文件和档案的优劣关系到档案的优劣和档案工作的好坏有着很大的影响。

（三）文书档案最重要的两点：收集、保存

文书档案就是利用纸张实质性的记载，是一种管理手段，并且分类的存放在档案室，这个管理的过程最重要的是收集和保存，同时强调资料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鉴和阅读资料，这样才能充分发挥档案的真正作用。

三、结束语

档案实质性是很重要的，这记录着很多关于公司和企业以及组织活动的细节，看似微不足道的事情却有着很重要地位。很多细致的资料的记载用心整理档案资源，分析、研究和删选综合的整理不断的推动档案功能信息的发挥，要把握好不同时期机关工作的重点和主题，自觉性的服务于大局，丰富文书档案管理的经验，严格控制文件的乱抄，乱送，合理控制文件的发文范围，文书档案的管理将会成为比信息化管理来的更加的真实记载着理论性的价值。

文书档案管理范文第5篇

关键词:测绘文书档案管理;问题;解决策略

房产测绘文书档案是测绘工作中重要的组成部分，是对测绘工作的一种真实的工作记录，是测绘管理和技术发展中记录的载体，以及促进测绘事业发展进步的重要财富，也是对后人的传承和借鉴提供了宝贵的资料。测绘档案在当前国家经济发展建设中起到了越来越大的作用，从而引起了社会各地区的关注。房产的测绘无疑是和国家的建设工作紧密相连，因此，在管理上的工作更是重中之重。

1测绘文书档案管理中文在的问题分析

1．1档案管理岗位职责不够明确

文书的工作方向是文案工作的基础，由于测绘单位中，文书管理与档案管理在工作上一般是按照职责分工，分别管理的。由于人员方面的交替，会出现由于新老员工交替，导致文文书方面的质量参差不齐，甚至在文书交接方面，会出现文书的遗失、脱节等问题。大多数传统的存储方法，是依靠人工存贮，在存贮工作中难免出现各种各样的问题。比如，长时间的工作让眼睛干涩，造成页码标题与卷宗其他文件不符等情况，纸张的大小也没有正式的统一，传统的归档纸张是16开，现在的是4开，档案不能整齐装订，中间有散落现象也不会马上察觉。

1．2文书档案管理不够现代化

在测绘的文案管理上，沿袭过去到现在常用的做法，除了当前的用计算机对文案进行存档保存外，其他的存档水平还是需要人工操作，还没有全面的去运用计算机技术去管理和储存，发挥出档案现代化的储存方式［1］。现在网络的普及可以说到了工作生活的方方面面，大多数房产公司没有利用好现在网络流行的这种机会，让计算机更方便的为我们的工作进行编排，传统的管理方式，已经不能跟上现在时代的潮流。现在的人们，几乎每人都有一套房子，那么大的储存量，还用过去的方式去管理，在遇到问题时，不能及时的找出档案，影响员工的工作效率。

1．3组织领导的力度不够，设施也不够完善

由于房产测绘方面以检测生产为中心，文书档案管理方面得不到很好的重视，领导层面也很少去管理或者去了解文书档案这方面的内容。个别的房产还会认为档案就是公文，当成公文的方式整理归档，对档案的信息化建设工作没有一个到位的认识。很多高层人士，领导部门都将房产行业看做挣钱的一种方式，很少去关心房产测绘方面文书档案的管理，也没有向这方面进行投资，导致没有完善的设施，领导对工作也不够重视，员工积极性不高，反而会阻碍当前经济的发展。

1．4专职业务的工作人员水平问题

就大多数房产公司而言，文书档案的管理工作是由人事部门来负责保管，档案方面的管理者不是兼职就是刚就业的新手，没有专业的档案管理者去负责。其中的管理人员也不是专业毕业，有的甚至没有上岗证书。由于上述的领导不重视的问题，导致在员工聘请方面也没有太多的要求，只要有人干就好。一般都是刚毕业的学生或者临时的兼职，很少有人学这方面的专业，更不要说在这方面的工作经验。这样就会出现前文写过的员工流动性大，对档案的交接工作容易出现问题，导致档案不全。

