现代供电企业的档案管理的相关探讨

【摘 要】档案管理是现代供电企业管理的重要组成部分，是提高企业管理质量的基础。档案管理的科学化、规范化直接影响工作效率的提高。在供电企业管理工作中，无论是电力营销管理、安全生产管理、还是人事管理、财务管理等，都与档案管理密切相关。

【关键词】供电企业；档案管理；企业管理

1 供电企业档案的特点

供电企业档案是在电力生产经营和管理活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的历史记录。 随着企业管理现代化，档案的载体也由传统的纸质档案向声像档案、磁性档案、机读档案等转变，如光盘、磁带、录像带、照片、缩微胶片等，标准和非标准的书写格式和规格尺寸并存，因此档案管理所具有的双重性、多样性是显而易见的，这些都加大了档案管理的难度。

2 供电企业档案管理现状

2.1 管理制度不够健全、规范，影响作用发挥

在实际工作中，档案管理缺少相应的规章制度和考核机制，严重存在着人为的随意性。 使得档案管理分散，各自为政，标准不一，装具参差不齐，资料重复保存，档案利用率低下，信息管理与档案管理严重脱节，造成人力、物力和空间浪费。

2.2 宣传力度不够，员工的档案意识薄弱

这是一个普遍存在的现象，由于我们对档案管理的缺乏长期而有效的宣传，员工对档案的了解程度不够，档案意识薄弱。

在日常的电力生产和管理活动中，许多员工存在只重视活动的主要内容，不重视档案资料的整理。因此某些具有保存价值应形成文字材料的活动或细节没有及时收集和整理，造成档案材料不健全不完整，无形中增加了未来工作的难度。例如，在工程施工管理活动中，只注意电力工程施工本身，不重视施工过程中的有关审批文件、竣工报告或工程图纸等的归档工作，造成工程项目资料不完整，我们的设备检修维护、劳动定员等工作就很难进行下去。

由于档案管理的效益难以在当年显示出来，短期内效益也不明显，因而把档案管理作为短期行为，不重视档案管理的现象中普遍存在。

2.3 业务档案的日常管理工作不尽人意

供电业务档案管理工作方面普遍存在以下不足：一是部门不重视。 部门普遍存在只求业务发展，忽视部门的内部管理，尤其是业务档案管理。没有配备专人负责，缺乏年度检查制度；二是法律责任意识不强。业务项目完成了，工作底稿材料没有及时归档，业务档案应包含的资料不齐全，业务档案借用归还与否及档案资料无人把关，造成业务的中断和服务的不连续性；三是制度建设不完善。 ①没有配备专人管理、没有明确分工。业务档案的归集装订，是业务部门还是行政部门的工作，没有具体分工；②业务项目完成后，何时应将工作底稿材料归档，没有规定，出现业务档案一直在业务人员的手里“旅游”；③业务归集的资料是否齐全、文件排列是否规范、有无编号索引，无人复核把关；④借阅过于随便。借阅不需履行必要的手续，不需部门领导审核，归还档案时无人审核借出档案的完整性。

2.4 档案管理工作明显滞后，有待于创新、发展

随着国内外形势的发展，供电企业日新月异，发展迅猛，一个个新的供电服务系统如雨后春笋般涌现出来，现代化程度日趋提高，诸如电子化公文传输、无纸化办公等已普遍或逐步得到推广。而档案工作的现状呢？目前还是停留在原有的水平上，50 多年来的传统管理方法已在企业中根深蒂固，已建立了一套完整的理论和实践体系。比如说，传统立卷过程中人为因素过大，手工劳动量过大，工作效率低，利用不方便。同时，传统的立卷方法严重束缚了计算机等办公自动化设备在档案部门的发展与应用，已不能满足企业管理和社会发展的需要。

3 档案管理的必要性

一是做好档案管理工作、加强档案信息的开发利用是社会主义事业的需要，积极开创档案信息开发利用的新局面、努力做到档案信息为供电企业服务、为电力职工。为各级。各类查阅档案资料者服务、可以促进供电企业之间各项工作的交流与沟通，二是加强档案管理也是供电企业不断发展的需要，档案是电力建设。管理等活动的直接记录和真实反映，档案中记载的是电力建设的思想。 成果和工作方法、反映的是电力建设活动的客观规律。过程以及工作中成功的经验和失败的教训，因此、档案可以让企业充分认识自己、少走弯路、有利于长期的发展。三是加强档案的管理能为电力建设。管理提供重要的凭证和依据，在供电企业工作中形成的档案同生产。建设。科研。管理的关系十分密切、尤其是现代化的文明管理、科学管理、更需要有完整。系统。准确的档案资料作为依据和凭证，充分发挥其凭证作用、不仅能避免重复劳动、提高供电企业管理水平、可为设计。施工工作创造必要条件、还能为电力工程的扩建、保养、维修等提供详细的第一手资料。

