文书档案工作计划范文

时间:2023-03-18 06:46:56

文书档案工作计划

文书档案工作计划范文第1篇

关键词:医院文书档案;办公自动化;管理措施

在医院文书档案管理人员应用自动化办公技术的过程中,必须要重视各类文书档案的管理情况,保证可以提高文件传输保密性,提高医院文书档案的利用效率,实现档案资源共享,发挥办公自动化技术作用。

1 医院文书档案办公自动化管理问题分析

目前,医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术的过程,还存在较多问题,影响着医院文书档案管理工作质量。

首先,医院文书档案办公自动化保密性较差。随着计算机技术的发展,医院文书档案管理人员开始应用计算机对文书档案进行管理,并且得到了良好的管理效果。然而,在实际管理过程中,还是存在医院文书档案保密性差的问题。主要因为在档案载体发生变化之后,电子文件内容稳定性较差,经常会受到各类因素的干扰出现保密问题。例如:不法分子进入医院档案系统中,然后对电子文件进行修改,导致出现难以解决的问题[1]。

其次,医院文书档案管理规范性较低。当前,部分医院在应用办公自动化技术对文书档案进行管理的过程中,还没有制定完善的管理制度,不能提高文书档案管理的规范性,难以达到良好的管理效果。例如:在对医院文书档案进行分类与编码的时候,不能根据各类医院文件情况进行分类,不仅分类效率低,还影响了医院文书档案的使用价值,难以提高医院文书档案管理工作质量[2]。

2 自动化办公技术在医院文书档案管理中的优势

医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术的过程中,可以有效提高其工作效率,达到预期的管理目的。具体表现为以下几点:

首先,办公自动化技术在医院文书档案管理中的应用,可以提高办公效率。主要因为办公自动化技术依靠计算机执行工作,在处理文书档案的过程中,能够自动输入数据与处理文件,减少了人工操作环节,进而减少了人工操作的时间,可以有效提升办公效率。同时,传统的医院文书档案管理是工作人员利用手写方式执行工作,而自动化办公技术可以提高文字输入效率,提升办公效率,实现一体化操作[3]。

其次,医院文书档案管理人员应用自动化办公技术,可以实现信息资源共享。在传统的医院文书档案管理过程中,文书档案信息很难得到共享,导致文书档案应用价值降低。然而,在应用办公自动化技术之后,可以利用网络信息技术对文件信息进行共享,进而提高医院文书档案的应用价值[4]。

最后,医院文书档案管理人员应用办公自动化技术,可以提高文件保存质量。传统的医院文书档案管理中,都是利用纸张对文件进行保存,很容易因为纸张损坏出现文件保存问题,难以达到良好的文书档案管理效果,然而,在应用办公自动化技术之后,相关管理人员可以利用数据库等对文件进行保管,并且做好备份工作,这样,除了可以提高文书档案传输效率之外,还能保证文书档案信息的可靠性,从根本上增强医院文书档案管理效果[5]。

3 医院文书档案管理中办公自动化技术应用措施

医院文书档案管理人员在实际工作过程中,要想提高工作质量与工作效率,就要重视办公自动化技术的应用,保证可以提高工作质量与工作效率。

3.1 提升文书档案信息的安全性

医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术期间,必须要重视文书档案信息的安全性。首先,管理人员要阶段性的对文书档案保存设备进行检查,及时发现其中存在的危险性问题,并且采取有效措施解决问题,避免出现危险事故。其次,管理人员要根据医院文书档案管理工作实际要求,在文书档案系统中设置杀毒软件与防火墙等,这样,才能避免出现文书档案信息安全问题。最后,管理人员可以针对医院文书档案系统设置身份验证密码,保证可以提升医院文书档案信息的安全性。

3.2 制定完善的工作计划

医院文书档案管理人员必须要针对办公自动化技术的应用,制定完善的工作计划,进而提高办公自动化技术的应用质量。首先,医院领导人员要制定完善的规章制度,利用相关制度规范文书档案管理人员的行为。其次,医院文书档案管理人员要在提高工作|量的基础上,为医院提供完善的工作计划书,在院领导审核之后,按照工作计划书开展相关工作。最后,医院文书档案人员除了要保证文书档案信息数据安全性之外,还要重视数据传统环境的优化,保证可以提高数据管理的便利性。

3.3 建设高素质人才队伍

医院在对文书档案进行管理的过程中,必须要重视人才队伍的建设,为文书档案管理工作的实施奠定基础。首先,要聘请专业素质较高的文书档案管理人才,要求其在具有较高学历与素质的基础上,掌握一定工作经验,有利于提升医院文书档案管理工作质量。其次,在聘用高素质人才之后,要阶段性的对其进行专业知识的培训,使其可以掌握先进的办公自动化工作技能,全面了解办公自动化设备的使用方式,进而提升管理工作质量。再次,相关部门要对文书档案管理人员进行思想知识的培训,使其养成良好的职业道德素养。最后,要求文件档案管理人员与医院领导人员共同学习计算机软件技术知识,使其在实际工作过程中,可以有效应用计算机软件技术,全面发挥办公自动化技术的作用。

4 结语

医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术的过程中,必须要重视自身工作方式,积极学习先进的办公自动化技术知识,全面掌握各类软件与硬件的应用策略。同时,医院领导人员还要全面监督文书档案管理工作,及时发现存在的问题,并且利用相关制度解决问题。

参考文献

[1]郭君南.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志,2014(5):79-79.

[2]赵袁园.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].办公室业务,2014(16):63-63.

[3]韩飞.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志,2014(11):144-144.

[4]卢竹兰.关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考[J].管理观察,2013(22):92-92,93.

文书档案工作计划范文第2篇

[关键词]机关单位;文书档案;收集问题;措施

中图分类号:F433 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2016)20-0201-02

前言

随着我国经济的快速发展,档案管理工作日益受到单位领导的重视。文书档案收集作为档案管理工作的首要环节,起点工作必须要做好,只有这样,后续的档案管理工作才有质量可言,才有可能形成良好、健全的档案管理体系。从而保证档案管理效率和质量的提高,进而促进我国档案事业的繁荣发展,满足社会进步和人类发展的需求。

一、文书档案收集工作存在的问题

(1)文书档案的归档分类不齐全

文书档案的收集工作是现阶段很多单位基层档案室的首要工作内容,往往忽视了科技档案和专门档案的收集,特别是新型档案的收集和归档工作,例如电子档案和声像档案的重视层度普遍不高。这样一来,单位基层档案室中的文书档案材料较为单一,没有有效的管理具有较大利用价值的档案,满足不了单位内部对档案的需求,从而对单位档案管理工作质量的提高造成不利的影响。

(2)收集工作人员缺乏工作意识

在收集文书档案的过程中,单位内部各部门工作人员的档案意识普遍不高,对于日常工作中形成的档案文件并不是很注意,更别说是积累和保管了,这样一来,很多的文书档案原始材料就会不知去向,到年终整理档案的时候,有多少文书档案就整理多少。一些重要的工作环节,因为对于原始文书材料的积累不注重,从而使文书档案的归档工作造成不利的影响。此外,对于单位内部的业务部门开展的工作,档案管理部门是不了解的,因此,监督和知道工作只是一种表面形式,从而导致文书档案收集工作的开展难度较大,而收集的原始档案材料并不齐全,也不完整。

