浅议工程档案信息化管理的基础工作

借助现代微机、信息技术，实现档案管理信息化、数字化，是档案管理方式从传统走向现代的历史性跨越。而实现这一历史性跨越，必须从基础工作做起。自2009年3月起，两河指挥部组织实施了陡河青龙河防洪排涝综合整治工程及环城水系公园广场建设工程。 该项工程投资额度大、参建单位多、建设周期长。涉及到水利、园林景观绿化、桥梁、道路、供电、水工建筑物、雕塑、房建等多个专业，签订合同总计900余份。竣工验收项目已接收资料总计9200多卷。大量的工程档案资料，沿用原始的档案管理办法已难以管理。两河指挥部本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，采取先进的管理方式，充分利用现代信息管理技术，加强档案信息化管理的基础工作，加快工程档案的信息化管理进程，逐步提高存档质量和利用效率。这些资料为工程后续养护管理等工作提供重要的依据，为唐山市地方历史提供重要的史实资料，对两河及沿河区域的建设和发展具有重要的意义。

一、健全机构、配齐人员

两河指挥部根据国家档案局、国家发改委联合的《重大建设项目档案验收办法》规定，充分认识工程档案在建设项目竣工验收中的重要性以及对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改、审计等方面的重要作用，从项目立项开始，就成立档案小组，配备专门工作人员，负责文件、图纸、合同等资料的收集、管理工作。对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

二、加强对档案管理人员的培训

档案管理信息化是新事物，有别于传统的档案管理模式。因此要通过各种形式，组织档案管理人员的培训，使他们学会新知识，掌握新技能，提高对档案信息化管理的重视程度，加大对法律法规的宣传力度，提高档案管理人员的业务素质。一是积极参加各级档案管理部门组织的培训学习。二是在工作中实行一对一的帮扶方法，由业务工作水平较高的档案管理人员对业务能力较差的管理人员进行帮带培训工作，在档案资源、文书等方面的工作能力进行科学有效的培训。

三、建立健全档案管理规章制度

一是档案收集工作。陡河青龙河防洪排涝综合整治工程在与设计、勘察、施工、监理等参建单位签署各类合同、协议时，明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，把项目文件资料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。指挥部制定了《唐山市环城水系工程建设项目档案资料归档范围及保管期限表》、《唐山市环城水系工程建设项目档案资料归档目录》，按照前期资料、施工资料、监理资料等八项内容将档案整理的收集归档范围进行了分类，明确了建设单位资料接收范围及向城建档案馆移交资料范围。《施工监理阶段资料立卷整理标准》对施工监理单位提出了详细的立卷整理方法及数量等要求。

二是建立合同台帐。合同管理是项目建设中的一项重要内容。项目建设初期应该成立专门的部门对项目建设签订的合同内容进行审核、把关。制定合同审批单，对合同签订日期、内容摘要、审核领导、经办人、份数、保管出处等内容进行详细登记，并分类汇总，建立台帐。围绕合同，由经办人负责收集相关资料，整理装盒后定期移交档案室。并为日常管理工作和审计工作提前做好充分准备。

三是档案移交、鉴定工作。依据《重大建设项目档案验收办法》，为保证项目档案的完整性、准确性、系统性，指挥部结合实际，分别制定了适用于指挥部内部资料及施工监理单位移交程序及表格：指挥部相关各处室、所属各单位均按照《归档目录》要求及移交流程移交资料，遵循“谁形成谁负责”的原则。在掌握审核标准上，坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

四是档案分类编号。为了系统、科学的管理档案，充分发挥工程档案的作用，安全有序的对档案进行保管，档案室首先对工程总体情况进行了摸底、调研工作。按照六个单独立项子项目将档案分类大项依次分类。结合工程实际特点，编制了档案号、档案类目设置、档案分类形式、排序等具体方案。

五是档案数字化建设方案。随着信息社会的到来，信息与信息技术应用在档案基础业务建设中日渐增多，档案现代化管理和信息化建设，成为了档案工作发展的必然趋势。两河指挥部将工程档案及文书档案列入档案数字化范围，按照档案部门规定，制定档案数字化扫描加工方案。

四、加强档案信息化管理软、硬件建设

档案网络系统的建设以及数字化设备的建设都属于基础设施的建设。档案资源共享以及信息交换的前提便是网络系统，通过构建信息数据库，使档案能实现信息的共享。各种数码相机、扫描仪、打印机等共同构成了档案的数字化设备，对这些设备加以利用，可以使档案的一体化管理得以实现。同时专门购置了数码相机、扫描仪、打印机等数字化设备，配备了档案管理软件，结合两河工程档案资料量大的实际，聘请专业的档案数字化加工公司扫描，为推进档案信息化管理奠定了基础。

（作者单位：唐山市陡河青龙河开发建设指挥部 ）