农村幼儿园办公自动化系统设计方案

【摘要】现代信息化进程要求农村幼儿园管理不能只满足于独立、零散的手工办公方式,需要的是协同工作、综合、集成化的解决方案。针对幼儿园内部的管理流程和结构,网络化的办公自动化系统充分担当起了机构中各个管理层的各项工作,不仅成为单位员工工作中的优秀助手,同时更是帮助有关领导做出英明决策的左右手,使最复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化,大大提高了幼儿园各部门的工作效率。本文结合墨江县幼儿园的具体情况,提出了适合本幼儿园现代化办公要求的办公自动化系统设计方案。

【关键词】幼儿园管理办公自动化系统设计方案

【中图分类号】TP399【文献标识码】A【文章编号】1006-9682(2010)08-0042-02

一、农村幼儿园管理和应用上遇到的困难

近年来,农村幼儿教育发展迅速,幼儿园各项工作开始步入规范化、科学化和信息化管理。但调查结果表明,目前多数农村幼儿园发展面临一些急需解决的问题。一是办园条件较差,基本是家庭作坊式,条件简陋;二是师资水平参差不齐;三是幼儿园管理不规范,工作无计划,管理无章法,工作随意性较大。这使我们更加清醒地认识到了加强农村幼儿园管理的重要性和必要性,必须在管理上下功夫,在措施上加力度,提高办园水平。教育信息化对幼儿园管理提出了新的要求,幼儿园搭建信息管理平台具有现实意义。信息管理平台应遵循园本性、高效性、渐进性的原则,为构建适应现代教育需要的新型幼儿园管理系统、实现幼儿园高效管理提供有力支持。如何借助富有园本特色的信息管理软件来支持幼儿园发展,是幼儿园相关负责人应认真思考的问题。根据幼教行业信息化的要求,结合墨江县幼儿园的具体情况,提出适合幼儿园现代化办公要求的办公自动化系统设计方案,以推动幼儿园管理信息化进程。

二、业务需求

农村幼儿园在实现办公自动化管理方面不能满足于独立、零散的办公方式,需要的是协同工作、综合、集成化的解决方案。而网络是解决由于物理距离造成的信息交流不畅、协商沟通不便的办公瓶颈问题的最佳方式。充分了解内联网(Intranet)/互联网(Internet)的优势,建立分布式、网络化的办公自动化应用将会带来巨大的经济效益和社会效益。

为了更好地利用墨江县幼儿园现有的校园网资源,首先从行政管理开始尝试无纸化办公。幼儿园日趋完善的校园服务网络,为无纸化办公提供了资源平台。考虑到目前幼儿园计算机的实际使用特点,整个软件系统架构在幼儿园内的计算机网络上,数据可以达到最大的共享。园长也可以通过网络,随时掌握园内的各种信息变化,实施电子文档管理,实行办公自动化。通过为幼儿园构建高效实用的办公自动化系统,可实现内外信息高效沟通联络、网络协同无纸化办公;帮助幼儿园最终实现规范管理、信息资源高效传递,并从彼此独立被动的管理模式转向一体化、信息共享的统一管理模式。

三、系统总体设计方案

1.省略 framework框架、微软最新C#语言、SQL Server 2000企业版数据库。

2.结构体系

结构体系设计指的是以硬件系统结构为主,配以软件系统及其它配套设备的设计。硬件系统包括基本配置和网络通信结构等。从计算机技术领域的发展来看,办公自动化管理系统的体系结构大体可以分为:主机终端模式、文件服务器模式、客户机/服务器模式(Client/Server,简称C/S模式)和Web浏览器/服务器模式(Browser/Server,简称B/S模式)。

主机终端模式已被逐步淘汰,而文件服务器模式只适用小规模的局域网,对于较大规模用户,采用C/S结构不但增加了系统的复杂度,而且带来许多安装维护等问题,采用B/S结构信息检索和浏览全部通过浏览器进行操作,不但减轻了管理人员的维护工作量,而且操作界面统一直观、简单方便,便于用户操作使用。