(3)文书档案收集工作考核标准太笼统

在档案工作规范化的管理过程中,文书档案收集工作在形式上是存在考核的,但是考核的标准过于笼统。没有设置硬性的标准进行文书档案的收集工作,而知识对文书档案材料是否收集齐全完整进行笼统的检查。文书档案的归档率也不是很真实,只是为了应对检查也做出来的,存在自欺欺人的现状,将实际的归档数看作是已经完成的归档数,所以说,这种考核的标准不具有任何的现实意义。

(4)文书档案部门培训力度不足会影响档案的收集归档

机关单位的档案管理部门在收集文书档案时,会通过电话的形式通知给单位的各个部门,并告知其文书档案收集的范围和具体的收集时间,但是档案收集的针对性并不是很强,因此,文书档案收集工作的重要性在这个过程中并没有得到充分的体现。单位内部各个部门的工作职能和工作性质存在较大的差异,文书档案也会呈现多元化的情态,并且各个部门的文书档案材料的个性也比较强。因此,在文书档案的收集工作开展之前,档案管理部门进行专业的培训工作,并进行细致的知道,从而提高工作人员的文书档案收集工作的水平。然而在实际的收集工作中,单位的档案管理部门并没有有效的开展这项活动,从而影响到了文书档案收集工作的质量。

(5)档案管理制度不规范

目前我国几乎所有的机关单位都建立了档案管理制度,但仍然有个别机关单位文书档案管理缺乏完善的规章制度,存在各部门分工不明确,职责不清晰,操作流程不规范,主观随意性较强等问题。比如,很多事业单位尽管制定了档案管理制度,但并没有将档案管理制度融入到机关单位的所有部门和人员,导致档案管理工作缺乏合力;个别事业单位尽管制定了完善的档案管理制度,却不能遵照制度执行,由于档案管理制度缺乏执行力,直接导致档案管理制度形同虚设。

(6)资料整合能力不强

文书档案的收集工作,除了要求工作人员应该对相关资料及时收集之外,对工作人员的整合能力也有较高的要求。根据相关调查表明,目前我国文档的收集工作中,工作人员经常因为对资料的分类整理不明确导致一些资料的遗失和工作效率的下降,从而影响整个档案管理效率,造成办事效率和工作能力的降低,在很大程度上影响了企业的发展。例如:如果档案资料没有进行明确的分类整理,当工作中需要一些资料时,相关人员很难快速、准确的将资料找出,我们都知道“时间就是金钱”,很有可能就是因为在资料的整理时工作人员没有进行合理的分类整理,耽误了会议的时间,失去一些机会,从而降低了机关单位的办事效率。

(7)对材料的真伪辨别不明

一般来说,文书档案收集工作应该按照一定的工作流程进行,在档案的收集时应该认真仔细的对相关资料进行真伪鉴定。如果收集的资料失去了真实性,那么整个收集、归档等工作都属于无用功,没有实际的工作意义,也失去了档案的利用价值。在进行文档的收集工作中需要注意的是,应当对文档资料的原件和复印件分开存放,以避免资料的遗失造成企业工作无法正常的运行。

二、解决文书档案收集工作问题的有效措施

(1)加强宣传教育,强化全员档案意识

档案部门可以通过单位内部网络、刊物、报纸等媒介宣传档案收集工作,将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的规定渗透各个业务部门,引起各业务部门领导对单位档案工作的重视,增强全员的档案积累、保护和收集归档意识。另外,档案工作人员也要经常向上级领导汇报单位档案工作动态及面临的困境,争取得到有关领导的支持。同时做好档案的利用服务工作,以利用的高效性进行宣传,引起领导的重视。

(2)完善收集归档制度,确保材料齐全完整

档案部门工作人员由于不熟悉各部门业务工作,所以要在国家有关归档范围指导性文件的参考下,和各业务部门工作人员沟通协商,共同制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表,使其具有操作性和明确性,并建立健全切实可行的收集归档制度,将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”等要求贯穿其中。

(3)增强档案人员主动收集意识

长期以来,档案收集工作一直处于被动收集的局面,你来交我就收,你交多少我收多少,到时候如果查找不到,就说材料没有归档,似乎与档案人员毫无责任。这种思想一定要改变,观念一定要更新,档案人员要正确认清自己的角色。做到“脑勤、嘴勤、脚勤”,可以通过办公部门或年初召开单位专兼职档案人员会议,了解各业务部门年度工作计划,掌握主要工作项目和时间安排,便于及时督促相关人员做好材料的积累、保管和定期归档,变过去的被动收集为主动收集,让部门工作人员时刻感受到档案的重要性,赢得大家的支持。

(4)文书档案收集工作考核标准要有明确性,不可笼统无操作性

在收集工作考核时,要抽样检查某个工作项目,并结合业务部门针对此项工作的工作安排、步骤及完成情况,逐步检查材料是否齐全完整,而不是简单地用一个归档率来说明收集材料的齐全完整性。对于表现优异的工作人员 ,应当给予适当的表扬和嘉奖,反之,对于在工作中的工作人员,必须给予严厉的惩处,例如:适当的扣除部分工资,通报批评或者进行再学习教育等等。这样可以避免一些自欺欺人现象的发生,使档案部门和业务部门工作人员都能从思想上高度重视起来,更好地在日常工作中做好材料的积累和收集归档,也能促进档案人员对部门相关工作的关注及材料收集工作的督查。

(5)加大培训指导力度,强化收集归档工作

档案部门每年在年初和年末都要召集单位内专兼职档案人员分别开一次碰头会。年初就各单位年度重点工作计划进行调查摸底,并反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求,落实好各单位责任人员;年末归档前要再次强调档案归档工作的要求,便于大家及时整改,对于各部门提出的问题,要共同交流,加以解决。

(6)建立健全事业单位档案管理制度

各单位应完善细化单位档案管理规定,对现有档案管理制度进行清理和完善,对于那些已经过时的档案管理制度要进行清理,严格规范档案的收集、整理、归档、统计、移交、销毁等规定,有效地保护和利用档案。同时,还要加强档案管理制度的执行力建设,加强档案管理人员教育和培训,建立档案管理激励约束机制,确保档案管理制度规范化。

三、结束语

综上所述,在整个档案管理的过程中,文书档案收集工作是一个极为重要的工作环节,与档案管理中其它的环节相比,其具有较强的特殊性,其是进行档案管理的首要环节和起点,只有做好文书档案的收集工作,档案管理后续环节的开展才能够顺利。其是档案资源体系建设中的重要组成部分,因此在档案三大体系建设中具有重要的地位。如果文书档案的收集工作没有做好的话,完整的档案管理是不能够形成,健全完善的档案管理制度也谈不上了,所以说,做好档案管理的前提是做好文书档案的收集工作。

参考文献:

[1] 何鸶鸥.如何做好企业文书档案的收集工作[J].办公室业务,2011(S1).

[2] 郑小平.基层综合档案室档案收集工作的实践与思考[J].黑龙江档案,2010(5).

[3] 景波.浅谈档案的收集与利用[J].天津电大学报,2007(4).

[4] 迟晓云.试论新形势下的档案收集工作[J].价值工程,2010(24)

[5] 王京芬.浅论技术档案收集工作[J].办公室业务,2011(S1).

