高校教学档案管理:影响本科教学水平评估结论的重要因素

教学档案是高校教学业务部门在教学管理、教学实践、教育研究活动等各个环节中形成的具有保存价值的教学文档资料，它是学校教学活动的直接的原始的记录，是衡量学校教学质量、学术水平、管理水平的重要依据。也因此，教学档案是否完整和齐全， 将直接影响到各高校本科办学水平评估的结果。由于各高校对教育部主持的全国高校本科办学水平评估极为重视，因而都在大力加强教学档案管理工作。高校本科办学水平评估为何要注重对教

学档案的检查？怎样做好教学档案的管理工作？笔者将在这几方面谈谈自己的看法。

一、教学档案在高校本科教学水平评估中的重要意义

1.教学档案是进行教学评估的基本要件

教学档案是在教学管理、教学实践活动各个环节直接形成的历史记录，可以从静态再现教学的流程和过程，充分展示凝结的教学效果。教育部印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》中明确指出了教学评估的内容包括办学指导思想、师资队伍、办学条件与利用、教学建设与改革、教学管理、教学效果及特色项目等7项一级指标及18项二级指标。虽然“教学档案”在评估指标体系中没有单独设立条目，但从这些指标体系来看，教学评估是从整体上对学校的教育教学进行全面诊断和评价，它所需的材料，绝大部分都由教学档案展现。因此，无论评估程序如何确定，专家在进行教学评估时，都必然要查阅大量的教学文档资料，以全面、系统、准确地掌握各种信息和数据，并在此基础上对各高校的办学水平和教育质量做出切合实际的定性结论。因而，教学档案与教学硬件（校舍、设备、经费）等一起，成为了教学评估的基本要件。

2.教学档案是教学评估结论的重要依据

教学档案是在教学实践中逐步积累形成的一系列原始资料，它的依据作用就在于它的可靠性，被人们称为“没有掺过水的史料”。它直接或间接地展现了基层教学单位的教学质量、学术水平和管理水平，它是教学管理工作的缩影。教学评估需要以一定的事实判断为基础，但事实判断并非全是直观的判断，某些硬件要素或者可通过直观获得，而大量的评估内容只有在查阅档案资料的基础上，才能作出适当的结论。由此可见，教学档案资料能真实反映和体现教学水平，真实完整的教学档案将直接影响到评估的结果。因此，下大力气搞好档案管理工作，系统地收集整理高校教学档案，是搞好高校本科办学水平评估工作的基础。

3.教学档案是教学评估的基本凭证

“作为历史记录保存起来以备考查”的文件资料是令人信服的历史证据。教学档案是在教学管理、教学实践和和教学研究活动等各个环节中直接形成的原始记录，它原汁原样地保留各教学事件的发展过程，如会议记录、亲笔文稿、现场照片、教学录像、发言录音等各种原始资料，最有原初性、凭证性、真实性，是进行高校教学评估的有力佐证。评估专家对高校进行教学考察评估时，相当多的情况下是通过对教学档案资料查阅来了解学校的教学情况，并借此对高校的办学水平作出科学的实事求是的结论。 “黄金有价，档案无价”，由此可见，没有教学档案作为凭证，就难以真实客观地认识学校的教学和管理水平，教学评估也就无从谈起。

二、当前高校教学档案管理存在的问题

1.教学档案缺漏、遗失现象多，管理不规范

由于高校教学档案涉及范围广，工作量大，加之以往对教学档案管理的意识较为薄弱，使相当一部分教学档案材料的收集存在着一定的漏洞，造成大量的档案缺漏、遗失现象。已有的档案也存在着归档不及时，分类不规范或者收集不完整的问题。具体表现为：

第一，重计划，轻总结，丢过程。如每学期各教研室都有比较规范的学期工作计划，但往往缺少认真的与计划相配套的工作总结，更少体现计划实施过程的材料。有青年教师培养计划，但常常没有实施培养过程的具体文字记载，没有对培养情况的检查考核。

第二，重共性资料，轻个性资料。对程序性的模式化的共性教学文档如上级下发的教学文件、各单位制定的教学计划、学生成绩等档案较为重视，对个性档案资料如教师的教案、讲义、教学心得、多媒体课件、学术讲座，学生的竞赛获奖、发表作品、社团活动等资料的收集却缺乏应有的重视，而这些个性资料却正是体现教学质量和办学水平的重要的原始材料。