4 改善档案管理现状的思路

档案管理工作的重要性已逐渐被人们认识、但怎样才能真正做好这项工作呢？

4.1 高度重视、加强领导领导重视是做好档案工作的关键

如果领导重视、档案工作就会有声有色、如果领导不重视、档案工作就无声无息，供电企业领导要充分认识到档案工作在企业的地位和电力建设中的作用、切实加强对档案工作的领导、真正把档案工作列入企业的发展规划、把档案工作提到重要议事日程、并在人财物方面给予大力支持、及时解决档案工作中的问题、为档案管理创造良好的工作环境，通过成立由一把手为组长的档案管理网络、明确各级工作职责、将档案工作落到实处、给予档案工作实实在在的支持、 改变“说起来重要、忙起来次要”的现象。

4.2 加大宣传、增强员工档案意识

增强档案意识、重视档案工作、是搞好企业管理的重要保障之一，要加大档案工作的宣传力度、有效利用板报。网络网页。新闻媒体等形式、宣传档案管理法规及档案知识、扩大档案工作影响、提高全员档案意识。责任感和工作自觉性，同时、要深入各部门班组进行业务指导、提高部门班组人员的归档意识、做到归档及时。归档文件材料齐全、完整、规范、提高归档率、完整率。

4.3 加强档案管理的制度建设

加强制度建设是做好档案工作的保证，从静态管理来看、档案的储存、积累、整理、查阅、审核、直至销毁、都应有严格的管理制度、使档案管理规范、稳定和得以延续，从动态管理来看、档案需要不断得到补充、保持其系统完整性，供电企业要根据档案法规和档案业务管理的有关规定、制定出适合自身档案管理的规章制度、使档案工作纳入规范化管理、做到档案工作有法可依、有章可循、依法治档，如建立档案人员岗位责任制、建立档案的收集、整理和保管制度、 制定文件材料的归档范围、使各种门类和载体的文件材料能及时立卷归档等。

4.4 建立健全档案管理考核约束机制

档案管理是一门社会科学、具有特殊的科学性。专业性，档案管理工作要搞好、离不开上级领导部门对这项工作的指导、检查、督促和考核，应根据企业档案管理的工作原则、制定档案管理工作考核制度、鼓励先进、以促进档案管理工作， 如每半年由档案室对各部门兼职档案员的档案工作进行考核；对各部门档案的归档时间、收集整理等工作质量和执行制度情况、结合年终岗位责任制的考核进行奖励；对造成档案损失者、根据情节给予一定的经济或行政处分等等，通过检查和考核、增强档案人员的责任感、增强部门领导的档案意识、推进档案管理工作向规范化、标准化、科学化发展。

4.5 实现档案管理现代化

随着无纸化办公的推行、网络技术、现代化管理手段的实施、多媒体文件制作的盛行、必然要求档案管理实行现代化，档案管理现代化首先是物质条件的现代化、主要包括档案室。陈列室。档案工作设备与技术的现代化、体现为计算机在档案管理中广泛应用、这样大大提高档案管理工作存储、处理、控制档案信息的能力，其次是管理思想、观念和目标的现代化、 档案管理的最高层次就是在企业改革发展中不断地验证和确立科学的管理观念、形成科学的先进的管理思想和管理风格；只有以现代化的管理方式和管理手段来提高档案工作的效率和质量、档案事业才能获得应有的地位、发挥应有的作用。

计算机技术的飞速发展为档案管理提供了便捷的手段。为了提高档案管理工作效率、提高档案查全率、查准率、加快检索速度，使档案信息更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务、全面推广计算机在档案管理工作中的应用势在必行。利用计算机管理档案、既可提高工作效率、减少重复劳动、又可杜绝人为的随意性、避免管理的疏忽造成的经济损失、及时地满足供电企业管理及社会发展的需求。因此，供电企业领导应充分认识实现现代化管理是电力企业和社会发展的需要、充分发挥主观能动性、克服资金不足的困难、 尽快地将计算机技术运用到档案信息的录入、检索、编目等、提高档案资源管理的效率和档案信息开发利用的效率、更好地为供电企业管理和地方经济建设服务。

5 结束语

档案管理是现代供电企业管理工作的基础、加强档案管理的规范化和科学化建设、 扭转目前供电企业档案管理的薄弱状况、是不断提高企业管理水平的有效途径。档案管理的基础打得好、就能够顺利实现从传统管理手段向现代化管理手段的转变、把管理人员从繁杂的事务性工作中解放出来、 提高管理的工作效率。