[6] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务,2013(23).

文书档案工作计划范文第3篇

[关键词]高校管理;文书档案;档案管理

文书档案是高校发展的原始记录,具有权威性和凭证性。学校各部门如何利用档案为领导当好参谋,为学校事业发展提供服务,主要取决于所收集的档案种类是否齐全,是否具有专业化、多功能的特点。随着高等教育事业的发展,各高校越来越重视档案工作。高校档案管理单位以专业化档案管理理念创新为先导,以培养专业化档案管理队伍为核心,以信息化、标准化、科学化提升档案管理的专业化水平,促进管理思想、管理方法和管理手段等方面的创新,为高校发展提供了有力保障。

一、提高文书档案管理专业化认识

首先,树立专业化理念,提高专业化认识。档案管理专业化是指档案管理职业具有自己独特的职业要求和职业条件,有专门的培养制度和管理制度。档案专业既包括学科专业,也包括职业专业,国家对档案任职既有规定的学历标准,也有必要的档案知识、档案能力和职业道德的要求。我国有档案管理人员教育和培训的专门机构、专门内容和措施,有对档案管理人员资格和教育机构的认定制度和管理制度。档案管理职业有自己的理想追求,有自身的理论武装,有自觉的职业规范和高度成熟的技能技巧,具有不可替代的独立特性。

其次,培养专业化精神,增强专业化意识。加强档案文化建设,塑造档案职业文化、职业品格和职业素养,要甘于寂寞、乐于奉献、遵守法纪、保守秘密,把做好档案工作作为事业追求、职业理想和工作态度。陈希周在《档案利用服务工作“四忌”》一文中认为,从事档案管理工作一忌态度冷淡,缺乏热情,二忌不按规章制度办事,三忌不熟悉馆藏内容和档案管理业务,四忌对查阅档案的人员不严格监视,对查阅过的案卷不经检查就人库。档案管理工作者要克服“四忌”,努力做到服务质量专业化、学习培训专业化、业务技能专业化。

再次,建立档案管理专业化体系。蹇文燕在《浅谈基层检察机关档案管理和利用的专业化构建》一文中指出,档案管理和开发专业化构建的路径主要有:一是提高认识,转变工作理念;二是提高档案管理人员素质,建设专业化队伍;三是完善设备,加大档案工作的投入力度;四是整合利用档案资源,促进事业健康发展。档案管理专业化的目标是人本化,要坚持以物为本向以人为本转变,以保管为主向开发利用为主转变,以管理型向服务型转变是现代档案管理发展的基本趋势,所有档案管理工作都是为人服务、为人的全面发展服务的,离开了人所有的档案都没有任何意义。档案管理专业化过程必须规范化和标准化。要制定全国统一、行业统一、单位统一的文书档案标准,克服各自为阵、各自为术、各自为范的局面,积极推进文书档案建设一体化,充分发挥档案服务全面、准确、便捷的功能。

二、创建文书档案管理专业化模式

要提高高校文书档案管理专业化水平,必须创新管理体制和模式,建设机构独立、人员独立、管理独立、经费独立、业务独立的档案馆。《甘肃省档案管理条例》规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织把档案事业列入发展规划和工作计划,建立和健全档案行政管理和保管机构,保障档案事业发展所需经费;应当重视档案管理工作,提供必要条件,保证档案工作的正常开展,设置档案机构或者配备专(兼)职档案工作人员负责档案的管理,并对所属单位的档案工作实行检查和指导;档案馆建设应当符合国家和地方制定的档案馆建筑设计规范,具有保管档案的专用库房,档案库房应当具备防盗、防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防光等条件和设施。

目前,高校文书档案管理模式有两种:一是文书档案产生并存放于各单位、各部门、各学院,或者单位内部设立档案室,由这些单位指定专职或兼职人员管理,档案管理零散,缺乏规范性、整体性,作用很难发挥,价值很难利用。二是成立档案馆的高校,文书档案由档案馆专人负责,各单位和部门指定兼职档案员协助做好归档工作,管理制度健全,文档生成过程规范,档案的价值整体得到利用。

三、改进文书档案管理专业化方式

文书档案管理专业化建设主要包括管理制度专业化、管理方式专业化、管理手段专业化、管理措施专业化等。陈丽在《提升四川档案管理专业化水平的标尺》一文中认为,档案专业化管理是指以系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段,从管理工作的各项专业环节入手,以提升专业水平的方式,把服务者的工作重点集中到满足被服务者的需求上,以获得更高效率、更多效益和更强竞争力的管理方式;主要措施包括组织专业性、管理过程专业性、技术专业性、人员要求专业性等。

制度建设是文书档案专业化建设的前提和基础。《甘肃省档案管理条例》规定,机关、团体、企事业单位应当建立、健全科学的档案管理制度,使档案管理规范化、标准化,并逐步采用先进技术与设备,实现管理现代化。

信息化建设是文书档案专业化建设的基本方式。为了提高文书档案工作的质量与效率,开发文书档案信息资源利用的新途径、新方法,必须利用信息化和数字化技术手段,以信息化改变传统文书档案管理模式,更好地实现“档案馆可以通过报纸、广播、电视、刊物、图书等媒介,采取出版、播放、陈列、展览等形式向社会公布档案”,提高档案的使用效率。刘向在《要提高档案管理软件的专业化水平》一文中认为,要提高档案管理软件的专业化水平,最重要的是提高程序员的档案知识水平。要根据档案工作的特点和需求,有的放矢,使软件所附有的功能适应档案管理的特殊性。还要进一步完善软件开发公司的售后服务,对档案管理人员进行培训,及时对软件和系统进行升级。陈金水在《信息化、专业化、标准化,助推社会保险业务档案管理》一文中认为,要加强信息化硬件设施建设, 实现设备和技术的现代化,全面提高业务档案管理的现代化水平,及时配备业务档案现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备, 充分利用现代科学技术, 利用缩微技术、光盘技术在业务档案管理中的作用。

四、培养文书档案管理专业化队伍

培养和造就一批职业化、事业型的档案管理队伍是实现高校文书档案管理专业化的关键。《甘肃省档案管理条例》规定,档案工作人员应当具备档案专业及相关知识,做到爱岗敬业,忠于职守,保守秘密,热情服务。机关、团体、企事业单位应当重视档案工作人员的业务培训,按照国家规定进行职称评聘,并保持档案工作人员的相对稳定。

文书档案涉及学校发展的方方面面,首先,管理人员要有坚定的理想信念,较高的政治素质,在遵守档案保密制度上发挥表率作用;其次,要掌握高等教育发展的基本规律,熟悉学校发展规划和工作计划,具有文书档案的鉴别、识别能力;最后,要有较高的业务能力,全面掌握文书档案的形成、收集、鉴别、整理、利用、保管等一系列专门环节。另外,要有较强的服务意识和良好的服务态度,为文书档案充分利用提供快捷、优质的服务。贤文在《建设一支稳定的专业化的干部档案管理队伍》一文中认为:“干部档案管理队伍应该懂得电子计算机操作和软件设计的基本原理,能自如地运用电子计算机进行干部档案材料的贮存、检索,应该懂得录像、复制、缩微等技术的基本知识,熟练地操作、使用仪器,应该具有基本的化学、生物知识,以利用各种手段实行对干部档案材料的防霉、防腐措施,应该懂得中国档案发展史、干部档案史,等等。”为此,要加强文书档案管理专业化队伍建设,使档案工作者从档案资料保管员向档案资源开发者和研究者转变。

