企业沟通管理

[提要] 企业管理者应该重视企业的正式沟通和非正式沟通，前者与组织目标密切相关，后者则会影响到组织成员的士气和组织凝聚力，管理者应根据正式沟通和非正式沟通的特点来分别制定不同的沟通管理办法，才能收到良好的沟通管理效果。

关键词：沟通过程；正式沟通；非正式组织

中图分类号：F27 文献标识码：A

收录日期：2013年5月15日

沟通分为正式沟通和非正式沟通，这两者都遵从沟通固有的步骤来进行信息的传递和反馈。但正式沟通往往是利用企业的正式沟通渠道来传递信息，且沟通的目的是为了完成企业的组织目标。非正式沟通则往往与企业的正式要求无关，它是以个人或者非正式组织为渠道来进行信息的传递的，传播的是职工关心或者与他们利益相关的信息。两者对于企业有效率的运营都不可或缺。下面从沟通过程管理、正式沟通管理、非正式沟通管理等角度来分别进行阐述。

一、沟通过程的管理

沟通过程可以分为七个步骤。一是“信息”，即存在于员工头脑中的观点、想法，这是沟通的起始点，这些观点和想法也必然是沟通的对象；二是“表现”，指的是将想法、观点用一定的媒体形式表现出来。这些媒体形式可能包括文字、图形、声音、动画、录像等一切可以承载信息的载体，这些载体必然方便信息传递给接收者；三是“传递”，指的是发送者将文字传输给接收者，将图形展示给接收者，或者播放动画、录像等；四是 “接受”，接收者接受这些媒体，相应的接收形式可能是认真聆听、仔细阅读、或者观看；五是“翻译”，接收者一边聆听、阅读、观看，一边试图理解发送者发送的媒体中所包含的思想、观点，这是一个过程；六是“理解”，这是一个状态，表示接收者已经聆听、阅读、观看完毕相应的包含观点、想法的媒体，表示翻译阶段的最终结束；七是“反馈和噪音”，反馈是指接收者将自己理解得到的想法观点等传递给信息发送者，以便信息发送者了解他想传递的信息是否被对方准确无误的接收。反馈是“信息的发送-接收”的逆过程；“噪音”是指沟通过程中存在的一切干扰和扭曲信息传递的因素，如难以辨认的字迹、录像播放过程中的噪声和强光干扰、信息接收者的理解能力等，这些所有影响接收者充分理解发送者想法的因素，称为噪音。

为了保证各个员工可以获得清楚和明确的信息，应该对沟通的七个步骤加以管理和控制。比如在翻译阶段，应该根据沟通信息的内容、接收对象、事情的重要程度的不同来设置不同的信息承载介质。如果是涉及到企业的业务相关的信息，用文字和数字的形式无疑更加符合现实，一方面文字性的内容可以留下今后查阅的依据；另一方面，文字性的内容有助于人们仔细反复阅读和加深理解。而那些与业务没有直接联系的信息的沟通，用语音等形式可能比较适宜，这种沟通方式拥有沟通速度快，信息量大，反馈速度快等优势。对于接收者的翻译阶段，员工应该仔细阅读收到的文件，认真观看播放的视频资料，这样才可以深刻理解信息中包含的真实意图和观点。对于反馈的管理，企业中的人员在理解完毕收到的信息后，应该及时将自己理解的含义反馈到信息发送者那里，以查看自己是否真正把握了信息发送者的意图。而在信息沟通的任何阶段都应该避免噪音的干扰，如果是纸质版的文件，尽量要用电脑的文档资料，而避免用手写的文件，这样就避免了因为字迹不清楚而带来的沟通干扰，工作场所应该保持一定的安静，这样在进行口头沟通时，就不会有噪声的干扰。而强光的干扰也是要避免的，企业在播放录像动画的时候，应该避免阳光或者强烈灯光干扰收看者。

二、正式沟通的管理

正式沟通即是以组织的正式沟通渠道进行的沟通，比如上下级的意见交流、日常会议、市场调查、组织间的访问等。正式沟通是围绕组织的正式目标展开的，是为了达到组织目标而服务的。企业只有通过正式沟通才可以发现存在的问题，将问题消除于无形之中；企业只有通过正式沟通才可以协调各个个体、要素、部门之间的矛盾和冲突；企业也只有通过正式沟通才可以与外界进行信息交流，获取目标市场、国家法律政策、先进技术、竞争者的竞争策略等信息，并提前做出应对措施。因此，正式沟通对于企业的运营来说是必不可少的环节。