第三，重收存，轻整理。有些部门虽然也重视档案的收集工作，却忽视了对档案的整理、分类、编目等工作，以至于经常出现当需要查找使用某些档案时，虽明知其有，却找不到的情况，影响了档案效用的发挥。

上述现象都严重影响了高校档案的管理，使得许多学校在教育评估的准备阶段，需花费大量人力物力来进行档案的补充、完善和整理工作，这不仅造成极大的浪费，而且也在一定程度上影响了档案的真实性。

2.教学档案资源的开发利用效用低

教学档案之所以能成为教学水平评估的重要指标，不仅仅因为它具有纪实性，能为教学水平评估提供依据，还在于它具有实用性，能为教学管理提供参考，为教育决策提供咨询，应该说，它的真正价值正在于它的实用性。如果收存档案后并不积极地开展利用工作，而是将它束之高阁，也就失去了档案自身的价值。教学档案利用的好与坏，也从一个侧面反映了学校办学水平的高低。目前部分高校由于领导的重视程度不够、人财物的投入太少、管理人员的业务素养较低等多种因素，使得对教学档案的管理还处于静态的低层次上，大量的原始的资料被简单地收存于档案库中，未能对学校的教学科研提供高效服务，这无疑是对档案资源的极大浪费。

3.信息化程度偏低

当今人类社会正步入一个利用计算机和网络技术数字化的全新时代，电子化档案信息已日益成为信息服务的重要媒体，相比之下，高校档案信息化管理手段大为滞后。教学档案管理由于涉及的专业多、课程杂、范围广、内容繁，各教学部门若缺乏整体规划，各行其是，各自为政，则会造成全校在档案管理、数据查找、资料共享等诸多方面的极大不便。如在迎接本科教学水平评估的资料准备中，由不同人提交的不同报告中的同一内容会经常出现数据不一致的现象，对这种不统一数据的核对，无形中增加了许多工作量。同时，随着高等教育的快速发展，教学活动中产生的信息以及对这些信息的需求也快速增长，传统的教学档案管理模式和手工操作方法已经远远不能适应这样的形势。因此，建立一套完整的院系电子档案系统，有效地整合各部门的教学档案资源，使学校教学档案管理信息化已势在必行。

4.教学管理人员对档案管理专业知识的缺乏

档案管理包括教学档案的管理是一项复杂工作，它需要严格的制度规范和科学的管理方法。在教学档案的产生、收集、整理、利用等运转过程中，应当依据档案法规和标准实施科学化的管理。但现阶段院系各级教学管理人员中，较少受过档案专业知识、专业技能的培训，对档案管理的基本原则、方法不甚熟悉，对教学档案工作的任务不甚明确，其中不少人是由办公室秘书或资料室资料员兼任，他们工作任务繁杂，对教学档案的管理工作中所花精力较少，也就难免在工作中出现一些漏洞。所有这一些，都将影响教学档案的管理工作，当然也会对教学水平评估产生某些直接的或间接的影响。

三、加强教学档案管理的措施

1.重视教学档案工作是搞好高校教学管理的基础

教学档案是在教学管理、教学实践活动各个环节中直接形成的初始资料。它主要包括上级颁发的有关教育工作的法规、指示；学校关于教育体制、专业设置、教学管理等方面的决定、条例、制度；教学大纲、教学计划、教研教改计划；教师授课材料、考试试题与试卷评阅资料；学生实验与实习工作材料、教师个人的教学资料与评价材料、学生学习活动资料等。它是高校教学工作情况的真实具体反映，是衡量教学水平的重要依据，也是教学评估的基础材料。学校领导要高度重视教学档案工作，在人员和经费上加大投入，将档案管理作为学校对各单位目标管理考核的重要指标。与此同时，要加强关于档案工作意义的宣传教育活动，提高广大教职工对档案管理工作的重要性的认识，使档案管理人员与全体教职工均注重教学档案资料的收集和整理工作。要建立健全的教学档案管理制度，对档案资料收集整理工作要提出明确具体要求，配备专人负责，并实施档案管理责任追究制，以确保档

