跨国即可上架服务分析

[摘要]从介绍美国图书馆编目业务跨国外包的发展入手，分析其主要流程和特点，探索美国图书馆编目业务跨国外包成功的经验。针对我国图书馆和图书外包发展的实际情况，从中得出发展我国图书馆和图书供应商编目业务跨国外包的启示，以期对我国开展编目跨国外包活动具有参考作用，提高我国文献资源体系的服务质量，适应新形势下的挑战。

[关键词]编目外包　跨国外包　即可上架　图书供应商　国家软实力

[分类号]G254.34

笔者于2009―2010年到美国加利福利亚州立大学伯克利分校东亚图书馆进行访问交流。伯克利加大是全美最好的公立大学，学术声望享誉全球，其研究院的很多学科在全美排名前三。2009年的诺贝尔奖，更是有三位得主与伯克利有关。东亚图书馆亦即田长霖东亚研究中心，是全美三大东亚图书馆之一，收藏之丰富仅次于哈佛。收有中国、日本和韩国等东亚国家藏书90万册，其中40％为中文藏书。图书馆最有特色的中国收藏当属有三千年历史的中国甲骨文片，金石拓片和宋、元时期的善本以及清朝国学大师翁方纲的经学手稿和钱谦益的佛学手稿。日本文献的收藏则有最完整的日本古地图，明治时期的第一期文字出版文稿。还有韩国16至19世纪的活字印刷代表作1000多册。

彼时东亚馆正在开展与中国书商洽谈合作以进行代采代编、即可上架服务，笔者有幸全程参与了这一进程。“即可上架”一词来源于包装学中的“易上架包装”，原文“SheK ready packaging”，简称SRP，意指兼具运输和展示功能。其功能是易于识别、易于打开、易于上架、易于处理并方便购买，因此可以极大地提高物流效率，有效改善货架堆码性能，提高顾客满意度，最终带来商业利益。对图书馆来说，即书商除了提供文献之外，还可以提供全套的文献处理服务，包括编制书目记录、贴印有索书号的书标、贴磁条、贴文献标识即条码、盖馆藏章，还有给平装书加硬质封套。图书馆收到这些书后，即可上架服务。东亚馆早已与日本、韩国的书商开展了此类合作，2009年又和中国书商签订了“即可上架”(shelf-ready)的全套服务协议。

1　美国编目业务外包发展历程的回顾

在美国，编目业务外包这种管理模式早在20世纪初就已经萌芽了，1901年212所图书馆向国会图书馆(LC)购买卡片目录。到20世纪60年代后期尤其是OCLC起步后，图书馆开始购买OCLC的机读目录，接着其他书目中心也提供相似服务，编目工作的外包由此奠定。究其原因，主要是资源共享的社会大趋势不可阻挡，同时以机读目录的出现为标志，编目工作自动化的发展也为其创造了技术条件。20世纪70、80年代，编目工作从手工编目向计算机编目发展，除了回溯建库业务外包外，图书馆对外承包的业务也变得十分广泛。20世纪90年代，为了降低编目成本，提高编目效率，使编目标准合理化，增强工作的竞争能力，图书馆大量尝试对外承包，编目外包越来越普及。与此相适应，提供编目服务的机构也有所增加，书目中心、书商纷纷承担编目，甚至专门提供编目的公司也产生了。这些书商和文献中介机构也扩大服务，不再只集中于特定项目，而是可以满足图书馆所有编目服务的需求。图书馆界也认识到外包已成为一个标准的业务实践，编目外包作为一种新的管理或组织方式越来越受到人们的重视。特别是1993年，位于俄亥俄州的莱特大学将整个编目作业外包给OCLC，从而掀起了图书馆编目外包的高潮。自由编目外包真正进入全面发展阶段，并在图书馆界产生了一定影响。

进入21世纪以来，编目业务外包在美国已普遍推广，越来越多的图书馆接受书商提供的“即可上架”服务。加州大学图书馆在2006年底的《加州大学书目服务再思考》中也提出，将外包大部分MARC编制工作。由此产生了许多专门的文献和文献信息服务商，如出现了专门为图书馆提供网络资源编目记录的中介服务公司，或由资源供应商直接负责管理和定期更新图书馆网络资源的记录。2003年后，有些图书馆开始将“连续出版物解决方案”(也就是对电子资源进行编目)这样的代编服务包给外包公司。外包商几乎可以满足图书馆所有编目服务的需要，外包也逐渐从一种控制成本的经营手段演化为促进图书馆创新与提升竞争优势的战略方法。从目前的发展趋势来看，编目外包商的择优选择、外包的内容规划和质量控制、对外包效益的综合评估等将是今后一段时间需要解决的主要问题。

