组织专职档案工作人员的职业倦怠

摘 要: 职业倦怠是因工作原因产生的一种疲惫状态,多发于助人性的职业及其职业人群。组织的档案工作是人性化的工作,也是职业倦怠的高发行业,了解组织专职档案人员的倦怠表现和危害,分析影响其职业倦怠产生的内外因素,进行有效的调控和正确的疏导,帮助消除或减轻职业倦怠的负面影响,是十分迫切和必要的。

关键词: 专职档案人员 职业倦怠 干预调适

职业倦怠(job burn out)是由美国心理学者费登伯格(Freudenberger)于1974年首先提出的,并定义为那些服务于助人行业的人们因工作时间过长、工作量过大、工作强度过高所经历的一种疲惫不堪的状态。[1]应用最广泛的是美国心理学者马斯拉茨(Mslach)等人提出的:个体由于不能有效应对工作中长期存在的压力,而逐渐产生的一种躯体综合症,包括情绪耗竭、去人性化和成就感低落这三个维度。[2]职业倦怠也称“工作倦怠”、“工作耗竭”、“心理枯竭”等。职业倦怠是因工作而产生的,直接影响到工作的准备状态,又反作用于工作,导致工作状态恶化,职业倦怠进一步加深。它是一种恶性循环的、对工作具有极强破坏力的因素。

近年来,职业倦怠在我国也呈现高发态势,据中国人才网于2009年3月进行的“2008中国职场人士工作倦怠现状调查报告”获得的数据反应:被调查者中有74.6%的表现为轻度的工作倦怠;有近43.2%的出现中度的工作倦怠;有10.8%的出现严重工作倦怠。从行业角度来看,三资企业工作倦怠的比例最高,为18.5%;其次是政府机关或事业单位,为16.6%。可见,职业倦怠在任何的职业、任何人员及任何时候都有可能产生的。但是,更多的研究结果证明,职业倦怠在付出性质的助人性职业中发生率更高、发生度更深、危害性更大。

档案工作,这种职业从产生之日起就决定了其高度的助人性,组织内的专职档案工作人员是在组织内部以档案工作为专门职业的人群,无疑是职业倦怠的高危和高发人群。然而在我国,无论是整个社会,还是组织,甚至档案人员个体,对这一职业倦怠及其危害的认识还是十分不足的,更难谈及能对其进行有效的调控和正确的疏导了。在此,我进行探讨,以期有益于组织档案工作和从事这项工作的专职档案人员。

一、组织专职档案人员职业倦怠的表现与危害

(一)对档案人员个体身心的负面影响深远

1.生理方面。会经常感到疲劳、体力不支、没有精神、记忆力下降、抵抗力下降,内分泌失调,总是小毛病不断,严重的还会导致档案人员发生多种更严重的生理疾病。

2.心理方面。经常焦虑,缺乏耐心,表现为厌倦、敏感、易怒、情绪化、心理承受力下降、压抑感很强、没有安全感、不断怀疑自己、冷漠悲观、自我评价偏低等,会让档案人员工作和生活上习惯性地以消极的心态看待周围的人、环境和事情。

3.行为方面。对档案工作投人不投力,敷衍了事,得过且过,能推就推,能拖就拖;缺乏与人沟通的技巧,甚至会刻意与周围的人和事保持距离,回避各种社交活动,有自闭倾向;攻击增多,极端的可能出现自残、自伤、伤人等行为。

4.人际方面。常心情不佳、自我控制能力降低的档案人员,对服务对象会没有耐心,言语尖刻,转嫁自己的职业倦怠,造成与其他组织成员的矛盾,人际关系不融洽;对领导抵触情绪加重,不愿接受工作任务,处处拧着干,使上下级关系更趋紧张;工作上无法有效化解的不良情绪,常会从工作中感染到家庭,家人时常成为其发泄的对象,破坏家庭的和睦,造成家庭成员间的矛盾。

(二)对组织及组织档案工作的损害

1.组织档案工作受影响。专职档案人员的职业倦怠,是在工作中产生的,也最常会在工作中被宣泄,伤害无辜,这样,更降低了档案工作和档案部门在组织中的工作声望,激起其他部门的对立情绪,制造出更多的组织障碍,非常不利于档案工作在组织中的开展。

2.妨害组织目标的顺利实现。专职档案人员是为组织的核心目标服务的,认真做好档案工作,就能为组织的大目标的实现添砖加瓦,反之,档案人员工作中情绪低落,积极性下降,产生的工作差错就会增多,势必会影响到档案工作的整体质量和正常的运转,最终只会妨害组织目标更快、更好地实现。

