社保档案管理工作刍议

摘 要：社保档案管理是社保单位一项重要的工作，制定合理的管理制度，提高工作的效率，有利于提高档案资料的利用率。本文对提高社保档案管理水平的方法进行了介绍，希望对档案管理部门的工作人员提供一定帮助，促进我国档案建设工作更好的进行。

关键词：社保;档案;管理;建设;社保;服务

社保档案管理是对社会保险业务档案的管理，做好这项工作可以更好的维护公众的利益，可以保障人们的合法权益。在对社保档案进行管理时，一定要采用先进的技术，要提高工作的效率，还要提高档案管理部门的服务水平。社保档案管理部门要培养一支高素质的队伍，要提高档案管理人员的技术水平，还要激发工作人员的工作热情，在平时的工作中要重视档案管理工作，还要为档案使用者提供良好的服务。

1 培养高素质的档案管理队伍

社保事业发展很快，很多企业都为员工办理了社会保险，随着参保人数的增多，社保档案管理部门的工作任务加重了，管理人员要对档案进行收集与整理，还要做好立卷与归档工作。为了提高档案管理的水平，档案部门需要培养一支高素质的队伍，要对工作人员进行培训，使其认识到档案管理的重要意义，还要提高其档案管理的水平，提高工作的效率，避免在整理的过程中出现错误，要掌握整理的技巧，避免出现档案丢失或者损坏的情况。培养高素质的档案管理队伍，可以促进档案管理事业更好的发展，可以提高档案资料的利用。档案管理人员需要具有较强的责任心，还要具有良好的业务能力。档案管理部门的领导要做好人员的调配工作，对业务水平比较低，年龄偏大的人员要及时调出，并为其安排其他工作。档案管理人员要经常参加培训，还要多进行学术交流，要熟悉日常工作的流程，了解档案管理的规章制度，明确自身的职责，保证管理操作的规范性。

档案管理是一项繁琐的工作，档案管理人员需要掌握专业的技术，还要不断的学习，提高工作的效率，在平时的整理工作中，还要总结出快捷的工作方式，在平时交流的过程中，可以向其他同事传授管理的技巧，这样才能提高整个团队的工作质量。档案管理人员还要掌握计算机知识以及外语知识，要提高工作的使命感，还要具有良好的职业素养，要做到干一行、钻一行、爱一行，这样才能促进社保档案行业更好的发展。总之，加强高素质档案管理队伍的建设，有利于提高我国社保档案管理单位的工作水平。

2 加强对档案管理设备的更新

档案管理工作还需要利用专业的设备，有的档案管理单位应用的设备性能比较低，管理人员不重视对设备的更换，没有引进先进的设施、设备，这不利于提高档案管理的水平。档案管理需要做好档案的分类工作，如果采用人工手动的方式进行整理，需要花费大量的时间，而且容易出现操作失误问题。只有引进先进的档案管理设备，才能提高工作的效率，才能避免出现失误问题。档案管理需要建立完善的体系，要保证操作的规范性，加强设施设备的建设，才能为档案管理奠定基础。另外，档案管理单位还需要扩大档案库的容量，避免出现档案无处存放的问题。要对档案管理设备进行更新与维护，要保证设备功能的正常发挥，还要对老化的设备进行更新换代，这样才能保证工作的效率。

加强档案管理设备更新需要做到：第一，档案库房要合格。库房的面积不能太小，要能够容纳本单位全部档案，并留有一定的发展余地。库房选址尽量不靠近海边，也不要靠近工业区或高大建筑群。办公楼若是多层或高层，档案库房宜设在一层，但要适当加高地面。第二，档案库房要配置温度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器等达到防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”要求的设施设备，以确保档案存放的完全和完整。第三，要购置符合国家标准的档案橱、档案卷盒、卷皮等档案专用装具。第四，要设置能满足查阅和办公需要的阅览室和办公室，也就是要做到办公室、阅览室、库房“三分开”。

3 强化档案利用服务意识

要做好档案信息服务工作，关键是要牢固树立档案利用服务意识。首先，要明确服务方向和服务对象。服务方向从大的方面来说，是适应社会各方面对档案信息的利用需求，为物质生产、精神文明、政治建设和社会发展服务。至于社保档案室的服务对象，目前主要是社保机构的领导、专业技术人员及各业务科室，主要围绕本单位的主要职能任务和中心工作开展档案信息服务活动。随着政府信息公开制度的实施，档案室也要面向社保机构以外的人员和单位提供利用服务。其次，要坚定服务思想。档案工作是一项默默无闻的工作，即使工作做得好，有成绩，也不易被社会所关注。所以要做好档案服务工作，无论是档案室领导还是普通档案工作者，都必须加强职业道德修养，培养甘为人梯、热心服务、愿为他人做嫁衣的精神，千方百计地为本单位及社会各界提供优质服务，使档案信息服务工作始终处于最佳状态。最后，要处理好利用与保密、利用与保护的关系。利用和保密是矛盾的统一体，档案要利用，否则就不必保存;档案内有机密，不能随便借阅。利用和保密都要遵循的原则是：要对党和国家及社会有利而不是有害。当然，档案保密有一定的范围，不是所有档案，对任何人都保密;档案保密有一定的期限，超过期限就不成为密，甚至可以开放利用。哪些档案可以提供利用，哪些档案需要保密或控制使用，何时可以降密、解密，这些都要根据《档案法》和《保密法》等法律法规来妥善处理。利用和保护也是辩证统一的关系，保存档案的目的是为了利用档案，而保护档案的安全，维护历史真迹，最大限度地延长档案寿命，是为了更长久、更广泛、更有效地利用档案。

结束语

档案管理是社保单位日常工作的重要组成，提高档案管理的效率，可以保证档案资料的有效利用，社保单位的领导者，要做好档案管理队伍的培养工作，要建设一支高素质的团队，要做好档案管理人员的培训工作，提高其自身的素质与业务水平，这样才能提高社保档案管理的质量。另外，社保档案管理单位还要做好设备的更新工作，要应用先进的设备提高工作的效率。社保档案管理单位还要提高自身的服务水平，管理人员要具有良好的服务意识，这样才能提高用户的满意度，才能促进档案管理事业更好的发展。

参考文献

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