煤炭企业档案信息化平台的建设

1、档案信息化建设的重要性及现实意义

档案信息化是在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现“三化”：一是档案信息数字化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化;三是档案信息网络化。

1.1档案信息化建设的重要性

一是改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务。

二是用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。

三是为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享;可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。

1.2档案信息化建设现实意义

档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益。

一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理工作效率。

二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从众多的目录中找出所需的档案的编号，然后根据编号到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案数据库中检索出需要的档案信息，快捷地提供利用。

三是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。

四是有效的提供服务。档案管理的信息化，管技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率;同时档案资料的电子化更便于管技人员的二次利用和开发，提高了企业整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。

2档案信息化建设的内容

档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。

2.1基础设施建设

主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。

2.2档案信息资源建设

主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、缩微胶片、实物档案、录音档案和录像档案等）的数字化;二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。

2.3标准规范建设

这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

2.4人才队伍建设

这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对档案人员计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，用规范标准正确处理好计算机网络、计算机的硬件和软件、档案数据库、现代信息技术人员的关系。以人为本，坚持把档案数据库作为核心要素来抓。

3.档案信息化建设举措

档案信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化、管理手段的现代化，档案存储环境控制的科学化。加快档案信息化建设要做好以下几方面的工作。

3.1加强领导，提高认识

要拓宽各级领导的知识领域，在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。

3.2加大投入，增配软、硬件设施

一是加大投入。企业档案部门要配备计算机、扫描仪、照相机等硬件配置，加强计算机网络建设，同时在煤炭企业网络平台上开辟档案管理平台。二是开发适合煤炭企业档案信息化管理的软件，其基础数据库建设，根据存量数字化，增量电子化的要求，一方面实现电子文件的归档、管理和利用;另一方面，将现有档案分批次地数字化，加强基础数据库建设，逐步建成档案目录数据库、档案全文数据库。

3.3引进和培养信息化建设人才通过档案培训，提升工作人员业务能力，对企业专职档案管理人员采取重点培训的方式，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，提高信息化技能，提升信息化素养，增强信息化意识，这样才能够积极主动地挖掘、搜集、利用各种对煤炭企业建设和档案工作开展有价值的信息化资源，从而提高信息化档案资源的质量，提高工作效率。

总之，建立具有煤炭企业特色的信息化平台不仅有利于原始档案资源的保护，还有利于档案资源的开发利用，极大地方便档案工作者及档案使用者，节省大量的工作时间，提高工作效率。

（作者单位：开滦能源化工股份有限公司范各庄矿业分公司）