其一,加强档案学学科和专业建设。完善、发展档案学科知识体系,根据社会需求,有条件的高校要积极开办档案学本科和研究生专业,结合现代档案管理的发展趋势,加强课程建设和教材开发,培养档案管理应用人才、档案管理信息系统研发人才和档案学研究人才。

其二,引进档案管理人才。要改善档案管理人员的待遇和工作环境,在职称评定、推优评优等方面给予倾斜和照顾,吸引其他单位或部门具有档案专业学习或管理背景的人员充实到档案管理队伍中。

其三,选留档案管理人才。从应届毕业生中选留档案学专业大学生充实到档案管理队伍中,改善档案管理队伍的学历、年龄、知识、学缘结构,增强档案管理队伍的整体活力。

其四,加强现有档案管理人员培训。对现有在职在岗档案管理人员进行专业化培训,建立学习型档案管理组织,提高档案管理业务素质,培养职业化档案管理队伍。徐墨客在《精英成长需要专业化学生档案管理》一文中认为,档案管理工作应该是“润物细无声”的过程,要做到宁静、细密、辛勤。辛勤即勤记,勤整理;细密即仔细、缜密;宁静即静下心来,不断思考、研究、甄别。

文书档案工作计划范文第4篇

关键词:文书档案资料;档案管理;对策

0 引言

医院文书档案是包括基建项目资料、会议记录、人事调动资料、工作计划、年度总结及病人病历等在内的重要资料,是医院开展各类管理活动的重要历史凭证。文书档案管理作为医院档案管理工作的重要组成部分,担负着医院公文的收集、分类、传递、归档等重要的责任,其管理水平的高低会对于档案资料的完整性和质量都有很大的影响。为了提高医院档案资料的利用率加强文书档案管理,实现文书档案工作的科学化和规范化是必然的。做好医院的文书档案工作不仅能使医院各部门和患者能够及时方便的获取所需信息,还能够促进医院在新时期的和谐持续发展。

1 医院文书档案工作现状及面临的困境

1.1 文书档案管理人员综合素质偏低 随着信息化时代的发展,无论是企业、单位还是各类社会组织,其竞争力的高低归根结底取决于其人才综合素质水平如何。尤其是对于医院文书档案管理工作来说,专业化程度比较高,特别是在竞争日益加剧的知识经济时代,对档案管理人才更是提出了高要求,既要有专业的档案管理专业知识,又要熟练基本的计算机操作等。然而,从目前医院文书档案管理工作队伍来看,这种高素质、高水平、专业的复合型人才还比较缺乏,综合素质普遍偏低,这很不利于医院档案管理工作效率的提高。

1.2 部分单位不能有效地利用医院文书档案 目前,还有部分医院管理人员和相关工作人员缺乏档案意识,对于档案资料的保存和利用认识不到位,常常造成文书档案的毁坏与人力浪费。另外,有些医院由于对文书档案的管理工作不够重视,因此缺乏必要的档案管理部门,或者在档案管理的职责上分配较为混乱,档案存放和管理职责不明确,档案的传递是使用过程中缺乏规范性,甚至有些医疗档案不统一存放于综合档案室进行管理,而是存放于各个科室,很容易造成档案的混乱和丢失,为后期文书档案资料的使用带来障碍,影响医院各类工作的正常开展。

1.3 缺乏硬件设施,信息化程度低 很多医院由于缺乏对文书档案管理工作的重视,而缺乏对档案管理相关硬件设施的建设,导致医院档案室硬件设施达不到相应标准,比如缺少档案存放位置或档案管理条件差等,大大降低了医院文书档案管理工作的效果。并且,目前还有很大一部分医院的文书档案工作仍然为传统手工操作,使文书档案资料不能及时整理归档,更容易造成档案的损坏和丢失,影响档案资料的真实性和完整性。如今,我国大部分医院还没有意识到档案管理信息化建设工作的重要性,缺乏对于信息化建设的人力、物力、财力等各方面的投入,导致文书档案信息资料搜集不全面、更新不及时等问题,最终导致文书档案管理工作的混乱,降低工作效率和文书档案的使用效率。

2 做好医院文书档案管理工作的对策

2.1 提高对医院文书档案工作的重视 首先,医院要想切实提高文书档案工作的效率,档案管理部门就必须取得领导的理解与支持,让领导意识到档案管理工作对于医院现代化建设发展的重要性。档案管理工作人员要多多汇报工作,以此来提高领导的档案意识,使档案工作更好的为领导的决策提供帮助。其次,要不断提高档案工作人员的自我觉悟,选配专业对口、工作认真负责、职业道德良好的员工担任文书档案管理工作人员,要求档案工作人员认真务实,能够自觉学习不断提高综合素质水平与档案管理水平,从而更好地为医院工作服务。然后,医院应该加大资金投入,为文书档案管理工作提供必要的经费和物质保障。比如对档案室进行装修改造,配备铁质档案密集柜、计算机、打印机等现代档案管理需要的硬件设施,进而保证医院文书档案的安全性和保密性。另外,医院档案部门要积极争取各方面支持与协助,最为重要的是要获得其他科室同事的支持,加强他们对档案工作的了解,使他们积极配合文书档案工作的顺利开展。

2.2 提高医院文书档案管理人员的综合素质 新的社会形势对医院文书档案工作人员提出了更高的要求,要切实做好档案管理工作,需要相关工作人员不仅要有丰富的档案管理专业知识,还需要熟悉现代计算机技术,即要具有较高的综合素质。因此,首先医院必须加强对文书档案管理人员的专业培训,也可以通过加强职业教育的方式,丰富其档案管理专业知识,提高档案管理的技能水平和信息素质。其次,医院要建立和完善档案管理工作体制,建立一套规范的、系统的文书档案管理程序,实现医院文书档案的科学化管理,进而方便切实解决档案管理中出现的各类问题。此外,医院档案部门还要积极引进高水平的文书档案管理人才,特别提高对那些掌握现代档案管理专业知识和操作技能的高校档案专业人才的重视,为医院档案现代化建设工作储备人才。

2.3 加强文书档案管理设施建设,实现信息化 基于信息时代大众的要求,医院文书档案管理工作迫切需要进行信息化建设。文书档案信息化建设工作是一项具体的管理工作,需要严格的技术和完备的软硬件设施作为支撑,对医院文书档案资料内容定期进行管理和维护。因此,医院必须加大对文书档案信息化管理的投入力度,配备档案信息资源建设所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息资源建设相配套的设备仪器和软件系统,才能为实现档案管理的信息化提供很好的基础保障设施,才能实现科学化、规范化、现代化的档案管理,保证医院文书档案的真实性、完整性和保密性,进而更好的为医院和患者提供优质方便的档案服务,在很大程度上提升医院的工作效率。

3 小结

综上,目前部分医院在文书档案工作方面还存在一些问题,需要医院及各部门提高对文书档案工作的认识,加强档案管理工作必要的软硬件设施建设,最终实现医院文书档案管理工作的信息化。同时,还要不断提高档案工作人员的综合素质,提高文书档案工作的科学性和规范性,使得文书档案更好的为医院各项工作的顺利开展服务。

参考文献:

[1]王勇.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报,2015(06):176.

