审计流程优化研究

【摘要】 近年来，业务流程优化（Business Process Improvement,以下简称BPI）理论在企业中得到广泛的推广和应用，取得了显著的经济和管理效益。文章将BPI理论引入审计领域，重点研究了审计流程优化的步骤和方法，并进一步指出只有系统、持续地优化审计流程，才能发挥审计的“免疫系统”功能。

【关键词】 审计流程； 业务流程优化； 持续优化

一、审计流程优化理论基础――BPI理论

审计是国民经济和社会健康发展的“免疫系统”和重要保障。经济越发展，审计越重要。我国自20世纪80年代恢复建立审计监督制度以来，一直高度重视发挥审计监督在社会运行中的积极作用。而审计流程是审计机构履行自身责任及职能的具体过程及审计目标的实现途径。不适当的审计流程一方面会使得审计人员无法获取充分、恰当的审计证据而将审计风险降至可接受的低水平，影响审计目标的实现，进而无法有效地履行审计职能和责任；另一方面会浪费有限的审计资源，增加不必要的审计成本，影响审计工作的效率。由此可以看出，审计流程的管理和实施对审计的发展和经济的运行有着举足轻重的作用。

业务流程优化（BPI）理论是由业务流程再造（Business Process Reengineering，以下简称BPR）理论发展而来的。1993年迈克尔・哈默和詹姆斯・钱皮在其著作《企业再造：企业革命的宣言》（Reengineering the Corporation：A Manifesto for Business Revolution）一书中，首次将BPR定义为：“对企业业务流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计，以使得企业在成本、质量、服务和速度等衡量企业绩效的关键指标上取得显著性的进展。”BPR理论提出后,在企业引起了巨大的反响并掀起了流程再造的高潮。然而据BPR的应用情况来看，其失败率比较高。这是因为，在大多数情形下，企业的内部经营环境变化并不是特别激烈，因此更需要的是系统性、持续性的改进，而不是一次性的革命。所以，在对BPR理论反思的基础上，人们提出了“流程优化”的管理理念。

流程优化是一项策略，通过对现有工作流程的梳理、改进和完善来保持企业竞争优势的过程，就称为流程优化。其具体内容是，以优化对象要达到的目标为根本原则，在现有流程的基础上，规划、分析并运用一系列设计方法提出优化后的实施流程，然后开始试行，进而正式实施，并对其作出评价，针对评价中发现的问题，再次进行改进，不断循环。对流程的优化，不论是对流程整体的优化还是对其中部分的改进，都是以提高工作质量、提升效率、减少成本、节约资源等为目的。近年来BPI理论在企业中得到广泛的推广和应用，取得了显著的经济和管理效益，相关学者也试着将BPI理论引入到新的领域。

对我国审计领域而言，虽然已制定出了相对严格、灵活、规范而科学的审计流程，但是随着社会主义市场体制的逐步完善以及科学技术的快速发展，审计环境也在不断发生改变，审计流程需要不断地改善和优化，以更加科学和规范，满足社会对审计的需求和要求。所以，将BPI理论引入到审计领域有着重大意义。

二、审计流程系统优化的意义

（一）审计流程优化是切实提高审计质量和效率、更好地实现审计目标的重要途径

审计质量是审计工作的生命线，提高审计工作质量、降低审计风险，是审计工作不变的重心。审计工作的质量和水平无法满足社会对审计的期望和要求，加之审计力量相对不足无法应对繁重的审计任务，这些都成为当前审计工作顺利开展的主要矛盾。而加强对审计业务的管理是解决这些矛盾的必然途径。通过审计业务流程优化充分挖掘、利用现有审计资源，强化审计力量，通过管理有效控制审计流程，降低审计风险，优化审计成果，从而全面提高审计工作的质量和水平。

（二）审计流程优化是推进审计信息化建设的重要前提

近些年来，审计信息化已经成为不可扭转的趋势，在企业运行和审计机构实施审计的过程中运用计算机技术改变了审计对象和审计方法，使得审计进入了一个新的时代。坚持推进审计信息化建设，实现审计手段的现代化是提高审计“免疫系统”能力的重要手段。然而，审计信息化不只是审计人员工作手段的改变，而是从审计的各个流程上都充分利用计算机的作用，最大化地实现业务的自动化。这就使得优化审计流程成为审计信息化的一个根本前提。优化审计流程可以大大提高计算机在审计实施中的应用效果，有效保证了审计信息化的建设和发展。

（三）审计流程优化是资源整合的重要方法

资源过于分散往往会导致成本的增加和效率的降低。而资源整合，就是对组织内部的分散资源进行系统、科学的配置和利用，从而提高资源的利用效率和质量。对流程进行优化的时候，应注意对现有资源的有效利用，提高资源的使用价值，降低资源浪费。在审计流程审计的方法中，流程优化人员通过对流程细节进行清除、简化、整合等一系列手段，有效地保证了资源的充分利用。对审计流程和审计资源进行配比、均衡，把有限的审计资源用在最关键的流程上，使有限的审计资源得到了充分利用。

三、BPI理论在审计领域的具体应用

根据BPI理论的要求，审计机构应该在目前审计流程的基础上，以一种有预见性的管理理念，自觉地对现有流程不断改进，而不是等到审计流程与环境发展和服务对象的需求发生不可调和的矛盾时才全部推倒重建。审计流程优化的根本依据是审计目标的实现，借鉴BPI理论，笔者认为，审计流程优化可以分为四个步骤（如图1所示）：