3.系统设计方案特点

(1)系统具有最大限度的灵活性,用户可以自定义管理模块,系统继承配套的管理功能;分门别类的文档归属不同的自定义管理模块,大大强调了系统的分类性和同步性;系统集成了客户关系(CRM)和考勤系统,使用户一举多得;手机短信和站内消息的全面嵌入,全面提升了工作效率;整个系统宣扬无纸办公、移动办公、提高效率、降低成本、规范科学的管理体制。

(2)系统具有较高的安全性,符合国际通用的安全标准,包括互联网(Internet)安全标准。它还提供了基于个人和群组角色的对数据及应用的访问权限,通过授权/认证、数据及通讯加密、执行及存取控制以及口令保护等方式,使数据始终处于安全控制之中。

(3)系统集成了内联网(Intranet)/互联网(Internet)功能,全面支持标准的互联网协议,使用户能在友好美观的Web页面下工作。本系统内置移动办公支持,可通过拨号连接或互联网(Internet)连接,以用户定制方式快速访问企业数据库,获取相应的信息。

(4)系统可根据单位内部各类工作事务安排,结合组织机构和日常工作方式,定义适合本单位的工作流程规范,并将信息自动发送到各个部门,以满足不同企业的实际需求。

(5)本系统拓展了传统办公自动化系统的应用范围:不仅可以对文档型数据进行处理,还可通过内置数据接口,以多种方式调用各种结构化关系型数据,经过系统的处理,以图表、多媒体方式表现,大大加强了信息分析和辅助决策的能力。

(6)具有集成度更高的平台特点,集中体现了信息、文档在办公活动中交流的开放性与及时性的重要,提供给管理员强大的管理工具,使系统更易于管理和维护,系统本身精干的体系结构和设计思想,为用户量身定制新模块变得非常快捷,支持对后续版本的平滑升级。

4.系统功能介绍

本系统包括职能部门、分类论坛、用户管理、工作任务、邮件系统、我的文档、公文流转、客户关系、名片系统、职位管理、考勤系统、手机短信、全文检索、在线消息等模块。主要目标是有效地提高办公效率、降低办公成本、规范管理体制等。系统的功能结构见表1。

四、实施幼儿园办公自动化管理的优势

办公自动化系统的建立将使幼儿园整体管理在提高效率、信息综合以及为决策提供更好的支持、各种情况得到快速反映;树立更好的幼儿园形象,满意度大大提高;对工作的实时监控、及时的分析统计、幼儿园规模的扩大、管理制度的完善、各种教学资源的积累、保教质量得到上升;员工敬业意识和水平提高、更好的上下级沟通、管理成本减少、协调性增加、教师工作效率和积极性的提升、决策能力的提高。

五、结束语

首先,通过使用本系统,最大限度的满足本幼儿园的实际应用需求,在领导、干部、职工及客户之间实现集通信、协同操作和协调运行为一体的办公自动化环境,充分发挥现代信息系统的优势,使信息的采集、交流通畅无阻,并为用户提供连通全球的通讯基础设施、同时还支持在内联网(Intranet)/互联网(Internet)体系结构上紧密结合的应用。单位内部和单位之间的个人对个人、个人对群组、群组对个人和群组对群组的通信,都能在数秒钟内将信息安全可靠的传输到世界任何地方,为用户信息的共享和提供最便捷的途径。

其次,协同操作、信息共享技术能为个人或企事业单位提供公共的共享工作区,大家能针对各自关心的问题或工作事宜展开讨论,能增进个人与单位、单位与单位之间的工作联系,加快工作进度。工作流程的组织和自动流转能有效提高工作效率。信息通过电子手段将工作从一个人或一个工作步骤自动化的传递到下一个人或工作步骤,有效地规范办事程序,协调个人、单位与客户之间的关系,单位能根据及时准确的信息、避免重复劳动。

最后,整个系统宣扬无纸办公、移动办公、提高效率、降低成本、规范科学的管理体制。系统中实用且人性化的功能设置,既方便了资料信息的管理和查询,又能有效的节约办公成本。针对一个具有100名职工的实体单位,本系统至少降低60%办公成本,提高工作效率10倍以上。

表1

参考文献

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