[2]朱月恒.医院文书档案的规范化管理措施新论[J].办公室业务,2015(07):55-56.

文书档案工作计划范文第5篇

关键词:办公环境;自动化;文书档案管理

把文书档案管理工作进行自动化管理之后,能够在新技术和新设备的支持下,提升办公效率,创造了档案管理工作的便利,同时也是传统文书档案管理工作的创新改革变化。处于自动化办公条件下,文书档案管理工作的信息资源被充分地利用,但是目前企业中的文书档案管理工作还存在一定的问题,需要结合科学的管理方法和技术措施,积极探索出一系列有效的管理措施,确保文书档案的准确完整,提升文书档案管理工作的整体工作质量。

一、办公自动化文书档案管理的现存问题

(一)受到传统观念的影响

现代化社会收到了信息技术的影响,因此人们也有了高效开发信息的意识。在企业具体工作中,传统的文书档案管理工作基本都是人工、纸质的工作形式,同时档案一旦存档都是处于封闭和半封闭的状态,费时费力并且不容易查阅。自动化档案管理工作思想出现之后,档案管理工作人员并没有引起足够的重视,同时也没有丰富的实践工作经验,同时还受到一定的经费影响,导致文书档案管理工作一直得不到应有的重视,文书档案管理工作质量也一直无法提升。

(二)自动化信息技术掌握不全面

自动化信息技术能够有效地实现电子档案管理工作的电子化管理模式,但是自动化办公环境下的文书档案管理工作对于计算机信息处理技术要求较高,需要具备专业系统的计算机技术作保障,除了信息处理工作之外,还要对计算机领域的只是涉及面广、技术密集和更新发展速度需要全面掌握。文书档案管理工作还需要保证电子文书档案的内容真实性,但是我国关于文书档案管理的法律法规还不够健全,所以一旦出现电子档案中个人隐私和公共信息侵害问题,不能够及时的按照法律规定来进行处理,影响了自动化电子文书档案管理的发展。

二、办公自动化工作环境下的文书档案管理策略

(一)提升文书档案管理工作人员工作观念

社会信息化发展迅速,文书档案管理工作也要跟上发展脚步,改变传统的纸质档案人工整理档案工作方式,使用现代化多媒体技术、数据库和图片等数字档案来代替,同时工作人员需要提起重视,充分地意识到文书档案管理工作信息化的重要性,树立企业文书档案管理的信息化管理观念,促进管理工作的技术创新。

(二)制定文书档案管理工作标准

自动化办公能够帮助文书档案管理工作逐渐提升工作效率,但是由于文书档案载体发展多样化,因此也需要对文书档案管理工作制定完善的档案管理制度。首先要严格文书档案自动化建立的全过程,让文书档案管理工作变得更加标准和规范,建立完成之后需要进行相应的调整,让文书档案管理和相关的工作管理制度相符合,保证后期的文书档案管理工作更加规范化、程序化和制度化。

(三)完善文书档案管理工作基础设施建设

想要实现自动化的文书档案管理,需要相应的建立自动化工作设施环境,配备专业的计算机设备和多媒体工具,完善自动化文书档案管理工作应用系统,才能够实现文书档案管理工作的自动化建设。

(四)确定好管理工作重点

自动化办公室工作环境下的文书档案管理工作人员需要首先确定好自己的管理重点,结合现有的档案工作内容来合理的制定工作计划,能够很大程度上提升档案管理工作效率。管理工作人员在确定了文书档案管理工作重点之后需要根据实际情况随时进行调解,从而能够在提升工作效率和质量的基础上,降低工作量。档案管理工作不管事管理,还需要进行档案信息核实工作,只有档案信息正确,才能够利用和保存价值,无用的信息需要及时排出,重要信息需要记录在案。文档管理工作人员需要把工作重心全部放在档案价值的鉴定和文档流程的跟踪控制上去。

(五)管理工作规范化

首先,文书档案管理自动化需要选择性能好、兼容性较强、存储空间大的软件系统进行操作,统一的规范操作步骤和流程,实现文书档案管理工作的高效进行。同时由于信息化技术涉及到了网络安全,文书档案管理系统也要做好一定的安全防范措施,提升系统运行效率的同时,保证数据的安全。管理工作要积极的引进网络安全技术,社会防火墙,安装杀毒软件,维护好文书档案管理工作的安全有效进行。

三、结语

现代化信息技术的发展为企业的办公提供了自动化的全新发展条件,因此企事业单位都必须要合理的利用好信息化技术,积极引进现代化办公系统,提升工作效率,把企事业单位的工作变得更加的自动化、信息化、规范化。文书档案管理工作中使用自动化管理系统,需要提升档案管理工作人员的工作能力和工作水平,建立完善的工作流程管理制度,保障文书档案管理工作朝着更加自动化、智能化的方向发展。

参考文献:

[1]宋李娜. 浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J]. 档案,2010,02:59-60.

[2]杜建民. 浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议[J]. 水利规划与设计,2014,09:64-65+72.

文书档案工作计划范文第6篇

[关键词]文书;档案;管理

医院文书档案涵盖医院年度工作计划和总结、发展规划、统计资料、委任书、合同、会议记录、基建项目资料、协议等重要内容,是医院开展医疗护理管理、行政管理和党务管理等活动的重要历史凭证。文书档案是医院的重要历史凭证和临床科研的必要基础条件,做好文书档案管理和利用,是充分发挥医院办公室参谋助手作用必不可少的一个环节。近年来,随着医院建设及医疗卫生事业发展,以及医院管理工作制度化、规范化、科学化水平的不断提高,医院文书档案管理和利用工作发挥着越来越重要的作用。

一、文书档案是医院不断发展的历史见证

(一)文书档案作为一个医院的历史凭证和临床科研的必要基础条件,其重要性和关键性是不言而喻的

医院文书档案管理是医院办公室一项最经常、最基础性的工作,其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程。文书档案管理是医院基础管理水平的充分体现,对于推动医院管理体制改革和医疗卫生事业发展有着不可忽视的作用。近几年,医院各项工作都在迈向科学化、规范化、标准化,随着医疗规模的扩大,为适应医院发展建设,加强医院档案管理势在必行。医院领导对档案工作也越来越重视,通过多种形式大力推进档案建设,把档案规范化管理纳入重要议事日程。正视医院档案管理中存在的问题,充分认识档案建设的必要性和独特性,将会有效促进医院档案的规范化管理。

(二)文书档案管理是衡量医院档案管理水平的重要标准之一

在高速发展的信息时代,随着医院管理向科学化、现代化、标准化发展,医院档案管理已成为医院管理中的重要组成部分。在实际工作中,实现医院档案管理现代化建设,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案规范化的重要基础工作。日益丰富的文书和档案工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作是各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但文书档案已经成为衡量医院档案管理水平的重要标志。医院档案是医院在所从事的医疗、科研、教学、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存价值的各种文件。文书档案工作是档案工作的重要组成部分,它是一个单位发展历程的缩影,又是现在管理建设状况的记录,因此在整个管理工作中发挥着极为重要的作用。在医院建设和医疗卫生事业发展中发挥着重要作用,是现代医院管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志。