2解决问题的措施

2．1解决档案本身存在的问题

从测绘文案的材料入手，层层递进，扎实的打好文书档案形成的基础。明确做到文书管理与档案管理的互通和学习，使双方掌握工作衔接的相关要求，来形成对文书管理工作的重视。文书管理工作还要规范文字的格式、纸张的规格、书写工具的使用、文章的修改和批阅的程序等，按照规范有规矩的来进行对文案进行及时的整理，保证文案的完整，从而达到文书文案一体化［2］。同时档案管理者要身体例行，熟练地掌握业务的要求、科学决断、严格把关，实现档案工作的保值和增值，从而提升档案的质量，以及文书档案的管理和利用率。在员工之间转换的时候，一定要保证档案的完整性，对有些纸张破损，文字不清晰等问题页面，可以进行临摹或者再复印，让交接工作时，不会出现文件的丢失等情况。

2．2提高文书档案的现代化管理水平

对管理水平的提高，是个渐进的过程，要根据单位的实际情况，来制定相关的计划和措施，制定合理的规划，力所能及的去引进现代化的管理手段来完善自身。还要勇敢的去探寻新的档案管理方法，逐渐改善当前的管理现状，使整个档案管理处于一个规范、有序的范围中。同时，建设和维护好档案室和对档案进行储存的基础设施，从而保证档案保存的质量问题。加强对文案的管理工作，让文案管理进入现代化水平，传统的方法已经被当前社会的进程所淘汰，现代化的趋势将会取代传统的方法，在管理方面，现在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。将现代化水平引入到文案管理中，不仅能保证文案的安全，也会让管理方面显得更加的轻松。

2．3加强文书档案的管理，完善管理设施加强

对文书档案的管理和宣传工作，加大在人力、物力和财力方面的投入，教育手下员工对房产测绘档案管理认识的重要意义，还要把档案管理的工作纳入每次的会议中去，从而解决档案管理人员的知识结构问题，重视和培养年轻的档案管理人员，让他们慢慢的熟悉业务、档案和计算机，然后将这三点全面认识的支援配置到岗位上来。建造一支拥有良好的职业道德和较高专业能力的档案管理队伍［3］。还要加大资金的投入，定做档案装具来满足测绘方面的需求。在过去的档案管理中，档案的摆放好比图书馆，虽然有编号和特定的位置，但是空间有限。当有新的资料时，就会将一些旧的没有到期限的档案丢掉，这样就会对房产的客户服务方面产生影响。引进现代化的管理技术和完善的管理设施，就会对档案的管理持续更多的时间进行保存工作，同时，也会使员工在工作中感到轻松，提高整体的工作效率。

2．4提高档案管理人员的整体素质

在合配备专业档案管理人员的基础上，有步骤有计划的进行档案工作培训。制定合理的培训计划，注重新技术和新知识的相互结合，努力增加新知识注重新的管理方法和技术，努力增加综合素质，提高管理人员的整体素质。房产部门应该进一步的完善工作上的流程，立于现状，吸收个借鉴优秀的档案管理工作，建立全文见归档等相关的档案管理制度［4］。逐步推进办公室自动化和文档一体化的建设步伐，实施了电子文件与纸质文件双向管理，实现完成纸质档案的数字化工作。当前社会，管理学毕业的人也越来越多，可以在大学、高职等院校进行管理方向人才的招聘，然后在公司进行专业的工作培训，让他们更加适合文案管理这个位置，把这份工作做到完善。

3总结

从当前大多数房产测绘文书档案管理的现状出发，提出了当前急需解决的问题。客观的提出了问题出现的原因，探讨了解决的方法和措施，给出了可行的建议和意见。在房产行业发展迅速的今天，测绘文档管理工作对房产的发展也有至关重要的作用，传统的管理工作已经不适合现在行业内部的发展，必须改进房产测绘文书管理工作，不断地进步，服务于国家的建设，在知识经济及信息时代中发挥更大的作用。