企业应该加强对正式沟通环节的管理。方法如下：

1、建立严格的规章制度。上下级之间根据业务的需要定期进行信息的交换，交换的信息内容必然是有关企业运营过程中出现的问题；企业的管理者在自己所管辖的部门范围内应该定期召开部门全体员工会议，在会议上，一方面员工之间可以加强对工作的经验交流，另一方面也可以对出现的问题进行群策群力的解决。建立总经理信箱，该信箱的存在是为了鼓励普通员工对企业的发展和建设提出合理化建议，并且通过该信箱，总经理可以很容易地了解企业在日常经营过程中出现的问题有哪些。设立总经理接待日，在该接待日，任何人都可以来到总经理办公室进行问题的反映，提出自己对于整个企业发展的合理化建议，或者对企业已经存在的问题进行反映。上述这些内容应该以规章制度的形式落实下来，认真执行，而不是仅仅出现在书面的文件上。

2、沟通双方应该有真诚的态度。企业的正式沟通可能是上下级之间对于工作进行信息交流；可能是上级对下级进行工作安排，命令；可能是下级在工作遇到挫折感到沮丧时，领导者对其进行鼓舞使其恢复信心；也有可能是同事之间就工作经验或者在协作过程中出现的问题进行交流。无论是哪种情况，都需要沟通的双方有一个正确的沟通态度，即应该明确沟通的目的是为了解决问题，协作一致共同为了企业的目标而努力。领导者应该真心实意地对下属进行关心和爱护，在其工作上出现困难的时候，予以工作方法上耐心的指导，在其出现沮丧等情绪时，对他进行鼓励，在他工作做出了成绩的时候，上级应该对其进行奖赏和肯定。在工作上有来往的同事之间应该树立互相帮助的氛围和习惯，这样才可以减少协作成本，才可以在问题出现的时候团结一致共同解决该问题，而不是互相扯皮，互相推诿。当然，这种沟通过程中的真诚应该来源于组织文化的建设，企业应该树立健康、积极、团结的组织文化，并使得这种价值观念深入到每一个员工的日常行为之中。拥有这种组织文化的企业更加容易建立畅通、有效的正式沟通渠道。

3、企业与外界环境的沟通管理。外界环境与本企业也在发生着信息的交流和交换。外界环境包括的要素有供应商、竞争者、政府机关、顾客等。企业应该加强与供应商的联系，密切注视供应商供应能力的变化，即供应商供应原材料的数量和价格的变化，以及这种变化对本企业产品的影响。供应商在很大程度上会影响到企业的产品价格。如果供应商的价格提高，那么企业应该及时寻找替代的供应商或者考虑对供应商进行并购来减少自己的供应链风险。企业也应该密切注意获取竞争者的信息，因为竞争者的市场策略会影响到本企业的市场策略，如果竞争对手采取了降价策略，本企业是否跟随降价或者干脆价格不进行变动，而是提高自己产品的质量。如果竞争对手开发了新产品并且投入市场，本企业是否应该对这种新产品的市场前景进行分析，而考虑采用相应的应对策略。企业应该密切关注国家法律政策的变化，这些变化要么对企业的经营成本带来影响，要么干脆就会影响到企业的生死存亡。如果国家准备对本行业提高税收，企业是否应该拿出相应的降低成本的策略？如果国家准备投入替代产品的行业，本企业应该如何应对？企业应该密切注意消费者消费偏好的变化，人的消费欲望总是无止境而且喜新厌旧的，企业应该多做市场调查，关注消费偏好的转移，设计和开发相应的产品来满足人们日益提高的物质消费欲望。与供应商的信息交流、市场情报的获取、国家法律政策的获取，这些都涉及到企业的正式沟通。企业应该重视本组织与上述因素的沟通。

三、非正式沟通管理

非正式沟通是企业以个人或者非正式系统为渠道进行的沟通，传播的是职工感兴趣的信息或者是与职工利益相关的信息。非正式沟通的存在有其必然性，毕竟人们的活动不仅存在于工作之中，也存在于生活和情感之中。而非正式沟通的对象往往与上述内容相关。