二、医院文书档案的规范化管理措施

(一)着力提高文书档案管理人员素质

医院文书档案,是医院实施行政管理的重要历史记录,是反映医院行政管理、医疗护理管理、党务管理等活动的重要凭证。医院文书档案对医院来说,具有不可替代的参考价值,其管理更是一项十分重要的工作。文书档案管理是医院管理的重要组成部分,医院现代化的办公有了长足的发展,而文书档案管理远远落后于医晓的信息化建设,这就迫使档案管理工作者必须着眼未来,努力提高自身的专业素质,解放思想,不断创新,进一步提高工作效率。医院文档人员应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上,按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求,努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养,做一名合格的文书档案管理工作者。

(二)不断推进信息化管理进程

医院文书档案管理是医院综合档案室或办公室一项最经常、最基础性的工作,其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程。医院档案记载着医院历史发展的过程,它就像一部历史记录片反映着医院发展的不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等,是医院发展历程的见证。随着我国经济的不断发展,电子信息科学地不断进步,医院管理也需要更系统化、程序化、具有科学性地进行管理,档案工作更为突出信息化管理。通过信息化建设以期能够推动医院文书档案管理流程的简便化、管理方式的实用化以及利用率的高效化。

(三)建立档案制度,规范档案管理

档案管理工作的目的,是为了强化医药卫生科技事业单位的档案管理,促进档案信息资源的开发利用,使医药卫生科技事业单位档案工作跟上卫生改革工作的步伐,更好地为卫生事业各项工作业务。医院文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有从提高本单位文书档案工作的应有地位,搞好文书工作与档案工作的规范衔接,加强部门间协作,做好文书档案收集工作,建立有效的管理制度和工作程序等方面入手,加强文书档案管理工作,树立文书档案管理工作规范化、标准化,才能提高文书档案利用率,为单位的建设与发展提供强有力的保证。通过建立科学的档案管理体系,健全档案管理的规章制度,是档案管理的关键。根据《档案管理法》,我院制定了相应的档案管理制度,每份档案从装订、整理、借阅等都制定了相应的管理制度,使档案的利用、销毁都有章可循。

四、结束语

医院的文书档案管理是医院管理的重要组成部分,对医院自身建设和发展具有重要的作用。随着医院建设及医疗卫生事业发展,以及医院管理工作制度化、规范化、科学化水平的不断提高,医院文书档案管理和利用工作发挥着越来越重要的作用。因此,做好医院文书档案管理工作促进医院发展具有十分重要的意义。

参考文献:

[1]于海英;医院文书档案管理的几点体会[J];才智;2012年02期

文书档案工作计划范文第7篇

关键词:企业文书;档案管理;档案保密

一、企业文书档案管理现状

随着我国《档案法》的颁布与实施,对于档案管理的重要性提到了新的高度。现代企业普遍都建立档案室,尤其是营企业,其档案室的规模较大,机制和体系的都较为完善,管理工作也比较到位,但一些中小企业或是民营企业、私人企业等文书档案管理存在较多的问题。本文将针对这种状况,对问题进行深入的分析,并提出一些建议。

二、企业文书档案管理问题

随着时代的进步,一些企业的结构调整不断深入,使得企业的档案工作者积极开展工作,取得了一定的成绩,但同时还存在一定的缺陷。

(一)文书档案保密管理信息化建设滞后

由于受传统思想的束缚,部分企业文书档案依然是采取年度归档的方式,收集鉴别、整理归档、查阅借用等没有健全的规章制度;除此外,文件归档、登陆统计等一系列的环节,仍旧采取手工操作;并且文书档案员一般由企业办公室人员兼职,而接受高级的专业系统的学习的人不多,因此他们对于计算机知识掌握甚少,也就难以应对现代文书档案信息化的要求。

(二)文书档案保密管理制度建设不到位

一些企业的档案意识浅薄,不仅缺乏对文书档案保密管理原则、方式等的制度性顶层设计,而且还没有做出文档管理的收集、鉴定、整理、保管等细化方案;企业文书档案管理工作没有严格制定工作计划和规章制度,各级领导的分工监督也不到位。除此外,要足够的重视各个档案管理制度,而对于企业文书档案管理的工作人员,要熟悉档案的管理制度,对每一步都要有较高的标准和要求。各部门领导要健全完善的档案管理制度还,就要定期的进行工作管理的视察和不定期抽查。

(三)文书档案管理工作中人员队伍建设亟待加强

企业文书档案管理人员中存在专业素养和知识素养的欠缺,有些企业为节省人力而有些职员身兼多职,因此对于文书档案的保密管理工作不够重视;再者,他们当中大多缺乏对专业知识的掌握,因此不能对文书档案管理工作做到认真钻研,使得企业的档案管理工作得不到有效保障。

(四)各个部门对档案管理工作的配合不够

文书档案的保密管理涉及收发、登记、送批、归档、销毁等工作环节,工作程序性强,急需各个部门的协助,完成一整套的业务流程,各单位应制定工作标准化程序,形成操作性强的工作规范,加强各个部门的联系,为岗位人员做出工作上的指导,使工作更为流畅。

三、企业文书档案管理对策

文书档案管理工作是企业的一项重要工作,同时也是国家法律赋予的责任,尤其是对于百年昌盛的大企业,更不能够忽视文书档案管理工作。鉴于此,要树立对企负责,对历史负责的高度责任心,才能够做好文书档案管理工作。

(一)强化企业文书档案保密管理的信息化建设

正如当今,电子文件的优势对档案管理的转型提出了新的要求。目前,在各项档案管理工作中,电子文件充分凭借自身的优势取代了传统的纸质文件,一方面提高档案管理的效率,另一方面也为信息的使用者提供更加先进的信息查询方式;除此之外,要进一步加强企业的软硬件设施建设,如配备必要的扫描仪、打印机等,以提高文书档案管理的物质信息化条件。

(二)建立健全完善的管理规章制度

例如针对电子文件取得难、收集难、管理难的问题,就要建立健全各项规章制度,监督相关部门江收集和保管等的电子文档当成一项重要的任务来完成,以保证电子档案内容的齐全和完整。据有关的档案管理办法,企业要根据实际情况,健全档案工作机制,明确原则和管理方式等。要严格规定文书档案的收集,编制的范围,界定文件形成等一系列的档案保密管理工作。

(三)加强管理人员队伍建设

加强教育培训,提升业务能力等,都是做好档案工作的基本保证。在人才引进方面,要选择良好的档案管理专业人才加入企业,以提升企业的专业化人才数量;在人员培训的角度,组织岗位人员参加国家档案局等的专业机构的理论业务知识培训,将文书档案基础业务、信息化知识和应用技能作为岗位人员培训的重要内容,以提升业务能力。

(四)建立相关部门间的沟通联系机制

要建立完善的责任保证体系和监督管理网络,在这其中,档案管理部门起到中枢和主导的地位,要全过程的参与其中,并通过岗位责任制来约束各部门及其相关人员的行为,以保证所经办文件责任落实到人,保密工作有据可依,同时要有相关领导带头,协调各部门人员的行为,以保证严格按照规章制度,进一步落实文书档案保密管理工作。

四、结束语

企业文书档案是推动企业发展的重要资源,其为企业的文化水平和管理经验的积累,也是企业管理工作的基础和条件,为该企业的进一步发展提供重要的资源。档案安全是确保档案保密工作的基础,对此,加强保密工作是保障档案安全的重要措施,因为只有做好档案的保密工作,才能提高档案管理的安全性,为员工的基本工作奠定良好的基础。

参考文献:

[1]牟丹宇,赵淑芳.略谈信息时代的文书档案工作[J].陕西档案,2010,06.

