高职秘书英语实训教学

摘 要: 高职教育侧重对岗位技能型人才的培养,其教育教学的目标指向是培养学生的“职业能力”。高职英语实训教学逐渐成为一个重要的研究课题。秘书英语是高职中实训性很强的一门课。本文作者将从分析实训教学的必要性、划分秘书英语教学任务模块、课堂实操等几个方面来阐述。

关键词: 高职 秘书英语 实训教学

一、高职英语实训教学的必要性

高职英语实训教学因其可以使学生掌握实际工作中运用英语的基本能力和基本技能而显得十分必要。只有创造逼真的实践情境,才能让学生在实践中形成岗位技能与职业能力。实训是高职英语专业教学改革的必要环节,高职英语专业教学的指导原则是“实用为主、够用为度”,强调打好语言基本功和培养语言应用能力并重,强调语言基本技能的训练和培养实际从事交际活动的语言应用能力并重。《教育部关于加强高职高专教育人才培养工作的意见》中明确指出:“高职高专教育应使学生在具有必备的基础理论知识和专门知识的基础上重点掌握从事本专业领域实际工作的基本技能。”因此,在抓好课堂教学的同时必须加强实践教学,使学生真正掌握运用英语进行实际工作的能力。要获取实际工作中运用英语的基本能力和基本技能,进行英语实训教学就显得十分必要了。学生在中学阶段为了应付高考,大部分学习都是接受老师“填鸭式”的灌输,到了大学阶段,学习目的应在老师的指导下有了改变,学习不是为了考试,而是通过大学阶段学校掌握未来社会工作所需要的技能。而且随着年龄的增长,他们已经有了自己的学习观念和风格,老师所要做的就是引导其积极参与课堂的实训并通过实训掌握工作岗位所需技能。

二、划分秘书英语教学任务模块

秘书英语是商务英语专业和涉外文秘的核心课程之一。它结合学生毕业后的工作实际,力求向学生提供其工作岗位所需要的专业英语知识和技能,培养学生使用涉外业务英语的能力,使文秘从业人员熟悉办公室中常见的涉外活动。通过实训课程,学生应掌握相关行业实用写作文体、实用口语,提高和掌握文秘英语交流的基本技能和涉外英语交际能力等。笔者结合学生的具体情况,在详细分析了大量的秘书英语资料的情况下,总结秘书日常工作,把秘书英语的教学任务划分为以下几个模块:接听电话、接待客人、归档、会议安排、旅行和住宿安排、商务宴请、商务礼仪这七方面进行了介绍,并拟写了秘书英语实训指导书。这本书整体结构脉络清晰、循序渐进,便于读者从整体上把握秘书实训内容。每个实训项目均设计了知识训练目标、实训步骤、实战练习等板块,着力体现出高职高专的教育特色,突出高职高专的实用、适用、够用的原则,注重学生的应用能力和综合素质的培养,通过模拟商务活动的各种情景对学生进行强化训练,从而使学生的仪表仪容、言谈举止和秘书技能更加规范。下面列举秘书实训模块的形式。

实训模块一 How to Handle Telephone Calls

如何接听电话

一、实训目的与要求

1.如何接听电话。

2.如何记电话记录。

二、实训用具及器材

1.电话

2.实训室

三、实训步骤

(一)准备工作

1.熟悉快速拨号转接系统。

2.电话旁边要放纸笔。

3.准备好记录有重要客户和相关公司号码的笔记本,或者记录这些信息在电脑里。

(二)电话技能

1.Speak clearly and more slowly than usual.

2.Speak with more energy.

3.When necessary “smile with one’s voice”.

4.Be and sound polite,professional,understanding,helpful,and friendly.

5.Explain things in an understandable way.

6.Make it easy to be contacted.

(三)接电话步骤

1.Answer the phone call within 3 rings.

2.Greet the caller,announce the company name,introduce yourself and offer your help.

3.Divert the phone to the correct person or take message.

The message should include the following information:date,time,your name,to whom,name of the caller,phone number,what the call is about.

四、实训范例

Sample dialogue 1

A:Mr.Ling Yun’s office.Good afternoon.Zhang Yi speaking.