案管理工作落到实处，

2.做好现有教学档案的清理补充和分类整理工作

目前高校的教学档案虽然存在着材料缺失和管理混乱的情况，但仍然储藏着大量的本校教学方面的原始资料，需要我们去发掘、清理。对以往的档案资料，首先要认真清理，摸清底子，有针对性地进行整理、分类和必要的补充。需要说明的是，对漏收或遗失的档案进行必要的补充与造假并不是一回事。档案补充，是通过事后的说明、追记、复原、仿真等多种形式，将已有的历史事实真实地再现出来，使之形成具有实用价值的、较大准确性和权威性的档案信息。如某位教师的教改研讨课，当时未留下照片，事后仿照原样再补照一张；某次会议，未留下记录，通过回忆追记出来等等。当然，这种补充虽然是以事实为基础，但并等同原初意义的档案，因而，除有特殊意义的外，一般应避免采取这种形式。确有必要补充的文档资料，最好是加注说明，以保持档案材料的初始性与本真性。

对档案内容的整理，一般有系统整理、局部整理、零散文件的整理三种形式。教学档案的分类则必须遵循教学档案形成的规律，尽量保持教学档案的完整性和系统性，常见的分类方法有两种：一是时间分类法，以年代来区分、排列、管理档案，强调档案的时间特征；另一种是性质分类法，即按照材料内容所反映问题的性质来分类。更多的是将两者结合起来，即在体现一定的时间性的基础上按教学档案的性质分类，既展示历史与时序交替的过程，又保持档案资料内在特征的有机联系，使整个案卷组成一个有机整体，各部分又具有相对独立性，建立起“完整、准确、系统、安全、有效”的档案体系。

3.建设完整规范的电子档案系统

教学档案对于高校的教学、科研和领导管理工作之所以具有重要意义，其内在本质就是档案的信息功能。在现代社会里，信息的重要意义已愈来愈凸现出来。而随着科学技术的突飞猛进，利用信息化手段管理档案已成为档案事业发展的必然趋向。为此，建立完整规范的电子档案系统已成为档案工作的重中之重。应加速对传统平面文档资料的电子化转换工作。目前档案部门可充分利用计算机网络、缩微、光盘等先进技术与手段，建立一个统一著录格式，统计表编排的档案信息网络，将过去的一些纸质资料用磁带、光盘等介质来替代，实现资源共享以及网上汇编资料的传送，从而建立一套完整的校、系（院）电子档案，变静态管理为动态管理，使利用者很方便地获得更多的、更广泛的教学档案信息。电子档案的建立对于高校教学水平评估工作也具有重要意义。可以设想，专家只要坐到电脑前，进入档案库，就可以随意调阅各种资料、数据、图片，这样不仅使评估工作效率更高，也会使专家的评估结论更客观、准确。

4.积极开展教学档案编研工作

鉴于目前高校普遍存在着对教学档案的动态管理缺少认识，档案的二次开发和重复利用不够，教学档案的信息含量小、利用率低的现象，应积极开展教学档案编研工作，根据客观实际需要，利用教学档案实体，就某一方面进行系统的深层次的加工，用新的体例、新的语言汇编成相对集中、系统，并具有一定学术价值、使用价值的信息资料，如专题文摘、文件汇编、索引目录、转录业务、推介宣传等等。同时，档案部门还应加强教学档案信息需求研究，还可依托校园网内档案馆（室）网站的建设，将自己的计划与编研成果予以，通过BBS、E-mail或访问量统计等形式，了解档案用户的意见与要求，最大限度地获取学校各层次的档案需求，有针对性地开展编研工作，把静态的档案变成动态的活信息，从而最大限度地发挥高校教学档案的有用性。当然，这也就为办学水平评估提供了更广阔、真实的检测平台。

5.提高档案管理人员的素质

档案工作水平的高低， 取决于档案工作人员的素质。且随着高校评估中的指标要求和评价标准的逐步提高以及档案信息化建设进程的推进，对档案工作人员的思想业务素质和技能水平提出了更高的要求。所以，大力加强高校档案人员的教育培训工作，提高档案人员的素质是搞好教学档案管理工作的基础。学校要由学历教育向岗位培训转变，有计划、有步骤地采用各种形式对档案人员进行教育与培训，使他们系统地掌握档案业务的知识、规律、方法和现代化的科学手段，为提高学校的教学档案管理水平，做好高校本科教学水平评估工作提供高素质的人力保证。

参考文献：

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