（一）审计流程规划和分析

通过对审计流程现状的梳理，分析存在的问题和需要改善的关键点，这是审计流程优化的起点。所谓流程的关键点，就是指在构成流程的诸要素里，对流程的运作具有决定性作用的流程。目前，虽然我国独立审计、政府审计和内部审计的审计流程不完全一致，但总的来说，审计流程主要都有审计计划、审计实施、审计报告、审计终结四个阶段，各个阶段又包含有许多具体流程。审计机构应设立专门的审计流程优化小组，且由具有一定资历和经验的审计人员来担任小组负责人。此小组在现有流程的基础上，通过总结自身和其他审计人员日常工作中出现的问题，并结合审计机构内外部环境的变化，提出并分析现有流程存在的问题和需要改善的关键点。具体的实施环节为：

1.审计流程的描述。为了将审计各流程的活动关系以及不同流程之间的关系清楚地表述出来，常常采用绘制流程图的方法。通过流程图的绘制，在实际对流程优化时，就能很清晰地识别优化的关键所在，以及被优化的流程对其他流程带来的影响，并且通过流程图的方式使之成为审计人员的共识。

2.审计流程的分析。这是此步骤的核心和关键，主要目标是把影响审计质量和效率的关键流程及其中的关键点识别出来。识别关键流程可以采取审计机构全部审计人员填写流程调查问卷和借鉴国外先进经验相结合的方式。通过对问卷调研结果的统计分析，不光可以识别审计关键流程，还可以得到解决以下各方面的一些信息：比如制度规定与实际流程之间的差异、对流程的改进建议、优化流程所需要的资源支持及将采取的行动、时机和人员等，同时也为后边的审计流程优化工作环节打下了基础。

3.审计流程的诊断。在以上环节识别的关键流程和关键点的基础上讨论其优化可能性。此环节以审计机构目前流程实际情况出发，结合全体审计人员填写流程调查问卷总结的问题和改进建议，并借鉴当前国内外审计机构先进的审计流程，综合讨论以上识别的关键流程和关键点优化和改进的可行性。

（二）审计流程设计

根据流程分析和规划的情况进行流程设计，对已识别的可优化关键流程进行优化。设计流程的基本方法是系统化流程优化。该方法的特点是以现有流程为基础，通过对现有流程消除浪费、简化、整合以及自动化等活动来完成重新设计的工作。系统化流程优化的主要方式及其具体含义如表1所示：

这种方法适用于外部经营环境相对稳定的企业，所以审计流程的优化采用这种比较温和、以短期改进为主的方法是适宜的。首先，审计流程优化小组应在对现有审计流程分析的基础上对其中的“非增值程序”进行清除和简化，这些程序往往对确保审计质量和服务没有什么大的作用，反而降低了审计效率、浪费了审计资源。其次，小组人员应对一些有内在关系的程序进行合并与整理，并对审计流程和审计资源进行均衡，把有限的审计资源用在最关键的流程上。再者，在对审计流程进行清除、简化、均衡、整合的基础之上对流程进行自动化处理，这样可以大大提高审计质量和运行效率。最后，通过实施审计流程标准化管理、强调流程侧重点、制定预防措施等方式来完善流程优化，减少流程运行的失误，提高审计流程运作质量。

（三）审计流程实施

在新的审计流程设计完毕后，一般需要进行一段时间的试运行。目的是为了检验该流程优化后是否能真正有效提高审计质量和工作效率，并且还可以根据新出现的情况和始未料及的问题对设计方案进行修订。对于优化流程的实施，审计机构的相关负责人应给予足够的重视。并对全体审计人员，尤其是新流程涉及到的人员进行宣传和培训，推动流程的顺利实施。在流程实施的过程中，应注意对流程的实际运作情况进行监督和控制，并及时根据流程的实施完成情况进行纠偏处理，使新的流程运作能够在预设的轨道上顺利执行和开展。

（四）审计流程评价

在新流程正式运行一段时间后，需要对流程的实施情况和效果进行评价，以检验该流程是否在实际运行过程中达到了设计者的目标，并总结流程实施中的问题，进而为继续分析和改进做好铺垫，保证流程的持续优化。

审计机构派出专门人员对流程运行情况进行评价时的主要工作环节有：

1.监控审计流程实施人员工作情况，如发现有实施人员偏离或违背流程设计要求，应立即予以提醒并责令限时改正。

2.针对被考核项目人员实际实施情况与目标的差距，和被考核人员一起进行深入沟通，寻求改进方法，并实施改进。

3.真实记录审计项目人员在流程实施过程中的绩效表现，为流程绩效分析、评价和改进提供依据。

需要注意的是，审计流程的分析、设计、运行和评估是个持续、循环的过程，必须持续不断地予以改进。这是因为审计机构内外部环境在不断地发生变化，只有持续优化，才能与时俱进，更好地实现审计目标，有效地发挥审计功能。

四、结论

审计作为我国国民经济的“免疫系统”，对我国经济建设的发展和社会安定有着举足轻重的影响。而审计要极好地发挥其自身功能最关键的就是提升工作质量和效率，提高工作管理水平。审计流程优化是提高审计工作质量、效率和管理水平的重要途径。所以，对审计机构来说，做好审计流程优化工作至关重要。审计机构不但需要在内部树立审计流程持续优化的工作理念，在面对内外部环境不断变化的情况下还要自觉对审计流程进行系统、持续优化，不断循环，切实保证优化后流程的顺利实施；而且还应该逐步建立完善的流程管理体系，使审计流程优化更加科学、规范，以更好、更快地促进我国审计事业发展，充分发挥审计保障国家经济社会健康运行的“免疫系统”功能。

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