参考文献

［1］冯清玲．浅谈如何做好房产测绘质量管理［J］．工程技术(全文版)，2016(6):65．

［2］李建珍．浅议房产测绘的技术及质量控制要点［J］．工程技术(引文版)，2016(84):225．

［3］蔡仕忠．浅谈房产测绘技术与测绘质量控制［J］．资源信息与工程，2016(4):122－123．

［4］裴科．浅析房地产面积测绘各环节中的质量控制［J］．建筑·建材各环节中的质量控制［J］．建筑·建材:280

文书档案管理范文第6篇

一、案卷级文书档案的整理

（一）分类

分类的首要任务是确定其分类方案，所确定的分类方案为：年度一保管期限一问题（机构）。确定分类方案后，即可按分类方案进行分类，方法如下

1、分年度。也就是从医院形成的起始年代开始，将各个年度产生的文书档案分开。

2.分保管期限。即将各个年度文书档案依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年、10年（2010年以前为永久、长期、短期）。

3.分问题（机构）。依据各单位形成文书的实际状况，将各个保管期限内的文书按问题（或机构），按照党、团、工、青、妇类、纪检类工作文件、行政公文、上级批复、重大活动等顺序整理。

（二）组织案卷

将各个年度、各个保管期限和各个类别的文书按问题、时间或文件名称等特征组成案卷。文书档案的组卷要注意两点：一是拟写正确的案卷标题。文书档案的案卷标题一般由作者、问题和文种组成。二是按文件的排列顺序编写卷内目录。文书档案卷内文件的排列应遵循一定的规律，如按时间、问题、重要程度、文种、作者等排序。卷内文件材料排序后，按排列的顺序填写卷内文件目录。

（三）案卷排列

永久保管期限内两年档案案卷的分类整理和案卷排列。次年的永久党群档案要注意接着进行排列，其他年度的案卷排列以此类推。长期和短期档案的分类整理和案卷排列方法与永久党群档案的相同。

（四）编制案卷目录

将排列好的各个年度的永久党群案卷依次登记在永久文书案卷目录之中即可完成案卷目录的编制工作。编制案卷目录要注意以下几点：按年度排列的永久党群文书案卷顺序号也就是永久党群文书案卷的案卷号；党群文书档案永久案卷目录的编目项目有：案卷号、作者、题名、日期、页数、备注等。

（五）案卷上架

将文书档案案卷按排列好的顺序进行上架即可。按文书档案案卷排列顺序上架，也就是按案卷号的顺序上架排列，这就可根据文书档案案卷目录中的案卷号在档案柜架中查找到相同号数的党群文书档案案卷。

二、文件级文书档案的整理

2000年12月6日，根据国家档案局了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》要求，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定，将“立卷”归档改革为文件级整理，文书档案的基本整理对象从“卷”转变为“件”。

（一）分类

所采用的分类方案为：年度—机构—保管期限。确定分类方案后，就可按分类方案对文件进行分类，具体步骤为：

1、分年度。就是将各个年度的文件分开。如该单位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等类别的文件。

2、分机构。依据医院文书的实际状况，将各个年度的文书档案按机构或问题划分为党务、院务、人事、医务、感控等类型。

3、分保管期限。将各个机构的文件，依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年和10年三种类型；这样，该年度内的文件就划分成永久、30年、10年三个保管期限的文件。

（二）排序与编号

将各个机构内的文件按永久、30年、10年三个保管期限分开后，即可对三个保管期限内的文件进行排列，排列原则是“同一事由的相关文件应当排列在一起，时间、重要程度等作为参考因素”。

（三）编目

将排列好并编号的某年永久工作文件按序号在文件目录中进行登记后就完成了该年度永久档案文件的编目工作。文书档案文件目录的编目项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

（四）装盒

装盒是把各个年度各个保管期限内的文件按件号顺序装入档案盒中的一项工作。装盒包括填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。装盒时应注意以下问题：