B:Hello.I’d like to speak to Mr.Ling Yun,please.

A:May I ask who is calling,please?

B:My name is Tom Rollin of Pacific International.

A:Thank you,Mr.Pollin.One moment,please...

B:No,no.This is Rollin,not Pollin.

A:I’m sorry,Mr.Rollin.Just a moment,please.(Over the intercom)Mr.Ling,a Mr.Rollin of Pacific International is on the line.

C:Can you find out what he wants?

A:Yes,Mr.Ling.(To Mr.Rollin)I’m sorry to have kept you waiting.Mr.Ling is rather busy now and would like to know what you wish to speak to him about.

B:Yes,we want to import Chinese textile products into the United States and we understand that your company can supply us with such items.

A:I see.Thank you very much,Mr.Rollin.Would you wait a moment,please?(To Mr.Ling)Mr.Ling,Mr.Rollin is interested in importing Chinese textile products into the U.S.

C:I see.Put him in.

A:Yes,Mr.Ling.(To Mr.Rollin)Mr.Rollin,I’m very sorry to have kept you waiting.I’ll connect you with Mr.Ling.

Sample dialogue 2

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Secretary:Hello,Tansy Tableware.Can I help you?

Wesley:Could I speak to Mr.Zhang,please?

Secretary:I’m afraid he’s in a meeting at the moment.Can I take a message?

Wesley:Yes,could you ask him to call me on my mobile as soon as possible?

Secretary:Can I take your name and number,please?

Wesley:Yes,it’s Tony Leigh,and my number is 0476 289 411.

Secretary:I’m sorry,did you say Tony Leet?

Wesley:No,Leigh-LEIGH.

Secretary:And could you repeat the number,please?

Wesley:Yes,it’s 0476 289 411.

Secretary:Thank you.I’ll tell him to ring you when he comes out of the meeting.

Wesley:Thank you.Goodbye.

Secretary:Goodbye.

五、实训情景材料

1.A is a secretary to Toddy Grand,Managing Director of Thomas Power Group.B is the sales manager with DHP Electrical Equipment Co.Ltd.B want to contact Mr.Grand to finalize the sales contract for 1,000 rolls of power cable.

2.B is an accountant with Hongjun Accounting Company.He wants to talk with Rorris Smith,Finance Manager,about the total tax return of 2008.Mr.Smith happens to be on a business trip to Xi’an.Therefore,B has to leave a message to A,secretary to Finance Manager.

三、课堂实操

根据所划分的教学模块,也为了所有的学生都能参与实训,从学期一开始我就把学生分为几个小组,每个小组里的小组成员分别模拟老板、秘书、客户等角色。这些角色可以进行轮换。每次都模拟秘书实际的工作场景。还是以接听电话为例,在课前就让学生明白这节课的学习目标,要掌握接电话的技巧,熟练运用电话用语,能够灵活地处理各种情况,本次实训要掌握的写作技能就是做好电话记录。在课堂上,用视频或录音机等给学生展示秘书接电话的一些场景,让他们直观具体地体会秘书工作的场景,掌握对话里出现的典型的句子和短语,并给出会出现的几种情况该如何处理,学习写电话记录,在熟练这些句子后和了解了电话记录所必须具备的内容后,给出一些真实的场景,让各个小组进行角色扮演。

除了用角色扮演的实操方法,还有单人演讲的方法来开新闻会,读欢迎欢送辞、演讲稿,双人对话、多人会议等实操方式。

另外,学校也积极开展校企合作项目,发展校外实训基地,还有向企业输送学生现场学习或聘请有一线经验的秘书来学校指导学生。

四、结语

随着外向型企业的蓬勃发展,国际商务往来日益频繁,涉外秘书已经成为人才市场的宠儿。根据我们对历届涉外文秘专业毕业生和外企秘书工作人员的岗位跟踪调查,对于办公室涉外行政人员来说,英语口语交际能力和写作能力尤其重要,相信通过课堂实训,高职高专院校学生能迅速提升英语口、笔头交际能力以达到“学以致用”的目的。

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