非正式沟通有如下特点：非正式沟通信息传播速度快，由于非正式沟通中的信息是与职工利益相关，因此传播速度要大大快于正式沟通，因为正式沟通的信息传播要经过一些正规的程序。通常，企业内部信息都是通过组织内部的正式沟通渠道，或是自上而下，或是自下而上地进行书面的或口头的传播。这势必造成信息传递的速度较慢，由此会导致一个时间差，即人们需要适当的信息的时刻和信息最终到达时刻之间的时间差。而非正式的信息传播渠道，恰好可以弥补这一空缺，由于它是一种多方位的信息传递方式，即信息传递不仅可以是垂直的，还可以是横向的、斜向的甚至是跳跃的，信息通道全方位发散，使信息的传递更迅速。此外，这种信息由于是个人之间的私人交流，所以信息传递也不受时间限制，可以在24小时内全天候进行有效传播，这无疑也加快了它的传递速度。

非正式沟通有一定的片面性，其中的信息内容往往会被夸大和曲解。这是由于每个传播信息的人都会加入自己的理解，甚至会掺杂个人的情感评价，如此信息的片面和扭曲都是容易产生的；非正式沟通可以满足员工的尊重需求、社交需求。当一个员工传播别人感兴趣的信息时，该员工自然而然会有一种被重视的感觉。在信息的传播过程中，人们完成了与人打交道的行为，与他人进行信息和情感的交流，从而满足了社交需求。

非正式沟通和谣言有着本质的区别。虽说两者在信息传播渠道、传播方式、传播内容上一致，即谣言和非正式沟通都是依靠个人或者非正式组织来进行信息的传递的，传播的都是与职工利益相关或者他们感兴趣的内容，但是非正式沟通大多是在传播以真实性信息为基础经过夸大的或者片面的信息，而谣言则完全是无中生有，是与事实的真实性完全背离的。非正式沟通的信息往往会很准确，研究表明，非正式沟通中信息的准确性高达80%。一些信息适宜从非正式沟通渠道获得，如公司的背景、内部明争暗斗的人际关系、上司的喜好、公司内部一些未成文的约定俗成的做法等等，是根本无法从正式渠道获得的，而这些有时却是员工在一个组织中工作所必须了解的。

无论管理者喜爱还是厌恶非正式沟通，它都作为一种客观存在于组织之中，并且扮演者非常重要的角色，管理者应该小心谨慎地对待非正式沟通。那么，管理者应该如何对待非正式沟通呢？

1、非正式沟通作为伴随着人类生活而产生的一种沟通方式，不是管理者通过消灭打击否认就可以阻止其传播的。如果管理者试图消灭阻止打击非正式沟通，势必在组织人群中形成逆反心理，同时也会在暗示组织人群，正在传播的非正式沟通信息非常可能是真实的，有一句俗语来形容这种逆反心理就是，解释就意味着掩饰。但是，也并不是说管理者对非正式沟通就无计可施，堵不如疏，管理者可以通过建立健全相关的正式沟通渠道，各种标准如工资标准、人事变动等方面信息完全透明化、公开化，就可以打消人们的疑虑和议论，从而在一定程度上减少关于这方面的非正式沟通的信息。

2、对于非正式沟通中产生的错误信息，可以考虑通过非正式沟通渠道加以修正，以其人之道还治其人之身，也可以考虑通过正式沟通渠道予以澄清。双管齐下可以起到更好的效果。通过非正式沟通渠道纠正非正式沟通产生的错误信息，由于新的非正式沟通信息是完整的，更加真实的，更加具有可信性的，因此可以很快替代原先的错误信息。如果问题很严重，组织内的士气和凝聚力已经被非正式沟通的错误信息所影响，此时还可以通过召开全体职工会议、下达文件指示等方式予以澄清和纠正。

3、管理者可以将自己想传递但是又不便于从正式沟通渠道传递的信息从非正式沟通渠道传递出去，从而达到某种管理效果。如管理者可能要面临人事选举，他可以通过非正式沟通渠道向他的员工表示未来他的计划和打算，从而赢得这些员工的支持。管理者也可以通过非正式沟通渠道听到从正式沟通渠道听不到的信息，从而可以在决策时作为参考的依据之一。如管理者可以通过非正式沟通渠道了解到某个员工性格特征和优缺点，以及从事的其他社会活动是什么，从而为将来的人事调动和工作分配决策打下基础。管理者也可以通过非正式沟通渠道了解到员工的主导需求是什么？如物质需求还是精神需求，这样管理者可以做到有的放矢，有针对性地对不同员工实施不同的激励措施。

主要参考文献：

[1]钟坚，王妙，甘敬东.社会沟通论[M].杭州：浙江教育出版社，2011.

[2]刘美芬.管理沟通：再造企业凝聚力[J].阶梯，2010.

[3]张翔，赵燕.企业内部有效沟通障碍的分析及其改善[J].宜春学院学报，2012.8.