档案盒的封面应使用全称或规范简称标明全宗名称，下加双横线。卷脊设置各项检索项，包括：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期。

（五）上架

文书档案编目装盒后，将档案盒分保管期限按盒号顺序上架即可完成档案的整理工作。文件级文书档案的整理方法较多，不同的档案管理部门应根据本单位的大小和形成档案数量的多少等实际情况确定文书档案的分类整理方法对文书档案进行科学管理。

文书档案管理范文第7篇

公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一，因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。

公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。

二、立卷与归档

立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：

1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。

2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。

3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。

4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。

三、借调与查阅

公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。

公证档案利用率较高，机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书，就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的，公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前，我国经济体制的改革在进一步深化，原来经过公证的经济合同，合同当事人需变更或补充原合同内容的，也需要查阅公证档案。因此，公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时，公证实践证明，公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。

四、保管与销毁

保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远

查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则，是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长；保存价值不大，保存期限就较短。

对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，必须根据《公证档案管理办法》的程序处理，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案法。1996-07-05。

文书档案管理范文第8篇

关键词：文书档案管理

一、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

二、电子档案是近几年的新生事物，以及电子档案的发展、保存

首先，我们一定要树立电子文档时代的到来是一个“过程”的观念。

从理论上来说，任何事物的产生都要经历一个从孕育到诞生的过程。单纯地确定一个准确而具体的时间来区别传统档案时代与电子文档时代，虽然也有一定的学术价值，但它与对电子文档时代产生发展过程的认识相比要次要一些。原因在于，没有对电子文档从孕育到产生过程的正确认识，就不可能有传统文档时代与电子文档时代的准确的时间划分；对电子文档时代从孕育到产生的过程的认识，对深化电子文档概念与特性的认识、深化电子文档管理原理与方法的认识，指导电子档案事业建设的实践，都具有重要意义。我们要做的，不是单纯地告诉人们电子文档时代产生的时间，而是要告诉人们电子文档时代是怎样产生的。

其次，树立电子文档时代到来是一个过程的观念，具有更为重要的实践意义。我们常常说“迎接”电子文档时代的到来，这里面存在着一个错误的认识：所谓“迎接”，是在电子文档时代已经到来的情况下，我们欢迎它、接纳它。而事实上这样是不行的，我们必须参与这个时代的创造。通过我们的参与、我们与相关部门的相关人士共同的工作把这个时代带给人类社会。现在，档案界的大好多数人士是以这种“迎接”的态度来对待电子文档时代的到来，他们是说的多，做的少。人们大多是在等待着这个时代到来，而对身边产生的电子文档视而不见、见而不管，使大量的电子文档资源没有得到积累。每一个档案工作者，特别是已经产生了电子文档的基层单位的档案工作者和对推进电子文档时代到来负有重要历史责任的档案行政管理工作者，要积极主动地参加到电子文档时代产生、发展的“过程”中去，这就是我们强调电子文档时代的产生是一个过程的实践意义。

第二我们现在仍处于以纸质档案为主的传统文档时代，对纸质档案的管理仍是我们管理工作的重心。但是，这个重心已经发生了倾斜，并逐渐地过渡到电子文档管理作为档案管理重心的时代――电子文档时代。如果社会中现存的传统文档多于电子文档，我们就说它仍然是传统文档时代；而如果电子文档的数量已多于传统文档，我们就说电子文档时代已经到来。这个判断标准的内涵是档案管理工作的量化标准，传统文档与电子文档哪一种数量多，管理工作量大，那一种档案的管理工作就是整个档案管理工作的重心，也就规定了档案工作的时代属性。

由于传统档案经过长期的历史积累，电子文档在数量上超过它需要的时间较长，这个标准不利于档案工作的未来发展。

电子文档的发展要经历一个自上而下的过程，以时间的先后经历两个阶段――档案室阶段与档案馆阶段。电子文档首先在基层单位的工作实践中产生。因此，我们首先解决的是档案室阶段的问题。目前，由于许多机关和企事业单位已经使用了计算机，有的还建立了局域网。因此，电子文件与电子档案在这些机关和企事业单位已经大量产生。在这些单位中加强电子文件与电子档案的管理已经是“当务之急”。