2　伯克利加大图书馆跨国即可上架业务流程

伯克利加大东亚馆参与了OCLC联合目录系统，还有一些地区联合目录、联盟联合目录等，这些集中编目体系为东亚馆的业务发展提供了很好的平台。

2.1　业务开展前存在的问题

不过作为主要收藏东方文献的专业馆，尽管OCLC等书目数据中心规模巨大，服务完善，其联机编目与馆际互借服务的基础“世界书目”(WoAd Cat)数据库更是由遍及世界各国的OCLC成员馆通过联合编目共同创建和维护，仍存在套录命中率低、内部编目力量不足、编目成本高企、新书上架缓慢等问题。之所以出现这种情况，主要有几方面原因：①该馆有许多特藏文献，主要是大量东亚文化典籍，这些文献在OCLC不易查到；②OCLC中的许多中文书目数据是由CNMARC直接转换而来的，系统只是转换了书目格式，其分类、主题、名称规范皆不可用，且不说格式方面也存在不少问题；③OCLC中的数据也比较滞后，最新书目数据相对较少。

在美国，联合编目和联合目录数据库建设高度发展，建立规范共享的联机编目体系是美国图书馆编目界孜孜以求的目标。既然行之有效的编目外包获得了规范的书目记录，当遇到这些跨国界、跨文化障碍时，为何不把视野放到国外，从东亚书籍的母国寻找可提供众多有质量书目数据的外包商呢?于是，一个跨越太平洋的编目业务外包计划开始实施了。

2.2　编目业务跨国外包的流程

东亚馆先是寻找合适的外包商。寻找的方式概括来说就是“走出去、放进来”。“走出去”指负责采访的馆员到中日韩各国，在与书商洽谈购书业务时考察其编目力量，如果条件合适就在指导书商选书、购书的同时要求就地进行编目、加工，完成图书与数据一并送达美国。如果条件不合适，则寻找专门的编目公司或者有较强编目力量的书商，要求其他书商将图书送至这些有编目资质的公司进行代编。“放进来”的流程相仿，只是地点改在美国国内，在ALA年会或东亚图书馆年会上与中国等地的书商洽谈，一般情况下书商都会答应提供合乎规范的书目数据，如果没有这个资质则会努力提高编目水平，以期能提供采编一体化服务。

选定目标后，图书馆开始与供应商通过契约签订方式，授权让其处理编目数据加工的服务业务。内容包括两方面：①编目加工，包括文献著录、分类标引、主题标引、馆藏信息等；②物理加工，包括贴书标、贴磁

条、贴条码、盖馆藏章、加封套等。

跨国外包的流程非常复杂，每个环节都需要制订缜密的工作规范并严格把关。在试验过程中也出现了许多的问题，但运行顺畅后可以极大地提高文献采编效率，有效改善文献利用性能，提高读者满意度，最终带来服务利益。这样的前景驱使东亚馆不断探索，克服重重难关，使其步上正轨。他们采取的措施有：

・制定详细的编目外包技术管理方案。如《中文书“即可上架”服务准则》，在明确书商将对通过该公司购买的新书和视听资料进行编目后，头条即要求采用的联合目录数据库是OCLC的World Cat。接着列明了OCLC设置方法，从步骤1“点击工具菜单(tools)”到步骤10“点击关闭(close：)”，步步详细。在输入该校的ID和密码后进入OCLC，若套录到匹配记录就直接将其打印出来并置入书中；若无匹配记录则进行原始编目，要求按照MARC21格式创建新记录，进行主题标引和分类标引，如果有相匹配的主题标引和名称规范应按照LC规范要求录入。接下来是本地信息，包括索书号及前缀(大本、小本、工具书、古籍等标识)、条码、文献类型(专著或音像资料)、馆代码、馆藏址、订单号、编目机构代码等。然后指明创建记录后如何提交给OCLC，如何下载到本地系统数据库(确保订单记录必须被新建记录覆盖)，发现错误后如何在OCLC和本地数据库中进行更新。还有多卷书集中著录或分散著录的标准，书标和条码的物理位置与规格等。最后是交付方式、双方项目负责人及方案增补、修改等事项。