文书档案工作计划范文第8篇

二、为完善档案综合管理,提高综合档案的利用效果,我们建立健全的档案管理制度,完善和修改了多项规章制度,设有档案存放示意图、箱柜指引卡。在通用性编研方面编有组织沿革、大事记、全宗指南、基础数字汇编、发文汇编、制度汇编、编研资料等。

三、20__-20__年利用档案资料的人数达339人次,为公司的安全生产、经营管理、设备检修、企业改制、清产核资、生活区的整治、大坝规划及房地产、贯标、创先进发电企业、党员先进性教育等项工作提供了具有价值的档案材料。

四、在企业贯彻质量/环境/职业健康安全体系标准过程中,重新编制了《档案管理标准与制度汇编》,为了明确各部门、各专业所应移交科技文件材料的责任范围,方便生产管理人员和技术人员了解科技档案的分类规则,编写了《__发电公司科技档案归档范围表》,使各项目负责人更好地配合档案人员做好文件、资料的收集、整理和归档工作,为公司的安全生产服务。

五、依据档案复查的内容进行逐一对照检查,主要如下:

1、公司档案综合管理机构健全,人员到位。由于企业实行公司化改制后人员变化较大,及时调整了档案领导小组、档案鉴定小组和保密工作小组,组长由总经理担任,档案工作归口综合部管理。

2、档案管理做到工作落实,完善管理制度化。我公司十分重视档案工作,将档案工作与企业现代化发展同步考虑,列入企业发展和年度文秘站网工作计划,纳入领导议事日程。档案专职人员根据上级要求和档案工作情况,每年制定档案工作计划,认真总结年度档案工作情况,进一步将档案管理工作规范化。

3、20__年“三改”后,兼职档案人员有较大变动,我们及时调整了档案管理网络,组织有关人员学习有关档案管理方面知识,提高管理水平,并邀请广州市档案局人员到公司对专职档案和兼职档案员进行培训和指导,进一步提高档案管理水平。较好地完成了每年的档案的收集、整理和归档任务。

4、企业的发展,档案材料也随着年复一年地增加,公司为了满足需要,设置了能够满足档案工作发展需要的专用库房和办公室,对原有旧的档案柜进行了更换,增加了档案柜的面积,按照档案库房管理要求做好“八防”工作,增加购置了各种设备,完善了库房的设施,建设较先进的现代化综合档案室。

5、为确保档案归档率,在日常工作中重视档案管理网络活动,增强兼职档案员的责任感,促进兼职档案员的文件资料、会议纪要、各种报表、工程招投标资料等进行收集、整理、归档,力求做到对有利用价值的文件材料都能按时、按质、按标准归档。近三年归档案率达100。

6、目前,我公司室藏档案共6078卷(件),检索目录等62本,案卷组卷准确,目录 编制规范,方便检索和利用。

7、在通过达国家二级管理水平后,我们更加严格要求档案管理的规范化;对人员素质要求更高,对档案归档时间要求更准时,文件材料的收集、整理、立卷更准更快,没有出现积压现象。文书档案的立卷方法从20__年起按照广东省档案局文书档案立卷改革方案的要求,以件为单位。

8、完成续编《大事记》、《组织沿革》、《基础数字汇编》、《发文汇编》等有价值的材料收集,增加了《》、《》、《QC小组活动成果》、《》、《__发电公司第一届一至五次会议汇编、《》等多种编研材料。

文书档案工作计划范文第9篇

关键词:档案整理 新员工 培训

新员工是一个组织的新鲜血液,给组织带来朝气与生机。为了使新员工能尽快适应组织的文化、环境与要求,通常会对其进行培训。一般说来,对新员工的系统培训包括工作技能培训与工作适应能力的培养,前者通常需要在短时间内完成,而后者则需要潜移默化,长时间的熏陶与磨合。

笔者认为,如果能将文书档案整理工作统筹为新员工系统培训内容之一,将对新员工初步认识单位的组织机构及其人员组成,了解单位的办事流程与规范,方便日后的工作协调等起到积极而事半功倍的作用。

一、文书档案整理工作作为新员工培训的可行性

1.文书档案整理工作易于接触,易于培训

文书档案是在单位行政管理事务活动中形成的记录材料,通常由通用文书转化而来,包括公文、信函、简报、会议记录、计划和总结等。作为单位或者部门,只要有事务需要处理,就必然产生文书档案,必然产生文书档案整理工作。同时,随着文书档案现代化管理技术的应用,文书档案正从按固定时间周期整理一次(按卷宗归档),转变为及时整理的日常工作(按件归档)。这就使得文书档案整理工作可以成为新员工普遍培训的一个专项内容。

另外,虽然文书档案整理工作是文书档案管理工作的基础,是形成系统、完整、有效的文书档案的前提,但其技术要求明显低于文书档案整理工作。作为新员工,可以通过简要的培训,提高对文书档案整理工作的重视,以高度的责任心和细心,便可以胜任文书档案整理工作,并将繁琐、枯燥的文书档案整理工作化整为零。

2.直接推动单位的档案管理工作,可以获得文书档案管理部门的支持

根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等有关规定,企事业单位应及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理(立卷)、归档,其中也对的档案管理工作做了明确的规定和细致的要求。而档案管理中存在最大的问题是档案材料的及时归档问题,材料不能及时归档通常有三种原因:一是认识不足,对应该归档事件不敏感,没有形成归档材料;二是缺乏积极性,为了部门使用方便对于该归档的材料不归档;三是没时间归档,日常工作繁重,将归档作为缓办事宜。

培训新员工参与到档案整理工作中,可以使新员工从入职开始便重视文书档案工作,同时,由于新员工处于培训阶段,工作量不是很大,又有极大的工作热情,可以有充分的时间对文书档案进行收集、整理,解决文书档案材料归档难的瓶颈,不仅变向的促进了各部门对档案工作的重视,更推动了单位的文书档案管理工作。因此,文书档案管理部门将全力提供必要的技术支持与培训。

二、新员工在档案整理工作中的收获及关注点

文书档案整理工作看似简单、重复,枯燥、无趣,但其内容却从一个侧面反映单位各项业务的办理过程,乃至单位的成长与发展过程。在收文和送文简单的工作中同样考验与培养着新员工的协调能力;在对文书档案材料认真、细致的整理与观察中,逐渐形成对单位工作流程与办事规范的初步认识,并通过文书档案对部门或单位的主要业务有了更为细致的了解。以下是笔者认为新员工在整理文书档案中应该重点关注的内容:

1.时间

对于普通收文,时间包括文件的落款时间及到单位的收文时间。对于需要部署工作的收文,则需要详细记录收文的时间、领导批示时间、初步形成本单位工作部署文件的时间(拟稿时间)、正式发文时间等。