3如何保存、维护电子审计档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是基层审计档案工作者急需解决的问题。1）要保证电子审计档案载体物理上的安全。2.）要保证电子审计档案内容逻辑上的准确。电子审计档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖干电子计算机软硬件平台将电子审计档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。3）.要坚持电子审计档案和纸质档案保管的“并存”制度。 4）.要保证电子审计档案的可理解性。要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括：元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子审计档案名称、存储位置及相互关系；与电子审计档案内容相关的背景信息等。5）.要对电子审计档案载体进行有效的检测与维护。电子审计档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子审计档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子审计档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于10%为宜。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。 转

2、加强制度建设，建立长效培训机制。首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

文书档案管理范文第9篇

PDCA循环是美国管理学专家戴明提出的著名理论，P(Plan计划):根据任务的目标和要求，制定科学的计划;D(Do执行):进行具体运作，实施计划;C(Check检查):对管理的结果进行系统的总结和评价:A(Action行动):在结果评估时总会出现各种问题，必须采取有关的措施进行改进。在每一次的循环过程中旧的内容都会被新的所替代，逐渐一些问题就得到了解决，管理的水平也逐渐地提高。从实质上来说，每一次的循环，都是处理水平的升华，从而促使整体的水平不断地在改进中优化、升级，从而满足新的需求。从上面的分析中可以看到，PDCA循环并不是原地周而复始的运转，而是螺旋式上升的运转，然后一环扣一环，互相制约，互为补充，因此PDCA循环又称为质量环。

2、医院文书档案管理的内涵

医院文书档案是由医院在日常行政往来、管理工作中形成的公文转变而来，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院重大事件、重要活动的原始资料记载，具有参考、凭证作用。对医院的进一步发展具有十分重要的价值。就医院本身来说档案管理构成了其存在的基础，也是医院办公室的基础文案。包括档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等一系列衔接有序的行为或过程。随着医院的发展，文书档案管理在医院管理中的作用日益提升，文书档案的管理体现了整个医院的基础管理水平。

3、医院文书档案管理中实践PDCA循环理论

P———计划阶段:1、就文书档案管理工作而言，要促使文书档案能够从整体上反映出医院的实际运行和管理的有关情况，对于这些文件需要进行妥善的保管。最首要的任务就是建立起一套规章制度，从规章制度上入手，逐渐完善相应的体系建设工作，促使文书档案管理工作向着正规化、人性化的方向逐步发展。2、对于医院文书档案管理过程中来说，涉及的最基础的环节的工作就是对各种文案进行收集并归档。在工作中确定文书档案的归档的总体范围是文书档案保管的基础。在实际管理过程中确定文书档案的归档范围可以有效地促进管理效率的提升，也保障了管理的质量。(1)设定归档方针。在文书档案的管理过程中需要确立一个合理的归档方针，归档方针的确立必须以文书档案的自身特征以及形成的方式为基准点。实践中各个科室的档案是不同的，必须形成科学合理的归档方针。在平时还要加强不同科室间的交流，从而不断对归档范围进行修缮。(2)文书档案收集。完成第一步的工作以后，就要依据前面的方针进行文书档案的收集工作，在收集的过程中管理的人员一定要本着认真、负责的态度进行。在收集的过程中一定要将各个科室的资料进行严格的分类统计，还要保证资料不能有缺失。(3)合理确定分类。之所以进行文书档案的分类，就是为了不断提高工作的质量。因此，在进行档案的分类过程中一定要依据各个科室的实际情况进行。由于部分科室之间的文书档案会存在交集，对于这类文书档案要合理地进行区分，避免出现混淆现象，从而影响到以后的文书档案的使用。3、除了完善规章制度，规范业务流程，还要逐步制定档案人员的培训计划和培养方案，提高档案管理的专业技能，使档案人员的业务水平不断更新，以便跟上档案发展的步伐。

