办公自动化系统分析

【摘 要】 办公管理是现代企事业单位一项重要的日常工作。然而，很多单位目前办公管理还停留在传统的工作模式下，耗费大量的人力和物力。虽然计算机、网络已经普及却不能迅速、准确的完成日常办公管理事项。这样，大量的计算机资源不能得到有效的利用。因此，建立快速、高效的办公自动化系统是非常必要的。本文主要介绍了一个办公自动化系统的开发过程。该系统基于.NET 平台，采用B/S三层架构，使用Microsoft Visual Studio 2005开发工具和SQL数据库服务器，使用C#语言开发。系统利用B/S方式，最终实现了办公自动化功能。

【关键词】 NET 办公自动化 B/S SQL

现在企事业单位管理模式都在改变，网络的发展和计算机技术的进步，需要面对越来越多的信息处理工作，需要不同形式的工作流程，以及对重要信息和关键数据的存取、交换，并保持有效的联系，从而提高工作效率。而正是网络和计算机技术的发展也为实现办公自动化提供了基础条件。办公自动化系统（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。本办公自动化系统是基于局域网条件下，为了实现办公无纸化和自动化设计和开发的。系统主要包括个人资料管理、内部邮件管理、公文办理、公告信息、个人信息管理、权限设定等功能。

用户注册过程是办公自动化系统一个重要的流程。在用户使用本系统之前必须先进行注册，注册结果存放在数据服务器中，只有数据库中合法用户才能登录和使用本系统。为了便于用户使用及方便管理，本系统用户注册是由系统管理员统一按照一定规则为所有用户注册并分配权限。用户注册工作分为以下几步：

（1）制定权限规则。本系统权限规则是以角色组形式确定，首先管理员根据需求制定出多个不同名称的角色组，然后将不同的权限分配给各个角色组。（2）录入用户信息。系统管理员将相关部门提供的全部员工的基本信息：姓名、代码、性别、部门、职务等录入系统中存入远程数据服务器中完成用户注册。（3）用户权限分配。将已经注册的用户根据部门、职务分配不能的权限。权限分配方式是把角色组绑定到各个用户上，同一个用户可绑定多个角色组。这个角色组所具有的权限就传递到用户上。

用户利用注册帐号登录本系统，用户由于分配的权限不同，所显示的模块有所不同。

个人办公业务包括用户个人资料系统和内部邮件系统两部分。主要用于员工个人信息的记载和员工之间相互交流以及数据信息的传递。

综合办公业务是本系统办公事物处理的主要手段，包括公文办理、公告管理两部分。

（1）公文办理：相关部门员工根首先拟制要办理的公文，公文拟制完成后根据公文所需办事流程按顺序设定审批负责人，公文进入流转后按设定顺序发给第一个审批人，经该审批人同意后传递给下一个审批人，其间有任何一个审批人拒绝，则公文退回拟制人修改。

（2）公告管理：具有公告权限的员工，制定具体的通知、通告等消息进行，其他员工可以在系统首页的公告栏阅读所有公告。

1 系统开发环境

综合了系统对功能、性能方面的需求，本系统采用.NET技术实现，使用B/S三层架构，使用Microsoft Visual Studio 2005作为开发工具，使用SQL数据库服务器，使用C#语言开发。下面从系统架构、开发工具、数据库服务器、开发语言方面详细介绍。

（1）系统架构。由于办公自动化系统以网络为主体，以WEB方式为客户界面所以放弃传统的C/S结构而用B/S结构。B/S结构即浏览器和服务器结构。它是随着Internet技术的兴起，对C/S结构的一种变化或者改进的结构。在这种结构下，用户工作界面是通过WWW浏览器来实现，主要事务逻辑在服务器端（Server）实现，形成所谓三层架构。

采用三层架构的好处在于将整个系统分为不同的逻辑块大大应用系统开发和维护的成本。将数据访问和逻辑操作集中到组件中，增强系统复用性增强系统的扩展性。

（2）数据库服务器。本系统后台数据库采用MS SQL Server2005。 MS SQL Server2005是一个数据库管理系统，它功能强大，操作简便，越来越多的开发工具提供了与SQL Server2005的接口。SQL Server2005是Microsoft公司推出的SQL Server数据库管理系统，它在易用性、伸缩性、可靠性和数据仓库等方面都具有优良的性能。

SQL Server企业管理器是基于一种在称之为微软管理控制台（MMC）的新的通用服务器管理环境下进行工作的，这种共享结构为微软服务器的应用程序提供相一致的用户接口。使用企业管理器时，可以通过设置服务器、数据库、远程服务器的属性和安全性设置来检查和配置SQL Server系统。用户可以用它创建和修改表、视图、存储过程、规则、默认值和用户自定义的数据类型、管理报警信号、操作员视图出错记录，创建网络辅助作业，创建并管理全文本索引以及导入和导出数据。

数据和管理数据的系统必须始终为用户可用且能够确保安全，有了SQL Server 2005，组织内的用户和IT专家将从减少应用程序宕机时间、提高可伸缩性及性能、更紧密的安全控制中获益。SQL Server 2005也包括了很多新的和改进的功能来帮助企业的IT团队更有效率的工作。

（3）开发平台。由前面的系统分析可知，本系统的开发是一个数据库应用程序的开发。随着数据库技术的发展，可供选择的开发的工具也非常多。考虑到本系统是以MS SQL Server 2005作为后台数据库，系统软件是在Windows操作系统环境下运行的，所以经过综合选择后决定本系统采用.NET作为开发平台。

本办公管理系统的功能为：1）通过内部邮件系统实现员工之间相互的交流，数据信息的相互传递，实现信息实时、无障碍交换。2）员工通过人力资源管理系统完成公出申请、请假申请及查询。3）通过公文管理系统方便快速的拟制公文、审批公文的流程，加快公文的流转速度，使审批人员在第一时间知道自己需要审批的公文信息，相关人员随时知道公文当前处理状态，并可以随时查阅相关公文。4）通过公告管理系统可以随时单位通知、通告信息，并且可以根据信息部门、各类分别筛选。其他用户可以第一时间能过本系统看到所有通知、通告。5）通过系统管理分配用户权限，可以给不同人员设定不同权限，使用户既能完成其所工作范围操作又不能越权操作。

根据对系统功能的分析得到本系统的总体数据流图（图1）。

2 结语

本系统涵盖了日常办公管理工作中的多个业务管理功能，采用J2EE 技术，数据交换使用XML 和WEB Services，自主封装MVC 模式开发。系统界面友好，操作简便，充分考虑了人性化设计。系统具有易用性，用户易于上手，减少了新用户使用本系统所要花费的学习时间。本系统中所使用的所有数据都来自同一个数据库，这样不仅在系统调用数据准确、反应速度快，而且在安全上有所保证。

架构灵活平台突破了地域的局限性，不仅在公司内部局域网而且包括internet上的用户都可对有权限的信息进行访问。因此可以实现多地域、多用户来访问本系统数据，大大加强了系统资源共享的范围。由于采用了先进、标准的网络技术，极大地提高了系统的可移植性和可扩展性。灵活的系统架构，适用多种应用模式；子系统和模块为松耦合，可灵活增减。

参考文献：

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[2]李敏波.C#高级编程（第4版）[M].北京：清华大学出版社，2006

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[4]张秋余，袁占亭，郑玉峰，冯涛.基于OA系统的工作流技术的实现[J].甘肃工业大学学报.