加强单位自备车辆费用会计控制与管理

一、目前单位自备车辆费用的现状

根据领导人员公务用车的配备标准，浙江省永康市凡行政事业单位副科级实职职务以上的干部，在单位经费许可情况下，每人都可配备专人使用小轿车或单位专用车，大多国有集体企业都购置了自备使用小轿车、货车，甚至有些大的企事业集团还购置了客车。一个单位多则十几辆，少则二三辆。自备车辆的配置改善了工作条件，提高了工作效率。但是，自备车辆费用开支额有逐年扩大之势，如行政事业单位每辆小轿车年开支少则三四万元，多则十几万元，甚至几十万元的开支，企业虽然费用相对少一点，但一年最少也有将近一万元。这些车辆费用大多分为两部分，一部分是固定的费用，如年检费、养路费、保险费等，另一部分是不固定的费用，如汽油、柴油、机油耗费，公路车辆通行费，机动车停车费，洗车费，修理费，聘用驾驶员的工资、补贴及奖金等。如何加强对自备车辆费用会计控制与管理，如何用最低耗费，保证车辆正常使用，已是摆在会计人员面前的一道课题。

二、自备车辆费用的会计核算科凰

各类性质单位的自备车辆费用的核算，在现行制度中没有明确规定。我们在内审中了解到单位自备车辆费用纳入会计核算的内容五花八门，方法不一，有的行政单位在“经费支山――公用经费支出”中列支，不设置明细科目，有的设置车辆燃油明细科目，其他开支都作为“其他费用”：有的事业单位是在“事业支出――设备购置费、修缮费”中核算；有的企业在“管理费用――修理费、差旅费、车船使用税”或“营业费用―运输费”中核算，纳入核算方法口径各单位都不同，这种核算办法，因为没有明确的“自备车辆费用”明细核算科目，达不到费用的控制与核算目的。

笔者认为要达到自备车辆费用核算目的，行政单位应在“经费支山――公用经费支出”中，事业单位在“事业支出”中，企业在“营业费用”或“管理费用”中设置“自备车辆费用”明细科目。再在“自备车辆费用”明细科目中设置“固定费用”、“油耗费用”、“修理费用”、“出车费用”四个明细科目进行明细核算。

“固定费用”核算内容包括年检费、养路费、保险费、折旧费、聘用驾驶员工资及奖金。

“油耗费用”核算内容包括汽油、柴油、机油等燃料和附属用油。

“修理费用”核算内容包括维修费用和大修理费用。

“出车费用”核算内容包括公路车辆通行费、驾驶员出车补贴和差旅费等。

三、自备车辆费用的会计核算方法

1、购置车辆时行政单位先在“公用经费支出一设备购置费”，事业单位在“事业支出一设备购置费”，企业在“在建工程”科目中进行归集，包括车辆购买价、交纳有关税金和达到预定可使用状态前所必要的实际支出费用(如上牌费用等)，通过本科目归集达到预定可使用状态后再转入“固定资产”，记入固定资产明细账进行管理。以企业为例会计分录如下：

购入时：借：在建工程――――xx车辆

贷：银行存款

上牌时：借：在建工程――――xx车辆

贷：银行存款

2、购罩车辆全部手续办理完毕达到可使用状态时，将“在建工程”自备车辆购入转入“固定资产”。

借：固定资产――――xx车辆

贷：在建工程――――Xx车辆

3、车辆计提折旧时：

借：营业费用――――折旧费

(或)管理费用――――折旧费

贷：累计折旧

4、车辆年检缴纳年检费、保险费、养路费等费用时：

借：营业费用――――固定费用

(或)管理费用――――固定费用

贷：银行存款

5、购买汽油、柴油、机油等时：

借：营业费用――――油耗费用

(或)管理费用――――油耗费用

贷：现金(或)银行存款

6、自备车辆保养修理时：

借：营业费用――――修理费用

贷：现金(或)银行存款

7、自备车辆出车营运过程中的费用，包括公路车辆通行费、驾驶员差旅费等支付时：

借：营业费用――――出车费用

(或)管理费用――――山车费用

贷：现金

年终对当年“自备车辆费用”中的“固定费用”“油耗费用”“修理费用”“出车费用”进行归集核算，以利于分析单位自备车辆费用增加还是节约，与往年或各单位对比找出本单位费用扩大的原因，进行费用控制。

四、自备车辆费用内部控制

1、修理费用控制，严格控制车辆的维修或零部刊：更换购置费用。本着节约原则一般小毛病驾驶员自己能解决还是自己解决，不能修理的应坚持估价制度，指定修理厂实行定点修理。大额修理费用先向单位车辆管理人员汇报并审核后，方可到指定修理厂进行修理，修理费用应有二人以上经办人签署意见后按财务管理权限审批。

2、燃油费用控制。根据不同车辆耗油的特点，可以按行驶里程进行控制。购买燃油时车辆驾驶员及办公室人员一起购买油票，按里程使用燃油。临时购买需同车在场人证明签署意见，按财务管理权限审批方可报销。

3、出车费用控制：自备车辆使用要公私分明，凡是无关紧要的事不出车或少出车，公务活动中出车应经车辆管理人员批准同意后方可出车。对公路通行费应严格审查，防止重复报销票据。

（作者单位：浙江省永康市农经站）