4、最后再确定引进专业设备计划，完善现有办公自动化程序，升级档案管理系统，逐步提高硬件基础设施

D———实施阶段:1、医院根据《国家档案局8号令》、《江苏省归档文件整理规则》、《江苏省档案管理条例》等文件精神，为了保证文书档案具有一定的安全性，文书档案管理部门对现有的规范性文件进行了整理和筛选，逐步制定出了有关的文件，比如说《档案室管理制度》、《文书档案整理制度》、《保密制度》、《档案借阅制度》，禁止医院的文书档案内部局域网与外网连接，确保文书档案管理系统的可控性、可靠性和安全性，用严密、规范、科学的制度来确保文书档案系统的可靠运行。明确相应的岗位职责，并将这些制度纳入医院《制度汇编》，为程序化操作提供了制度保障和依据。2、文书档案业务流程是基础工作，强化档案工作流程的规范性、可及性，包括以下三个方面:(1)规范档案整理。在实践过程中，文书档案管理部门的人员应该根据文书档案的有关年限最好本年度的文书整理工作，在整理的过程中要保证文书档案的完整性，不能出现缺失、遗漏。在整理的过程中也要按照文书档案的内在价值进行合理的分类。(2)档案及时归档。要定期对文书资料归档，严防丢失。及时整理填充文书档案，做到文书档案分类准确、材料齐全、外观整齐。(3)档案销毁的严密性。文书档案具有一定的价值，对于这类文书档案超过一定的保存期限后应该进行及时的销毁处理，在实际处理的过程中。管理部门的人员应该对需要销毁的文书档案进行统计，列出清单，交由有关部门进行审批，应当派员进行销毁过程的规范性的监督，销毁后在文书档案目录上删除。3、后期的学习也是文书档案工作质量不断提高的重要保障。在管理的过程中首先要确立文书档案的管理理念，培养具有管理意识的管理人员;过去很多的文书档案管理人员认为文书档案管理可有可无，导致文书档案出现了很多的问题。因此，要逐渐促使管理人员提搞文书档案管理的重要性认识。对文书档案管理人员的专业知识的培训也十分重要，在平时过程中，应该多派一些管理人员取先进的单位学习和进修。通过进修不但提升自己的能力，还发现本单位文书档案管理工作存在的不足。4、有效的硬件保障是实现文书档案管理的前提。文书档案的过程中离不开相关的设备，在设备方面一定要和时代相适应，能够满足日常的文书档案管理工作的需要。办公自动化系统是目前文书档案管理中常用的计算机软件，没有引进的医院应该加快引进的步伐，用自动化来提升文书档案管理的水平，从而将文书管理工作落到实处。C———检查阶段:在实践过程中为了避免出现规章和操作相违背的现象，应该进行有效的监督和管理，避免不良现象的出现。本文建议在文书档案管理的过程中可以建立一支专门的文书档案管理队伍，这支队伍可以由医院各科室负责人员和文书档案管理部门的人员按照一定的比例组成。在制定一系列文书档案监督管理措施与方案的基础上，积极开展抽查、摸查。对整个文书档案管理的过程实施监督。A———总结和反馈:总结和反馈工作是十分重要的，是整个工作是否成功的体现。在文书档案管理的过程中，需要经常组织专门的总结会议。针对在检查中出现的问题，进行探讨。找出出现这些问题的主要原因，研究如何解决这些问题。从而促使文书档案管理能够逐渐向着规范化迈进。同时，要将没有解决的问题输入下一阶段研究。在文书档案管理的过程中，只有遵循PDCA的基本原则，才能促使管理质量实现螺旋式的上升。