通过对文书档案材料时间的分析,可以了解一件事情处理的周期与频率,侧面反映一件事情处理难易程度与复杂程度等。

2.修改与批示

文书档案中的送审(初稿)材料与正式成文通常会有区别,送审(初稿)材料在经过领导批示或修改后才能形成最后成文。这些批示和修改则应该是新员工重点学习和揣摩的内容。因为这些批示和修改,不仅仅是用词或语言结构上的变化,同时可能反映了领导或集体决策的倾向,对于事态思路上的变化。新员工不仅仅需要学习遣词用句上的细微差别,更要细心体会和思考文件在修改前后所表达意思是否有差别,是否对事态的发展有着微妙的变化。

3.文件签转

文件签转是单位处理业务流程的反映,既可以反映一个部门的业务范围,也可以反映一个单位内部的配合与协调程度。对于一个文件,无论是签转到别的处室还是需要由几个部门共同签发,都说明类似的事情在单位内部开展,如果不考虑所涉及到的部门的情况或者意见,都是不明智的。而作为新员工,则要多留意文件签转的顺序及过程,最后发文的签章等。关于签章补充一点,如果一个单位既有行政章又有党委章,则需要新员工在文书档案整理过程中,细心留意在不同情况下签章的使用情况。

4.行文风格

文书档案包括公文、信函、简报、会议记录、计划和总结等,即使是统一标准格式的公文,也会因拟稿人个人的行文风格而产生区别。如果是会议记录、工作计划、工作总结等材料,材料的遣词用句、行文结构将会有更大的区别。作为新员工,应该用心学习规范的行文方式,并通过文件材料的体会不同工作人员的关注点、办事思路,协调方式等,避免日后在行文或行事过程中,产生不必要的分歧与摩擦。

三、安排新员工从事档案管理整理工作的注意事项

1.强调文书档案整理工作对新员工的培训意义,统筹各部门积极参与

将文件整理工作作为新员工系统培训的必修内容,并充分争取各部门的支持与配合,向其说明文书档案整理工作对新员工的培训作用,动员各部门将一部分非保密的文书档案整理工作交给新员工来负责,并能够安排一名老职工进行把关。

2.统一培训,在操作水平上达到要求,保证文书档案整理工作的质量

文书档案整理工作虽然在技术上没有文书档案管理工作标准高,但在进行此项工作时,务必要对新员工进行基本的培训,明确单位文书材料的归档范围、归档原则、编号方法等,避免新员工的文书档案整理工作流于形式,成为无用功。要求新员工以高度的责任心来对待文书档案整理工作,并学会从档案材料中科学的分析问题,细致、用心的揣摩,尽快在感性上对单位的各个机构、各项业务乃至工作人员有初步的认识。

3.强调保密性

企事业单位的文书档案都有其保密级别的设定,在安排新员工进行文书档案整理工作时,单位首先应明确哪些文书材料是新员工可以接触或整理的,哪些是接触后仍需要保密。一般来说,新员工通常有试用期,建议单位在与新员工签订保密协议的前提下,根据新员工的状态,是实习期还是已经过实习期,来确定文书档案的整理范围。

综上所述,新员工要积极参与到文书档案整理工作中,为单位的档案资源体系建设做贡献,并在实践中学会客观、科学的利用文书档案资源,使自身尽快适应新的工作环境、胜任新的工作岗位。

参考文献

[1]段东升.文书档案管理[M].北京;中国档案出版社,2010.2,142

[2]郑述平.文书档案管理分析.大科技,2011.4:146-147

文书档案工作计划范文第10篇

随着社会发展的不断进步,档案工作越来越受到社会各界的关注和重视,档案作为一种特殊的财富,其“存史鉴今”的作用也逐渐得到了发挥。我院一直对档案管理工作高度重视,将其列入重要议事日程和工作计划中。最近,根据县档案局“大档(2009)12号”文件要求,我们对档案管理的各项工作又进行了认真细致地自查,现将工作情况简要汇报如下,不妥之处请批评指正。

一、医院档案室一般情况:

院档案室占地近100㎡,分有综合档案室、陈列室、病案室和档案管理人员办公室等。档案室归属院办公室,由院办主任负责管理,一名工作人员专门对每季度、每年的文书、会计、基建、照片、病历等档案进行整理、归档和利用等。至目前,室藏档案卷宗共计3090卷。其中:文书档案584卷、会计档案1843卷、基建档案50卷、照片462张5册、设备档案78卷、荣誉档案43件。2003年医院自筹资金10万元,购置了新档案柜65套和部分办公用品,同时还配有灭火器、温湿度计及防鼠、防虫、防潮药剂,保证了档案资料的安全。

二、认真贯彻实施《档案法》、《档案法实施办法》和《××省实施<档案法>办法》和《×市档案管理办法》。

1994年医院进行过一次大规模档案整理,1998年又对文书档案进行了整理,但存放、归档和管理工作不规范,档案存放库房、管理、利用没有引起足够重视。自2002年起,我院将档案建设工作列入医院工作要点,认真学习《档案法》、《档案法实施办法》、《×省实施<档案法>办法》和《×市档案管理办法》,并按照《×省机关档案工作目标管理办法》等有关文件要求,把综合档案管理工作纳入了具体工作计划中。

2002年,为进一步认真贯彻档案管理法规和办法,加强医院档案建设和管理工作,根据县档案局的要求和我院业务需求,我单位专门成立了以院长为组长,分管院长为副组长、院办主任、几位职能科室主任、档案管理员为成员的档案管理领导小组,具体负责档案管理工作。

2003年,在县档案局领导和工作人员的帮助指导下,由院办组织抽调8人对1968年以来的文书档案、1966以来的会计档案以及1980年以来的病历档案等进行了认真细致、严格的整理。先后三次召开档案工作会议,解决档案整理过程中遇到的突出问题,院领导每周过问一次整档进展情况,办公室主任随时参与整档具体工作,并及时对抽调的工作人员进行了档案法规、档案建设规范和要求的学习培训,增强了责任感。2009年、2009年我们又及时对当年的各类档案进行了整理归档。整理过程中,我们严格按照业务规范要求,根据医院的实际工作情况,制定工作计划,确定个人的工作任务。一方面,邀请档案局专业人员现场培训指导,边整理、边学习、边提高;一方面,根据实际情况到县档案局、农业局等学习建档经验。工作人员不怕苦、不怕累,较好地完成了档案整理工作任务。整理中未发现丢失、损毁、涂改和伪造档案现象。

为加强档案管理,防止档案资料流失或损毁,我院从管理制度入手,制定了《档案综合管理制度》、《文件材料归档制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案管理人员岗位职责》、《综合档案库房制度》等七项制度。档案管理工作已基本迈入了规范化、科学化、制度化、标准化的轨道。

2003年经×市、县档案局联合验收认定我院综合档案室达到省一级标准。

三、档案的开发利用情况。

1994年编制了《医院管理文件汇编》,1999年、2003年编写了《全宗介绍》、《组织机构沿革》、《医院大事记》,2003年还编写了《历年处理医患纠纷专卷》、《历年违纪职工处理决定专卷》和《发文汇集》等。配合县志编委会,积极实施了1986年至2000年县志·卫生志的编写工作。这些,为服务和推动医疗卫生工作的发展起到了重要的作用。

四、存在的不足和今后的打算。

上一篇:招商档案工作计划范文 下一篇:档案部门工作计划范文