3.档案的质量得不到保证。职业倦怠的档案人员,对待自己份内工作也一心想着逃避,即使工作了,也不愿意投入感情,尽自己心和力,只想应付了事,作为记载组织历史的档案质量很难达到应有的要求,缺页少张、杂乱无章也就不稀罕了。不仅如此,还会出现收集整理档案时不用心、保管不细心、提供利用不热心等现象。

4.服务质量受影响。职业倦怠使得档案人员在工作中缺乏热情,对服务对象态度冷淡,没有耐心,服务中常出差错,服务质量也大打折扣。

5.加深组织成员的职业倦怠。在日常的组织成员交际中,也会传递负面情绪,激发其他组织成员的倦怠,促使职业倦怠在组织中传染和蔓延,加深所有组织成员职业倦怠的深度、广度,使组织的人文环境更恶化。

二、影响组织专职档案人员职业倦怠的因素

(一)组织因素

这是个体所不能控制的,且受之影响极大的因素,可以说是造成职业倦怠的主要诱因。

1.档案工作在组织中受到轻视。档案工作由于历史和现实的原因,至今仍带有比较强烈的保密性、神秘性和封闭性,与大众个人的现实生活联系不大,不太为大众了解和理解,这就自然无法获得社会准确的认知和公正的评价。

组织的档案工作,一般更是只限定在组织的内部,是以收集和保存组织的历史轨迹为主要工作目的,为组织的中心工作提供服务的,其工作特性决定了档案工作不太可能为组织带来快速的、直接的、显性的、高效的利益,在现今物质利益为第一和主要衡量标准的社会里,得到的永远是组织偏低的评价,档案工作被认为是无足轻重的,受到组织的轻视和冷落,这样的组织认可,往往引发档案人员的自卑感,使其感到前途无望,而丧失工作热情,这带给档案人员的心里伤害程度是不可估量的。

2.档案机构在组织中地位低下。档案工作受到轻视,档案部门也不可能受到组织的重视,一般都被定位为组织的辅助部门,不仅如此,在组织的服务保障部门中还往往排列靠后,成为组织安排家属和闲散人员的基地,这样的人力配制结构,档案部门能维持低层次的基础工作就已不易,更难说什么高层次的发展了;其次,档案部门很少能分享到组织所获得的社会荣誉和经济利益,为保障组织主体顺利实现目标所付出的劳动也往往被忽视,得不到应有承认;再次,在组织中,对档案工作和档案部门是要长期进行人力、物质的投入的,而档案工作的成效或回报却有隐蔽性和周期长的特点,组织很难获得极大的回报,档案部门甚至因此还会被质疑存在的价值与意义。

3.档案人员缺乏平等的组织地位。档案工作是手脑并用型的工作,却常被认为是收收借借、拿拿取取的简单劳动,不需要什么专业知识和技术能力,什么人都可以干,因此瞧不起、不尊重档案人员的组织成员大有人在;还有,组织的高层对档案工作的偏低评价,也会通过各种工作和非工作的方式不断地传递给组织的成员,甚至在传递过程中会扩大化,影响到组织成员对档案工作和档案人员的评价,进而影响到组织成员对档案工作的重视程度、配合程度和尊重程度,档案人员得不到应有的尊重和支持,工作往往难以顺利的开展;此外,档案人员在工资待遇、职称评定、业务进修、职务晋升等待遇方面,常因为职业的组织地位而受到无形的限制,一切朝后靠,个人发展的空间狭窄。

(二)工作因素

档案工作本身吸引力减弱。引发和加深职业倦怠,促使专职档案人员情绪耗竭的工作因素主要有:

1.环境闭塞。组织的专职档案人员,成天工作在一个比较封闭的圈子里,与过时的组织信息打交道,和组织环境交流的渠道偏窄,与组织成员沟通机会少,缺少了解社会环境的途径,组织的档案机构几乎成了与社会大环境隔绝的信息孤岛。

2.工作量大、繁杂。一名档案工作人员,通常要负责组织内部多个机构的档案,门类众多,形式各异,内容繁杂,工作量大,档案人员疲于应付。

3.枯燥、单调,缺乏职业乐趣。专职档案人员,工作职责就是将组织所产生的各种杂乱材料,按特定规律整理成便于保存和利用的档案,并随时为组织提供档案服务,工作形式单调,工作内容枯燥又乏味,却不得不年复一年、日复一日机械地重复着相同的工作,工作中已没有乐趣可言。