文书档案管理范文第10篇

关键词：文书档案 档案管理 创新 信息技术

引言

文书档案作为企业档案资源体系中的重要组成部分，其中记载着企业多项历史工作信息，能够间接反映出单位各级领导决策问题、组织问题、企业建设情况等问题，为后续企业工作提供有力的依据，同时，文书档案中也记录了企业发展所取得的成果，是企业非常宝贵的历史资源。随着信息技术不断发展，当今信息技术已经融入到社会的各个角落，信息技术能够切实提高企业管理质量与运作效率，因此，现代化管理模式对传统的文书档案管理提出了更高要求。近些年来，随着企业内部管理水平、发展水平不断提高，对文书档案管理要求也越来越高，系统、效率、准确的管理模式已经成为当今文书档案管理的必然要求。

一、当今文书档案管理中所存在的问题

（一）文书档案管理不够规范

随着企业不断发展，在长期发展中势必会不断堆积文书档案。这也直接的加大了文书档案管理难度，造成一系列的不规范想象，主要变现在：档号不规范、案卷目录不规范、案卷标题不规范、组卷不规范等。这一系列不规范现象从实质上分析就是企业高管的不重视，使得文书档案管理没有形成一个规范的规章制度与管理制度，进而造成文书档案管理出现问题。

（二）文书档案检索效率不高

当今企业文书检索的形式主要分为计算机检索和人工检索两种，其中，人工检索占据主体地位。虽然，企业文书档案管理人员在提高检索效率方面做出很多努力，编制诸多检索工具，但在企业文书档案逐渐增多的情况下，使得人工检索效率止步不前。其主要因素在于管理人员在管理档案时，过重在意检索效率与内容，而往往忽略了检索质量。这不仅在质量上无法保障，检索效率也没有切实提高。

（三）文书档案管理人员专业素质层面

现如今，很多企业的文书档案管理人员虽处于平稳发展阶段，也有些管理人员在企业工作了诸多念头，已经形成了自身独有的管理理念，而这种理念是非常难以转变的，使得管理人员的专业能力、文化水平无法适应现代化文书档案管理需求。信息技术作为21世纪的标志性技术，实现现代化、自动化、信息化、电子化管理已经成为必然趋势，但一些资历较老的管理人员甚至连计算机都不会使用，对一些现代化专业知识也不够了解，使得企业文书档案现代化管理建设进程缓慢。而企业工作人员往往都是“术业有专攻”，能够满足现代化档案管理研究与开发的人才非常局限，严重影响企业文书档案管理创新进程，无法提高文书档案管理质量与管理效率。

二、文书档案管理创新的有效渠道

（一）强化制度建设，加强执行力度

首先，想要实现文书档案管理创新必须要加强文书档案管理制度的创新，进一步规范原有的规章制度。想要保障管理制度的有效性，制度创新必须要建立在企业实际运营情况的基础上，要剔除一些不符合现代化需求的管理制度，并采用现代化管理制度进行填充，打造全新的文书档案管理体制。总之，企业要建立文书档案管理系统的标准化建设，对企业文书档案管理中的内容、要求、形式作为明确的统一规定。其次，要落实文书档案管理责任制，为文书档案管理创新提供坚实的保障。为了保障文书档案管理能够适应现代化发展需求，企业必须要针对电子化档案建立一套标准的规章制度，将电子化档案制度与原有制度相结合，保障文书档案制度的完整性。最后，待到企业建立健全文书档案管理规章制度之后，必须要加强执行力度，落实相应的管理责任，并且定期对规章制度的落实情况进行审查，并组织文书档案管理力量，对文书档案体系制度内容进行修、补充、筛选，保障档案管理体系制度的时效性，充分发挥文书档案管理体系制度的积极作用。

（二）创新工作机制

企业文书档案管理必须要适应现代化社会发展步伐，创新相应的档案管理工作机制。笔者认为，企业必须要建立健全以下几点：①自我营销机制。该种管理机制主要是根据企业阶段安排和总体要求作为出发点，大力宣传文书档案管理的重要性与积极作用，并提出文书档案管理中心任务及提出档案管理要求，为后续档案管理奠定坚实的基础。②主动参与机制。让文书档案管理工作能够参与到单位中心或重大活动中去，加强文书档案管理质量，充分体现出文书档案对企业发展的积极作用。③互动协调机制。加强文书档案管理的参与力度和宣传力度，与有关部门在档案方面达成共识，构建一套系统的管理路线，并且文书档案管理工作中，做好监督、指导、服务等职责，加强文书档案管理与各个部门之间的联系，提高企业各个部门之间的协调性。

