ERP助力耗材精细化管理

借助erp系统，医院实现了对高值耗材全过程、专业化、信息化的精细化管理。

现代化医院呼唤现代化物流。作为医院四大物流之一，高值耗材占医院10％的支出，且管理漏洞颇多。这就要求医院借助信息化手段，不断缝补耗材管理中的漏洞。

ERP是Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简称，是一种利用信息技术，将企业物流、人流、资金流和信息流整合到同一信息管理平台，以达到最佳资源组合的管理方法。

2008年，北京大学人民医院(下称“人民医院”)成功上线ERP系统，开启了医院的精细化管理之路。

经过近4年多努力，医院药品、低值耗材和高值耗材ERP管理已成功上线。借助ERP系统，人民医院实现了对高值耗材全过程、专业化和信息化的精细化管理。

强势推进

人民医院对高值耗材的管理，是院长王杉对医院精细化管理设计的一部分。

在对耗材传统管理模式改革之前，王杉对院内耗材流通和管理重点并不十分了解。为此，他还专门曾询问负责耗材管理的人员，医院耗材管理是否存在问题。没想到，那位护士拍着胸脯说，“没啥问题。”

然而，在第一遍梳理完全院耗材后，王杉惊讶地发现，全院耗材共有2.1万个品规，每个品规又涉及药械证、注册证和合格证等至少4个证件，且每个证件都有效期管理。“且不说耗材质量如何，单就耗材证件的效期管理，我想任何人用传统的管理方式都无法完成。”正是在对医院耗材进行了全面的梳理后，王杉才意识到传统管理模式下，耗材管理存在的诸多漏洞。

在清点各科室耗材的过程中，工作人员发现，很多科主任的柜子中，就储存着价值上百万元的高值耗材。“这就存在巨大安全隐患。”王杉强调，比如因为质量问题，管理部门吊销了一批耗材资质，科主任并不知道此批耗材已被吊销了，医生恰巧又给患者使用了这批耗材，这就会导致严重的医疗质量和患者安全问题。

在王杉看来，“借助现代化信息手段，实现医用耗材集中供应尤为必要。”

为了减少改革遇到的阻力，在改革开始推行之初，王杉曾广泛征询全院员工意见，并让人负责收集和解答相关问题。不过，还是有些专家不理解，担心改变供应流程后，增加审批步骤，最终导致临床使用不便。“当时我就明确表示，耗材管理的前提，是要方便临床医生。”

为此，王杉让工作人员专门制定了两个供应流程：第一个日常流程，即按照现代物流的理念和流程，对高值耗材实施科学化管理，达到一物一码，最终实现全程可溯、账货相符。第二个是应急流程，即患者在手术过程中遇突况，出于救命第一的原则，允许医生使用字典外耗材，使用后补手续。同时，为此种情况也设定了很多原则和标准。

“我当时也比较强势。我让大家给我提意见。如果有颠覆性意见，我就改。若没有，我就原方案推进了。”回忆起改革之初遇到的阻力，王杉表示，正是自己为追求精细化管理而表现的强势，才顺利推动了改革的进行。

分步实施

在实施之初，几乎没有人想到，耗材管理会有如此复杂。甚至负责人当时还曾向王杉承诺，两周内完成对耗材的梳理和管理工作。但很显然，两周没有完成。也正是出于此原因，原本在医院党院办工作的张奕，被调到了设备处，成为王杉实现耗材精细化管理的具体实践者。

“当初改革的第一件事，就是搞清各科室的耗材存量，建立全院的耗材字典。”张奕介绍，之所以如此重视耗材字典的建立，原因在于耗材字典是医院整个耗材管理的基础。在传统耗材管理模式下，只要科主任同意使用，耗材便可进入医院。而耗材字典制定后，若耗材未在字典中，将不允许在院内使用。“使用字典的目的，就是限制耗材使用的品种和范围，为耗材的封闭式管理提供基础。”

建立耗材字典看似简单，但却艰辛异常。虽然医院常用耗材品规只有3000余种，但实际上医院存在的品规达到两万余种。工作人员要将每种品规耗材的名称、品牌、规格、生产商、供应商和单价等几十个指标登记入册。仅完成此项工作，4位工作人员就花费了半年时间。

字典做好后，还要将两万余条耗材品规，分门别类划分至相应科室，由科室主任进行签字确认。随后再导入至ERP系统。经过系统编码后，实现耗材和编码的一一对应。此后，医院便可对耗材在院内的流通，实现全程追踪和监测。

而耗材管理的第二步，就是要对原有流程进行调整。在传统耗材管理模式中，设备处只负责结账，缺乏对耗材的质量控制和监督功能。对此，新流程进行了改善。

医院在新老院手术室、心导管室建立了高值耗材基数库。设备处当天验货后，直接送到手术室或导管室，不会在其他地方停留。基数库中设定了库存量，具有自动补货生成采购单和机打四联单功能。

而医院的设备处人员，也从最初的两人增加为4人。其中两人专门负责结账，其余两人负责采购和验货等工作。医院还在各高值耗材基数库，配备了专门的库管员。临床医生只需提出临床使用需求，采购单由手术室库管员根据库存量下采购单。结账单也不需要临床医生填写任何使用耗材单据，只需要医生在使用耗材清单中签字确认即可。

在人员与信息系统都准备好的情况下，最为关键的环节，就是整合科室库房及耗材盘点入库。盘点入库并非简单地清点耗材数量，而是将库房内的高值耗材与系统字典内的惟一编码相对应，并录入耗材的生产批号和有效日期，生成一对一的条码，通过条码完成系统中出库、退库及收费等其他操作。

逐层深入

在总结改革经验时，张奕告诉记者，因为盘点工作量非常大，耗材管理一定要分批分次管理。人民医院就是先从手术室和导管室等耗材使用大户管起，随后，才将管理工作推广至门诊和库房等10余个零散使用耗材科室，最后再对医院手术器械包进行管理。

“由于医院不允许供应商进入手术室，对于跟台类耗材，医院采取了供应包模式。”张奕告诉记者，为了保证跟台耗材的封闭式管理，医院专门对供应包制定了四步核对法：第一步是供应商将供应包送至供应室后，由库管员对使用前的耗材数量进行核对；第二步为进入手术室后，信息系统再次对耗材实际数量与耗材明细单进行核对；第三步在手术中，手术医生如实填写耗材使用数量并进行核对；第四步为手术完成后，供应室还会对使用后的数量进行核对。全部流程按要求走完后，每个步骤的负责人都需要在核对单上签字。

“ERP管理的最大优势，就是建立起了对高值耗材规范管理的物流环境。”在王杉看来，之前一些不可追溯的重要质控点，现在变得可以追溯。应用ERP系统后，只需在系统中查询使用的条码或患者姓名，即可调出病历中的植入耗材清单，进而追溯到生产厂家、生产日期、产品批号、供货商、进货日期等原始数据。这既可以对厂家的召回做出快速反应，也为医疗机构的准确举证提供了法律依据。

2011年，人民医院在HRP系统内增加了资质有效期管理的模块。通过在有效期预警界面中自行设置预警时间，系统会自动将临近有效期30天内相关联的证件信息自动列出，同时提醒库管员及采购员控制该种物品的采购。如果厂家没有及时将新的证件送来更新，系统就会实现飘红功能，库管员将无法下采购单。如此，便将有效期管理真正落到实处。