4.缺乏创新和挑战。档案工作有一套既定的工作规范,工作人员每天都如同一台被程式化的机器,只能按部就班地去执行、操作,工作没有挑战,缺乏自主性,创新机会少,档案人员的个人潜能得不到发挥,无法从工作中获得成就感和幸福感,容易产生职业倦怠。

(三)个人因素

1.能力因素。信息时代的到来,让更多的组织有了加速发展的机遇,这样档案工作也要跟上组织的前进步伐,自然对专职档案人员个体提出了更高的能力要求,而思维模式僵化、知识结构老化、专业知识落伍、技能水平贬值、学习能力下降、时间精力有限、家庭负担加重等问题却困扰着档案人员,让档案人员心生焦虑,倍感压力,若无法有效解决和缓解这样的压力,职业倦怠只会逐渐升级。

2.性格因素。个体的一些特征会影响个体与环境间相互作用的结果。调查表明,有过于理想化的期望和追求完美主义的人群,以及性格内向、心理承受能力较低的人群,容易产生职业倦怠,并表现出更深的倦怠程度。组织专职档案工作的人员也一样不能豁免。

3.性别因素。在组织中,从事专职档案工作的女性比例是很高的,女性较男性而言,体力较弱,容易疲劳;生性敏感,心理脆弱;从众心理比例高,太在意别人对自己的评价;承受能力、自我控制能力相对较差,社交面窄,个人兴趣空间少,化解不良情绪的途径也不多,所以更容易产生职业倦怠,从面提高了这种职业的倦怠率。

三、组织专职档案人员职业倦怠的干预与调适

职业倦怠作为客观存在,已经成为积极行为的障碍,社会也研究出了不少的措施进行干预与调适。针对档案工作和档案人员的特点,从组织和个体两个角度采取必要的措施,可以帮助减缓或消除职业倦怠对个人的影响广度和深度。

(一)从组织的角度

1.关注专职档案人员的职业倦怠。职业倦怠在组织内部的各个岗位都可能有所发生,组织也许因为人力、物力的关系,往往只关注一线职员的职业倦怠,其实,组织的和谐、组织的发展、组织的提升是需要全体组织成员共同努力才能得来的,哪个环节的不畅都可能给组织带来无可挽回的损失。因此,组织也应该努力关注像专职档案人员这样非一线人员的职业倦怠,让他们感受到组织的关怀,增加对组织的归属感,这样才能增加自信心,减少职业倦怠的发生率。

2.尊重档案事业,尊重档案人员。专职档案人员为组织工作,付出劳动,从组织中获得物质报酬,这只是低层次需求即生理需求得到一定满足,而获得组织对工作的认可,得到组织对个人人格应有的尊重,才是档案人员高层次需求即精神需求的满足,才是档案人员热爱组织、在岗位上尽心工作的内在动力,工作和人格得到了尊重,既可以降低职业倦怠的发生率,又可以减轻职业倦怠深度。

(二)从个体的角度

1.对自我进行客观认知和评价。认知自我,就是认清自我的价值,档案工作人员如果能够对自身的工作能力、知识水平、心理需求、人生目标等进行客观的认识,了解自身的优势与不足,努力去结合社会和组织的需求,建立合理的个人目标,调整自身的期望值,就能与周围环境保持平衡,成为自身行动的主人,才能站在历史和人类的高度,对个人为档案事业付出的心血进行合理而公正的评价。

2.以积极的心态进行心理调适。组织环境和组织习惯是长期形成的,它的改变并不是一朝一夕的事,组织专职档案人员更容易实现的是进行自我主动调节:学习释放心理压力的方法,及时转移工作和生活的压力;探寻有效的宣泄途径,设法放松自己;学会欣赏自己,善待自己,丰富个人的业余生活;提高自我控制能力,提升应对工作压力的心理承受力,多方位主动适应,正面积极应对,从个人的角度,用自身的努力去化解职业倦怠。

在组织中专职从事档案工作,尤其是多年从事这项工作,档案人员身体、情绪、心理上的疲劳与日俱增,当这种疲劳状态无法得到有效的调节和化解,导致个人情绪方面的耗竭甚至崩溃时,对个人、组织的危害性都很大,因此,只有主动介入,积极应对,加强引导,有效调控,正确疏导,才能有效应对职业倦怠。

参考文献:

[1]陈金章.高校办公室人员的职业倦怠现象探析[G].福建教育学院学报,2008,(04):34-36.

[2]张九龄.档案管理人员的职业倦怠及心理调适[G].内蒙古师大学大学学报(哲学社会科学版),2004,(06):272-273.

[3]徐萍,熊彩虹,朱娟珍.关于档案人员职业倦怠成因及其对策的探讨[G].云南档案,2007,(09):4-6.