（三）构建文书档案管理队伍，提高管理人员的工作质量

待到企业现代化文书档案管理机制构建完成之后，要进一步加强企业文书档案管理的人才队伍建设工作，让档案管理人才来实施档案管理工作。第一，单位要认真挑选档案管理人才，在面向社会招聘人才时，必须要保障应聘人员的知识基础与文化层次，同时也应考虑应聘人员的专业和计算机能力。第二，加强企业内部人才培养，定期展开有层次、有计划、有重点的现代化档案管理培训工作，加强行业内部文书档案管理业务交流，提高企业档案管理人员的道德修养与业务修养，加强档案管理人员对文书档案管理工作的认识，提高档案管理人员的重视程度。第三，企业要建立“能者居上”的岗位竞争制度，即公平、公正、公开的保障档案管理职位的竞争制度，为了工作人员的职位晋升、评定、福利待遇等方面的上升空间奠定基础。第四，加强危机意识教育，构建一套考核体系，明确考核标准，进而激发档案管理人员的创造性与积极性，提高文书档案管理的工作效率。

（四）加强技术创新，提高服务质量

想要实现文书档案管理的工作创新，企业首先要淞⑾执化档案管理理念，无论是在日常文书档案工作中还是档案信息交流过程中，都必须要充分利用现代化手段作为媒介，即借助信息技术、计算机技术来管理文书档案，提高档案管理质量与效率。基于此，企业想要不断满足现代化文书档案管理的发展需求，就必须要不断开展创新技术活动，构建一套符合企业自身发展的电子档案管理系统，并将该系统融入到企业系统中。要求企业将档案管理信息化建设归纳到企业总体规划中，制定出相应的规划细节，例如档案信息收集、检索、整理、利用等各个环节，实现企业各部门间的信息流共享，提高文书档案管理的服务质量。

（五）保障细节功能能够做到位

文书档案管理工作的细节工作非常多，因此，想要加强文书档案管理的服务质量，做好细节工作是必不可少的，需要档案管理人员做到以下几点：①制定相应的规章制度，要求档案管理人员你必须要严格尊重规章条例。②加强具有机密性文档的管理工作，要求档案管理人员必须要将文书档案进行整合、划分、筛选，将档案划分多个层次，以备不时之需。③企业文书档案必须要按照规章流程进行记录，避免因人为因素致使档案信息不全或遗漏。④加强文书档案存档工作，无论是纸面档案还是电子档案，在归档之前必须要再次检查，并且电子档案要在录入电脑之后，要进行信息核对，从而确保文书档案的完整性、真实性、精准性。

（六）加强管理人员的创新意识

创新意识是创新模式的基础与前提，文书档案管理要一改传统文书档案管理弊端，提高文书档案管理的积极作用，让档案管理工作能够成为企业的创造者与先行者。由于信息技术的开形式注定了档案管理的显性化需求，因此，文书档案管理应朝向开放性发展。在符合保密规定的前提下，档案管理部门可定期将档案专题、目录、特定成果在公共媒体上公布，为客户查考、选择提供便利，让用户能够感受到档案的用处，加强档案信息的积极作用。

三、结束语

文书档案管理工作作为衡量企业管理水平的重要标准，同时档案信息能够为企业提供有效参考依据，对企业的发展至关重要。文书档案管理质量会直接影响档案信息的完整性、可靠性，是企业展开一系列经营活动的重要参考依据，不容忽视。例如企业经济建设、社会发展都需要借鉴文书档案内容。因此，企业必须要提高文书档案管理的地位，实现文书档案管理工作创新，构建高专业、高素质档案管理人才，从多方面提高档案信息的利用率，充分发挥文书档案的积极作用，这样才能够适应现代化档案管理发展需求，推动企业建设与发展进程。

参考文献：

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