人事档案管理现状及对策

[摘 要]人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人组织关系、工资待遇、社会劳动保障紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的参考价值和凭证价值。随着人事制度的深入和改革，用工形式的多元化，市场经济的发展和建立。人事档案的现状存在材料不全、内容失真等问题。

[关键词]人事档案；管理 ；对策

中图分类号：476 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）15-0338-01

一、人事档案的分类和特点

人事档案的种类主要有干部档案和工人档案。它具有全面性、可利用性、真实性、动态性、流动性、机密性等主要特点。

二、人事档案管理中存在的问题

2.1 人事档案管理的重要性认识不足

2.1.1 领导重视不够

在人事档案管理工作中，有相当一部分领导在认识上存在着一些误区，认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作，只要不泄密，不丢失，能应付查档、外调就行了。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，档案问题得不到解决，人员、场所、经费没有保障，档案工作自然就做不好。

2.1.2 管理人员配置不足

管理是一项机密性、专业性、政治性很强的工作。人事档案材料需要单独存放，专人管理。但是由于人事管理工作量大，人事管理人员编制不足，人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，管理手段落后，管理水平不高，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了档案管理水平。

2.1.3 管理手段也较陈旧

在档案管理手段上，因为没有单独的人事档案管理软件，管理人员还一直采取手工检索、编辑，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。

2.1.4 管理人员业务不熟

大多数的档案管理人员没有经过组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的装订、收集、整理、归档等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。

2.2 人事档案保密性强

根据国家人事档案管理制度的规定，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人保密的目的一般认为是方便组织管理以及安全的需要，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的可靠性和真实性，“组织意见”本人是不知道，而使档案

2.3 人事档案存在弄虚作假

人事档案的生命是真实性，在现有人事档案管理模式下，“弄虚作假”现象屡屡出现。如考研、高考、就业、职工调动、报考公务员等，个别人甚至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到工作、读、参军等目的。有的为了竞聘较高级领导职务岗位，伪造干部履历、学历证书和入党材料等。也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案现象的屡屡出现，使档案制度的准确性、严肃性、惟一性屡受挑战。

2.4 人事档案材料不全

人事档案短缺，材料内容不完整：：如年度考核表、履历表、职称、学历、表彰、工资、处分等材料不全，填写项目不完整。其原因：

2.4.1 档案管理部门工作人员责任心不强，没有认真及时的到各部们、科室收集应该归档的档案材料，导致收集档案材料不全；有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时将材料进行鉴别归档；对档案材料内容未认真审核，造成内容残缺不全。

2.4.2 干部职工对人事档案的认识不足。他们填写像履历表、年度考核表等类似的表格时，有的人能省则省甚至不填写，敷衍了事；有的材料如培训、学历、职称等材料，一旦落在个人手中，认为由自己保管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理人员。

三、人事档案管理对策

3.1 加强领导，提高对档案工作重要性的认识？建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行指导、检查、督促，发现问题及时解决。同时按照人事档案达标的要求，制定和完善人事档案管理的整体规划，使档案工作顺利进行。

3.2 加大对硬件设施的投入，进一步夯实档案工作基础。

3.2.1 按照人事档案管理规定标准，配置足够面积的阅档室、档案室、微机室、办公室、档案柜或档案密集架、空调、电脑、灭火器、去湿机、温湿度计等硬件设施。搞好采光、通风、防虫、防潮等配套保护措施。

3.2.2 引进计算机管理软件，建立人事档案的检索和信息存储系统，实现人事档案资源的合理配置和利用。

3.3.1 加强对管理人员的业务素质和政治素质的培训，提高管理人的专业技术水平和政策水平，培养具有“复合型、创造型、协作型”多素质人才。

3.3.2 档案管理人员要有求真务实、爱岗敬业、加强业务学习、甘于奉献的精神，强化继续教育，坚持“按需施教、学用结合、重视实效”，全面系统的掌握档案管理工作的新知识、新技术。

3.3.3 引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。

3.4 人事档案管理材料收集

3.4.1 建立相应的档案管理制度：对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的借阅、日常保管、利用，都要制定一套严格的制度。

3.4.2 建立畅通的材料收集渠道：收集人事档案管理材料是人事档案管理工作的基础，如学历和专业培训材料；反映业绩的考核、考察材料；工资待遇、任免、出国考察学习、专业技术晋升、业务能力、技术专长、发明创造、科研成果评定评价材料等需要入档的材料不断增多，给人事档案管理材料的收集带来了新的要求。

3.5 加强人事档案管理现代化和信息化建设

3.5.1 是实施医院信息化管理系统是实现人事档案管理现代化，是人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，有利于材料的完整保存。

3.5.2 人事档案的信息具有原始性和完整性，利用计算机建立人事档案不同类型的数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，实现计算机对人事档案准确和动态、完整、立体的管理体系，可以及时准确、全面的提供人事资料和相关数据，从而极大地提高组织人事部门的工作效率。

总之，通过人事档案管理工作的不断完善，使人事档案焕发新的生机与活力，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。