可见，该准则规定了外包商提供的最基本的核心书目记录格式，提出了编目质量管理方面的一些细节。这样严格详细的管理标准有助于向书商传递明确的质量要求和实施规则，以保证外包编目质量的提高。

・实施严格有效的质量控制。东亚馆将外包质量控制贯穿于整个外包过程中，编目员或技术人员亦参与到质量控制的程序中。在收到书商寄来的图书后，立即着手校对，并进行评估。针对著录格式、分类和主题标引、馆藏信息、单卷书与多卷书、带有DVD与CD光盘等附件的图书、地方志等方面存在的问题提出意见，及时反馈给书商并打印存档。若沟通存在障碍，则在书商来访时当面解释，并要求将打印资料带回国内传达给编目员。常见的问题主要有订单记录未被完整的书目记录覆盖、记录更新后再次下载时条码重复出现、OCLC记录被升级后与本地系统中的原记录不一致、索书号与卡特号错误、书标打印错误、中文与拼音对应字段没有连接(Link)以致中文信息无法显示等。

严格有效的质量控制是编目外包工作成功的关键。正是基于有效的质量控制，高质量的编目工作没有受到影响。

2.3　编目业务跨国外包的成效

编目业务外包在美国图书馆业务外包中应用广泛，成效显著，而跨国外包是近年来才出现的新生事物。它使采编工作效率不断朝最优化迈进。东亚馆几乎没有积压书，所有文献到馆后1―2周内就会上架，供读者使用。这与许多图书馆新书同读者见面至少要1个月时间，有的甚至要在3个月以上形成鲜明对比。

跨国外包还降低了图书馆的运作成本。以东亚馆为例，该馆即便是雇佣学生工从OCLC套录数据，加上图书的物理加工，每种书也要10美元，正式馆员的费用更是成倍增加，原始编目还要再翻番。外包费用则不到5美元。

跨国外包还使专业的编目员摆脱了检索、下载、提交、添加馆藏的重复性工作，转而集中精力对FRBR书目模型等新理论进行研究，对特藏、视听资料、电子出版物和网络信息资源等文献进行编目，这些创新型的工作有利于编目业务的新拓展，有利于图书馆核心能力的发展和转型。

与此同时，也优化了东亚馆的管理模式。跨国外包精简了编目人员，东亚馆在人员和岗位配置等组织管理机构上作了必要的调整。部分专业编目人员参与外包业务的规划、管理、实施和核查工作，参与到外包质量控制程序中去；另一部分人员则加入到信息咨询和读者服务的业务中。通过业务重组和整合，达到了降低运作成本，提高管理效率，集中优势力量，发展重点业务，提高图书馆整体服务水平的目的。

3　编目业务跨国外包对我国图书馆的启示

美国编目业务跨国外包的发展对我国具有一定的启示作用。近些年来，随着我国经济迅速发展，高校的扩招合并，国家对文化、教育的投资力度加大，各地、各高校加大了对图书馆的投资，加之电子技术的飞速发展和信息量的剧增，单靠图书馆自身力量难以在短期内完成新形势下的信息技术创新工作。同时，伴随着传统图书馆向复合型图书馆逐步转变，图书馆人力资源的需求和配置越来越向信息服务等方面倾斜。在这种情况下，原有的编目人员承受着巨大压力。因此，如何节省人力、财力，提高工作效率和服务质量，更好地发展图书馆事业，是我国和国外图书馆面临的共同问题。而借助国外的文献资源外包商服务、信息管理技术的创新以及电子资源管理系统的建立等，完成对外文图书、电子期刊、网络资源等的编日工作，使图书馆在技术管理上迈上新台阶，从而进一步优化图书馆的服务流程，满足读者日益提高的信息资源需求，是图书馆的战略性选择。

我国图书馆界实施编目业务跨国外包，可采取循序渐进的原则。

・进行相关调研和论证，确定跨国外包的工作流程，制定书面的详尽的本地著录及分编规则。

・选择合适的国外外包商，签订详细严谨的外包协议，明确外包商的责任范围。

・加强管理协调，加强沟通培训，实现平稳交接，保证跨国外包业务的持续进行。

・建立质量监督机制，加强对国外外包商的监管，确保编目外包达到预期目标并取得最大效益，从而提高图书馆的核心竞争力。

4　跨国即可上架服务对我国图书供应商的启示

4.1　跨国即可上架服务为图书供应商提供的机遇

目前我国书商多已从订单式图书提供者转变为外包服务者，所提供的服务从简单的手工加工业务(如盖馆藏章、贴磁条、贴书标、书刊上架等)深入到复杂的技术业务。还有专门从事图书编目的专业公司、从事电子书刊MARc和元数据记录编制的服务商等。众多不断创新的外包服务商，为编目业务外包的快速发展提供了较为丰富的资源。

我国书商目前主要存在的问题是缺乏高层次的专业技术人员，书目质量有待进一步提高，并且外包服务的品种较少，对外文图书、特殊资料等进行分类编目的公司相对较少，用国会馆分类法和MARC21对中文图书进行分类编目的更为稀缺。这些都不利于编目业务外包的发展。因此，国内的书商应采用先进的服务理念和服务模式，积极吸纳相应的经营管理人才，吸引图书馆编目方面的专业人才，加强同国外图书馆的合作，提升外包服务商素质，并以市场需求为导向，服务手段网络化，外包服务品种多样化，服务质量优质化，从而增强市场的竞争能力，进一步促进编目业务外包向专业化和产业化方向发展。

随着中国经济实力的逐步增强，对外贸易和对外

交流的迅速扩大，中文和中文文献在国际上的地位与影响力与日俱增。不管是对语言、文学、历史、文化等传统学科文献的需求，还是对经济、政治、法律、中医等实用学科文献的需求都稳步增长，中文图书、期刊、网络资源等文献的出口前景十分广阔。由于语言文化方面的差异，国外图书馆对中文文献的编目加工存在巨大的困难，即便是有中文背景的馆员也是如此。所以，编目外包是图书馆普遍的业务现象，跨国外包也是必然的趋势。因此，只有走出国门，通过跨国外包形式实现资源共享才是国内书商全面满足海外读者需要的出路。同时，对于一些规模大、实力雄厚的国内书商，因为有了跨国外包和合作，才可以提高自身的效率，才能拓展对外服务的广度和深度，把输出中文文献的核心业务做大做强，进一步提升国家的软实力。

4.2　书商开展跨国即可上架服务应注意的问题

总结我国书商承接跨国编目业务外包的经验，要注意以下几方面：

・选择好的合作伙伴。虽然现在编目标准相对统一，但各个图书馆的具体情况却千差万别。因此，在承接外包业务前，结合本公司实际情况对合作伙伴进行相关考察是非常必要的。要带着明确的任务和要求，充分了解图书馆的馆藏量、人员素质、历史沿革、管理水平和服务质量，结合本公司的实力、业务水准，选择具有专业能力和精神的图书馆作为合作伙伴。这对本公司的信誉非常重要，切不可因为远在国外而忽略了这一步骤。

・加强沟通和培训，使本公司适应国外图书馆的业务。确定合作伙伴后，书商应制订详细计划书，并针对合作方的业务规则进行内部培训，务求完全掌握合作方的业务指标，签订合同时注意条款细节，以便公司能更好地提供服务。每个图书馆的业务标准和流程不尽相同，文献典藏规定也大不一样，而公司往往同时承担了多个客户的编目外包任务，在运行中必须不断沟通，加深了解，将本公司的工作方式融入各图书馆的工作程序中。

・进行严格的质量控制，确保取得预期效益。在承接编目外包任务中进行质量控制是保证实现目标的重要环节，没有持之有效的严格管理，就会出现任务偏差，不能兑现所承诺的服务。

・在图书编目外包的流程顺畅后，可适时承接对档案文件、特藏资料、学位论文、录像、光盘、网络资源等文献编目的外包任务。比如对海外收藏的中文档案、海报、晚清民国书刊等特藏资料的编目，更是大有可为。

・对文献资源和编目力量的储备，应有长远的考虑，制定必要的应急方案。

5　结语

美国图书馆编目业务跨国外包的发展为我国的信息资源工作提供了非常有用的借鉴，也为把我国文献资源体系建成有世界影响的体系提供了参考信息。在我国图书馆事业快速发展的过程中，充分利用国外的社会资源服务于图书馆，促进图书馆创新与提升服务品质；在我国图书供应商积极拓展海外市场的进程中，充分利用语言文化优势推广跨国外包，促进资源整合与提升竞争优势。这两方面都有助于进一步提高我国文献资源体系的服务质量，以适应任何变革与挑战。

参考文献：

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